Od 25 maja 2018 zaczęło obowiązywać RODO. Jedną z ważniejszych zmian, które zachodzą w związku z Rozporządzeniem jest rozszerzenie obowiązku informacyjnego, który leży po stronie Administratora danych. Katalog informacji do przekazania znacząco się rozrósł. Oznacza to, że należy wprowadzić w obieg nowe klauzule informacyjne dla kandydatów.
Postanowiliśmy przygotować dla Was przykładowe klauzule informacyjne wraz z komentarzami, przygotowane przez Inspektora Ochrony Danych Grupy Pracuj Sp. z o.o.
Uwaga! Przed użyciem naszej przykładowej klauzuli przedstaw ją swojemu działowi prawnemu w organizacji. Poniższy opis klauzuli informacyjnej może nie uwzględniać ustaleń wewnętrznych Twojej firmy. Podana klauzula to jedynie przykład.
Pobierz plik z przykładami, klikając tutaj i wróć do czytania tego wpisu.
Podzieliliśmy przykład na 3 odrębne klauzule informacyjne. Pierwsza klauzula jest najdłuższa, ponieważ zawiera różne możliwe warianty informacji, które należy kandydatom przekazać takie jak czas przetwarzania danych, czy przekazywanie danych do innych podmiotów. Stanowi szeroką listę przykładów możliwych celów przetwarzania danych osobowych kandydatów, które mogą pojawić się w procesie rekrutacji.
Należy wybrać tylko te cele i podstawy, które pasują do Twoich procesów rekrutacyjnych i zasad przyjętych w Twojej organizacji. Zamieściliśmy również dodatkowe komentarze. Po ich przeczytaniu dowiesz się, co należy uzupełnić, lub kiedy dodać/nie dodawać danej części klauzuli.
Druga klauzula omawia kategorie danych, które zostaną objęte przetwarzaniem. Opisuje czym są dane podstawowe oraz dodatkowe. Informuje kandydata o tym, że przesyłając swoją aplikację, zgadza się na przetwarzanie obydwu kategorii danych. W przypadku braku wyrażania zgody na przetwarzanie danych dodatkowych tłumaczy, co należy zrobić.
Trzecia klauzula informuje o dobrowolności zgód i prawie do ich cofnięcia.
Jak ustawić nowe klauzule informacyjne w systemie eRecruiter?
Administrator systemu ma możliwość wgrania do eRecruiter nowych klauzul informacyjnych w ustawieniach, w zakładce „Klauzule i zgody”. Od 25 maja 2018 r. nie proponujemy w systemie wzorów klauzul i zgód, ponieważ, są one na tyle rozbudowane i uzależnione od wewnątrzfirmowych ustaleń, że praktycznie niemożliwe staje się utworzenie wzorca dostosowanego do wszystkich organizacji. Dodaliśmy za to pasek narzędzi na ekranie tworzenia klauzul, dzięki czemu można będzie zarządzać wyglądem klauzul. Po ich dodaniu pojawią się one do wyboru na ekranie tworzenia/edycji rekrutacji. Pamiętaj, że od niedawna możesz zaznaczać wiele klauzul i zgód w jednym projekcie na raz!
Uwaga! W systemie eRecruiter możesz ustawić własną kolejność klauzul i zgód w formularzu aplikacyjnym. Kandydaci zobaczą, taką kolejność, jaką wybierzesz podczas tworzenia rekrutacji. Pamiętaj jednak, że nie ma opcji, by przetasować je ze sobą. Klauzule będą zawsze wyświetlały się nad zgodami.
Pamiętaj, klauzule i zgody nie podmieniają się automatycznie. Należy edytować rekrutacje, by dokonać podmiany klauzul i potwierdzić zmiany przyciskiem „Zapisz”.
Jeżeli zdecydowałaś/-eś się na wykorzystanie wszystkich trzech naszych przykładów, to finalnie widok dla kandydata na formularzu aplikacyjnym powinien być podobny do poniższego:
System eRecruiter automatycznie schowa część klauzuli informacyjnej, ukrywając ją pod przyciskiem „Rozwiń”. Po kliknięciu w komendę kandydat zobaczy pełną treść klauzuli. Opcję zawijania klauzuli można wyłączyć po kontakcie ze swoim Opiekunem eRecruiter.
Mamy nadzieję, że podane przez nas przykłady przydadzą się w dostosowaniu Waszych organizacji do wymogów RODO. Pamiętaj jednak, że przed ich użyciem, należy skonsultować się z wewnętrznym działem prawnym w celu dostosowania wzorów do polityki firmy.
