Koronawirus w polskich i światowych mediach od kilku tygodni wypiera inne tematy. Nie pozostaje bez wpływu na naszą pracę, w tym organizację procesów rekrutacyjnych. Działy HR stanęły wraz z menedżerami przed nie lada wyzwaniem nie tylko skoordynowania zdalnego funkcjonowania całej organizacji i jej obecnych pracowników, lecz także skutecznej i bezpiecznej rekrutacji. Co zrobić, by i rekrutowanie kandydatów przenieść do świata online?
Praca zdalna „od zaraz”
Tryb pracy zdalnej w ostatnich dniach jest wdrażany w coraz większej liczbie firm. Jeżeli jeszcze tego nie robisz – zgodnie z rekomendacjami władz polecamy zastosować ten sposób pracy. Być może wiesz, że niektóre organizacje w swoich założeniach pracują tylko zdalnie. Inne udostępniają pracownikom taką możliwość w wybranej liczbie dni w miesiącu bez względu na okoliczności, np. w formie benefitu. Jeżeli do tej pory Twoja firma nie przewidywała takiej możliwości, masz przed sobą nieco więcej pracy, jednak z dobrym planem wszystko jest do opanowania.
Zdalna rekrutacja – to jest możliwe
To nie jest artykuł o tym, jak wdrożyć pracę zdalną w swojej firmie. Na ten temat powstała w ciągu tylko ostatniego tygodnia niezliczona liczba materiałów. Tutaj pragnę skupić się na zdalnym prowadzeniu procesów rekrutacji, które wymagają kontaktu face-to-face z drugim człowiekiem. Pewnie nie wyobrażasz sobie zatrudnić pracownika bez możliwości porozmawiania z nim, sprawdzenia jego kompetencji miękkich, ekspresji zachowań – w tym tekście udowodnię, że nie musisz z tego rezygnować.
By zdalna rekrutacja była możliwa, jest kilka warunków do spełnienia. Wymaga ona nie tylko dyscypliny, odpowiedzialności i świetnej koordynacji projektu po stronie zaangażowanych w nią osób, lecz także wdrożenia odpowiednich narzędzi, które umożliwią skuteczne i efektywne rekrutowanie kandydatów. Narzędzi, które pomogą sprawniej komunikować się z resztą zespołu czy menedżerami, z którymi nie możemy się spotkać w salce obok, bo także pracują zdalnie. Takie programy istnieją i są łatwo dostępne, a nawet może od dawna funkcjonują w Twoje firmie.
Zdalna współpraca w organizacji
Prowadzisz rekrutacje, więc dobrze wiesz, że komunikacja to podstawa każdego udanego procesu. I nie mam tu na myśli jedynie komunikacji z kandydatami, o której powstał nie jeden materiał na naszym blogu. I o której jeszcze będę pisać w tym artykule. Chodzi mi o sprawną komunikację z menedżerami, współpracownikami, czy innymi osobami zaangażowanymi w rekrutowanie kandydatów w organizacji.
Bezpośrednio przy przejściu organizacji w tryb pracy zdalnej warto określić zasady komunikacji wewnątrz firmowej. Określić ścieżki i narzędzia, przy pomocy których będziecie wymieniać się informacjami. Pozwoli to uniknąć chaosu, spowodowanego choćby mnogością kanałów komunikacji.
Załóżmy, że pracujesz w branży transportowej, świadczącej usługi dla dużej sieci spożywczej. Zapotrzebowanie na pracowników wzrosło z dnia na dzień, liczy się każda godzina. Nie chcesz zapewne, by rekrutację kandydata wstrzymywał brak odpowiedzi zaangażowanych w proces menedżerów. Podejmując decyzję, co do dalszych kroków wobec konkretnych kandydatów, warto mieć ułatwiony kontakt z biznesem i otrzymywać szybką informację zwrotną, co do oceny kompetencji danego kandydata.
Jak przenieść Waszą komunikację w jedno miejsce tak, by była sprawna i efektywna? Możecie umówić się na dzienne statusy o wybranej godzinie, które przeprowadzicie w formie telekonferencji. Ważne, by odłożyć na czas jej trwania inne zajęcia i dokładnie tak samo, jak podczas spotkania z biurze, skupić się na meritum – przekazaniu sobie statusu procesu i omówieniu proponowanych kandydatów. Po zakończeniu spotkania online warto wysłać jego podsumowanie do wszystkich uczestników, biorących w nim udział.
Jednak może zdarzyć się tak, że ciężko będzie zebrać Ci wszystkich w jednym czasie. Z kolei przeprowadzanie rozmów z każdym z osobna może wydłużać Twoją decyzyjność. Co wtedy? Z pomocą przychodzą narzędzia przeznaczone specjalnie do sprawnej rekrutacji z menedżerami, z odpowiednio zdefiniowaną, szybką ścieżką przekazywania feedbacku. W eRecruiter oferujemy takie funkcjonalności – to Interaktywna Karta Kandydata.
