SMS jako forma kontaktu z kandydatem? Czemu nie! Dowiedz się, jak wiadomości SMS mogą wpłynąć na poprawę efektywności Twoich procesów rekrutacyjnych.
Zapraszam do odsłuchania drugiego odcinka z serii „O rekrutacjach przy kawie”, w którym gościliśmy Aleksandrę Banaszek, Specjalistkę ds. HR w igus Sp. z o.o. Podczas rozmowy opowiedziała nam, jak radzi sobie z problemem nieodwoływanych spotkań rekrutacyjnych i specyficznymi, branżowymi procesami rekrutacyjnymi. Wsparciem w codziennej pracy jest dla niej system eRecruiter, o czym możesz przeczytać poniżej.
Jeżeli podoba Ci się nasz podcast, zasubskrybuj nas:
SMS w rekrutacji – czy to się może udać?
Właśnie – czy SMS może być użyteczny w procesach rekrutacyjnych? Czy w dobie wszechobecnego Internetu, wysyłanie wiadomości drogą SMS zostało zepchnięte na drugi plan? Zdecydowanie nie! Według badań Urzędu Komunikacji Energetycznej w 2018 r. ponad 93% Polaków miało dostęp do telefonu komórkowego (a więc i do SMS-ów), podczas gdy dostępem to Internetu może pochwalić się 72% mieszkańców Polski[1]. W innym badaniu ponad 96% ankietowanych deklarowało korzystanie z krótkich wiadomości tekstowych[2]. SMS może więc stać się bardzo praktycznym narzędziem wspomagającym rekrutację.
Nikt jednak nie wyobraża sobie pisać do każdego kandydata osobnej wiadomości, przepisując wcześniej jego numer telefonu, prawda? Aby SMS-y stały się realnym wsparciem, muszą one być wysyłane automatycznie.
SMS jako potwierdzenie spotkania
Korzystając z systemu eRecruiter problem ręcznego wysyłania wiadomości SMS znika, ponieważ aplikacja robi to za rekruterów. Potwierdza to Aleksandra Banaszek, która wykorzystuje funkcję automatycznego wysyłania SMS-ów przy okazji umawiania oraz potwierdzania spotkań z kandydatami. Po doprecyzowaniu terminów z aplikującym, ustala w systemie szczegóły wydarzenia: datę, godzinę, miejsce, oraz jakie informacje ma otrzymać kandydat i w jakiej formie mają zostać przesłane. Oprócz tradycyjnej wiadomości e-mail, do wyboru jest również SMS. Co dzieje się, gdy wybierzemy ten sposób komunikacji?
Przede wszystkim kandydat od razu otrzymuje na swój telefon SMS z potwierdzeniem spotkania, w którym zawarte są najważniejsze dane, takie jak data i miejsce spotkania, kontakt do rekrutującego lub dowolna, dodana przez zapraszającego wiadomość. W każdej chwili może zadzwonić do rekrutera, by np. dopytać o szczegóły dojazdu, wystarczy kliknąć w wyświetlony numeru telefonu podanego w wiadomości. Najlepsze jednak jeszcze przed nami…
SMS jako przypomnienie o spotkaniu
Jeżeli korzystasz z prywatnej opieki medycznej, na pewno zdarzyło Ci się otrzymać wiadomość SMS przypominającą o nadchodzącej wizycie. Mnie ta informacja pomogła już kilka razy, gdy zapominałem o umówionym lekarzu 😉. W ten sam sposób działa druga wiadomość, która wychodzi z systemu eRecruiter automatycznie, na 24 godziny przed planowanym spotkaniem rekrutacyjnym. Kandydat ponownie otrzymuje cały komplet danych. Dzięki temu mamy większą pewność, że informacja nie „umknie” mu w toku innych codziennych działań. Dodatkowo w SMS-ie pojawia się informacja: „Aby odwołać spotkanie, odeślij SMS: NIE”. Tę funkcję szczególnie ceni sobie Aleksandra Banaszek. Jeżeli wiem z wyprzedzeniem, że kandydat nie przyjdzie, to mogę na przykład więcej czasu poświęcić innym kandydatom, dając im bardziej rozbudowaną informację zwrotną – mówi w podcaście rekruterka.
Jak SMS pomaga oszczędzić czas?
Gdy kandydat otrzyma przypomnienie o spotkaniu, może odpisać, wysyłając w odpowiedzi „NIE”, lub inną, bardziej rozbudowaną informację zwrotną (np. „Nie pojawię się na spotkaniu, ponieważ zachorowałem, proszę o inny termin rozmowy”). Chwilę później notyfikacja o wiadomości od kandydata dostępna jest dla rekrutera zarówno na jego skrzynce e-mail, jak i w systemie eRecruiter. Dzięki temu prowadzący rekrutacje od razu wie, że w jego kalendarzu pojawiła się „dodatkowa” godzina na wykonanie innych obowiązków. Aleksandra Banaszek zwraca uwagę, że aplikujący chętnie korzystają z możliwości wysłania SMS-a. Nieodwołanych przez kandydatów spotkań jest obecnie zdecydowanie mniej, niż w czasie, gdy firma igus nie korzystała z powiadomień SMS.
Czas w rekrutacjach jest na wagę złota. Dzięki wykorzystywaniu opcji odwoływania spotkań przez kandydatów za pomocą SMS, rekruterzy korzystający z systemu eRecruiter w ciągu pierwszego półrocza 2019 r. oszczędzili aż 128 dni pracy![3]
Zaproszenia w eRecruiter nie tylko na pierwsze spotkanie
SMS-y możesz wykorzystywać nie tylko przy zapraszaniu kandydata na pierwsze spotkanie rekrutacyjne. System eRecruiter daje Ci możliwość dostosowania go do Twoich procesów. Jeżeli elementem rekrutacji jest np. Assessment Center, z łatwością możesz dodać taki etap do aplikacji oraz przygotować odpowiedni szablon zaproszenia na to wydarzenie. W nim również będzie możliwa wysyłka SMS (oraz e-mail) do kandydata! W taki sam sposób działać będzie tworzenie każdego innego etapu typu „Spotkanie”. Dodatkowo, wysyłając zaproszenia przez eRecruiter, możesz załączyć do wiadomości np. managera, który powinien brać udział w spotkaniu. Zarówno Ty, jak i on otrzymacie zaproszenie do swoich outlookowych kalendarzy.
Za pomocą systemu eRecruiter można mieć pewność, że kontakt na linii rekruter-kandydat będzie prosty, szybki i klarowny. Korzystanie z funkcji wysyłki SMS oraz automatycznych przypomnień na pewno pomoże w budowaniu pozytywnej wizji przyszłego pracodawcy, a przy okazji może wpłynąć na redukcję nieodbytych spotkań rekrutacyjnych. Czego Wam serdecznie życzymy!
[1] Urząd Komunikacji Elektronicznej, „Badanie opinii publicznej w zakresie funkcjonowania rynku usług telekomunikacyjnych oraz preferencji konsumentów”, listopad-grudzień 2018 r.
[2] SerwerSMS.pl, „Komunikacja SMS w Polsce. Wydanie 5.”
[3] W pierwszym półroczu 2019 r. na odwołanie spotkania za pomocą SMS zdecydowało się 4100 kandydatów. Zakładając, że średni czas spotkania z kandydatem to 45 minut, otrzymujemy 184500 minut, czyli 128 dni.
