Strona główna Blog ATS Zasady programu poleceń pracowniczych – jak sformalizować rekomendacje pracownicze w firmie

Zasady programu poleceń pracowniczych – jak sformalizować rekomendacje pracownicze w firmie

Czy istnieje firma, która nigdy nie zatrudniła kandydata z polecenia? Trudno to sobie wyobrazić. Prawdopodobnie w niemal każdej organizacji możemy się spotkać z mniej lub bardziej sformalizowanym programem rekomendacji.

Jeśli w Twojej firmie polecenia pracowników odbywają się raczej w sposób szeptany niż ustrukturyzowany, to warto pomyśleć nad wdrożeniem formalnego programu rekomendacji. Wówczas ma on szansę stać się nie tylko wartościowym źródłem aplikacji, ale też atrakcyjnym benefitem pracowniczym, który wielowymiarowo wpływa na budowanie unikalnej kultury i atmosfery organizacji.

Z artykułu dowiesz się:

  • dlaczego warto ustalić zasady zbierania aplikacji kandydatów z polecenia?
  • czy program poleceń musi posiadać swój regulamin?
  • o czym pamiętać tworząc zasady rekomendacji pracowników?
  • do jakich obszarów powinny się odnosić zasady rekomendacji?
  • z jakich narzędzi warto korzystać prowadząc program poleceń?

Zasady zbierania aplikacji kandydatów z polecenia

Choć posiadanie regulaminu programu poleceń nie jest konieczne do wdrożenia tej formy pozyskiwania aplikacji w firmie, to warto spisać i udostępnić pracownikom najważniejsze zasady polecania kandydatów. Można je przedstawić np. w formie procedury. Pozwoli to m.in. zachować porządek w sposobie polecania kandydatów do pracy i wykorzystywanych do tego narzędziach, nakreślić ramy, co do liczby kandydatów, którą może polecić jedna osoba, wyjaśnić proces obsługi zgłoszeń, a także przedstawić zasady rozliczenia nagród za polecenia.

W konsekwencji zmniejszy się pula zapytań o te kwestie kierowanych do działu HR przez pracowników i pomoże ujednolicić proces obsługi poleceń w całej organizacji.

Jakie elementy powinna zawierć procedura rekrutacji przez rekomendacje?

Trzy najważniejsze obszary do opisania to:

  1. postanowienia ogólne programu rekomendacji,
  2. zasady dokonywania i procesowania poleceń,
  3. zasady przyznawania i rozliczania nagród za polecenia.

Postanowienia ogólne procedury rekrutacji przez rekomendacje

W postanowieniach ogólnych wskazać powinniśmy czego dotyczy procedura, np.

Procedura określa zasady rekomendowania kandydatów do pracy na danym stanowisku w [nazwa firmy] wraz z zasadami przyznawania nagród dla pracowników [nazwa firmy], którzy dokonali rekomendacji danego kandydata na określone stanowisko pracy w [nazwa firmy] oraz wobec których spełnione zostały warunki określone w Procedurze.

Następnie warto wyjaśnić główne pojęcia, czyli doprecyzować, co w Twojej firmie jest rozumiane pod określeniami:

  • Pracownik (wraz z określeniem np. formy zatrudnienia)
  • Pracownik rekomendujący (wraz z określeniem kto może, a kto nie może rekomendować kandydatów np. kandydatów nie może rekomendować pracownik zatrudniony na stanowisku wyższym niż Koordynator oraz pracownik zespołu rekrutacji, rozwoju i wynagrodzeń)
  • Kandydat
  • Rekomendowany kandydat
  • Zatrudnienie np. pojęcie „zatrudnienia” rozumie się świadczenie przez daną osobę pracy lub usług na podstawie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego lub innej umowy cywilnoprawnej

W postanowieniach ogólnych warto też wspomnieć o tym, których rekrutacji dotyczy procedura, a jeśli wszystkich, to doprecyzowaniem może być wskazanie dnia, od którego procedura zaczyna obowiązywać np. Procedura dotyczy wszystkich rekrutacji, które zostaną przeprowadzone w [nazwa firmy], od dnia [data] do odwołania.

