Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Przykładowe nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter

Przykładowe nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter

przykladowe klauzule

Od 25 maja 2018 będzie stosowane RODO. Jedną z ważniejszych zmian, które zachodzą w związku z Rozporządzeniem jest rozszerzenie obowiązku informacyjnego, który leży po stronie Administratora danych. Katalog informacji do przekazania znacząco się rozrósł. Oznacza to, że należy wprowadzić w obieg nowe klauzule informacyjne dla kandydatów.

Postanowiliśmy przygotować dla Was przykładowe klauzule informacyjne wraz z komentarzami, przygotowane przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji Grupy Pracuj Sp. z o.o.

Uwaga! Przed użyciem naszej przykładowej klauzuli przedstaw ją swojemu działowi prawnemu w organizacji. Poniższy opis klauzuli informacyjnej może nie uwzględniać ustaleń wewnętrznych Twojej firmy. Podana klauzula to jedynie przykład.

Pobierz plik z przykładami, klikając tutaj i wróć do czytania tego wpisu.

Podzieliliśmy przykład na 3 odrębne klauzule informacyjne. Pierwsza klauzula jest najdłuższa, ponieważ zawiera różne możliwe warianty informacji, które należy kandydatom przekazać. Oznacza to, że powinnaś/-eś wybrać z niej tylko te części, które dotyczą Twojej firmy. Zamieściliśmy również dodatkowe komentarze. Po ich przeczytaniu dowiesz się, co należy uzupełnić, lub kiedy dodać/nie dodawać danej części klauzuli.

Druga klauzula omawia kategorie danych, które zostaną objęte przetwarzaniem. Opisuje czym są dane podstawowe oraz dodatkowe. Informuje kandydata o tym, że przesyłając swoją aplikację, zgadza się na przetwarzanie obydwu kategorii danych. W przypadku braku wyrażania zgody na przetwarzanie danych dodatkowych tłumaczy, co należy zrobić.

Trzecia klauzula informuje o dobrowolności zgód i prawie do ich cofnięcia.

Jak ustawić nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter?

Administrator systemu ma możliwość wgrania do eRecruiter nowych klauzul informacyjnych w ustawieniach, w zakładce „Klauzule i zgody”. Od 25 maja 2018 r. nie będziemy już proponować w systemie wzorów klauzul i zgód, ponieważ, są one na tyle rozbudowane i uzależnione od wewnątrzfirmowych ustaleń, że praktycznie niemożliwe staje się utworzenie wzorca dostosowanego do wszystkich organizacji. Dodaliśmy za to pasek narzędzi na ekranie tworzenia klauzul, dzięki czemu można będzie zarządzać wyglądem klauzul. Po ich dodaniu pojawią się one do wyboru na ekranie tworzenia/edycji rekrutacji. Pamiętaj, że od niedawna możesz zaznaczać wiele klauzul i zgód w jednym projekcie na raz!

Uwaga! W systemie eRecruiter klauzule pojawią się na formularzu aplikacyjnym w kolejności dodania ich do systemu. Oznacza to, że jeżeli najdłuższa klauzula (u nas „pierwsza klauzula”) zostanie dodana jako ostatnia, to dla kandydata pojawi się na samym końcu, tuż nad zgodami. Przed dodaniem klauzul do systemu, ustal kolejność dodawania. Rekomendujemy dodanie klauzul w kolejności, którą podaliśmy w dokumencie.

Pamiętaj, klauzule i zgody nie podmieniają się automatycznie. Należy edytować rekrutacje, by dokonać podmiany klauzul i potwierdzić zmiany przyciskiem „Zapisz”.

Jeżeli zdecydowałaś/-eś się na wykorzystanie wszystkich trzech naszych przykładów, to finalnie widok dla kandydata na formularzu aplikacyjnym powinien być podobny do poniższego:

System eRecruiter automatycznie schowa część klauzuli informacyjnej, ukrywając ją pod przyciskiem „Rozwiń”. Po kliknięciu w komendę kandydat zobaczy pełną treść klauzuli. Opcję zawijania klauzuli można wyłączyć po kontakcie ze swoim Opiekunem eRecruiter.

 

Mamy nadzieję, że podane przez nas przykłady przydadzą się w dostosowaniu Waszych organizacji do wymogów RODO. Pamiętaj jednak, że przed ich użyciem, należy skonsultować się z wewnętrznym działem prawnym w celu dostosowania wzorów do polityki firmy.

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist