48% więcej aplikacji z poleceń pracowniczych w Grupie Pracuj

W 2023 roku Zespół Rekrutacji i Onboardingu  w Grupie Pracuj postanowił dokonać metamorfozy systemu rekomendacji pracowniczych. Zmianie uległy jego kluczowe elementy: sposób polecania i wysokość nagród. Firma zaczęła także korzystać z Modułu Poleceń Pracowniczych eRecruiter, a całej akcji towarzyszyła wyjątkowa, wewnętrzna kampania promocyjna. Na czym polegała? Jakie efekty osiągnął nowy program poleceń w Grupie Pracuj? Jak – z perspektywy czasu – oceniają podjęte decyzje? Zapraszamy do lektury!

Trudności w rekrutacji? Polecamy polecenia!

Wyzwania odświeżenia programu rekomendacji pracowniczych w Grupie Pracuj podjęły się Ewelina Amanowicz, Starsza Specjalistka ds. Rekrutacji i Marki Pracodawcy, Konstancja Zyzik, Menedżerka Zespołu Pozyskiwania Talentów oraz Lidia Piasecka-Netczuk, Ekspertka ds. Rekrutacji IT. Wiedziały, że to źródło pozyskiwania kandydatów zasługuje na szczególną uwagę, ze względu na 2 istotne cele, które realizuje.

Cel 1: wsparcie w procesach rekrutacyjnych

W dzisiejszych czasach rekrutacje nierzadko są wyzwaniem. Kiedy firmy poszukują pracowników o specyficznych lub wysokospecjalistycznych kompetencjach, często muszą dywersyfikować źródła pozyskiwania kandydatów i sięgać do aktywnych metod poszukiwań. Nie jest tajemnicą, że są one najczęściej czasochłonne i/lub kosztowne. Gdy firma decyduje się na współpracę z agencjami rekrutacyjnymi, musi nastawić się na koszty rzędu kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. A przecież każdy z nas, szczególnie nowi pracownicy, zna np. ze studiów lub z poprzedniej pracy świetnych specjalistów! Dlatego Ewelina, Konstancja i Lidia przyjęły założenie, że najczęściej będziemy znać osoby podobne do nas samych. Czyli osoba z marketingu – specjalistów z marketingu, rekruter – osoby z HR, a programista – specjalistów z IT.

Sprawdziły także, ile inne firmy płacą za skuteczne polecenia pracowników i zawalczyły o podniesienie stawek w Grupie Pracuj, dostosowując je do poziomu stanowiska oraz sektora. Tym sposobem za skuteczne polecenie eksperta z sektora IT firma zapłaci pracownikowi nawet 10 000 zł!

Lepiej nagrodzić taką kwotą pracownika, czy zapłacić tyle lub więcej agencji rekrutacyjnej? Lepiej zamknąć rekrutację w ciągu 2-3 tygodni, czy przeszukiwać rynek miesiącami? Odpowiedzi na te pytania były dla nas proste.

Lidia Piasecka-Netczuk, Ekspertka ds. Rekrutacji IT

Cel 2: docenienie pracowników

Grupa Pracuj płaci nie tylko za pomoc w trudnych rekrutacjach. Płaci również za polecenia na role asystentów, młodszych specjalistów i specjalistów. Każde stanowisko i każda rekrutacja są objęte programem rekomendacji. Zespół Rekrutacji aktywnie zachęca pracowników do polecania swoich znajomych i widzi, że tych rekomendacji jest coraz więcej. Polecenia pracownicze stały się jednym z najmocniejszych źródeł rekrutacyjnych w Grupie Pracuj.

Wybór narzędzia do poleceń pracowniczych w Grupie Pracuj

Nasze rozmówczynie zdecydowały się na ustrukturyzowanie firmowego programu rekomendacji przy pomocy narzędzia od eRecruiter. Jak wspominają:

Moduł Poleceń Pracowniczych w pełni gospodarował wszystkie nasze potrzeby związane z programem. Systemu eRecruiter używamy na co dzień. Czasem żartujemy sobie, że dzień pracy zaczyna się od kawy z „Erykiem” 😉 To jest nasze podstawowe i główne narzędzie do prowadzenia procesów rekrutacji.

Konstancja Zyzik, Menedżerka Zespołu Pozyskiwania Talentów

Jako ważne korzyści wymieniają także szereg innych możliwości tego Modułu:

• Bezpieczeństwo i zgodność z RODO: pracownicy wysyłają życiorysy rekomendowanych kandydatów w sposób bezpieczny, zachowując standardy RODO – bezpośrednio przez system eRecruiter, a nie mailowo do działu HR. Dane kandydatów są więc przetwarzane zgodnie z przepisami. Usprawnia to też cały proces – rekruterki nie muszą samodzielnie wczytywać CV do systemu, co byłoby czasochłonne.
• Łatwość monitorowania rekomendacji: w systemie są widoczne wszystkie źródła pozyskiwania kandydatów, dlatego bez trudu można filtrować osoby z poleceń pracowniczych – przy ich nazwiskach widoczna jest etykieta „Polecenia pracownicze” oraz informacja, kto dokonał rekomendacji. Z kolei w momencie zaakceptowania przez kandydata oferty, nie ma problemu z zaraportowaniem tego do Zespołu Kadr i Płac, który przelewa polecającemu pracownikowi jego nagrodę.
• Automatyzacja: w opinii Zespołu Rekrutacji wisienką na torcie Modułu jest automatyzacja komunikacji. Nie tylko kandydat otrzymuje informacje o statusie swojej rekrutacji na bieżąco – powiadomienia trafiają także do pracownika polecającego.

I tak, kiedy kandydat zaaplikuje – polecająca go osoba otrzymuje wiadomość, że wpłynęła do nas aplikacja. Kiedy zmieniamy status kandydata na „odrzucony”, pracownik otrzymuje wiadomość, że tym razem się nie udało. Kiedy kandydat przyjmuje ofertę, pracownik dowiaduje się o tym jako jeden z pierwszych! To również porządkuje temat trójstronnej komunikacji na linii kandydat-pracownik-rekruter i dzięki temu nie otrzymujemy w zespole licznych pytań pt. „jaki jest status mojego znajomego?”

Ewelina Amanowicz, Starsza Specjalistka ds. Rekrutacji i Marki Pracodawcy

• Raportowanie: ostatnią, ale nie mniej ważną, funkcją Modułu Poleceń Pracowniczych jest możliwość wygenerowania przejrzystych raportów. Dzięki danym porównującym skuteczność wszystkich źródeł pozyskiwania kandydatów można łatwo przekonać się, w których rekrutacjach warto postawić na polecenia pracownicze, bo np. jest z nich wiele zatrudnień. W dedykowanych Modułowi raportach sprawdzimy także, na ile cały program cieszy się powodzeniem w firmie, które stanowiska są chętniej polecane, a którzy pracownicy są najbardziej aktywni w dokonywaniu rekomendacji.

Zapytana, co najbardziej podoba jej się w narzędziu:

Moduł Poleceń Pracowniczych, podobnie jak cały eRecruiter, jest bardzo prosty i intuicyjny w obsłudze. Ogromnie podoba mi się możliwość stworzenia własnych szablonów wiadomości do kandydatów, jak również do polecających pracowników. Dzięki temu są one jeszcze bardziej bezpośrednie. W mojej ocenie to, że źródło aplikacji kandydata jest wyraźnie oznaczone przy jego nazwisku i w raporcie, bardzo ułatwia pracę – nie stresuję się, że zapomnimy o wypłacie nagrody któremukolwiek pracownikowi. Z zespołem eRecruiter pracujemy także nad każdorazowym, automatycznym publikowaniem artykułu o nowej rekrutacji na Worksmile (obecnie robimy to jeszcze własnoręcznie). Będzie to kolejne usprawnienie naszej codziennej pracy i sposób na regularne komunikowanie pracownikom, na które stanowiska można polecać kandydatów i jakie nagrody na nich czekają.

Lidia Piasecka-Netczuk, Ekspertka ds. Rekrutacji IT

Wdrożenie Modułu Poleceń Pracowniczych w Grupie Pracuj

Z wdrożeniem programu rekomendacji wiązało się kilka wyzwań. Pierwsze z nich dotyczyło wysokości wynagrodzeń za skuteczne polecenia, co wymagało uzgodnienia z wieloma decydentami wewnątrz firmy. Zespołowi Rekrutacji zależało bowiem, by stawki były atrakcyjne dla każdego pracownika, również takiego, który na co dzień zarabia znacznie powyżej średniej krajowej. Gdy udało się zdobyć zgodę na proponowane wynagrodzenia, nasze rozmówczynie stanęły przed kolejnym wyzwaniem – aktualizacji instrukcji o rekrutacjach przez rekomendację w firmowym intranecie oraz stworzeniem regulaminu, który będzie zalinkowany na stronie poleceń dostępnej dla pracowników.

Z dotychczasowych doświadczeń wiedziały też, że wyzwaniem będzie bieżące informowanie pracownika o statusie rekrutacji zarekomendowanej przez niego osoby. Dotychczas bowiem otrzymywały o to wiele pytań. Rozwiązaniem problemu okazała się automatyzacja dostępna w Module Poleceń Pracowniczych, która opiekuje taką komunikację wewnętrzną.

Przy wyborze i testowaniu narzędzia nasze rozmówczynie mogły liczyć na wsparcie Opiekuna po stronie eRecruiter. Stworzenie dedykowanego linku do źródła poleceń pracowniczych, nauka publikacji ogłoszeń w module i sprawne przejście przez cały proces wdrożenia nie wymagały od nich żadnych umiejętności technicznych ani wsparcia innych działów. Pomocne były także materiały w bazie wiedzy i na blogu eRecruiter, które ułatwiły aktualizację wewnętrznego regulaminu całego programu.

Gdy wyzwania płacowe i prawne zostały zaopiekowane, Lidia, Ewelina i Konstancja mogły przejść do konfiguracji Modułu. Czyli – jak same to określiły – „najprzyjemniejszej, kreatywnej pracy w eRecruiter”: stworzenia szablonów komunikacji, przygotowania strony poleceń oraz wyjątkowej kampanii promującej program.

„It’s a match”, czyli promocja programu poleceń

Ponieważ w Grupie Pracuj zmieniła się nie tylko wysokość nagród za skuteczną rekomendację, ale cały sposób polecania kandydatów, Zespół Rekrutacji postawił na mocną komunikację wewnętrzną. W maju i czerwcu 2023 r. przeprowadził 5-tygodniową kampanię promocyjną. Przy jej pomocy Zespół chciał dotrzeć z informacją o programie do jak największej liczby pracowników, ale też powiadomić o nowych zasadach, wyższych nagrodach i łatwiejszym sposobie dokonywania rekomendacji.

Podczas kampanii zwracaliśmy uwagę nie tylko na aspekt związany z nagrodą finansową, ale też drugą ważną część rekomendacji, czyli możliwość dołączenia do organizacji osoby, którą nasz pracownik zna i ceni. Dlatego do całej akcji zaprosiliśmy pracowników, którzy skutecznie rekomendowali znajomego lub znajomą do Grupy Pracuj. Z efektów sesji zdjęciowej z tymi osobami powstały grafiki i zdjęcia promujące rekrutacje przez rekomendacje.

