System HR to narzędzie, które usprawnia i ułatwia większość zadań niezbędnych do zrealizowania w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, ale także w całej organizacji. Oprogramowanie HR pozwala na częściowe zautomatyzowanie procesu rekrutacyjnego, efektywne zarządzanie pracownikami i czasem ich pracy, lepsze zarządzanie dokumentami, a także sprawniejszą realizację strategii organizacji. Jakie cechy i funkcje powinien posiadać nowoczesny system HR, by wpływać na podnoszenie efektywności funkcjonowania przedsiębiorstwa?
System HR – główne elementy
W skład szerokiego pojęcia, jakim jest oprogramowanie dla HR, wchodzą rozmaite systemy, które zapewniają sprawny przebieg poszczególnych procesów, niezbędnych firmie dla realizacji jej celów. Do różnych kategorii systemów HR można zaliczyć m.in:
- systemy HR wspomagające proces rekrutacji,
- systemy do obsługi kadrowo-płacowej,
- programy do zarządzania czasem pracy,
- oprogramowania do zarządzania pracownikami i ich rozwojem,
- platformy służące komunikacji wewnętrznej w firmie.
Oprogramowanie HR – jakie niesie za sobą korzyści dla organizacji?
System HR to intuicyjne w obsłudze i przyjazne dla użytkownika narzędzie, pozwalające na znaczną oszczędność czasu. Jednocześnie umożliwia osiągnięcie wymiernych, stałych efektów przy mniejszym nakładzie pracy. Finalnie przyczynia się do zwiększenia zadowolenia nie tylko pracowników działu HR, ale też kadry kierowniczej i pracowników innych działów. Oprogramowanie HR pozwala chociażby zautomatyzować poszczególne procesy i czynności podejmowane przez dział HR. Jeśli dostępne jest w usłudze SaaS, to dodatkowo pozwala je obsługiwać z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu. Ponadto wykorzystanie systemów:
- zwiększa wydajność pracowników i pozytywnie wpływa na ich rozwój,
- poprawia przepływ informacji w firmie,
- umożliwia tworzenie nowych strategii zarządzania zasobami ludzkimi,
- wspomaga złożony proces rekrutacji np. przez automatyzację komunikacji z kandydatami czy współpracy z biznesem,
- pomaga znaleźć punkty do optymalizacji kosztów (np. poprzez analizę źródeł pozyskiwania najlepszych kandydatów).
Nowoczesny system HR – cechy i funkcje
Dobre oprogramowanie HR powinno być proste i łatwe w obsłudze, przejrzyste, odpowiednio dopasowane i zgodne z oczekiwaniami użytkownika. Jakie cechy i funkcje powinno posiadać takie narzędzie?
System HR podążający za rozwojem organizacji
Dobry system HR powinien ewoluować wraz z organizacją. Oprogramowanie tego rodzaju musi nadążać za rozwojem firmy i dopasowywać się np. do większej liczby pracowników, przetwarzanych danych czy nowych potrzeb i celów. System powinien być stale unowocześniany i udoskonalany po to, by korzystający z niego mieli dostęp do nowszych wersji i funkcjonalności. Pamiętaj, że oprogramowanie HR, które podąża za aktualnymi potrzebami firmy, przekłada się na podniesienie jej efektywności.
Dostępność do systemu HR w dowolnym miejscu i czasie
Warto wybrać takie oprogramowanie dla HR, z którego można korzystać w dowolnie wybranym przez siebie miejscu, czasie. Co więcej, atutem jest również możliwość korzystania z niego na dowolnym urządzeniu, także na urządzeniu mobilnym (np. poprzez aplikację mobilną). Pozwala to na swobodne i efektywne wykorzystywanie czasu pracy oraz realizowanie rozmaitych zadań nie tylko w siedzibie firmy, ale też w drodze na spotkanie czy w podróży służbowej.
Bezpieczeństwo systemu HR
Wybrane oprogramowanie HR powinno gwarantować bezpieczeństwo wszystkim jego użytkownikom, tj. posiadać bezpieczne formy logowania, niezbędne protokoły bezpieczeństwa czy odpowiednie metody szyfrowania. Ponadto narzędzie tego typu musi być zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi oraz zapewniać należytą ochronę danych osobowych.
Więcej na temat zapewnienia ochrony danych osobowych przez dostawcę systemu HR dowiesz się z artykułu: O co zapytać dostawcę oprogramowania HR w kontekście RODO?
