Dla wielu procesów biznesowych niezwykle istota jest mierzalność. Mierniki, wskaźniki czy KPI (Key Productivity Index) służą do tego, by z jednej strony procesy biznesowe standaryzować, z drugiej – by sprawdzać, na ile wybrane strategie i narzędzia przynoszą oczekiwane efekty. Nie inaczej jest z rekrutacją. Ona również jest mierzalna, a dzięki temu może być optymalizowana pod kątem kosztów, czasu czy jakości procesu. W ostatnim badaniu zapytaliśmy 250 rekruterów z organizacji w całej Polsce, w jaki sposób weryfikują efektywność procesów poszukiwania i zatrudniania pracowników. Interesowało nas co wpływa pozytywnie na ich przebieg, a co obniża ich skuteczność. Zapraszamy do lektury, a w niej zarówno najnowsze dane, jak i praktyczne porady praktyków HR.
Jak twierdzi Dorota Gotowicka, HR Manager w igus, w dzisiejszych czasach mierzenie efektywności nie jest trudne i zdecydowanie warto to robić, a każdy HR-owiec powinien dokonywać pomiarów, by mieć świadomość oraz wiedzę, jakie są rezultaty jego pracy i jak poszczególne działania przekładają się na zysk firmy. Tylko jak to robić?
Mierniki HR, czyli co?
W badaniu przedstawiliśmy respondentom łącznie 11 wskaźników, które mogą być pomoce przy ocenie efektywności rekrutacji i poprosiliśmy o odpowiedź, które z nich weryfikują. Najczęściej wskazywane przez badanych mierniki to liczba aplikacji napływających w odpowiedzi na ofertę – z tym stwierdzeniem zgodziło się 64 proc. biorących udział w badaniu rekruterów – oraz czas trwania procesu – potwierdziło to 57 proc. respondentów.
Ponad połowa badanych wskazywała jako kluczowy wskaźnik również liczbę kandydatów zatrudnionych z konkretnych źródeł. Pozwala to doskonale uchwycić skuteczność poszczególnych kanałów i narzędzi stosowanych do sourcingu. Wśród kolejnych mierników respondenci wskazywali również koszt zatrudnienia pracownika – jest to ważne dla oceny procesu dla blisko 36 proc. badanych oraz odsetek osób zatrudnionych po okresie próbnym (32 proc. badanych).
Jak twierdzi Dorota Gotowicka z igus:
Sprawdzamy efekty naszych działań systematycznie. Mierzymy m.in. czas przebiegu rekrutacji od momentu, od otrzymania wniosku rekrutacyjnego i zamieszczeniu ogłoszenia, do momentu podpisania umowy z kandydatem, efektywność źródeł rekrutacji, na których były publikowane nasze ogłoszenia rekrutacyjne pod konkretne stanowiska czy koszty działań rekrutacyjnych i zatrudnienie pracownika. Tutaj bardzo pomaga nam w tym eRecruiter. Pozwala wygenerować raporty, w których dokładnie widzimy, jakie źródła publikacji są najskuteczniejsze i ile aplikacji do nas spłynęło.
Ilość vs. jakość
Jakie jeszcze wskaźniki rekrutacji warto monitorować? O ile poprzednie wskazane mierniki były czysto ilościowe i o tyle relatywnie łatwe do analizowania. Pytanie jak sprawa się ma w przypadku czynników jakościowych? Jednym z kluczowych jest jakość napływających aplikacji, czyli ich zgodność z oczekiwaniami zarówno rekrutującego, jak i menedżera poszukującego pracownika. Jakość aplikacji to odpowiedź na pytanie czy oferta pracy była odpowiednio skonstruowana, czy była jasna i zrozumiała, a także czy wybrane kanały publikacji pozwalają dotrzeć do najbardziej pożądanych kandydatów. Dla blisko 36% ankietowanych rekruterów to jakość aplikacji jest jednym z najważniejszych czynników sukcesu całego procesu.
Innymi równie ważnymi, a niekiedy trudnymi do uchwycenia miernikami, są zadowolenie menedżera z przebiegu rekrutacji oraz odczucia kandydatów czyli candidate experience wyniesione z procesu. Oba czynniki za istotne uznało odpowiednio 24 i 21 proc. ankietowanych biorących udział w badaniu „Efektywność rekrutacji”. Jak zbadać satysfakcję z procesu wśród jej kluczowych bohaterów? Dorota Gotowicka podpowiada:
W obu przypadkach (mierzenia zadowolenia menedżerów oraz odczuć kandydatów – przyp. red.) przygotowujemy ankiety, które kierujemy odpowiednio do menedżerów zaangażowanych w proces oraz do kandydatów, którzy wzięli w nim udział.