Zasady dokonywania poleceń pracowniczych

Zasady dokonywania poleceń pracowniczych powinny być jednorodne dla całej organizacji i w miarę możliwości odnosić się do jednego, bezpiecznego sposobu zbierania aplikacji. Ty sposobem może być np. rekomendowanie kandydatów przez system do rekrutacji i moduł poleceń pracowniczych.

W tym miejscu procedury opisz, jakie czynności powinien wykonać pracownik, aby zarekomendować kandydata.

Np. W celu zarekomendowania Kandydata na określone stanowisko pracy Pracownik Rekomendujący powinien:

udać się na dedykowaną stronę z ofertami pracy [link do strony],

– wybrać ofertę, którą zamierza zarekomendować

– w odpowiednim miejscy uzupełnić swoimi danymi obowiązkowe pole, jakim jest imię i nazwisko

– wygenerować indywidualny link polecający do oferty

– skopiować link polecający i przekazać go w dowolny sposób do kandydata, którego rekomenduje.

– aby rekomendacja została dokonana, rekomendowany kandydat powinien odpowiedzieć na ofertę spod linku za pośrednictwem formularza.

Następnie określ ramy, które wyznaczają skuteczne zarekomendowanie kandydata:

Np. Rekomendowany Kandydat nie może pochodzić z rekrutacji, prowadzonej w ramach [nazwa firmy], która była prowadzona przed dniem przesłania Rekomendacji lub trwa w dniu przesłania Rekomendacji.

Pracownik Rekomendujący nie może rekomendować Kandydata, który brał udział w rekrutacji, w której Pracownik Rekomendujący uczestniczył jako osoba decydująca lub współdecydująca o zatrudnieniu tego Kandydata.

Pracownik Rekomendujący nie może dokonywać Rekomendacji Kandydata, względem którego – w przypadku zatrudnienia – będzie przełożonym bezpośrednim lub przełożonym wyższego szczebla.

W tej części przedstaw również procedurę obsługi zgłoszenia aplikacji nadesłanej przez zarekomendowanego kandydata tj.

  • kto weryfikuje aplikację,
  • kto podejmuje decyzję o zaproszeniu kandydata na rozmowę rekrutacyjną,
  • jak wyglądają kolejne etapy rekrutacji,
  • kto podejmuje decyzję o zatrudnieniu lub nie rekomendowanego kandydata,
  • kto odpowiada za komunikację z rekomendowanym kandydatem.

W zasadach programu poleceń warto również uwzględnić kwestie związane z ewentualnymi ograniczeniami dotyczącymi:

  • limitów co do liczby ofert, które pracownik może jednocześnie udostępnić,
  • limitów co do liczby rekomendowanych w jednym czasie kandydatów,
  • kanałów, w których pracownicy mogą/nie mogą udostępniać ofert,
  • innych ważnych z punktu widzenia pracodawcy kwestii.

Zasady przyznawania nagród w programie poleceń dla Pracownika Rekomendującego

Jeśli program poleceń pracowniczych w Twojej firmie uwzględnia nagradzanie pracowników za rekomendacje kandydatów, którzy zostaną zatrudnieni, dobrze jest szczegółowo opisać zasady przyznawania bonusów.

W tym miejscu zbierz wszystkie informacje o tym:

  • jakie przesłanki muszą zostać spełnione, aby wypłata (wydanie) nagrody było możliwe,
  • jakiego typu nagrody (kwoty) są możliwe do otrzymania i pod jakimi warunkami,
  • czy nagrody podzielone są na transze, czy wpłacane jednorazowo w całości,
  • jaka jest procedura i terminy wypłacania/wydawania nagród.

np. Pracownik Rekomendujący, który dokonał Rekomendacji Rekomendowanego Kandydata zgodnie z zasadami [odniesienie się do miejsca opisania zasad], otrzyma nagrodę w wysokości [kwota] zł brutto pod warunkiem, że zostaną spełnione następujące przesłanki:

a) Rekomendowany Kandydat zawrze z [nazwa firmy] umowę o pracę na 3-miesięczny okres próbny, a następnie po upływie tego okresu [nazwa firmy] podpisze z Rekomendowanym Kandydatem kolejną umowę (lub aneks) przedłużającą z nim współpracę w ramach zatrudnienia,

b) Rekomendowany Kandydat podczas rekrutacji w [nazwa firmy] zaaplikował poprzez formularz oferty udostępnionej przez Pracownika Rekomendującego,

c) Pracownik Rekomendujący nie jest osobą, która uczestniczy w procesie rekrutacji lub podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu Rekomendowanego Kandydata,

d) Pracownik Rekomendujący nie jest przełożonym bezpośrednim lub przełożonym wyższego szczebla Rekomendowanego Kandydata,

e) Pracownik Rekomendujący jest zatrudniony w [nazwa firmy] w dniu, w którym przypada termin wypłaty nagrody,

f) Pracownik Rekomendujący, w dniu, w którym przypada termin wypłaty nagrody, nie znajduje się w trakcie trwania okresu wypowiedzenia umowy o pracę lub w okresie po podpisaniu porozumienia stron o rozwiązaniu stosunku pracy.

Jeśli w Twojej firmie wysokość nagród zależy od poziomu stanowiska, na które pracownik poleca kandydata, należy te informacje zawrzeć w procedurze. Podobnie jeśli zasady rekrutacji w ramach poleceń różnią się np. w zależności od działu lub poziomu obsadzanego stanowiska.

Przykładowa tabela przyznawania nagród w zależności od poziomu stanowiska rekomendowanego pracownika

 Nagroda do wypłaty po przedłużeniu współpracy z Rekomendowanym Kandydatem po 3-miesięcznym okresie próbnym  
Ewentualna pozostała część nagrody do wypłaty po 6 miesiącach zatrudnienia Rekomendowanego Kandydata
Zatrudnienie w wyniku Rekomendacji na stanowisko stażysty, który po okresie stażu zostaje zatrudniony na stanowisko asystent lub młodszy specjalista

[kwota] zł brutto

Zatrudnienie w wyniku Rekomendacji na stanowisko asystent i młodszy specjalista

[kwota] zł brutto

Zatrudnienie w wyniku Rekomendacji na stanowisko specjalista lub wyższe
[kwota] zł brutto

[kwota] zł brutto

Jak technologia może wspierać obsługę programy poleceń pracowniczych?

Wdrożenie w firmie formalnego procesu obsługi rekomendacji pracowników nie musi być trudne i długotrwałe. Z pomocą przychodzą systemy rekrutacyjne, których moduły poleceń są ich integralną częścią.

W eRecruiter włączenie modułu, nadanie mu odpowiedniej identyfikacji wizualnej, zasilenie go treścią i publikacja ogłoszeń zajmuje nie więcej niż jeden dzień. Mając przygotowane treści można to zrobić samodzielnie nawet w kilka minut? Niemożliwe? Daj znam znać, a z przyjemnością opowiemy Ci więcej o module poleceń, a także o innych możliwościach systemu.

[Prezentowane treści mają charakter wyłącznie edukacyjno-informacyjny. Żadna z treści znajdujących się w niniejszym dokumencie nie stanowi porady prawnej, rekomendacji, interpretacji przepisów prawa czy opinii prawnej. eRecruitment Solutions sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy, niekompletność lub nieaktualność prezentowanych informacji, jak również za jakiekolwiek szkody będące rezultatem oparcia się na tych informacjach]

Katarzyna Trzaska

Katarzyna Trzaska

Marketing Team Leader