Praca zdalna to dziś codzienność wielu z nas. Różni się ona od pracy w biurze i wymaga od pracownika posiadania konkretnych cech charakteru, sprzyjających sumiennemu wykonywaniu obowiązków. Rodzi się pytanie – jak być zawsze przygotowanym do takiej formy zatrudniania? Na jakie kompetencje zwracać uwagę u kandydatów do pracy zdalnej? I jak te kompetencje badać, szczególnie kiedy sam proces rekrutacji odbywa się online? Na te pytania odpowiada Piotr Marciniak, Managing Director w Talent Bridge.
Aktualnie – można powiedzieć – jesteśmy do trybu pracy zdalnej „zmuszeni”. Wyznajemy jednak zasadę, że lepiej widzieć szklankę do połowy pełną, więc zapytam o pozytywy. Jakie są plusy takiej formy funkcjonowania organizacji?
Takich korzyści jest sporo. Znam wiele firm, które od lat mają wdrożoną politykę pracy zdalnej i świetnie się ona sprawdza. Sam współpracuję z programistą, z którym nigdy nie miałem okazji się spotkać. Każdego dnia rozmawiamy telefonicznie i wymieniamy wiadomości e-mail. Zdarzają się sytuacje, w których może byłoby lepiej spotkać się w biurze i nadać pracy większej dynamiki, pracując ramię w ramię. Zdaje mi się jednak, że środowisko biurowe wpłynęłoby na mojego programistę rozpraszająco. Niech pracuje w miejscu, które zapewnia jemu największą efektywność. Dla jednych będzie to własne mieszkanie, dla innych co-work blisko miejsca zamieszkania.
Czy praca zdalna może być bardziej efektywna dla firm, niż znany nam tryb działania biurowych organizacji?
Dzięki wykorzystaniu pracy zdalnej optymalizujemy koszty związane z organizacją miejsca pracy dla naszych pracowników (np. wynajem powierzchni biurowej, wyposażenie stanowiska pracy, itd.). Szacuje się, że na każdym pracowniku firma może zaoszczędzić z tego tytułu około jedenastu tysięcy dolarów rocznie, przy założeniu, że praca zdalna odbywa się przez połowę czasu (źródło: Global Workplace Analytics, 2019).
Koszty administracyjne to jedno, a co z wydajnością pracowników?
Wbrew ogólnemu przekonaniu, że praca zdalna to okazja do załatwienia wielu innych osobistych spraw w godzinach jej trwania, wpływa ona na wzrost produktywności. Jak pokazują badania 37% pracowników deklaruje, że dzięki pracy zdalnej ich produktywność wzrasta nawet o 40%.
Procent osób (skala po prawej) deklarujących wzrost produktywności (skala po lewej) dzięki możliwości pracy zdalnej:
Jakie są jeszcze plusy pracy zdalnej, które firmy mogą wykorzystać na swoją korzyść?
Oferowanie możliwości pracy zdalnej daje firmie przewagę konkurencyjną na rynku pracy i zwiększa jej atrakcyjność w oczach kandydatów. Według wspomnianych już badań, aż 70% osób uważa, że możliwość pracy zdalnej jest dla nich istotna przy zmianie pracy. Co więcej, aż dla 54% osób jest to kwestia ważniejsza niż praca w prestiżowej firmie lub możliwość uzyskania dodatkowych dni wakacji. Ciekawostką dla rekruterów może być informacja, że aż 54% osób byłoby skłonnych zmienić pracę, gdyby zaoferowano im możliwość wykonywania elastyczniejszej pracy zdalnej.
Działy CSR również byłyby wniebowzięte, gdyby wszystkie osoby na świecie (które mają możliwość pracy poza siedzibą firmy) chociaż połowę swojego czasu pracy przepracowywały zdalnie. Wówczas emisja gazów cieplarnianych zostałaby zredukowana o 54 miliony ton (Global Workplace Analytics, 2019).