Możliwość wyboru tylko niezbędnych funkcjonalności
Nie zawsze wszystkie funkcje i możliwości oferowane przez system HR są niezbędne do realizacji celów organizacji i usprawniania jej pracy. Dlatego decydując się na konkretne oprogramowanie, warto zorientować się, czy dostawca oferuje różne pakiety funkcjonalności. Ważne jest także to, czy istnieje możliwość konfiguracji systemu w taki sposób, by idealnie dopasować go do potrzeb firmy.
Wsparcie dostawcy oprogramowania HR
Firma dostarczająca oprogramowanie HR do organizacji powinna oferować swoją pomoc i wsparcie techniczne. Jest to istotne zarówno na etapie wdrożenia aplikacji, jak i w czasie jej użytkowania.
Automatyzacja procesów dzięki wykorzystaniu systemu HR
W procesach HR, które wymagają podjęcia decyzji na podstawie różniących się od siebie czynników, automatyzacja odgrywa niebagatelną rolę. Automatyzację zapewniają należycie dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa raporty, ułatwiające szybkie podjęcie decyzji. Ale to nie wszystko, automatykę umożliwiają też poszczególne funkcjonalności systemu HR. Odciążają one rekruterów wykonując powtarzalne zadania, które przed wdrożeniem systemu pracownicy musieli realizować ręcznie. Dzięki zredukowaniu czasu poświęcanego na rutynowe działania, personel może skupić się na czynnościach kluczowych z punktu widzenia rozwoju organizacji.
Efektywniejsza współpraca w zespole i miedzy działami
Oprogramowanie HR sprawia, że zarządzanie projektem jest prostsze i łatwiejsze do skoordynowania nawet w rozbudowanym zespole. Dzięki odpowiedniemu systemowi przełożeni mogą podążać za aktywnością swoich pracowników, co znacznie ułatwia kontrolę efektów pracy. System HR daje również możliwość łatwiejszego i szybszego porozumiewania się ze współpracownikami. Jest to możliwe zarówno w zespole HR jak i w całej organizacji.
Zaawansowany system HR wspomagający proces rekrutacji
Niezwykle ważnym systemem HR dla organizacji jest system do rekrutacji. Przykładem nowoczesnego i wyposażonego w szereg usprawniających proces rekrutacyjny funkcji jest eRecruiter. System ten pozwala kontrolować cały proces rekrutacji w jednym miejscu, począwszy od automatycznej publikacji ogłoszenia poprzez zarządzanie dostępami do danych, bezpiecznym zarządzaniem bazą kandydatów, wielokanałową i wielopoziomową komunikację z kandydatami, aż po rozbudowany moduł raportowy niezbędny do analizowania danych w dziale HR.
Przy wyborze systemu ATS trzeba zadać sobie bardzo ważne pytanie: po co go wprowadzamy? Priorytetem jest to, że system automatyzując niektóre procesy zwyczajnie przekłada się na jakość prowadzonych przez nas rekrutacji – tłumaczy Martyna Klimczak, P.O. Manager ds. Rekrutacji w Bricoman Polska Sp. z o.o. – Zdecydowanie takim narzędziem dla mnie jest eRecruiter. Najważniejsze jest dla mnie jednak to, że system eRecruiter zbiera pochlebne opinie wśród użytkowników biznesu, którzy cenią sobie jego intuicyjność, prostotę działania i przejrzystość.
Zastanawiasz się, jakie cechy powinien posiadać idealny system HR do rekrutacji dla Twojej organizacji? O czym należy pamiętać, wybierając system wspomagający zarządzanie rekrutacjami? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższych artykułach.
- Zatrudnisz go od zaraz – jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny.
- 4 rzeczy, o których nie pomyślisz, wybierając system rekrutacyjny.
- Czy systemy ATS wpływają na efektywność rekrutacji?
Jeśli szukasz systemu do zarządzania rekrutacjami szytego na miarę, sprawdź jak eRecruiter odpowiada na różne potrzeby Twojej organizacji.
Oprogramowanie dla HR to rozwiązanie, którego nie powinno zabraknąć w żadnej organizacji. Jesteśmy przekonani, że dzięki naszym poradom z łatwością znajdziesz narzędzie dopasowane do potrzeb, celów i strategii swojej firmy.
