Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Przykładowe nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter

Przykładowe nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter

przykladowe klauzule

Aktualizacja: 19.05.2020 r.

Od 25 maja 2018 zaczęło obowiązywać RODO. Jedną z ważniejszych zmian, które zachodzą w związku z Rozporządzeniem jest rozszerzenie obowiązku informacyjnego, który leży po stronie Administratora danych. Katalog informacji do przekazania znacząco się rozrósł. Oznacza to, że należy wprowadzić w obieg nowe klauzule informacyjne dla kandydatów.

Postanowiliśmy przygotować dla Was przykładowe klauzule informacyjne wraz z komentarzami, przygotowane przez Inspektora Ochrony Danych Grupy Pracuj Sp. z o.o.

Uwaga! Przed użyciem naszej przykładowej klauzuli przedstaw ją swojemu działowi prawnemu w organizacji. Poniższy opis klauzuli informacyjnej może nie uwzględniać ustaleń wewnętrznych Twojej firmy. Podana klauzula to jedynie przykład.

Pobierz plik z przykładami, klikając tutaj i wróć do czytania tego wpisu.

Podzieliliśmy przykład na 3 odrębne klauzule informacyjne. Pierwsza klauzula jest najdłuższa, ponieważ zawiera różne możliwe warianty informacji, które należy kandydatom przekazać takie jak czas przetwarzania danych, czy przekazywanie danych do innych podmiotów. Stanowi szeroką listę przykładów możliwych celów przetwarzania danych osobowych kandydatów, które mogą pojawić się w procesie rekrutacji.
Należy wybrać tylko te cele i podstawy, które pasują do Twoich procesów rekrutacyjnych i zasad przyjętych w Twojej organizacji. Zamieściliśmy również dodatkowe komentarze. Po ich przeczytaniu dowiesz się, co należy uzupełnić, lub kiedy dodać/nie dodawać danej części klauzuli.

Druga klauzula omawia kategorie danych, które zostaną objęte przetwarzaniem. Opisuje czym są dane podstawowe oraz dodatkowe. Informuje kandydata o tym, że przesyłając swoją aplikację, zgadza się na przetwarzanie obydwu kategorii danych. W przypadku braku wyrażania zgody na przetwarzanie danych dodatkowych tłumaczy, co należy zrobić.

Trzecia klauzula informuje o dobrowolności zgód i prawie do ich cofnięcia.

Jak ustawić nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter?

Administrator systemu ma możliwość wgrania do eRecruiter nowych klauzul informacyjnych w ustawieniach, w zakładce „Klauzule i zgody”. Od 25 maja 2018 r. nie proponujemy w systemie wzorów klauzul i zgód, ponieważ, są one na tyle rozbudowane i uzależnione od wewnątrzfirmowych ustaleń, że praktycznie niemożliwe staje się utworzenie wzorca dostosowanego do wszystkich organizacji. Dodaliśmy za to pasek narzędzi na ekranie tworzenia klauzul, dzięki czemu można będzie zarządzać wyglądem klauzul. Po ich dodaniu pojawią się one do wyboru na ekranie tworzenia/edycji rekrutacji. Pamiętaj, że od niedawna możesz zaznaczać wiele klauzul i zgód w jednym projekcie na raz!

Uwaga! W systemie eRecruiter możesz ustawić własną kolejność klauzul i zgód w formularzu aplikacyjnym. Kandydaci zobaczą, taką kolejność, jaką wybierzesz podczas tworzenia rekrutacji. Pamiętaj jednak, że nie ma opcji, by przetasować je ze sobą. Klauzule będą zawsze wyświetlały się nad zgodami.

Pamiętaj, klauzule i zgody nie podmieniają się automatycznie. Należy edytować rekrutacje, by dokonać podmiany klauzul i potwierdzić zmiany przyciskiem „Zapisz”.

Jeżeli zdecydowałaś/-eś się na wykorzystanie wszystkich trzech naszych przykładów, to finalnie widok dla kandydata na formularzu aplikacyjnym powinien być podobny do poniższego:

przykładowy tekst klauzul informacyjnych dla kandydatów w procesie rekrutacji

System eRecruiter automatycznie schowa część klauzuli informacyjnej, ukrywając ją pod przyciskiem „Rozwiń”. Po kliknięciu w komendę kandydat zobaczy pełną treść klauzuli. Opcję zawijania klauzuli można wyłączyć po kontakcie ze swoim Opiekunem eRecruiter.

Przetwarzanie danych kandydata poza EOG

Od 23 marca 2020 r. oferujemy w systemie eRecruiter możliwość przeprowadzania spotkań online z kandydatami. Wiąże się to z przekazaniem danych kandydata do zewnętrznego dostawcy oprogramowania, którego serwery znajdują się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Podstawą takiego transferu jest udział podmiotów, które otrzymują dane osobowe w USA w programie „Privacy Shield”. Jeżeli korzystasz z naszego rozwiązania do spotkań online, lub innych dostawców narzędzi spoza EOG, musisz umieścić odpowiednią adnotację w klauzuli informacyjnej dla kandydata.

Poniżej (oraz w pliku do pobrania powyżej) zamieszczamy przykład sformułowanej informacji o przekazywaniu danych poza EOG w klauzuli dla kandydatów. Należy pamiętać o dopasowaniu jej do norm przyjętych w organizacji  (np. forma  „Ty” lub „Pan/Pani”).  Pamiętaj, że jest to przykład i przed jego użyciem powinno się skonsultować to ze swoim działem prawnym 😊

Informujemy, że możemy przekazywać Twoje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), m.in. do USA. W związku z przekazywaniem Twoich danych osobowych poza EOG zadbaliśmy o to, aby nasi dostawcy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych. Gwarancje te wynikają w szczególności ze zobowiązania do stosowania standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję UE lub uczestnictwa w programie „Tarcza Prywatności” (Privacy Shield), ustanowionym na mocy decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r. w sprawie adekwatności ochrony zapewnianej przez Tarczę Prywatności UE-USA.

Masz prawo żądać od nas przekazania kopii odpowiednich zabezpieczeń (środków ochrony), jakie stosujemy w związku z przekazywaniem Twoich danych poza EOG, kierując swoje zapytanie: [wstawić odpowiednio: adres e-mail / link do formularza kontaktowego / opis innego sposobu kontaktu przyjęty przez klienta do komunikacji z kandydatami ws. ich pytań/żądań]

Mamy nadzieję, że podane przez nas przykłady przydadzą się w dostosowaniu Waszych organizacji do wymogów RODO. Pamiętaj jednak, że przed ich użyciem, należy skonsultować się z wewnętrznym działem prawnym w celu dostosowania wzorów do polityki firmy.

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist