Wydawać by się mogło, że wpisywanie notatek lub oznaczanie kandydatów tagami bądź etykietami w programie do rekrutacji to łatwa sprawa. Często jednak po jakimś czasie stwierdzamy, że przy dużej liczbie kandydatów słowa – klucze jakich użyliśmy, nie zawsze się sprawdzają. Na co zwrócić uwagę tworząc tag, notatkę lub używając ocen tak, aby były one jak najbardziej efektywne?
Pamiętaj:
- Tagi przypisywane kandydatom powinny być jednoznaczne i zrozumiałe nie tylko dla Ciebie. Pamiętaj, że służą one wyszukiwaniu kandydatów w bazie i powinny być czytelne również dla innych pracowników Twojej firmy biorących udział w procesie rekrutacji i selekcji pracowników. Warto zawczasu ustalić jakimi tagami będziemy się posługiwać i co one oznaczają.
- Tagi powinny być łatwo mierzalne. Najlepiej jeżeli odwołują się do tzw. twardych danych zawartych w CV, np. posiadanych certyfikatów, przebytych kursów i szkoleń, znajomości narzędzi IT, doświadczenia na konkretnym stanowisku lub w branży.
Tagi, jakie warto przypisać do kandydata, to np. „handlowiec”, „branża fmcg”, „powyżej 3 lat doświadczenie zawodowego”. Mniej konkretnym będzie np. tag „fajny kandydat” lub „super sprzedawca”.
- Notatka powinna stanowić rozszerzenie treści przypisanego do kandydata tagu.
Dobrze, jeżeli z nim koresponduje – np. kandydat z tagiem „HTML 5” mógłby mieć notatkę opisującą dokładniej jego doświadczenie w pracy z tą technologią.
- Notatki w systemie ATS posłużyć mogą również bardzo dobrze jako „przypominajki” o ważnych rzeczach, jakie musimy zrobić w związku z konkretnym kandydatem lub z danym etapem rekrutacji – np. sprawdzenie referencji. Zapisując taką notatkę pamiętaj, żeby dodać ją do swojego kalendarza.
- Oceny warto przypisywać również kandydatom, których nie będziesz zapraszać na spotkanie rekrutacyjne. Odrzucone kandydatury, oznaczone zapewne niższymi ocenami, pozwolą nam utrzymać porządek w bazie kandydatów. Dzięki nim wchodząc do bazy łatwo odróżnimy kandydatów obejrzanych od nieprzejrzanych i ciekawych od niespełniających wymagań na stanowisko.
Oceny, tak jak tagi, również powinny być zrozumiałe dla wszystkich osób wykorzysujących je w procesie rekrutacyjnym. Powinniśmy z góry założyć, co oznacza dla nas dana ocena i czy np. kandydat z „trójką” jest osobą, którą zaprosimy od razu na spotkanie rekrutacyjne, czy trafi jednak na listę rezerwową. Takie rozwiązanie pozwoli na sprawniejsze przeprowadzenie rekrutacji zarówno w małym zespole jak i rozproszonej strukturze. Przy okazji również Twoi koledzy z działu będą mieć łatwiejsze zadanie podczas Twojego urlopu, gdy będą musieli przejąć na chwilę część Twoich obowiązków.
Krzysztof Nowacki
Starszy Specjalista ds. Projektów
eRecruitment Solutions
PS Kilka prowadzonych jednocześnie rekrutacji? Czasochłonne tworzenie raportów? To może przyprawić o zawrót głowy. Pobierz nasz bezpłatny poradnik „Efektywne zarządzanie projektami rekrutacyjnymi” i zostań mistrzem zarządzania rekrutacjami.
