Rekrutacja nie kończy się z chwilą kliknięcia “hired” w systemie ATS, a jej sedno wcale nie polega na złowieniu i zatrudnieniu talentu. „Gra toczy się o coś dużo większego – o sprawne przygotowanie pracownika do efektywnej pracy i zatrzymanie w firmie na dłużej. Najwyższa pora spojrzeć więc na rekrutację z perspektywy onboardingu. Takie podejście doradzamy naszym klientom korzystającym z aplikacji Gamfi Onboarding – dostępnej również na platformie eRecruiter HR Marketplace” – pisze Adrian Witkowski z Gamfi.
Skąd pomysł na połączenie rekrutacji z onboardingiem? Cóż… Źle wdrożony pracownik szybko zaczyna rozglądać się za nową pracą. Badania pokazują, że 31% nowo zatrudnionych odchodzi z firmy przed upływem sześciu miesięcy, z tej grupy aż 68% rezygnuje już w ciągu pierwszego kwartału. Pracownik odchodzi. Rekrutacja zaczyna się na nowo i – o ile nie zostaną wprowadzone zmiany – problem retencji pracowników prawdopodobnie się powtórzy. Dlatego właśnie warto przyjąć, że zatrudnienie w nowej firmie nie jest końcem rekrutacyjnej przygody.
Stoper odmierzający czas rekrutacji zatrzymujemy dopiero, gdy pracownik osiąga pełną efektywność w pracy, czyli kiedy jest w stanie na 80-90% samodzielnie wykonywać swoje obowiązki. Innymi słowy: gdy z sukcesem kończy proces wdrożenia.
Zwykle dzieje się to nie wcześniej niż po 3 miesiącach od pierwszego dnia pracy w organizacji. Tymczasem, jak wynika z naszego raportu “Onboarding po polsku” na onboarding pracownika trwający ponad 4 tygodnie decyduje się zaledwie 16% organizacji. Większość firm stosuje 1-dniowe (21%) lub maksymalnie tygodniowe (35%) wdrożenie i zapoznanie ze środowiskiem pracy. To o wiele za krótko. A zbyt krótki lub źle przygotowany onboarding nowego pracownika generuje spore koszty.
(Niemała) Cena kiepskiego onboardingu pracownika
Koszt onboardingu jest kilka razy wyższy niż koszt rekrutacji. Policzyliśmy, że wdrożenie wynosi nawet 7-krotność wypłaty nowo zatrudnionego. W przypadku pracowników wyspecjalizowanych, np. talentów IT, kwota robi się już naprawdę spora. Kiedy nowo zatrudniony szybko odchodzi, pieniądze te przepadają.
Dwie perspektywy, wspólne działanie.
O współpracy między HR i biznesem
Dział HR na rekrutację zwykle patrzy zadaniowo: mamy zatrudnić tyle i tyle takich i takich osób, w takim i takim czasie. Menedżerowie z kolei potrzebują pracowników, którzy jak najszybciej zaczną aktywnie wspierać zespół.
To dwie różne perspektywy, które warto zastąpić jedną wspólną. Można ją streścić tak: gdy chodzi o rekrutację i wdrożenie pracownika, biznes nie istnieje bez HR-u, z kolei ostatecznym celem HR-u jest tak naprawdę “robienie biznesu”. Tylko połączenie sił zagwarantuje, że rekrutacja zakończy się trwałym, a nie tymczasowym, sukcesem.
7 sposobów na udany onboarding pracownika
Ustaliliśmy już, że prawdziwym celem rekrutacji jest doprowadzenie nowego pracownika do stanu pełnej efektywności w pracy i że w drodze po ten Święty Graal HR powinien kroczyć ramię w ramię z biznesem. Sukces całego przedsięwzięcia uzależniony jest od dobrego procesu onboardingowego. Dobrego, czyli jakiego? Poznaj nasze sprawdzone sposoby na skuteczny onboarding.
1. Zagospodaruj pre-onboarding
To okres pomiędzy zakończeniem rekrutacji a pierwszym dniem w nowej pracy. Dobrze zagospodarowany pre-onboarding buduje lojalność kandydata i minimalizuje ryzyko jego utraty jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Niestety, pracodawcy rzadko kiedy korzystają jego dobrodziejstw. Po szumnym procesie rekrutacyjnym często następują tygodnie całkowitej ciszy. Telefon milczy, skrzynka mailowa świeci pustkami, a kandydat coraz bardziej się zamartwia.
Jak to zmienić?
- Wyślij spersonalizowaną wiadomość powitalną od menedżera lub buddiego.
- Udostępnij narzędzie wdrożeniowe.
- Sukcesywnie podsyłaj małe porcje informacji na temat firmy – zapoznanie pracownika z organizacją jest kluczowe.
- Poproś o uzupełnienie kwestionariuszy, podpisanie zgód i wniosków.
- Daj możliwość wyboru sprzętu do pracy i zadbaj o przygotowanie stanowiska pracy z wyprzedzeniem.
- Prześlij agendę pierwszego dnia.
2. Zmapuj proces i stwórz onboardingowy zespół
Kto w polskich firmach odpowiada za proces onboardingowy? Nasze badania wskazują, że na wdrożeniowej ścieżce nowicjusza pojawia się i przełożony (47%), i pracownicy zespołu (27%), i buddy (26%), i przedstawiciel działu HR (tu: alarmujące 7%), a nawet członkowie innych zespołów (10%). To w gruncie rzeczy dobra wiadomość, bo onboarding powinien być grą zespołową.
Proces ten można porównać do pociągu złożonego z różnych wagoników (pre-onboarding, powitanie, wdrożenie do organizacji, wdrożenie stanowiskowe). Każdym z wagoników zawiaduje nieco inny maszynista (kadry i płace, dział IT, HR, menedżer, buddy).
Nazywamy to cross-procesowością onboardingu pracownika. Sama w sobie jest czymś pożądanym, ale przy źle zorganizowanym wdrożeniu może generować problemy. Na przykład wtedy, gdy pojedyncze wagoniki nie są ze sobą odpowiednio sczepione. Pracownik widzi wówczas chaotyczny, pokawałkowany proces. Musi logować się do różnych systemów i kontaktować z różnymi osobami. Za każdym razem, gdy zmienia wagon, czuje się, jakby wsiadał do innego pociągu.
Jak to zmienić?
Zbierz grupę osób, które w Twojej firmie realnie zajmują się wdrażaniem nowych pracowników i wspólnie zmapujcie cały proces. To bardzo potrzebna praca koncepcyjna, która, raz wykonana, będzie przynosić stałe plony.
I) Zdefiniujcie zadania które musi zrealizować Wasza organizacja, by poprawnie wdrożyć nowego pracownika.
II) Określcie punkty styku, czyli w jaki sposób będzie wychodzić do pracownika dana aktywność (e-mail, SMS, udostępnienie materiału edukacyjnego, szkolenie w aplikacji onboardingowej, spotkanie itd.).
III) Pomyślcie, jakie pytania i wątpliwości pojawiają się głowie pracownika na poszczególnych etapach wdrożenia i zapoznania procedur obowiązujących.
IV) Nie zapominajcie o emocjach towarzyszących procesowi wdrożenia! Spróbujcie określić, co i na jakich etapach czuje nowicjusz.
V) I wreszcie – rozdajcie onboardingowe role. Zbudujcie zespół wdrożeniowy i każdemu etapowi procesu przypiszcie właściciela.
Struktura, która wyłoni się z tego procesu, będzie gotową matrycą do wykorzystania przy kolejnych wdrożeniach. Uzyskacie onboarding, który łatwo się skaluje i zapewnia spójne doświadczenie.
3. Rozplanuj wdrożenie w czasie
Jeśli mielibyśmy wskazać największe onboardingowe grzechy, byłyby to zdecydowanie chaos organizacyjny i przytłoczenie pracownika informacjami. Obie kwestie wynikają najczęściej ze zbyt krótkiego czasu wdrożenia i kiepskiego planowania.
Jak to zmienić?
Wydłużenie procesu to mus, ale jest coś jeszcze. Onboarding powinien zostać też dokładnie rozplanowany w czasie, tak by pracownik miał szansę realnie przyswajać sobie wiedzę. Nie zasypujcie go zadaniami i materiałami pierwszego dnia pracy!