Ewelina Amanowicz, Starsza Specjalistka ds. Rekrutacji i Marki Pracodawcy

Zdjęcia posłużyły do stworzenia gry dla pracowników w typie memory: It’s a match. Zadanie polegało na znalezieniu par kafelków w jak najkrótszym czasie. Pod kafelkami Zespół Rekrutacji ukrył informacje dotyczące programu poleceń i zdjęcia osób, które były rekomendowane do Grupy Pracuj, wraz z tymi, którzy ich polecili. Informacje umieszczone pod kafelkami zmieniały się co tydzień, dzięki czemu pracownicy mogli szczegółowo poznać zasady nowego programu. Gra cieszyła się bardzo dużym powodzeniem, a osoby, które w każdym tygodniu najszybciej ułożyły prawidłowe rozwiązanie, dostawały zestaw nagród.

Kampanii wewnętrznej towarzyszyła też akcja employer brandingowa w mediach społecznościowych Grupy Pracuj. Pracownicy zagrali w grę łącznie ponad 1300 razy, z czego nagrody zdobyło aż 25 osób! Organizatorki zebrały wiele entuzjastycznych słów od uczestników zabawy. Jedna z uczestniczek napisała:

Gratulacje dla wszystkich zaangażowanych w przygotowanie tej akcji! Świetny pomysł i realizacja! Może wszystkich ważnych zasad powinniśmy się uczyć w ten sposób. Czekam na memory o RODO lub bezpieczeństwie 😉

48% więcej aplikacji, czyli efekty programu poleceń i kampanii

Poza wzmocnieniem employer brandingu i employee experience, odświeżony program rekomendacji i jego akcja komunikacyjna przyniosły wymierne efekty dla firmy. W 2023 r. Grupa Pracuj otrzymała aż 48% więcej aplikacji z polecenia niż w poprzednim roku! Według Zespołu Rekrutacji ten wzrost wynikał z wielu czynników.

Przede wszystkim, wdrożenie Modułu Poleceń Pracowniczych znacznie ułatwiło rekomendowanie osób do pracy w Grupie. Wcześniejszy sposób wymagał poświęcenia większej ilości czasu zarówno po stronie osób rekomendujących, jak i Zespołu Rekrutacji. Z kolei nowe zasady poleceń okazały się przejrzyste: osoby, które chcą kogoś rekomendować, potrzebują jedynie linku do strony poleceń z aktywną rekrutacją. Pozostałe kroki są bardzo intuicyjne – pracownik generuje spersonalizowany link dla kandydata, który umożliwia monitorowanie całego procesu i rejestrację polecenia „na konto” pracownika.

Moduł Poleceń pomaga nam, jako Zespołowi Rekrutacji, w łatwym dotarciu do aplikacji z rekomendacji i sprawdzaniu statystyk, m.in. liczby CV z poleceń. Ważny dla nas jest również aspekt bezpieczeństwa danych kandydatów, o który nie musimy się martwić: kandydat poprzez link sam wysyła CV i akceptuje niezbędne zgody.

Ewelina Amanowicz, Starsza Specjalistka ds. Rekrutacji i Marki Pracodawcy

Obie rekruterki doceniają wsparcie i odciążenie w codziennej pracy.

Jestem ogromną fanką poleceń pracowniczych i, co za tym idzie, Modułu Poleceń Pracowniczych! Uważam, że program i Moduł pomagają nam, rekruterom, angażować pracowników w rozwijanie firmy i pełnienie roli jej ambasadorów w swoim prywatnym otoczeniu. Jest to niezwykle cenne i wykracza poza obszar samej tylko rekrutacji nowych pracowników. Jeśli polecony przeze mnie znajomy rozpocznie pracę w tej samej organizacji, będę czuła się bardziej odpowiedzialna za wdrożenie tej osoby, zadbanie o jej dobrą aklimatyzację i samopoczucie. Będę ją wspierała. Mówiąc dobrze o moim pracodawcy, utwierdzam się też w przekonaniu, że jestem w dobrym dla siebie miejscu, które cenię i które potrafi docenić mnie. No i oczywiście jako rekruterka – cieszę się kiedy inni pomagają mi wykonywać moją codzienną pracę 😉

Lidia Piasecka-Netczuk, Ekspertka ds. Rekutacji IT