Łyżka dziegciu
By planować usprawnienie procesów warto sięgnąć zwłaszcza do tych danych, które bywają mniej satysfakcjonujące. Analizując uzyskane w badaniu wyniki może zatem zastanowić fakt relatywnie niskiego zaangażowania menedżerów w proces rekrutacji. Niespełna co czwarty z prowadzących rekrutację praktyków HR zwraca uwagę na to, czy menedżerowie zlecający rekrutację są z niej zadowoleni. Jest to dość zaskakujące, ponieważ to menedżerowie są jednym z ważniejszych ogniw spajających skuteczny proces rekrutacyjny. W trakcie zatrudniania nowych pracowników szczególnie ważna jest współpraca HR z biznesem – dlatego ocena satysfakcji menedżera powinna być jednym z najważniejszych mierników sukcesu. Innym niestety zbyt często pomijanym – a istotnym – miernikiem oceny skuteczności rekrutacji jest czas reakcji menedżera na przesłane aplikacje. Sprawdza go regularnie zaledwie 17% respondentów, co z kolei znacząco wydłuża sam proces i obniża jego efektywność, na co wskazuje z kolei 35% badanych rekruterów.
O kluczowej roli menedżera pisaliśmy także w poprzednim felietonie, który znajdziecie tutaj.
Pogłębiając wątek czynników, które negatywnie wpływają na jakość i skuteczność rekrutacji zapytaliśmy rekruterów także o to, co stanowi dla nich największe wyzwanie na drodze do poprawy skuteczności procesów. Okazuje się, że największą bolączka rekruterów jest wspominana wcześniej niska jakość przesyłanych aplikacji. Na ten problem wskazało prawie 80% ankietowanych. Innym wyzwaniem – dla połowy rekruterów – jest zbyt mała liczba otrzymywanych aplikacji. Choć dotychczas trudny rynek kandydata w niektórych branżach i zwiększona walka konkurencyjna o kluczowe talenty mogły stanowić odpowiedź na powyższe pytania, o tyle dziś – w rzeczywistości po-Covidowej – rynek pracy uległ większej transformacji i warto ponownie poszukać odpowiedzi na przyczyny niskiego spływu aplikacji i niewystarczającej ich jakości.
Uprościć i skrócić, by nie zniechęcić
A co robią firmy by zwiększyć wpływ CV? Często wcale o nie nie proszą! By nie zniechęcać kandydatów koniecznością składania wielu dokumentów, niektóre organizacjewręcz nie wymagają przesłania pełnego CV, a proszą jedynie o wypełnienie krótkiego formularza. To znacznie ułatwia i skraca wstępną selekcję, a także pozwala utrzymać zainteresowanie potencjalnych kandydatów. Co więcej, udostępnienie kandydatom prostego formularza – w miejsce przesyłanych spersonalizowanych dokumentów przygotowanych przez kandydata – pozwala również wystandaryzować aplikacje i ułatwia późniejszy proces ich selekcji. Wiele serwisów rekrutacyjnych ma taką funkcjonalność, podobniej jak i systemy ATS – takie jak eRecruiter.
Potwierdza to Agnieszka Ziach, Starszy Specjalista ds. Rekrutacji, Rozwoju i Employer Brandingu w DPD
Pewne aspekty obniżające efektywność dotykają nas w różnym stopniu. Z perspektywy naszej organizacji należy na to spojrzeć dwutorowo: Z jednej strony mała liczba aplikacji stanowi problem na stanowiskach manualnych. Wyzwaniem staje się utrzymanie zainteresowania potencjalnego kandydata. Staramy się w związku z tym możliwie upraszczać formularze i skracać proces rekrutacyjny. (…) w przypadku stanowisk specjalistycznych sytuacja jest całkowicie inna, otrzymujemy niekiedy po kilkaset aplikacji. Przejrzenie wszystkiego bywa czasochłonne i mało efektywne. Wówczas bardzo przydatne okazują się filtry, których użycie skraca proces selekcji.
Dzięki mierzeniu wielu różnych wskaźników efektywności procesów rekrutacyjnych rekruter może pozyskać cenną wiedzę i odpowiedź na pytanie: które elementy procesu wymagają zmiany bądź dopracowania. Jest to szczególnie istotne w rozmowach z biznesem nt. skuteczności strategii obranej przez HR, a także pozwala zwiększyć zaangażowanie menedżerów w ten obszar działań. Dopiero mając świadomość, że „wąskim” gardłem” procesów rekrutacji jest niska responsywność menedżerów lub źle dobrane źródła rekrutacji realnie można poprawić efektywność całego procesu i przeprojektować go tak, by nie tylko spełniał oczekiwania, ale pozwalał zyskiwać cenne przewagi rynkowe.
Pełną wersję bezpłatnego raportu „Efektywność rekrutacji” można pobrać tutaj.