Czy zatem warto wprowadzać politykę pracy zdalnej w firmach, nie będąc do takiej formy pracy zobligowanym?
Moim zdaniem tak, jednak rozwiązanie takie musi pozostać w zgodzie z kulturą organizacyjną firmy. Z mojego doświadczenia wynika, że praca zdalna świetnie sprawdza się w start-upach oraz firmach IT. Ale jak pokazują doświadczenia ostatnich kilku tygodni również sektor usług doradczych i konsultingowych wykazał się niezwykłą elastycznością oraz sprężystością i w bardzo szybki, efektywny sposób zaimplementował rozwiązania umożliwiające sprawną i skuteczną pracę zdalną.
A jak wyglądają światowe trendy związane z pracy zdalną? Czy jest ona nowością dla pracowników?
Jak pokazują dane zawarte na poniższym wykresie, na świecie od lat wzrasta liczba osób pracujących w organizacjach, które „czasami” zezwalają na pracę zdalną (dane procentowe w stosunku do wszystkich zatrudnionych osób). W chwili obecnej, kiedy świat został opanowany przez niebezpiecznego wirusa i w wielu krajach wprowadzono stan zagrożenia epidemicznego, na system pracy zdalnej zdecydowało się bardzo dużo firm i instytucji. Opierając się na najświeższych danych opublikowanych przez T-mobile, które wskazują na pięćdziesięcioprocentowy wzrost liczby połączeń w ostatnich dniach oraz na dwudziestoprocentowy wzrost wykorzystania danych, możemy wnioskować, że dynamika pracy zdalnej, chcąc nie chcąc, nabrała tempa.
Procent osób, które czasami pracują zdalnie (2008-2018)
Jakie cechy powinien posiadać pracownik zajmujący stanowisko funkcjonujące na zasadach pracy zdalnej?
Pierwsza rzecz, która przychodzi nam na myśl o osobie pracującej zdalnie to obraz wyspanej postaci w pidżamie, z aromatycznym kubkiem kawy w ręku, rozciągającej się leniwie na wygodnej sofie i otwierającej laptopa. Kto z nas nie pokusił się o wyobrażenie sobie pracownika zdalnie pracującego, spędzającego połowę czasu na przeglądaniu social mediów? Ale dobrze dopasowana do stanowiska osoba z pewnością nas nie zawiedzie. Osoba pracująca na stanowisku zdalnym powinna charakteryzować się cechami wpisującymi się w model kompetencyjny danej organizacji. Odpowiedzialność, zaangażowanie i sumienność to kluczowe wyróżniki. Pracodawca musi mieć pewność, że powierzone pracownikowi obowiązki zostaną wykonane dokładnie i na czas. Praca zdalna wymaga zdolności dobrej organizacji czasu oraz nastawienia na rozwój i zdobywanie wiedzy. Brak regularnego i osobistego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu pozbawia pracownika możliwości dynamicznej wymiany informacji, wiedzy i doświadczeń. Dlatego tak ważna staje się samodyscyplina i chęć samorozwoju oraz aktualizowania posiadanych informacji. U pracownika zdalnie pracującego mile widziana jest pasja oraz oddanie temu co robi, dzięki czemu możliwe stanie się utrzymanie odpowiedniego poziomu motywacji oraz zaangażowania. Są osoby, które czerpią motywację z bezpośredniego kontaktu z przełożonym lub innymi członkami zespołu. Dla nich odcięcie od energii drugiego człowieka może okazać się demotywujące. Przy współpracy zdalnej warto zadbać także o systematyczną weryfikację realizowanych zadań i celów. W zależności od branży i stanowiska pracy taka weryfikacja może być sprawą prostą lub nieco bardziej skomplikowaną. W przypadku pracy z programistami wydaje się to stosunkowo proste – możemy np. zweryfikować ilość napisanego kodu. Nie wszystkie zdalne stanowiska da się jednak monitorować w tak oczywisty sposób.
