Strona główna Blog Candidate Experience Podcast: Informacja zwrotna dla wszystkich kandydatów – jak to zrobić?

Podcast: Informacja zwrotna dla wszystkich kandydatów – jak to zrobić?

Mamy dziś dla Was coś naprawdę super: rozpoczynamy naszą autorską serię podcastów. Cóż to takiego? To seria audycji „O rekrutacjach przy kawie”, w których będziecie mogli posłuchać rozmów z ekspertami o najbardziej aktualnych, rekrutacyjnych wyzwaniach. Koniecznie przesłuchajcie pierwszy odcinek, w którym rozmawiamy z Martą Sokołowską, spec. ds. rekrutacji w Renault Retail Group Warszawa.



W naszej rozmowie usłyszycie:

  • dlaczego w budowaniu udanych relacji z kandydatami ważna jest przemyślana i skrupulatnie prowadzona komunikacja,
  • jaką rolę w procesie odgrywa informacja zwrotna dla kandydata,
  • na co zwrócić szczególną uwagę w komunikacji z kandydatami, prowadząc procesy rekrutacyjne z biznesem,
  • jaki jest sekret Marty na to, jak zaprojektować procesy rekrutacyjne oraz zorganizować swoją pracę tak, by korespondować ze wszystkimi aplikującymi i mieć czas na pozostałe obowiązki.

Nie przegap!

Już za 3 tygodnie kolejny odcinek „O rekrutacjach przy kawie”. Zostaw nam swój adres e-mail, by otrzymywać powiadomienia o nowych odcinkach.

Jeżeli podoba Ci się podcast, zasubskrybuj nasz kanał:

Masz pomysł na temat podcastu? A może chcesz zostać naszym gościem? Napisz do nas o tym na adres podcast@erecruiter.pl.

Wolisz przeczytać niż słuchać? Poniżej znajdziesz zapis rozmowy

Marto, chcielibyśmy żebyś powiedziała nam trochę o sobie, czyli czym się zajmujesz w obecnej firmie, od ilu lat pracujesz w rekrutacji?

Nazywam się̨ Marta Sokołowska, pracuję w Renault Retail Group Warszawa. Jestem specjalistą ds. rekrutacji w tej firmie od ponad roku. Natomiast ogólnie zajmuję się rekrutacją od około trzech lat.

Pamiętasz swoją pierwszą rozmowę o pracę, którą Ty prowadziłaś?

Pamiętam moją pierwszą rekrutację: to było stanowisko asystenckie dla dyrektorów. Bardzo długo się przygotowałam do tej rekrutacji. Wydaje mi się, że poświęciłam wtedy mnóstwo czasu, żeby zrobić selekcję, żeby nie być niczym zaskoczona. Jak już miałam mieć spotkanie rekrutacyjne, wtedy przygotowałam mnóstwo pytań. Teraz wydaje mi się, że było ich za dużo.

Czy na drodze Twojej kariery było coś, co mocno na nią wpłynęło, albo zaskoczyło Cię, co miało później wpływ na dalszy jej rozwój?

Wydaje mi się, że takim momentem była sytuacja, kiedy pierwszy raz odpowiadałam kandydatom. Wszystkim kandydatom napisałam wiadomość odnośnie rekrutacji o etapie, na jakim aktualnie jestem. I wtedy miałam bardzo fajny odzew z ich strony, że dziękują za te informacje. Wydaje mi się, że wtedy najbardziej zdałam sobie sprawę, że ważne jest to żeby dawać im te informacje, żeby oni wracali. To napędzało mnie do działania. Czułam, że oni czekają, że oni są. Że to nie są tylko kandydaci, tylko to są ludzie, którzy chcą mieć pracę.

Można powiedzieć, że to jest najważniejsze w Twojej pracy? Ta komunikacja, czy ta informacja zwrotna dla kandydatów?

Wydaje mi się, że jedno z drugim się łączy, żeby zawsze informować kandydatów o tym, gdzie aktualnie jesteśmy. Właśnie ta informacja zwrotna o tym, dlaczego ewentualnie kandydat nie zakwalifikował się do następnego etapu, jest bardzo ważna. Oni też wyciągają wnioski, mogą w przyszłej rekrutacji coś podszkolić i wtedy może być tylko lepiej.

Chciałabym, żeby kandydaci byli traktowani tak, jak ja chciałabym być traktowana podczas procesów rekrutacyjnych. A w moim życiu spotkałam się z takimi, gdzie po spotkaniu była obiecana informacja zwrotna i tej informacji nie było. Stąd wiem, jak to jest czekać i się tej informacji nie doczekać.

A co Cię pasjonuje w pracy rekrutera? Co powoduje, że chce Ci się przyjść kolejnego dnia do pracy?

