Voicebot w procesie rekrutacyjnym – uciążliwy mechaniczny asystent czy nieocenione wsparcie dla rekrutera, pozwalające firmie zaoszczędzić setki tysięcy złotych? Przekonajmy się!
Wraz z ekspertką z firmy Apifonica wyjaśniamy, jak zautomatyzować najbardziej pracochłonny i żmudny etap rekrutacji, czyli screening, radykalnie skracając cały proces i obniżając jego koszty.
Rekrutacja, szczególnie masowa, to wyzwanie dla rekrutera – od pozyskania właściwych kandydatów w odpowiednim czasie zależy wykorzystanie szans rynkowych i rozwój organizacji, a czasem nawet samo jej przetrwanie.
Na najdłuższym i najbardziej żmudnym etapie screeningu – gdy kandydatów są tysiące – rekruterzy narzekają szczególnie na brak czasu, by dokonać selekcji kandydatów i udzielić im feedbacku, a także na frustrację związaną z powtarzalnością zadań oraz wysokie koszty procesu.
Jaki więc powinien być dobry screening w rekrutacji?
Informacje te potwierdzają badania eRecruitera, a dokładnie dane z raportu Candidate Experience w Polsce 2023/2024.
Wynika z nich, że pracownicy oczekują w procesie rekrutacyjnym przede wszystkim:
Niestety, oczekiwania te często nie są spełniane – na rzetelne informacje może liczyć 36% specjalistów i 31% pracowników fizycznych, na krótki proces odpowiednio 25% i 28%, z kolei na feedback po 19% w obu grupach.
Jak zatem zmierzyć się z tymi wyzwaniami?
Voicebot rekrutacyjny to rozwiązanie z dużym sukcesem zastosowane już przez Apifonica w kilkudziesięciu projektach rekrutacyjnych – między innymi dla takich klientów, jak Wakacje.pl, Hebe, Decathlon, Enel-Med, Weegree, Bank BGK, Domino’s czy Lafarge.
Jest to inteligentny asystent głosowy, który dzięki zaawansowanej technologii opartej na AI rozumie język naturalny i może swobodnie rozmawiać z kandydatem oraz odpowiadać na jego pytania, przejmując od rekrutera żmudne obowiązki związane ze screeningiem setek, a nawet tysięcy CV.
Błyskawicznie przeprowadzi wstępne rozmowy rekrutacyjne ze wszystkimi kandydatami, pytając ich o konkretne kwalifikacje (np. prawo jazdy, język obcy, uprawnienia, lata doświadczenia), wymagania (np. finansowe) i motywację do pracy, a także udzielając wyczerpującej informacji o firmie, stanowisku i kolejnych etapach procesu. Odpowie także na standardowe pytania kandydatów.
Co ważne, voicebot zrozumie każdego – niezależnie od słów, jakimi ten się posłuży. Przykładowo, jeśli bot zapyta, czy kandydatowi odpowiada praca zdalna, ten może powiedzieć: „Wolę pracę zdalną”, „Bardziej odpowiada mi praca z domu”, „Mój wybór to praca na odległość”, czy „Tylko domowe biuro”, a voicebot za każdym razem prawidłowo odczyta intencję.
Efektem pracy voicebota na etapie screeningu w rekrutacji jest gotowa baza wstępnie wyselekcjonowanych kandydatów, którą dalej może zająć się rekruter.
Voicebot przejmuje całkiem sporą część powtarzalnych obowiązków rekrutera, a dokładnie:
Jak przebiega ten proces, możesz zobaczyć na poniższym obrazku:
Jak więc widzisz, voicebot upraszcza i automatyzuje proces screeningu w rekrutacji, a wiąże się to z wieloma korzyściami dla firmy – zarówno finansowymi, czasowymi, jak i wizerunkowymi. Przyjrzyjmy się 7 kluczowym.
Najbardziej wymiernymi i możliwymi do dokładnego policzenia korzyściami są czas i finanse. Rekruter nie musi sprawdzać tysięcy aplikacji samodzielnie (co nie zawsze byłoby zresztą w ogóle wykonalne).
Voicebot, który przetwarza 5000 rozmów na minutę i nie bierze wolnego, wykona tę pracę wielokrotnie szybciej i na porównywalnym poziomie, dzięki czemu – według naszych szacunków – rekrutacja skraca się od 5 do aż 8 razy.
Inne statystyki są jeszcze ciekawsze – w oparciu o średnie wynagrodzenia rekruterów obliczyliśmy, że przy 1000 CV firma oszczędza aż 11 000 złotych!
Dzięki temu, że voicebot jest maszyną, nie popełnia on typowo ludzkich błędów. Dlatego każdemu kandydatowi przekaże kompletną, identyczną i bezbłędną informację, a także dokładnie zarejestruje odpowiedzi kandydatów, co pozwala uniknąć nieporozumień i problemów (takich jak np. rezygnacja dobrego kandydata po podaniu błędnej wysokości wynagrodzenia). Co więcej, voicebot rekrutacyjny uzupełni system CRM lub HRM w firmie o szczegóły rozmów i statusy kandydatów, którymi się zajmuje.
Jak już wspomniano, informacja zwrotna jest bardzo pożądana przez kandydatów. Voicebot udzieli feedbacku każdemu kandydatowi, z którym rozmawiał, niezależnie od wyniku procesu. W przypadku rekrutacji masowej pozwala to zachować dobre relacje z kandydatami na przyszłość.
Rekrutacja masowa ma często miejsce w firmach, które potrzebują sezonowo dużej liczby pracowników (jak nasz klient, portal turystyczny Wakacje.pl) albo też dynamicznie się rozwijają i wchodzą na nowe rynki.
W takim przypadku szybkość (w połączeniu z wysoką jakością) rekrutacji jest dla tych firm kluczem do rozwoju i wykorzystania szans rynkowych (a niekiedy nawet warunkiem przetrwania na rynku!). Odbywa się to bez konieczności powiększania zespołu czy inwestowania w usługi zewnętrznej agencji.
Kandydatom zależy na tym, żeby proces rekrutacyjny był jak najkrótszy (nie wspominając o tym, że dobrzy kandydaci nie utrzymują się długo na rynku). Voicebot dzwoni do każdego aplikującego w zaledwie kilka minut po złożeniu CV (chyba, że złożono je w nocy lub w święto – wtedy w następnym dniu roboczym). Jeśli się nie dodzwoni – próbuje wiele razy, jednocześnie oczyszczając bazę z fikcyjnych czy nieprawidłowych danych. Dzięki temu kandydat nie czeka i dostaje zapewnienie, że jego aplikacja jest rozpatrywana.
Dzięki przeniesieniu najbardziej żmudnych i frustrujących obowiązków związanych z rekrutacją na voicebota, rekruter ma więcej czasu na budowanie relacji z kandydatami, którzy zostali wstępnie wybrani (ma bowiem nawet 50% mniej zadań, niż początkowo). Co więcej, pozwala to rekruterom zachować higienę pracy i motywację, co z kolei zmniejsza rotację.
Voicebot rekrutacyjny, choć nie jest człowiekiem, odgrywa ważną rolę ambasadora marki – jest pierwszym punktem kontaktu kandydata z firmą. Można wybrać jego głos (płeć i brzmienie), a nawet posłużyć się głosem prawdziwego rekrutera czy przyszłego przełożonego (jak w przypadku jednego z naszych klientów – banku BGK), dobrać typowy dla firmy tone of voice, czy nadać botowi konkretne imię. Jako przedstawiciel firmy, voicebot zapewnia także kulturalną, poprawną językowo konwersację.
Do tej pory wszystko brzmi świetnie, ale czy jest w tym jakiś haczyk? Z korzystaniem z voicebotów wiąże się wciąż wiele obaw – spróbujmy je rozpracować w kontekście rekrutacji.