Czy rekrutacja pracowników na stanowiska stacjonarne różni się od tych prowadzonych na stanowiska zdalne?
Proces rekrutacji najczęściej jest taki sam dla stanowisk stacjonarnych i zdalnych. W obu przypadkach któryś z etapów zazwyczaj uwzględnia kontakt osobisty z kandydatem. Spotkanie twarzą w twarz jest niezwykle ważne w kontekście sprawdzenia werbalnych i niewerbalnych zdolności komunikacyjnych czy też obserwacji psychologicznej. W momencie, kiedy kontakty interpersonalne w społeczeństwie zostały ograniczone do minimum, odbycie spotkania z kandydatem stało się mało możliwe. Wirtualny i całkowicie zautomatyzowany proces rekrutacji bez kontaktu osobistego stał się rzeczywistością.
Czy firmy są przygotowane na taką sytuację? Czy wiedzą, jak w inny sposób uzyskać dostęp do informacji, które zdobyliby w czasie bezpośredniego spotkania z kandydatem?
Firmy muszą stawić czoła tej nowej rzeczywistości i poradzić sobie z rekrutacją całkowicie zdalną. Tradycyjna rozmowa rekrutacyjna może zostać zastąpiona rozmową online. Narzędzia umożliwiające spotkanie za pomocą łącza sprawdzają się naprawdę bardzo dobrze. Problem w tym, że pewna bariera nadal pozostaje. Czy obserwacja gestykulacji i zachowań podczas odpowiadania na poszczególne pytania będzie na tyle trafna i rzetelna, aby móc odpowiednio je zinterpretować? Zdalny proces rekrutacyjny powinien zostać wsparty dodatkowymi narzędziami badającymi kompetencje, predyspozycje i cechy osobowości kandydata, np. testami rekrutacyjnymi i kwestionariuszami osobowościowymi.
Na co więc zwracać uwagę podczas szukania kandydatów do pracy zdalnej, samemu rekrutując online?
Analizując CV kandydata na pewno warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie w temacie pracy zdalnej. Jeżeli taka forma pracy jest jemu znana, z pewnością ułatwi nam to analizę stopnia dopasowania obustronnych potrzeb – pracodawcy i kandydata. Zdalna rozmowa rekrutacyjna bądź kwestionariusze rekrutacyjne powinny uwzględniać szczegółowe pytania dotyczące wyobrażeń danej osoby na temat wykonywania pracy zdalnej. Pogłębiajmy ten temat, pytając o to, jak dana osoba organizuje sobie pracę, jaką ma wizję komunikacji z zespołem i przełożonymi, jakie ma pomysły na podniesienie swojej motywacji oraz jak wyobraża sobie własny rozwój w warunkach zdalnych. Przyjrzyjmy się również aspektowi psychologicznemu. Porozmawiajmy z kandydatem do pracy zdalnej na przykład o jego potrzebach bycia wspieranym, lub potrzebach kontaktu z innymi ludźmi. Są ludzie, dla których praca zdalna jest rozwiązaniem idealnie dopasowanym do ich cech osobowości i temperamentu. Ale są i tacy, dla których odcięcie od dynamicznego środowiska może okazać się trudnym wyzwaniem (np. ekstrawertycy).
A jak weryfikować konkretne kompetencje miękkie i twarde kandydatów do pracy zdalnej? Szczególnie, jeżeli rekrutacja prowadzona jest online?