Wydaje mi się, że moją największą pasją jest właśnie ten kontakt z ludźmi. Bo spotykam się z bardzo dużą ilością nowych osób, od których mogę się wiele nauczyć. Którzy niby wiem, co robili w swojej karierze zawodowej, bo wpisują to w CV, natomiast opowiadając o tym, widzę ich dynamikę, widzę ich pasję, zaangażowanie. To właśnie sprawia mi dużą radość, że mogę bardzo dużo się od nich nauczyć.

Przejdźmy teraz do Twoich obecnych obowiązków. Czy możesz nam powiedzieć, jak wygląda proces rekrutacyjny w Renault Retail Group Warszawa? Czy w ogóle możemy mówić o jednym procesie rekrutacyjnym, czy jest to zależne od tego, jaką rekrutację obecnie prowadzisz? Jak to u Was wygląda?

U nas każdy proces rekrutacyjny jest inny. Mamy różne stanowiska – od pracowników produkcyjnych po specjalistów, wiec też nie możemy mówić o jednym procesie. Trzeba pamiętać o tym, że każda osoba na różne stanowiska oczekuje czegoś innego. Nie może być tak, że na przykład pracownik produkcyjny będzie odbywał pięć spotkań. No bo zwyczajnie na trzecie, czy czwarte nie przyjdzie. Staramy się̨ jak najszybciej podejmować decyzje. Staramy się też ograniczyć każdy proces do jednego, maksymalnie dwóch spotkań, żeby faktycznie ta informacja była szybka.

A ilu kandydatów do Was aplikuje, na przykład miesięcznie?

W zależności od tego, jakie projekty rekrutacyjne aktualnie są prowadzone, na jedne stanowiska jest więcej, na inne mniej. Miesięcznie mniej więcej spływa około 200-300 aplikacji.

A czy angażujecie menadżew w rekrutacje?

Przeważnie tak. Każde spotkanie jest z menadżerem, żeby on również był zaangażowany w ten proces, bo to jest też moment, kiedy on poznaje kandydatów do siebie. Przecież rekrutujemy do jego zespołu, i to on musi czuć się dobrze, musi dobrze pracować z tymi ludźmi, wiec ważne żeby on również poznał taką osobę.

Z jakimi wyzwaniami mierzysz się w Renault Retail Group Warszawa?

Wydaje mi się, że dużym wyzwaniem dla mnie jest właśnie przekonać biznes do komunikacji z kandydatami, że ta komunikacja jest bardzo ważna. Nie odkładajmy informacji na później. Jeżeli obiecaliśmy, że skontaktujemy się̨ w konkretnym terminie – zróbmy to, bo później ten kandydat ma poczucie, że został oszukany i raczej do nas nie wróci. Ani jako kandydat, ani jako klient.

A jak Ci idzie w takim razie to przekonywanie menadżerów do tego, żeby szybciej angażowali się w rekrutacje?

Mam wrażenie, że coraz lepiej. Ostatnio podczas rekrutacji, kiedy szukaliśmy jednego ze specjalistów, menadżer na koniec powiedział, że ja nie odpuszczę, że ja zawsze pilnuję terminów.

Pytałem się o spływ aplikacji nie bez powodu, bo robisz coś niesamowitego – odpowiadasz wszystkim kandydatom. Chcielibyśmy wiedzieć, jak Ty to robisz, w jaki sposób jesteś w stanie odpowiedzieć wszystkim kandydatom?

W tym bardzo pomaga mi eRecruiter, ponieważ tam założyłam dużo innych etapów, niż było początkowo. Przeglądając wszystkie aplikacje, bo faktycznie przeglądam wszystkie, zakwalifikowuje osoby do konkretnych etapów, dodaje im tagi, żeby móc łatwiej ich wyszukać. Dzięki temu mam świadomość, w jakiej rekrutacji by mi najbardziej pasowali. W związku z tym do nich piszę, żeby mieli świadomość, że są brani pod uwagę ewentualnie w innej rekrutacji, ale na ten moment na przykład w tej rekrutacji nie mogę im zaproponować żadnego spotkania.

Nasi słuchacze nie wiedzą tego, ale Twój dział rekrutacji to w zasadzie tylko Ty, prawda?

Tak, jestem jedyną osobą w firmie, która zajmuje się rekrutacją.

Jak znajdujesz na to czas, żeby rzeczywiście odpowiedzieć wszystkim kandydatom?

Myślę, że to jest kwestia organizacji czasu pracy, że jestem dość dobrze zorganizowaną, że bardzo dużo notuję. Staram się̨ pilnować wszystkich terminów. Jeżeli raz odpuszczę i pomyślę sobie „a jutro odpiszę”, to raczej jutro do tego nie wrócę, więc staram się̨ robić wszystko to, co mam zaplanowane. No i właśnie chyba dzięki temu mogę poświecić bardzo dużo czasu na komunikację z kandydatami. Żeby czuli, że po drugiej stronie jest człowiek a nie jakiś tam rekruter.

Jak kandydaci reagują na Twoje działania? Jaki jest ich feedback dla Ciebie?

Bardzo często zdarza się, że dostaję odpowiedź, że bardzo dziękują za informacje, że na pewno będą śledzić ogłoszenia. Albo żeby dawać im znać, jeżeli coś nowego się̨ pojawi. Wiec raczej nie zdarzają się złe sytuacje, kiedy ktoś krzyczy na mnie, bądź pisze niemiłego maila. Tylko raczej w tę pozytywną stronę: że dziękują, że to jest dla nich ważne, że wiedzą, że rekrutacja jest zakończona, no i niestety nie tym razem.

Zatrzymajmy się w takim razie przy tych negatywnych odpowiedziach od kandydatów, bo myślę, że wielu rekruterów boi się odpowiadać wszystkim kandydatom dlatego, że nie wiedzą, jaka informacja zwrotna do nich wróci. Albo boją się tego, że dostaną negatywną odpowiedź od kandydata. Co byś doradziła takim rekruterom?

Przede wszystkim, żeby spróbować. Bo jeżeli człowiek nie spróbuje, to się nie przekona i faktycznie może tak myśleć, że te odpowiedzi od kandydatów zawsze będą negatywne. Natomiast z drugiej strony, jeżeli człowiekowi zależy na pracy, to też stara się̨ być miły dla rekrutera. Wydaje mi się, że zdarzyła mi się tylko jedna sytuacja, kiedy faktycznie była niemiła wiadomość. No ale też w takich sytuacjach zawsze można sobie jakoś poradzić. Zawsze można się skontaktować jeszcze porozmawiać, wyjaśnić, zapytać, co było nie tak.

A jak długo czasu zajęło Ci dojście do takiego idealnego procesu? Czy w ogóle możemy mówić, że to jest już proces idealny, czy cały czas go jeszcze doprecyzowujesz, zmieniasz?

Mam wrażenie, że cały czas trzeba pracować nad tym, żeby być lepszym. Że nie można pomyśleć o tym, że już̇ jest idealnie i nic nie można poprawić, bo wtedy cofałabym się, a nie rozwijała. Stąd wydaje mi się, że jeszcze dużo powinnam naprawić, dopracować, ale w tym momencie uważam, że procesy, które prowadzę są faktycznie na dość wysokim poziomie. Że kandydaci są dobrze traktowani, że nie zostają bez żadnej informacji, no i że chętnie do nas wracają. Bo faktycznie zdarza się, że mówiąc im o tym, że w tym momencie nie możemy zaproponować im pracy, zachęcam do tego żeby śledzili ogłoszenia, że ja też będę się kontaktować w razie czego – udało nam się zatrudnić kilka takich osób, które jakiś czas temu były na spotkaniach odnośnie innych rekrutacji, a teraz są w naszym zespole.

Gdybyś miała dać radę rekruterom odnośnie tego, jak zacząć proces układania komunikacji z kandydatami, to jaka by ona była? Dlaczego warto komunikować się z kandydatami?

Jeżeli chodzi o rozpoczęcie procesu, to przede wszystkim zaczęłabym od komunikacji wewnętrznej, bo żeby dobrze komunikować się̨ z kandydatami należy mieć tę komunikację w środku uporządkowaną. Jeżeli tutaj coś nie do końca gra, to z kandydatami będzie tak samo – oni nie będą mieli i tak tej informacji takiej, na jaka zasługują. I to też nie jest tak, że uporządkujemy w środku tę komunikację i potem, że tak powiem, zostawimy ją samej sobie, tylko trzeba jednak kontrolować i sprawdzać, czy ona jest OK.

Skupmy się chwilę na tym, co Ty zrobiłaś w Waszej firmie, żeby ten obszar współpracy z biznesem wyglądał lepiej, działał szybciej i sprawniej. Może masz jakiś przepis na to, jak sobie z tym poradzić?

W usprawnieniu komunikacji z biznesem bardzo pomógł mi eRecruiter, ponieważ menadżerowie dostają informację o tym, czy kandydaci zostali przez nich ocenieni. Daje mi sygnał, że aplikacje mogą być nieprzejrzane bądź przejrzane. Bardzo dużo staram się pisać, dzwonić z pytaniami: czy menadżer podjął już jakieś decyzje, czy chciałby jeszcze z kimś się spotkać, czy jeszcze potrzebuje chwilę czasu. Czy musi zastanowić się, a może chciałby się drugi raz z taką osobą zobaczyć, porozmawiać.

Czyli jesteś ciągle w kontakcie z menadżerami. Oni wiedzą, że mogą na Ciebie liczyć, jak rozumiem.