Voicebot działa w oparciu o zaawansowaną technologię przetwarzania języka naturalnego, zatem niezależnie od słów użytych przez kandydata zrozumie jego intencję – czyli co ten chce powiedzieć. Przed rozpoczęciem rekrutacji jest specjalnie szkolony, a z każdą kolejną rozmową uczy się jeszcze lepiej rozumieć ludzi.
Jak pokazaliśmy wcześniej, voicebot może zaakceptować albo odrzucić kandydata na bazie wcześniej ustalonych, automatycznych kryteriów – na przykład dlatego, że ten (nie) posiada konkretnej kwalifikacji, czy też (nie) akceptuje proponowanych warunków finansowych. Nie jest to jednak decyzja ostateczna – cała rozmowa jest zapisywana, a rekruter może przejrzeć odpowiedzi kandydatów i zmienić automatyczną kwalifikację.
Badania pokazują, że dla 40% osób nie ma znaczenia, czy komunikują się z botem, czy z człowiekiem pod warunkiem, że sprawa zostanie załatwiona. W przypadku rekrutacji historie klientów Apifonica dowodzą, że około 90% osób podejmuje rozmowę z voicebotem, a około 75% kończy pełny wywiad.
Może było tak kiedyś, ale nie dziś – współczesne voiceboty mówią w sposób zbliżony do człowieka, stosując odpowiednią intonację, co brzmi naturalnie. Rzecz jasna, voicebot musi powiedzieć, że jest wirtualnym asystentem, a nie człowiekiem, o pomyłce więc nie ma mowy.
Przy tej okazji warto wspomnieć o innowacji, jaką ostatnio wprowadziliśmy, czyli o tak zwanych głosach premium. Są to nowe głosy voicebotów, które brzmią dużo bardziej naturalnie niż dotychczas stosowane (są w nich na przykład naturalne pauzy, dźwięki, oddechy – co robi niesamowite wrażenie!). A to zapewnia kandydatom jeszcze lepsze doświadczenia.
Zadaniem voicebota rekrutacyjnego nie jest pogłębianie wywiadu z kandydatem czy złożone rozumienie jego motywacji, lecz zadanie kluczowych pytań przesiewowych, co szczególnie przydatne jest w rekrutacji masowej. Dalsze działania podejmuje sam rekruter.
Na początek podsumujmy najważniejsze liczby związane z voicebotem – są na tym obrazku:
Korzyści związane z uzupełnieniem procesu rekrutacji o voicebota mają związek głównie z samą firmą, która może zaoszczędzić pieniądze, „automatycznie” budować swój wizerunek wśród kandydatów, skalować i wykorzystywać szanse rynkowe.
Ale także z rekruterami, którzy nie tylko oszczędzają czas, stają się bardziej produktywni oraz pozbywają się frustrującej i żmudnej części zadań, ale również zyskują przestrzeń i energię na budowanie wartościowych relacji.
Z zalet voicebota rekrutacyjnego mogą skorzystać również użytkownicy systemu eRecruiter. Dostępnego w systemie voicebota można ustawić tak, by dzwonił do kandydatów natychmiast po nadesłaniu CV, zadawał im wybrane przez rekrutera pytania i automatycznie kwalifikował do kolejnego etapu lub odrzucał na podstawie wcześniej ustalonych kryteriów (rzecz jasna, taką wstępną kwalifikację można zmienić). Rekrutację z voicebotem można włączyć na wszystkie lub tylko wybrane stanowiska.
A zatem – warto chociaż raz wypróbować to rozwiązanie, by przekonać się, jakie efekty przynosi.
Prowadzisz rekrutacje masowe i chcesz skorzystać z potężnego wsparcia voicebota?
Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o voicebotach rekrutacyjnych od Apifonica, dostępnych na platformie eRecruiter HR Marketplace lub umów się na bezpłatną konsultację.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!
Podziel się
Podziel się wrażeniami!