Rekrutacja zdalna uniemożliwia wykorzystanie dwóch narzędzi: klasycznej rozmowy rekrutacyjnej w siedzibie firmy oraz assessment center. Ale do dyspozycji pozostaje nam nadal wiele innych rozwiązań. Systemy rekrutacyjne, jak np. eRecruiter umożliwiają przeprowadzenie rozmowy zdalnej. Bogata oferta testów rekrutacyjnych pozwala rzetelnie zbadać kompetencje kandydatów, np. znajomość języków obcych czy różnorodnego rodzaju zdolności (między innymi logicznego i analitycznego myślenia). Do dyspozycji mamy również kwestionariusze osobowościowe, a także te badające poziom inteligencji emocjonalnej czy umiejętności dopasowania się do zmieniającego się otoczenia (learning agility) oraz wiele przeróżnych innych predyspozycji – w zależności od potrzeb. Do rekrutacji zdalnej można również wykorzystać gry rekrutacyjne oraz próbki pracy. Wiele firm posiada zaprojektowane własne zadania i pytania, często oparte o wiedzę techniczną i specjalistyczną. Do tej pory były one dostarczane kandydatom podczas spotkania w siedzibie firmy. W obecnej sytuacji wszelkie zadania mogą zostać wdrożone do specjalnych modułów i przesłane kandydatom. W Talent Bridge mamy moduł tworzenia własnych pytań zamkniętych lub otwartych oraz tych wymagających naniesienia korekty na danym tekście.
Czy takie testy mają szansę mieć zastosowanie dla wszystkich biznesów?
Takie rozwiązanie ma zastosowanie w każdej branży, począwszy od prawników, którzy mają za zadanie opisać dane kazusy, po inżynierów produkcji, mających wypełnić techniczny test wiedzy. W przypadku badania kompetencji miękkich lub zdolności np. analitycznego myślenia istotne staje się dopasowanie takiego rozwiązania do danej organizacji. Warto zadbać o to, aby dostawca testów mógł dopasować grupę normalizacyjną do danej firmy i stanowisk. Dopasowana grupa normalizacyjna jest niezbędna, ponieważ badana osoba przed rozpoczęciem testu wypełnia metryczkę (podając np. staż pracy, kierunek studiów, stanowisko itp.), zaś po rozwiązanym teście jej wynik jest porównywany z wynikami innych osób o podobnym profilu (grupie normalizacyjnej). Jeżeli będziemy porównywać wynik z bardzo wąską, ale jednocześnie liczną grupą, otrzymamy jeszcze trafniejszy rezultat badania oraz pewność, że zatrudniamy odpowiednią osobę. Jednym z naszych klientów jest firma Deloitte, w której wdrożyliśmy testy badające znajomość numerycznego oraz werbalnego myślenia. Specjalnie na potrzeby współpracy stworzyliśmy szereg grup normalizacyjnych, dzięki czemu otrzymujemy wyniki bardzo szczegółowe.
Jakie narzędzia wspierają rekrutację zdalnych pracowników online?
Praktycznie na każdym etapie rekrutacji dysponujemy narzędziami usprawniającymi nasze działania. Jeżeli podczas rekrutacji korzystamy z platformy rekrutacyjnej eRecruiter, możemy wysyłać testy Talent Bridge bezpośrednio z tej aplikacji. Po wypełnieniu testu, wyniki są widoczne bezpośrednio na profilach kandydatów w systemie. Mamy tam także całą gamę narzędzi wspierających rekrutacje zdalne, takich jak choćby spotkania online. Na szczęście mimo niesprzyjających czasów, technologia sprzyja efektywnej rekrutacji.
Dziękuję pięknie za rozmowę i podzielenie się swoimi doświadczeniami.
Mam nadzieję, że udało nam się tym wywiadem odpowiedzieć na pytania wielu rekruterów, stojących przed wyzwaniem rekrutacji online kandydatów do pracy zdalnej. Gdyby pojawiły się kolejne – zachęcam do kontaktu. Jeżeli chcielibyście wypróbować testy kompetencyjne podczas swoich rekrutacji, zachęcam do skorzystania z takiej opcji w naszym systemie eRecruiter.
Nie posiadasz systemu? Możesz go wypróbować bezpłatnie! Więcej informacji znajdziesz tutaj.