Dzięki Interaktywnej Karcie Kandydata menedżerowie biorący udział w rekrutacji otrzymują czasowy i zdalny dostęp do danych aplikujących (np. do CV czy odpowiedzi na pytania z formularza rekrutacyjnego). Akceptują lub odrzucają aplikacje kandydatów za pomocą dosłownie jednego przycisku, dając Ci szybki feedback. Mogą to zrobić zarówno z komputera jak i z telefonu.
Jeżeli korzystasz z aplikacji mobilnej eRecruiter, dostaniesz natychmiast powiadomienie push o nowej ocenie menedżera. Dzięki temu nic Ci nie umknie. Możesz także od razu wykonać telefon do kandydata bez konieczności żmudnego przepisywania jego numeru telefonu. Wystarczy kliknąć w ikonkę słuchawki na profilu kandydata w aplikacji mobilnej.
Spotkania z kandydatami online
Kandydat wpisał się w oczekiwania na dane stanowisko, menedżer dał Ci zielone światło do umówienia spotkania i… co dalej? Rekruterzy z różnych firm, podczas wspólnych wymian doświadczeń w ostatnich dniach, w czasie konieczności prowadzenia rekrutacji zdalnej, zalecają pogłębione wywiady telefoniczne. Dopiero po takiej rozmowie powinieneś podejmować decyzje, czy spotkanie z danym kandydatem powinno nastąpić czy nie.
Jeżeli do rozmowy rekrutacyjnej face to face powinno dojść, możesz spotkać się z kandydatem online. Nie potrzebujesz do tego specjalnych sprzętów – w zupełności wystarczy Ci firmowy laptop. Być może w Twojej firmie korzysta się ze Skype, Microsoft Teams czy Slacka – te narzędzia umożliwią Ci połączenie się z kandydatem i przeprowadzenie spotkania rekrutacyjnego zdalnie.
Możesz także połączyć się z kandydatem podczas rozmowy online bezpośrednio z eRecruiter, który oferuje własne wewnętrzne narzędzie do rozmów online lub integrację z Microsoft Teams. Będziecie mogli się zobaczyć i porozmawiać. Być może nawet w swobodniejszej atmosferze, niż w biurowej sali?
Pamiętaj, by do takiego spotkania dobrze się przygotować. Pomoże Ci w tym krótki e-book „Jak w 4 krokach przeprowadzić efektywną rozmowę rekrutacyjną całkowicie zdalnie?”. Dodatkowo warto, by już na etapie ogłoszenia o pracę uprzedzić kandydatów, że rekrutacja, którą prowadzisz odbędzie się całkowicie zdalnie. Taką możliwość oferuje Pracuj.pl poprzez dodanie do ogłoszenia hasła „Rekrutacja prowadzona online”. Ta opcja pozwoli kandydatom szybko odnaleźć oferty z procesem rekrutacyjnym prowadzonym w pełni zdalnie. Już w momencie aplikowania na ogłoszenie będą wiedzieć, że rekrutacja, w tym również rozmowa rekrutacyjna, na dane stanowisko odbywa się online. Ty z kolei otrzymasz jasną informację, że aplikujący jest gotowy na zdalną formę rozmowy.
Zdalna weryfikacja kompetencji twardych i miękkich
Jeżeli prowadzona przez Ciebie rekrutacja wymaga zbadania kompetencji kandydatów – możesz zrobić to bez konieczności wychodzenia z domu za pomocą testów kompetencyjnych online. Pomagają one w lepszym dopasowaniu kandydatów do potrzeb organizacji w sposób zdalny i przystępny. Oprócz tego, że ułatwiają wybór kandydata, są one pozytywnie oceniane także przez samych wypełniających.
Ważne, by wyniki testów były dostępne dla całego zespołu prowadzącego projekt rekrutacyjny, najlepiej w jednym miejscu. Taką możliwość daje integracja narzędzi. Wyniki testów trafiają do jednej platformy, do której dostęp mają przypisane wcześniej osoby. Na przykład prowadząc rekrutację w naszym systemie eRecruiter, możesz skorzystać z połączenia z Talent Bridge – wiodącym polskim dostawcą testów kompetencyjnych. Wystarczy, że zmienisz ocenę lub etap kandydata w systemie, a otrzyma on zaproszenie do wypełnienia testu automatycznie. Jego odpowiedzi trafią bezpośrednio do systemu.
Koniecznie sprawdź nasz wywiad z Piotrem Marciniakiem na temat weryfikacji kompetencji kandydatów online – znajdziesz w nim przydatne informacje, jak w dobie pracy zdalnej komfortowo badać umiejętności aplikujących.
Co z tego wynika? Poza oszczędnością czasu, masz kontrolę nad listą osób do których przesłano test. Wiesz też, kto go uzupełnił i z jakim skutkiem. Co więcej, do tej wiedzy mają dostęp również Twoi współpracownicy, którzy otrzymali od Ciebie uprawniania logowania do systemu. To zdecydowane ułatwienie podczas zdalnego zarządzania procesem rekrutacji.