Tak, mam nadzieję, że wiedzą, że mogą na mnie liczyć <śmiech>.

Gdy mamy już opracowaną komunikację wewnątrz firmy z biznesem – co dalej?

Kroki, które ja podejmowałam, zaczynając projektować komunikację z kandydatami, to przede wszystkim etapy, o których wspominałam, w eRecruiterze. Dodałam sobie ich kilka bądź kilkanaście na samym początku. Później sprawdzałam, które z nich mi się sprawdzają i których używam najczęściej. Natomiast właśnie tam widziałam, ilu kandydatów mam, czy napisałam już do nich maila, czy też potrzebowałam innych informacji, żeby tego maila przygotować. Bo też staram się do każdego podejść indywidualnie. Jeżeli taka osoba faktycznie spełniała oczekiwania i chciałam ją rekomendować dalej, to również̇ komunikowałam się̨ z nią. Dzwoniłam do niej, pisałam też z nią nieraz SMS-y, zdarzało się. Trzeba pamiętać o tym, że każdy kandydat jest inny, oczekuje innej formy komunikacji i też dostosujmy się̨ do tych kandydatów, a nie tylko oni do nas, pamiętając też o tym, żeby ta komunikacja była spójna z tym, co reprezentuje nasza firma.

A jest coś, co testowałaś w obszarze komunikacji i to nie wyszło?

Wydaje mi się, że było dużo takich rzeczy, które testowałam i raz do nich wracałam, raz od nich odchodziłam. Inaczej rozmawia się z osobą, która jest 50+, a inaczej, która dopiero wkracza na rynek pracy. Więc właśnie to, żeby dostosować tę komunikację odpowiednio do osoby, do charakteru i do wieku, to jest wciąż dla mnie wyzwanie.

Czyli wskazówka dla rekruterów może być́ taka, żeby nie bać się próbować.

Zdecydowanie tak. Jeżeli nic nie robimy, to stoimy w miejscu, a wychodząc ze swoimi pomysłami, nawet parząc się w jakiś sposób, z każdym dniem ten proces rekrutacyjny może być lepszy.

A czy prowadzicie badania Candidate Experience?

Tak, od jakiegoś czasu faktycznie badamy Candidate Experience.

Do jakich rekrutacji? Do wszystkich, do wybranych? Jak to wygląda?

Aktualnie do wszystkich. Myślałam wcześniej o tym, żeby wybrać kilka, natomiast faktycznie takie badania przeprowadzane są̨ przy wszystkich rekrutacjach, które prowadzimy.

To są długie formularze, czy może jedno pytanie? Na czym się skupiłaś w tych badaniach?

Jest kilka pytań. Jest pytanie o odczucia po rekrutacji, o to co z perspektywy kandydata należałoby usprawnić, ulepszyć, czy może ma jakieś pomysły. Jest również pytanie o to, czy taka osoba, jeżeli nie dostała oferty pracy, to czy ponownie będzie aplikować.

Czy wdrożyliście jakieś ulepszenia po tym feedbacku, po tych odpowiedziach kandydatów?

Na razie zbieramy opinie, zbieramy informacje. Myślę, że jeżeli będzie ich trochę więcej, to faktycznie będziemy myśleć o tym, żeby coś usprawniać. Na razie jest niewiele, bo, jak powiedziałam wcześniej, dopiero zaczynamy. Ale ważne jest to, że zaczęliśmy.

Ostatnie pytanie to jest pytanie, które chcielibyśmy zadawać wszystkim naszym gościom w czasie tej audycji. Jeżeli miałabyś podsumować nasze spotkanie, wyciągnąć z niego jedną rzecz, którą chciałabyś, żeby nasi słuchacze zapamiętali, to co by to było?

Według mnie najważniejszą rzeczą dla rekruterów jest to, żeby próbować. Żeby nie bać się wychodzić z jakimiś inicjatywami i żeby nie bać się przede wszystkim kandydatów.

Drugą rzeczą, o której chciałabym wspomnieć jest to, żeby być konsekwentnym, że jeżeli już próbujemy, to żeby nie wycofywać się, tylko jeżeli powiedziało się „A”, to żeby powiedzieć też „B” i trzymać się tego do końca.

Mam nadzieję, że nasi słuchacze zapamiętają rady Marty. Marta, bardzo Ci dziękuję za naszą inspirującą audycję. Za to, że chciałaś się̨ z nami podzielić swoimi przepisami na sukces. Mam nadzieję, że dalej będziesz robić to, co robisz tak świetnie i będziesz naszym przykładem. Bo naprawdę jesteś niezwykłą osobą, która odpowiada wszystkim kandydatom. Takich rekruterów nam trzeba i takich rekruterów chcemy, żeby było jak najwięcej, więc dziękuję Ci za to, że podzieliłaś się z nami tymi informacjami.

Dziękuję również.

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist