„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto to zrobi lepiej niż my.”
Henry Ford
Wdrażając system do zarządzania projektami rekrutacyjnymi we własnej organizacji najczęściej koncentrujemy się na takich korzyściach, jak: spójność bazy danych kandydatów, odciążenie skrzynek email i większy porządek w prowadzonych projektach. Umykają natomiast uwadze aspekty, które wiążą się z przyśpieszeniem i poprawą jakości procesów, a co za tym idzie ze zwiększeniem efektywności pracy osób (a przez to całego działu) wykorzystujących ATS jako wsparcie w codziennych obowiązkach. Z punktu widzenia organizacji zwiększenie efektywności przekłada się na obniżenie kosztów i pośrednio na uzyskanie przewagi konkurencyjnej.
Oto niektóre z korzyści, które można osiągnąć dzięki wdrożeniu narzędzia do zarządzania projektami rekrutacyjnymi:
Skrócenie czasu selekcji i rekrutacji kandydatów
Dzięki formularzom aplikacyjnym, za pośrednictwem których kandydaci aplikują na oferty pracy, już na początkowym etapie selekcji możesz się skoncentrować na czytaniu aplikacji tych kandydatów, którzy spełniają Twoje oczekiwania. Oszczędzasz czas na przeglądaniu każdego CV z osobna i dzięki temu masz go więcej na przeprowadzanie rozmów telefonicznych, spotkań, czy też na wyszukiwanie informacji o kandydacie w mediach społecznościowych. To zaowocuje później znalezieniem kandydata najbardziej pasującego do Twojej organizacji, a więc przyczyni się też do zmniejszenia fluktuacji pracowników i kosztów ponoszonych w związku z uzupełnieniem wakatów.
Usprawnienie komunikacji z kandydatami
Systemy ATS umożliwiają zautomatyzowanie korespondencji z kandydatami. Ma to bardzo duże znaczenie jeśli dbamy o to, aby każda osoba, która zaaplikowała do naszej firmy otrzymała informację zwrotną o swoim statusie w danym projekcie rekrutacyjnym. Praktyka wskazuje, że najczęściej przekazujemy informację o odrzuceniu tym kandydatom, których zaprosiliśmy na rozmowę rekrutacyjną, pomijamy zaś pozostałych. Takie podejście nie dość, że nie wpływa pozytywnie na wizerunek firmy to może przełożyć się na konkretne straty, zwłaszcza jeśli produkujemy dobra szybkozbywalne – zignorowany kandydat może się, mówiąc wprost, obrazić i przestać kupować nasze produkty. Ponadto, jako że u ludzi skłonność do narzekania jest zazwyczaj większa niż do chwalenia, prawdopodobne jest, że taki kandydat szybko podzieli się swoją negatywną opinią z rodziną i przyjaciółmi.
Jeśli mamy poinformować 20 kandydatów, to po lekkim zaciśnięciu zębów nie stanowi to dla nas większego problemu (być może z większym bądź mniejszym trudem znajdziemy na to czas), ale co jeśli kandydatów mamy na przykład dwustu? Z odsieczą przychodzą ATS-y , które dzięki możliwości personalizacji masowej korespondencji uporają się z tym zadaniem w kilkanaście sekund. Oszczędność czasu jest w tym przypadku ewidentna.
Szybkie generowanie raportów
Komu z nas nie przechodzą ciarki po plecach na myśl o konieczności przygotowywania raportów rocznych czy chociażby kwartalnych? Pozbieranie wszystkich potrzebnych informacji, zwłaszcza przy rozproszonej infrastrukturze to zazwyczaj przynajmniej kilka godzin mrówczej pracy. Z ATS-ami wygenerowanie raportów zajmuje kilka chwil, gdyż wszystkie dane na temat prowadzonych projektów zbierane są centralnie w jednym systemie. Ponadto, raportowanie pozwala na przykład określić efektywność źródeł, z których pozyskujesz kandydatów, a analiza tych danych może się znacznie przyczynić do zmniejszenia kosztów poniesionych na ogłoszenia w różnych mediach.
Odciążenie rekruterów w codziennych zadaniach
Zastanawiałeś się ile czasu zajmuje Ci publikacja ogłoszeń na różnych portalach, własnej stronie karier i w intranecie? Do tego dochodzi nanoszenie drobnych zmian i poprawek oraz oczekiwanie na odesłanie projektów do akceptacji przez działy obsługi klienta lub dostępność działu IT, który zajmuje się stroną internetową. W przypadku pilnych projektów, które pojawiają się nagle w piątkowe popołudnie, to wszystko zaczyna przypominać zły sen. ATS-y posiadają moduły do publikacji ogłoszeń, które najczęściej są zintegrowane z firmową stroną internetową, intranetem oraz z innymi mediami. Pozwalają za pomocą kilku kliknięć umieszczać ogłoszenia, kopiować je czy wysyłać do różnych odbiorców. W przypadku wielu projektów rekrutacyjnych oszczędność czasu możemy liczyć w godzinach miesięcznie, a do tego dochodzi wygoda i komfort wynikający z tego, że wszystko jest pod Twoją kontrolą.
Reasumując – wdrożenie ATS w organizacji pociąga za sobą zmiany w codziennej pracy i funkcjonowaniu departamentów HR. Mają one między innymi na celu usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności i oszczędności w czasie poświęcanym na zadania, które łatwo zautomatyzować. Efektem tego jest zysk czasu, który możesz przeznaczyć na działania mające na celu dobór najlepszych i najbardziej pasujących do Twojej organizacji pracowników.
PS Rekrutuj lepiej, szybciej, taniej – skorzystaj z możliwości, jakie oferuje eRecruiter, by poprawić jakość Twojej pracy. Zobacz demo aplikacji eRecruiter.