Komunikacja w zespole w trakcie zdalnej rekrutacji
Przyjmijmy, że chwilę temu zakończyło się Twoje spotkanie online z kandydatem, chcesz wysłać mu ofertę pracy do negocjacji, ale coś przerwało Twoją pracę. W takich sytuacjach ważne jest, by inne osoby wewnątrz organizacji, z którymi prowadzisz zdalną rekrutację, miały dostęp do statusu postępów procesu, bez względu na Twoją responsywność.
Postaw na proste rozwiązania, które pozwolą Twoim współpracownikom zorientować się w ustaleniach z aplikującymi. Możecie znaleźć wspólną przestrzeń na dysku sieciowym, gdzie będziecie opisywać status działań i aktualnych ustaleń bezpośrednio po kontakcie z kandydatami. Możecie też przenieść cały proces do jednego narzędzia dedykowanego prowadzeniu projektów rekrutacyjnych. System rekrutacyjny eRecruiter umożliwia użytkownikom wspólne prowadzenie projektu i dostęp do najważniejszych informacji w jednym miejscu.
W systemie nadajesz aplikacjom oceny, możesz oznaczać etap rekrutacji, na którym znajdują się kandydaci, czy dodawać notatki – wszystko to pozwoli innym współpracownikom koordynować proces zdalnie w przypadku Twojej nieobecności. Uprawnione przez Ciebie osoby mają dostęp do ustaleń z kandydatem w historii Waszej korespondencji. To bardzo praktyczne rozwiązanie, które pozwoli kontynuować zapełnianie wolnych wakatów płynnie i bez opóźnień.
Kandydaci też chcą znać status rekrutacji
Sytuacja spowodowała, że rekrutacja została wstrzymana? A może musisz ją przyspieszyć? Nie zapomnij poinformować o tym kandydatów. Oni czekają na Twój feedback i chcą wiedzieć, co dzieje się z ich aplikacją. Jeżeli liczba e-maili, które musiałbyś wysłać już na wstępie jest przerażająca – ponownie zaufaj technologii.
Dobrą praktyką rynkową są personalizowane wiadomości masowe do kandydatów. W systemie rekrutacyjnym tworzysz jeden szablon, wybierasz kandydatów, do których chcesz zrealizować wysyłkę (możesz zaznaczyć wszystkich w rekrutacji lub wybrać tych, którzy mają przypisany konkretny etap, np. „Rozmowa telefoniczna”) i wysyłasz im wiadomość jednym kliknięciem. Każdy z kandydatów otrzymuje wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, nazwą stanowiska, na które aplikował (jeżeli będziesz tego chcieć), bez podglądu, do kogo jeszcze taka wiadomość została wysłana. W ten sposób możesz powiadomić kandydatów o statusie projektu, czy o konieczności przeprowadzenia procesu zdalnie.
Bezpieczne dane kandydatów z każdego miejsca
Kiedy praca z domu staje się naszą codziennością, jeszcze większą uwagę warto przyłożyć do bezpiecznego przetwarzania dokumentów kandydatów. Programy, w których je przechowujesz i za pomocą których je przetwarzasz, powinny być właściwie zabezpieczone technologicznie, szyfrowane za pomocą klucza SSL, a dostęp do nich powinny posiadać jedynie wyznaczone osoby. Tylko to da Ci pewność, że podczas pracy zdalnej dbasz bezpieczeństwo danych firmowych.
Na rynku są dostępne narzędzia do rekrutacji, które posiadają cały pakiet zabezpieczeń i chronią dane kandydatów bez względu na to, skąd się do nich logujesz. Powinny odpowiadać na wymogi pracy zdalnej w Twojej organizacji i pozostawać w zgodzie z urzędowymi zaleceniami. Na przykład system eRecruiter jest w pełni przystosowany do bezpiecznego zarządzania procesem zgodnie z wprowadzonym w 2018 roku RODO. Posiada wszystkie niezbędne zabezpieczenia oraz wygodne rozwiązania dla osób zaangażowanych w rekrutacje, które sprawdzą się w każdych warunkach 😊.
Gotowy plan to podstawa
Mam nadzieję, że powyżej udało mi się przejść krok po kroku przez najważniejsze elementy procesu rekrutacyjnego i odpowiedzieć na to, jak organizować je w swojej firmie zdalnie, bez utraty na efektywności. Zdalna rekrutacja jest wymagająca zarówno dla rekrutera, organizacji, jak i dla kandydatów. Dlatego mocno trzymamy kciuki za jedną i drugą stronę. To piszę ja, Magda, z kanapy domowego salonu podczas – nomen omen – pracy zdalnej. 😊
W tym trudnym „koronawirusowym” czasie chcemy się wzajemnie wspierać. Dlatego mam dla Ciebie propozycję. Możesz ułatwić sobie przeniesienie procesu rekrutacji do świata online – wypróbuj bezpłatnie nasze narzędzie – system eRecruiter. Możesz przetestować jego wszystkie funkcjonalności, które pomogą Ci w zdalnym rekrutowaniu kandydatów. Więcej informacji o teście znajdziesz tutaj.
