HR Dream Team – skuteczna i przyjazna rekrutacja. Jak robią to inni?

7 czerwca, podczas uroczystej gali HR Day organizowanej przez Pracuj.pl, wyłonione zostały najlepsze zespoły HR-owe w Polsce. Mieliśmy ogromną przyjemność wziąć udział w tym wydarzeniu, jako partner konkursu HR Dream Team w kategorii „Skuteczna i przyjazna rekrutacja pracowników”. Nagrodę od eRecruiter zdobył zespół Programu Laboratorium Polpharma. Nasza decyzja należała do niezwykle trudnych, ponieważ wszystkie zgłoszone projekty reprezentowały wyjątkowo wysoki poziom. Promowanie dobrych praktyk w rekrutacji, szczególnie w kontekście rozwiązań związanych z przyjazną rekrutacją jest dla nas ważne, postanowiliśmy więc dodatkowo opisać na naszym blogu dwa, wyróżniające się spośród innych, zgłoszenia: DSV International Shared Services oraz Colliers International. W obu firmach system eRecruiter jest wykorzystywany do procesów rekrutacyjnych przyjaznych kandydatom.

Jak to się robi w DSV International Shared Services?

Celem projektu zgłoszonego do konkursu przez DSV ISS była optymalizacja procesu rekrutacji. Kluczowe dla organizacji było to, aby różnorodne procesy rekrutacyjne były realizowane w sposób efektywny czasowo i kosztowo, dzięki właściwej mechanice procesu, współpracy zespołowej i wdrożeniu narzędzi wspierających rekrutację. Ważnym aspektem projektu jest transparentna komunikacja i zadbanie o potrzeby obecnych pracowników i kandydatów, a także budowanie wizerunku firmy, jako atrakcyjnego pracodawcy na rynku pracy. O tym, jak eRecruiter wsparł wdrażanie projektu w organizacji opowiada Mariusz Badocha, HR Specialist, DSV International Shared Services:

Złożone, a zarazem intuicyjne rozwiązania eRecruiter pozwalają na administrowanie procesem rekrutacji w sposób przejrzysty i transparentny. Dodatkowym atutem systemu, bardzo cenionym przez kandydatów, jest możliwość wysyłania powiadomień w formie wiadomości tekstowej, zawierającej szczegóły dotyczące rozmowy rekrutacyjnej. Dzięki systemowi eRecruiter mamy możliwość monitorowania liczby aplikacji i w przypadku  wyzwań rekrutacyjnych, możemy liczyć na wsparcie Działu Responsywności Pracuj.pl, który w każdej chwili jest w stanie przedstawić nam merytoryczny feedback w postaci statystyk.

W ramach planowania projektu w DSV International Shared Services przeanalizowano dotychczasowy sposób rekrutacji pracowników i jego efektywność. Do komunikacji wewnętrznej zaplanowano nowe narzędzia – mapy rekrutacji oraz dodatkowe informacje zamieszczone na stronie HR w Intranecie oraz znacznie rozwinięto promocję rekrutacji. Wszystkie działania wprowadzono po konsultacji z Managerami i działem Business Process Development.

Projekt optymalizacji objął 3 kluczowe obszary:

1. Proces rekrutacji. Ze względu na prowadzenie spotkań online wprowadzono urządzenia CISCO umożliwiające wysoką jakość i komfort rozmów, niezależnie od lokalizacji Kandydata. Przypomnienia dotyczące kolejnych etapów rekrutacji wysyłane są mailem i SMS-em. Wszyscy kandydaci biorący udział w spotkaniach otrzymują informację zwrotną, natomiast wiadomość o zatrudnieniu przekazuje Manager Zatrudniający.Wprowadziliśmy również wnioski rekrutacyjne online, aby usprawnić proces i dopasować go do potrzeb Managerów.
2. Komunikacja wewnętrzna. Proces rekrutacji jest transparentnie komunikowany wewnątrz organizacji, a pracowników systematycznie motywuje się do transferów. Przygotowano wizualizację procesu – mapy rekrutacji zewnętrznej i wewnętrznej obrazujące kolejne etapy i czynności do wykonania. Pracownicy co tydzień otrzymują Newsletter z listą otwartych rekrutacji, linkiem do formularza rekrutacyjnego i komunikatem zachęcającym do aplikowania na otwarte pozycje, co jest możliwe również przez zakładkę Job Opportunities w Intranecie. Opinie na temat rekrutacji wewnętrznej i zewnętrznej badane są podczas Adaptation oraz Exit Interviews.
3. Employer Branding. Wprowadzono nowe elementy wspomagające rekrutacje – atrakcyjne layouty i treści ogłoszeń rekrutacyjnych, dedykowane poszczególnym grupom docelowym oraz broszurę informacyjną dla studentów. Rozpoczęto nową formę współpracy z uczelniami – warsztatowy Open Day dla kół naukowych.

