Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Taguj i rządź, czyli jak zarządzać bazą aplikacji w sposób zorganizowany

Taguj i rządź, czyli jak zarządzać bazą aplikacji w sposób zorganizowany

„Miałam takiego świetnego kandydata… Idealny na to stanowisko, aplikował jakoś w czerwcu. Jak on się nazywał? Ech, nie pamiętam” – jeżeli taki dialog rozbrzmiał kiedykolwiek w Twojej głowie, to możesz się z nim pożegnać. A pomoże Ci w tym jeden, malutki… tag.

Czym jest tag? To słowo kluczowe, które możesz „przypisać” do danego kandydata, który nadesłał swoją aplikację poprzez system eRecruiter, lub został dodany do bazy ręcznie.

W jakim celu „tagować” aplikacje?

Tagowanie daje Ci jedną, niepowtarzalną zaletę – dzięki niemu możesz w dowolnej chwili wyszukać kandydata pomiędzy dziesiątkami tysięcy innych aplikacji. Koniec z zapamiętywaniem na zapas, tworzeniem osobnych folderów wyróżnionych aplikacji na komputerze albo pisaniem karteczek z nazwiskami kandydatów „na przyszłość”, lub „może się przyda”. Wystarczy jedno słowo kluczowe, klik w systemie i już! Masz wybranego kandydata jak na dłoni, kiedy tylko go potrzebujesz. 🙂 Jeżeli chcesz poczytać więcej na temat tego, jak tworzyć tagi, zapraszam Cię do bardziej szczegółowego wpisu.

Jak wykorzystywać tagi w wyszukiwaniu?

Opcja tagowania spowoduje, że bez problemu zapanujesz nad swoją bazą aplikacji. Funkcja ta szczególnie dobrze sprawdzi się w zakładce „Moi Kandydaci”. W filtrach po lewej stronie systemu znajdziesz opcję „tag”. Wystarczy, że zaczniesz wpisywać literę, a system zacznie podpowiadać Ci pasujące słowa kluczowe. Dzięki temu w parę chwil znajdziesz tego jedynego kandydata. Opcja wyszukiwania po tagach dostępna jest także w każdej rekrutacji.

A jak tagi działają w praktyce?

Dzięki tagom mogę szybciej znaleźć osoby pasujące profilem zawodowym do innych rekrutacji, niż do tych, na które aplikowali, bądź na które nie mieli możliwości zaaplikowania. Zdarza się, że potrzebujemy kogoś „na już”, a nie mamy otwartej rekrutacji. Wyszukuję wtedy potencjalnych kandydatów po tagach, którymi wcześniej oznaczyłam osoby o interesującym mnie profilu zawodowym i wyraziły zgodę na udział w innych rekrutacjach. Wielokrotnie w ten sposób szukałam asystentów handlowych, ponieważ najbardziej pasujące osoby na to stanowisko odpowiadają na ogłoszenie dotyczące stanowiska Sprzedawcy.

Tagów używam bardzo często. Dają mi poczucie, że w razie potrzeby mogę zadziałać błyskawicznie i zaprosić kandydatów do nowej rekrutacji. Z racji tego, że jestem jedyną osobą zajmującą się procesami rekrutacyjnymi w organizacji, mam dużą swobodę w budowaniu bazy tagów. Ogranicza się ona tylko do takich oznaczeń, z których faktycznie korzystam, ale jest na tyle rozbudowana, że bez problemu jestem w stanie dobrać odpowiedni tag dla każdej osoby, która mnie zainteresuje – mówi Marta Sokołowska, Specjalista ds. Rekrutacji w Renault Retail Group Warszawa Sp. z o.o.

Może się oczywiście zdarzyć, że wyszukiwanie po tagu spowoduje jedynie skrócenie listy aplikacji, a nie zawężenie wyniku do jednego kandydata. Wtedy możesz albo posługiwać się kolejnymi filtrami z listy, albo skorzystać z wyszukiwarki ponad listą kandydatów. Ma ona supermoce – działają tam operatory logiczne! Kliknij, by dowiedzieć się więcej.

