Strona główna Blog Porady HR Legalna baza kandydatów – kiedy i jakie dane można gromadzić?

Legalna baza kandydatów – kiedy i jakie dane można gromadzić?

Zgodnie z zasadą adekwatności w trakcie rekrutacji można gromadzić te dane kandydatów, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Co to oznacza w praktyce? Jakie informacje o kandydatach możemy pozyskiwać a które są bezwzględnie niedozwolone?

Niedozwolone, bez względu na rodzaj rekrutacji

To, jakimi informacjami może posługiwać się pracodawca prowadząc rekrutację, reguluje art. 22¹ Kodeksu pracy. Zgodnie z jego postanowieniami można pozyskiwać imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Powyższe informacje pozwolą wybrać kandydata o odpowiednich kwalifikacjach i wykształceniu na dane stanowisko. Co ważne, każdorazowo pracodawca powinien działać w oparciu o tzw. zasadę adekwatności. Pod nią kryje się przetwarzanie danych kandydatów w zakresie koniecznym do realizacji celu, czyli zatrudnienia pracownika. Pracodawca nie powinien więc gromadzić na etapie rekrutacji np. skanów dowodów osobistych. Zawierają one dane na temat koloru oczu, wzrostu oraz wizerunku, które nie są pracodawcy potrzebne. Podobnie nieuzasadnioną praktyką jest pobieranie skanu książeczki wojskowej. W tym dokumencie znajdują się m.in. dane osobowe szczególnych kategorii takie jak kategoria wojskowa, która jest przyznawana m.in. w oparciu o stan zdrowia.

Dozwolone w wyjątkowych okolicznościach

W wyjątkowych przypadkach rekruter, poza podstawowymi informacjami o kandydatach, może również gromadzić dane dodatkowe, ale wyłącznie wtedy, jeżeli takie uprawnienie wynika z przepisów prawa (dane dodatkowe to często dane osobowe szczególnych kategorii). Przykładem takich regulacji są np. przepisy dotyczące wymogów dotyczących stanu zdrowia, jakie musi spełniać kandydat na policjanta.

EKSPERT RADZI:

Mirosław Gumularz – Specjalista ds. Ochrony Danych Osobowych

„Rekrutujący, którzy dbają o ochronę danych osobowych kandydatów, powinni pamiętać, że zasada adekwatności ma zastosowanie wobec wszystkich ubiegających się o stanowisko pracy, niezależnie od przyszłej formy zatrudnienia. Dotyczy więc zarówno kandydatów, którzy mają być zatrudnieni w ramach umowy o pracę, jak i współpracujących w oparciu o umowę o dzieło czy umowę zlecenie.”

 

Agnieszka Borkowska

Agnieszka Borkowska

Content Marketing Specialist