Przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy jest dozwolone maksymalnie przez okres 3 lat, aż do upływu terminu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z dyskryminacją lub nierównym traktowaniem – tak, w najnowszym wyroku, orzekł Najwyższy Sąd Administracyjny (sygn. akt: III OSK 2700/22).
Z artykułu dowiesz się:
- Jakie jest stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych?
- Jakie jest stanowisko Sądów w tej sprawie?
- Jakie znaczenie dla przetwarzania danych osobowych w rekrutacji ma wyrok?
Stanowisko Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Dotychczas, Urząd Ochrony Danych Osobowych stał na stanowisku, iż „niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą.” Zdaniem Prezesa UODO pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się na podjęcie współpracy, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba, że spełnione są inne przesłanki upoważniające do dalszego przetwarzania danych (np. przez kandydata została wyrażona zgoda do przetwarzania danych w przyszłych rekrutacjach).
Stanowisko Sądów
W opozycji do stanowiska UODO stanął Sąd, który uchylił decyzję organu, wskazując, iż przedstawiona interpretacja nie jest zgodna z przepisami Kodeksu pracy, ponieważ jak wynika z art. 183d – osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania. Wcześniejsze usunięcie danych osobowych uniemożliwiłoby pracodawcy udowodnienie, że nie doszło do naruszenia ww. zasady, a wybór nowego pracownika uzasadniony był obiektywnymi kryteriami.
Dodatkowo, Sąd podkreślił również, iż w swojej decyzji Prezes UODO błędnie powołał się na brak uzasadnionego interesu pracodawcy. Zgodnie z przepisami RODO przetwarzanie danych osobowych jest możliwe, jeżeli jest ono niezbędne do realizacji dodatkowych, prawnie uzasadnionych, celów.
Jak wcześniej wspomniano, obrona pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu nierównego traktowania nie byłaby możliwa, gdyby dane osobowe kandydatów były usuwane bezpośrednio po zakończeniu rekrutacji, co zdaniem Sądu jest wystarczające do uzasadnienia dłuższego okresu przetwarzania.
Znaczenie wyroku dla przetwarzania danych osobowych w rekrutacji
Orzeczenie NSA, potwierdzające dopuszczalność 3-letniego okresu przetwarzania, ma szczególne znaczenie z punktu widzenia działów HR czy innych podmiotów odpowiedzialnych za procesy rekrutacyjne oraz za przetwarzane w związku z nimi dane osobowe.
Administrator danych osobowych (w tym przypadku pracodawca) ma możliwość samodzielnego dostosowania okresu przechowywania danych do własnych potrzeb – tak długo jak wybrany okres będzie mieścił się w przedziale 3 lat. Najważniejsze jednak, aby w każdym przypadku dopilnować, że po upływie 3 lat od momentu zakończenia rekrutacji, dane te zostały natychmiast usunięte, jeżeli nie istnieje inna podstawa ich przetwarzania.
Omówione powyżej orzeczenie stanowi cenną wskazówkę, pomocną w interpretacji przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych kandydatów. Należy jednak podkreślić, iż w związku tym, że jest to jedno z pierwszych stanowisk Sądu dotyczące tego zagadnienia i nie jest wykluczone, że w przyszłości pojawią się inne – okresy przetwarzania danych kandydatów powinny być poddawane regularnym przeglądom pod kątem zgodności z aktualnym orzecznictwem sądów oraz z przepisami.
Niektóre platformy rekrutacyjne mogą naliczać opłaty za wykorzystywanie dodatkowej przestrzeni dyskowej niezbędnej do przechowywania danych kandydatów. Jeżeli, jako pracodawca, jesteś uprawniony do przechowywania danych osobowych aplikujących do 3 lat, lub jeśli Twoja baza CV jest szczególnie obszerna, upewnij się, czy nie zostaną za to naliczone dodatkowe opłaty.
System eRecruiter monitoruje czas przetwarzania danych, z wyprzedzeniem poinformuje Cię o upływającym terminie przetwarzania danych oraz oznaczy kandydata, którego dane należy usunąć. Nawet jeśli Twoja baza CV rośnie, Ty nie ponosisz dodatkowych opłat. Sprawdź, jak to działa w ramach bezpłatnego okresu próbnego!