Jak wykorzystać tagi do efektywnego zarządzania bazą aplikacji?

Tagi możesz wykorzystywać w dowolny sposób, tak jak będzie najlepiej dla Ciebie i organizacji. Jeżeli jesteś na początku przygody związanej z tagowaniem, mam dla Ciebie kilka wskazówek, które mogą się przydać:

1. Liczy się praca zespołowa

Wiem, że tagowanie może kusić do tworzenia najwymyślniejszych tagów i pewnie już chcesz zacząć je wypróbowywać 🙂 Namawiam Cię jednak do cierpliwości – pamiętaj, że nie tylko Ty będziesz korzystać z tych słów kluczowych. Dobrą praktyką jest więc spotkanie z całym zespołem HR i dyskusja nad tym, jakie tagi powinny pojawić się w systemie. Być może dojdziecie do wniosku, co tak naprawdę będzie wartością dodaną dla wszystkich, a jakich tagów lepiej w ogóle nie dodawać, bo nie są jednak wam tak potrzebne, jak wydawało się na początku. Oczywiście listę tagów można na bieżąco „czyścić”, ale po co dostarczać sobie dodatkowej pracy? 🙂

2. Sprawdź listę tagów przed dodaniem kolejnego

To wskazówka na później, gdy będziecie już pracować z tagami. Może zdarzyć się, że znajdziesz kandydata z rzadko spotykaną umiejętnością, np. mówiącego płynnie po chińsku, a tak się składa, że akurat planujecie ekspansję na Daleki Wschód. Zanim dodasz do niego nowy tag, np. „chiński – ojczysty”, sprawdź czy nikt z Twojego zespołu nie dodał wcześniej takiego słowa kluczowego (np. „ojczysty chiński”). Na szczęście sprawdzenie tej informacji zajmie Ci sekundę – wystarczy że w pole tagu zaczniesz wpisywać jakąkolwiek literę – system zacznie podpowiadać pasujące słowa kluczowe, jeżeli już istnieją.

3. Tagowanie dla „VIP”ów

W nawiązaniu do powyższego punktu, musisz wiedzieć jedno – nie wszystkie role w systemie mają możliwość dodawania tagów. Jeżeli na narzędziu pracuje szeroko rozumiany biznes – managerowie, kierownicy, osoby spoza działu HR, mające rolę „Użytkownika”, to nie będą mogli tworzyć swoich własnych słów kluczowych, ani usunąć żadnego z nich. Mają jedynie możliwość korzystania z puli stworzonej wcześniej przez Ciebie lub dział HR. Dzięki temu masz pewność, że w systemie pozostanie porządek 😉

4. Jeden kandydat – wiele tagów

Często okazuje się, że Ci sami kandydaci biorą udział w różnych rekrutacjach w tej samej firmie. Może zdarzyć się sytuacja, że tuż po zaaplikowaniu takiej osoby, zobaczysz przy niej od razu przypisany tag. Oznacza to, że ktoś inny dodał już słowo kluczowe w innej rekrutacji (lub system zrobił to automatycznie, o czym możesz przeczytać więcej tutaj). To oczywiście nie powoduje, że nie da się przypisać swoich tagów do tej aplikacji. Możesz przypiąć dowolną liczbę tagów do kandydata, po każdym z nich wyszukasz go później w bazie. Możesz też przypisywać jeden tag do wielu kandydatów jednocześnie, by jeszcze bardziej przyspieszyć swoją pracę w systemie. Wszystkie informacje o tym, kto i kiedy dodał dane słowo kluczowe zapiszą się w historii aplikacji. 🙂

Zarządzanie bazą kandydatów to spore wyzwanie. Nie sztuką jest tworzenie bazy, ale aktywne z niej korzystanie, gdy już zostanie zbudowana. Tagowanie aplikacji na pewno spowoduje, że zakładka „Moi Kandydaci” stanie się rekrutacyjną kopalnią diamentów 🙂

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist