SMS jako forma kontaktu z kandydatem? Czemu nie! Dowiedz się, jak wiadomości SMS mogą wpłynąć na poprawę efektywności Twoich procesów rekrutacyjnych.
Zapraszam do odsłuchania drugiego odcinka z serii „O rekrutacjach przy kawie”, w którym gościliśmy Aleksandrę Banaszek, Specjalistkę ds. HR w igus Sp. z o.o. Podczas rozmowy opowiedziała nam, jak radzi sobie z problemem nieodwoływanych spotkań rekrutacyjnych i specyficznymi, branżowymi procesami rekrutacyjnymi. Wsparciem w codziennej pracy jest dla niej system eRecruiter, o czym możesz przeczytać poniżej.
Jeżeli podoba Ci się nasz podcast, zasubskrybuj nas:
SMS w rekrutacji – czy to się może udać?
Właśnie – czy SMS może być użyteczny w procesach rekrutacyjnych? Czy w dobie wszechobecnego Internetu, wysyłanie wiadomości drogą SMS zostało zepchnięte na drugi plan? Zdecydowanie nie! Według badań Urzędu Komunikacji Energetycznej w 2018 r. ponad 93% Polaków miało dostęp do telefonu komórkowego (a więc i do SMS-ów), podczas gdy dostępem to Internetu może pochwalić się 72% mieszkańców Polski[1]. W innym badaniu ponad 96% ankietowanych deklarowało korzystanie z krótkich wiadomości tekstowych[2]. SMS może więc stać się bardzo praktycznym narzędziem wspomagającym rekrutację.
Obecnie, według danych z IV kwartału 2024 r., ponad 95% gospodarstw domowych w Polsce ma dostęp do internetu, a 75% czasu online odbywa się za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Co więcej, ponad 24 miliony osób korzysta wyłącznie z internetu mobilnego[3]. Takie statystyki tylko potwierdzają, że w procesie rekrutacyjnym warto uwzględnić kanały mobilne, szczególnie SMS – szybki, bezpośredni i niemal zawsze odczytywany.
Nikt jednak nie wyobraża sobie pisać do każdego kandydata osobnej wiadomości, przepisując wcześniej jego numer telefonu, prawda? Aby SMS-y stały się realnym wsparciem, muszą one być wysyłane automatycznie.
SMS jako potwierdzenie spotkania
Korzystając z systemu eRecruiter problem ręcznego wysyłania wiadomości SMS znika, ponieważ aplikacja robi to za rekruterów. Potwierdza to Aleksandra Banaszek, która wykorzystuje funkcję automatycznego wysyłania SMS-ów przy okazji umawiania oraz potwierdzania spotkań z kandydatami. Po doprecyzowaniu terminów z aplikującym, ustala w systemie szczegóły wydarzenia: datę, godzinę, miejsce, oraz jakie informacje ma otrzymać kandydat i w jakiej formie mają zostać przesłane. Oprócz tradycyjnej wiadomości e-mail, do wyboru jest również SMS. Co dzieje się, gdy wybierzemy ten sposób komunikacji?
Przede wszystkim kandydat od razu otrzymuje na swój telefon SMS z potwierdzeniem spotkania, w którym zawarte są najważniejsze dane, takie jak data i miejsce spotkania, kontakt do rekrutującego lub dowolna, dodana przez zapraszającego wiadomość. W każdej chwili może zadzwonić do rekrutera, by np. dopytać o szczegóły dojazdu, wystarczy kliknąć w wyświetlony numeru telefonu podanego w wiadomości. Najlepsze jednak jeszcze przed nami…
SMS jako przypomnienie o spotkaniu
Jeżeli korzystasz z prywatnej opieki medycznej, na pewno zdarzyło Ci się otrzymać wiadomość SMS przypominającą o nadchodzącej wizycie. Mnie ta informacja pomogła już kilka razy, gdy zapominałem o umówionym lekarzu 😉. W ten sam sposób działa druga wiadomość, która wychodzi z systemu eRecruiter automatycznie, na 24 godziny przed planowanym spotkaniem rekrutacyjnym. Kandydat ponownie otrzymuje cały komplet danych. Dzięki temu mamy większą pewność, że informacja nie „umknie” mu w toku innych codziennych działań. Dodatkowo w SMS-ie pojawia się informacja: „Aby odwołać spotkanie, odeślij SMS: NIE”. Tę funkcję szczególnie ceni sobie Aleksandra Banaszek. Jeżeli wiem z wyprzedzeniem, że kandydat nie przyjdzie, to mogę na przykład więcej czasu poświęcić innym kandydatom, dając im bardziej rozbudowaną informację zwrotną – mówi w podcaście rekruterka.
Jak SMS pomaga oszczędzić czas?
Gdy kandydat otrzyma przypomnienie o spotkaniu, może odpisać, wysyłając w odpowiedzi „NIE”, lub inną, bardziej rozbudowaną informację zwrotną (np. „Nie pojawię się na spotkaniu, ponieważ zachorowałem, proszę o inny termin rozmowy”). Chwilę później notyfikacja o wiadomości od kandydata dostępna jest dla rekrutera zarówno na jego skrzynce e-mail, jak i w systemie eRecruiter. Dzięki temu prowadzący rekrutacje od razu wie, że w jego kalendarzu pojawiła się „dodatkowa” godzina na wykonanie innych obowiązków. Aleksandra Banaszek zwraca uwagę, że aplikujący chętnie korzystają z możliwości wysłania SMS-a. Nieodwołanych przez kandydatów spotkań jest obecnie zdecydowanie mniej, niż w czasie, gdy firma igus nie korzystała z powiadomień SMS.
