Wiadomo już, że nowe unijne rozporządzenie dotyczące danych osobowych będzie mieć duży wpływ na pracę rekruterów. Pisaliśmy o tym tutaj. Rozporządzenie nadal jednak zostawia państwom członkowskim furtkę do uszczegóławiania pewnych przepisów ogólnych w nim zawartych. Wydaje się, że to właśnie przepisy szczegółowe, które może przyjąć Polska – jeżeli skorzysta z tej kompetencji – będą mieć największy wpływ na zmiany w branży rekrutacji.
Polska uszczegółowi unijne przepisy dotyczące rekrutacji?
Przepisy rozdziału IX rozporządzenia przewidują, że państwa członkowskie będą mogły uszczegółowić ważne z ich punktu widzenia przepisy dotyczące rekrutacji i ochrony danych osobowych. Według nowych przepisów Polska ma czas na podjęcie decyzji o skorzystaniu z tej możliwości do maja 2018 – po tej dacie ostatecznie będzie wiadomo, czy Polska zdecydowała się wprowadzić szczegółowe regulacje. Dlaczego ta informacja jest ważna dla rekruterów? Ponieważ duża część regulacji szczegółowych może dotyczyć właśnie przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji.
Co może się zmienić?
Wskazane uszczegółowienie regulacji rozporządzenia może nastąpić także poprzez pozostawienie obecnie obowiązujących przepisów kodeksu pracy, dotyczących przetwarzania danych osobowych w rekrutacji. Warto tu zwrócić uwagę, iż rozporządzenie nie wyklucza – w przypadku rekrutacji – przetwarzania danych w oparciu o zgodę kandydata. Zgodnie z treścią motywu 155 rozporządzenia:
W prawie państwa członkowskiego lub w porozumieniach zbiorowych, w tym zakładowych porozumieniach z przedstawicielami pracowników, mogą być przewidziane przepisy szczegółowe o przetwarzaniu danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności warunki, na których dane osobowe w związku z zatrudnieniem można przetwarzać za zgodą pracownika do celów procedury rekrutacyjnej, wykonywania umowy o pracę, w tym wykonywania obowiązków określonych w przepisach lub w porozumieniach zbiorowych, zarządzania, planowania i organizacji pracy, równości i różnorodności w miejscu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz do celów indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem, a także do celów zakończenia stosunku pracy.
Co to znaczy dla rekrutera?
Jak te zmiany zmienią życie rekruterów, zwłaszcza tych pracujących w środowisku międzynarodowym? Każde państwo członkowskie może wprowadzić odrębne regulacje względem poszczególnych danych pozyskiwanych i przetwarzanych w procesach rekrutacyjnych. W Polsce modyfikacjom może np. ulec kodeks pracy, w zakresie zapisów dotyczących przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy.
Jest jednak jeszcze jeden ważki temat. Istnieje jeszcze jedna regulacja rozporządzenia, które daje podstawę do przyjęcia szczególnych regulacji przez państwa członkowskie, które mogą wpłynąć na proces rekrutacji. Chodzi o przetwarzanie wizerunku kandydata.
Fotografie są objęte definicją „danych biometrycznych”, zaliczanych do szczególnej kategorii danych osobowych. Podstawową przesłanką legalizującą przetwarzanie tej kategorii danych osobowych – w świetle rozporządzenia – jest zgoda podmiotu danych. Co istotne, państwa członkowskie mogą zachować lub wprowadzić dalsze warunki, w tym ograniczenia w odniesieniu m.in. do danych biometrycznych (art. 9 ust. 4 ogólnego rozporządzenia). Jeżeli Polska nie przyjmie w tym zakresie szczególnych rozwiązań wizerunek kandydatów (podobnie jak to ma miejsce obecnie tj. jako dane nieobjęte katalogiem informacji z art. 221 kodeksu pracy) będzie on przetwarzany w oparciu o dobrowolną zgodę. Oznacza to, m.in. iż rekruter nie będzie mógł wymusić przesłania zdjęcia kandydata. W takiej sytuacji umieszczenie w ogłoszeniu o pracy informacji, że firma prosi o przesłanie CV ze zdjęciem będzie działaniem na granicy prawa? Dla rekruterów ważne jest doprecyzowanie takich kwestii przez legislatora.
Jak się przygotować na zmiany?
Mimo, że do wejścia rozporządzenia w życie pozostały niespełna dwa lata, to wydaje się, że tak szerokie zmiany w zakresie przetwarzania danych osobowych wymagają podjęcia pewnych kroków już teraz – nie tylko ze strony polskiego legislatora, ale także ze strony firm i rekruterów. W szczególności rekruterzy już teraz powinni sprawdzić zakres zbieranych danych, treści udzielanych zgód oraz klauzule informacyjne kierowane do kandydatów.
Chcesz wiedzieć jak przygotować się na zmiany? Śledź kolejne wpisy na naszym blogu!