Chcesz prowadzić przyjazną rekrutację w stylu DSV? Koniecznie:

1. Zawsze udzielaj kandydatom informacji zwrotnej po spotkaniach – informowanie o zakończeniu procesu rekrutacyjnego jest bardzo istotne dla 86% kandydatów (według badania Candidate Experience 2017).
2. Przypomnij o spotkaniu rekrutacyjnym za pomocą e-mail oraz wiadomości SMS. Badanie zrealizowane przez eRecruiter w marcu 2017 roku pokazuje, że aż 80% kandydatów chciałoby otrzymywać przypomnienie o spotkaniu SMS-em. Zobacz wyniki badania >>
3. Zadbaj o atrakcyjność wizualną i treść swojego ogłoszenia – nowoczesne, czytelne oferty Twojej firmy przykuwają uwagę potencjalnych kandydatów.

Czym wyróżnił się projekt Colliers International?

Projekt zgłoszony przez firmę Colliers International miał za zadanie wzmocnienie procesów rekrutacyjnych, które wspomagają organizację w przekazywaniu informacji o firmie jeszcze przed pierwszym bezpośrednim kontaktem z kandydatem.

Jaki był cel projektu i co się zmieniło?

Celem projektu było przekazanie ważnych dla kandydata informacji już na etapie decyzji o aplikowaniu. Dzięki temu aplikuje on bardziej świadomie i ma pełniejszy obraz pracodawcy. Poprosiliśmy o komentarz Agatę Błaszkiewicz, dyrektor ds. HR w Colliers International:

Realizując program przyjaznej rekrutacji, utrzymujemy bieżący kontakt mailowy i telefoniczny z kandydatami, prowadzimy spotkania w dobrej, pozytywnej atmosferze, rozbudowaliśmy zakładkę „kariera”, żeby dać kandydatom pełniejszy obraz firmy jako pracodawcy oraz udzielamy informacji zwrotnej po spotkaniach. 10, a nawet 5 lat temu, przy mniejszej liczbie procesów rekrutacyjnych, prowadzenie tych działań było prostsze. W chwili obecnej, przy dużo większej liczbie rekrutacji, kontakt z kandydatami i udzielanie informacji zwrotnej stały się łatwiejsze właśnie dzięki wdrożeniu systemu eRecruiter i automatyzacji pewnych działań.

W ramach projektu odświeżona została zakładka Kariera na stronie internetowej firmy. Do treści, które na niej widniały, dodane zostały informacje o tym, jak pracuje się w Colliers International oraz jak działa nasze biuro. Ponadto kandydaci znajdą tu rady, jak dobrze wypaść na rekrutacji i jak się przygotować do spotkań oraz mogą zapoznać się z opisem benefitów i programów rozwojowych dla pracowników. Umieszczono tutaj także informacje o firmie, których poszukują kandydaci i o które pytają podczas rekrutacji.

Dodatkowo powstała sekcja dla osób zainteresowanych odbyciem praktyk studenckich w firmie – grupa ta szuka innych informacji niż kandydaci na pracowników i dla niej też mamy oddzielną ofertę. Odnośniki do tych treści zamieszczamy też w ogłoszeniach rekrutacyjnych, aby kandydat mógł przenieść się bezpośrednio z oferty do interesujących go sekcji na stronie internetowej.

Jak wygodnie i efektywnie prowadzić komunikację z kilkoma różnymi grupami?

W tak dużej firmie jak Colliers International równolegle prowadzimy rekrutacje na rozmaite stanowiska do różnych działów. System eRecruiter pomaga nam koordynować ten proces poprzez układanie rekrutacji – tworzenie opisów kandydatów, archiwizowanie historii kontaktów z nimi, przypisanie do różnych procesów rekrutacji, jeśli zachodzi taka potrzeba – dodaje Agata Błaszkiewicz.

Rekrutuj jak w Colliers International! Oto wskazówki:

1. Wyjdź naprzeciw oczekiwaniom kandydatów – sprawdź, jakie pytania najczęściej kandydaci zadają na rozmowach rekrutacyjnych i zamieść odpowiedzi na swojej stronie internetowej.
2. Podpowiadaj kandydatom – opowiedz, jak przygotować CV, poradź, jak przygotować się do spotkania.
3. Dostosuj komunikację do grupy docelowej – pamiętaj, że np. studenci poszukują innych informacji niż specjaliści. Przygotuj dla nich oddzielną sekcję na swojej stronie i inaczej sformułuj ogłoszenie o pracę czy praktyki.

Po analizie wszystkich zgłoszeń byliśmy niesamowicie zaskoczeni, jak wiele każdego roku zmienia się w branży HR, ile ciekawych, innowacyjnych pomysłów na wyróżnienie się, optymalizację procesów i lepsze dotarcie do kandydatów powstaje w zespołach rekrutacyjnych w innych organizacjach. Cieszymy się, że eRecruiter jest częścią tej społeczności a dostarczane przez nas rozwiązania mogą wspierać kreatywność naszych użytkowników.