Czas w rekrutacjach jest na wagę złota. Dzięki wykorzystywaniu opcji odwoływania spotkań przez kandydatów za pomocą SMS, rekruterzy korzystający z systemu eRecruiter w ciągu pierwszego półrocza 2019 r. oszczędzili aż 128 dni pracy![4]
Dwukierunkowa komunikacja i personalizacja
Nowoczesne systemy ATS, takie jak eRecruiter, coraz częściej umożliwiają pełną dwukierunkową komunikację z kandydatem za pomocą SMS. Kandydat może nie tylko potwierdzić przyjęcie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną czy wyrazić zainteresowanie innym terminem spotkania, ale też wysłać SMS do rekrutera, by dopytać o szczegóły.
Personalizowane wiadomości, które zawierają np. nazwę stanowiska czy temat firmy, zwiększają skuteczność komunikacji i budują dobre wrażenie już od pierwszego kontaktu. To szczególnie ważne w kontekście candidate experience – kandydat czuje, że jego kandydatura została potraktowana indywidualnie, a nie masowo.
RODO i etyka w komunikacji SMS
Warto pamiętać, że wysyłając SMS do kandydata, trzeba przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych. Zgodnie z RODO, należy uzyskać wyraźną zgodę na kontakt SMS, zapewnić możliwość rezygnacji oraz jasno określić cel kontaktu. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować nie tylko sankcjami prawnymi, ale też utratą zaufania ze strony kandydatów. Poinformuj kandydatów o zakresie wykorzystania danych już na etapie przesyłania listu motywacyjnego czy zaproszenia na rozmowę rekrutacyjną.
Współczesne scenariusze zastosowań
W 2025 roku SMS-y są powszechnie stosowane m.in. w:
- rekrutacjach masowych (np. dla logistyki czy produkcji),
- szybkiej weryfikacji dostępności kandydata,
- przypomnieniach o rozmowach lub przesyłkach dokumentów („przesyłam CV”, „potwierdzenie przyjęcia oferty”).
W dobrym tonie jest także zakończenie wiadomości formułą „z wyrazami szacunku” – nawet w komunikacji SMS. Bądź otwarty na potrzeby drugiej strony, ale też pamiętaj o profesjonalizmie – to cecha, która wyróżnia odpowiedniego kandydata.
Zaproszenia w eRecruiter nie tylko na pierwsze spotkanie
SMS-y możesz wykorzystywać nie tylko przy zapraszaniu kandydata na pierwsze spotkanie rekrutacyjne. System eRecruiter daje Ci możliwość dostosowania go do Twoich procesów. Jeżeli elementem rekrutacji jest np. Assessment Center, z łatwością możesz dodać taki etap do aplikacji oraz przygotować odpowiedni szablon zaproszenia na to wydarzenie. W nim również będzie możliwa wysyłka SMS (oraz e-mail) do kandydata! W taki sam sposób działać będzie tworzenie każdego innego etapu typu „Spotkanie”. Dodatkowo, wysyłając zaproszenia przez eRecruiter, możesz załączyć do wiadomości np. managera, który powinien brać udział w spotkaniu. Zarówno Ty, jak i on otrzymacie zaproszenie do swoich outlookowych kalendarzy.
Za pomocą systemu eRecruiter można mieć pewność, że kontakt na linii rekruter-kandydat będzie prosty, szybki i klarowny. Korzystanie z funkcji wysyłki SMS oraz automatycznych przypomnień na pewno pomoże w budowaniu pozytywnej wizji przyszłego pracodawcy, a przy okazji może wpłynąć na redukcję nieodbytych spotkań rekrutacyjnych. Czego Wam serdecznie życzymy!
Podsumowanie
Wiadomość SMS to nie tylko techniczna forma kontaktu. To narzędzie, które – właściwie wykorzystane – może zadecydować o skuteczności całego procesu rekrutacji. Dzięki szybkiemu kontaktowi, personalizacji, przestrzeganiu zasad RODO i naturalnej integracji z ATS, SMS pomaga skrócić proces rekrutacyjny i zwiększa szanse na zatrudnienie odpowiedniego kandydata. Pamiętaj – SMS, nawet krótki, może mieć wielki wpływ.
[1] Urząd Komunikacji Elektronicznej, „Badanie opinii publicznej w zakresie funkcjonowania rynku usług telekomunikacyjnych oraz preferencji konsumentów”, listopad-grudzień 2018 r.
[2] SerwerSMS.pl, „Komunikacja SMS w Polsce. Wydanie 5.”
[3] „Polski internet w IV kwartale 2024 r.” – Polskie Badania Internetu oraz „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2024 roku” – Główny Urząd Statystyczny
[4] W pierwszym półroczu 2019 r. na odwołanie spotkania za pomocą SMS zdecydowało się 4100 kandydatów. Zakładając, że średni czas spotkania z kandydatem to 45 minut, otrzymujemy 184500 minut, czyli 128 dni.