Gdy zmapujecie cały proces, umieśćcie na osi czasu jego poszczególne elementy składowe. Ustalcie, co kiedy ma się wydarzyć (co do dnia, a nawet godziny). W procesie uwzględnijcie również rewizję nabytej przez pracownika wiedzy oraz zebranie obustronnego feedbacku.
4. Wykorzystaj ścieżki onboardingowe
Nie ma jednego idealnego modelu onboardingu pracownika – nawet w obrębie tej samej firmy. Przykład? Wdrażanie różnych grup pracowników. Do pewnego momentu onboarding kuriera i pracownika biurowego w firmie dostawczej będą przebiegać podobnie, ale od pewnego etapu ich ścieżki wdrożeniowe całkiem się rozejdą.
Co z tym zrobić?
Zastosuj różne ścieżki onboardingowe uzależnione od typu zaszeregowania pracownika. Możesz najpierw opracować jeden ogólny model, który będzie odnosił się do większości osób (zawierający uniwersalne elementy, np. wdrożenie do kultury organizacji czy załatwianie formalności), a następnie dodawać do niego cegiełki właściwe dla wąskiej grupy pracowników.
Ścieżki onboardingowe mogą dotyczyć:
- stanowisk,
- ról (np. first time manager, junior),
- działów,
- typów pracy (praca biurowa, produkcja, praca w terenie),
- sytuacji (powrót z urlopu macierzyńskiego, przeprowadzka do nowego biura),
- trybów pracy (zdalna, hybrydowa, stacjonarna).
5. Uwolnij czas menedżera
Według naszych danych aż 53% polskich pracowników nie pracowało ze swoim przełożonym w pierwszych dniach. Aż 26% z kolei wskazało na niedostateczne wdrożenie w stanowisko jako główny problem swojego onboardingu. To oznacza, że 1/4 pracowników kończy wdrożenie, nie będąc de facto przygotowanymi do pracy! Dlaczego tak się dzieje?
Menedżerowie nie mają czasu nawiązywać z nowicjuszami relacji i wprowadzać ich w obowiązki, bo onboardingowo pochłaniają ich powtarzalne zadania operacyjne:
- zawnioskowanie o zatrudnienie,
- upominanie się o dane do umowy,
- podpisanie umowy,
- przypisanie szkoleń,
- zawnioskowanie o odzież i sprzęt,
- pokazanie przestrzeni pracy.
Jak to zmienić?
Poprzez automatyzację najbardziej uciążliwych i powtarzalnych zadań. Nasze doświadczenie pokazuje, że w ten sposób można zaoszczędzić nawet 40% czasu menedżerów.
Takie procesy, jak kompletowanie danych, zamawianie sprzętu czy umawianie spotkań doskonale poddają się automatyzacji i cyfryzacji. Nieocenionym wsparciem może być tutaj również buddy. I jeszcze jedno – edukuj menedżerów na temat ich onboardingowej roli. Wyposaż w roadmapy działania, checklisty, bazy wiedzy.
6. Zadbaj o “Netflix experience”
Gdy wchodzimy do Netflixa, nie musimy dostosowywać się do żadnej gotowej ramówki. Wybór tego, co oglądamy, należy do nas. Co więcej, platformy tego typu są zaprojektowane tak, by poruszanie się po nich było intuicyjne i przyjemne. Tym właśnie jest “Netflix experience”: personalizacją i przyjaznym UX-em.
Co to ma wspólnego z onboardingiem? Wszyscy na co dzień jesteśmy zanurzeni w tego typu doświadczeniach konsumenckich i coraz częściej oczekujemy, że będą obecne również w innych obszarach naszego życia, między innymi w pracy.
Co z tym zrobić?
Staraj się przewidywać wszelkie niedogodności, problemy lub pytania nowego pracownika i odpowiednio wcześnie na nie reagować. Najlepiej, jeśli przez całe doświadczenie nowo zatrudnioną osobę prowadzić będzie narzędzie onboardingowe, na przykład aplikacja, którą można ściągnąć na telefon i mieć zawsze przy sobie.
A jak spersonalizować wdrożenie?
- Wyślij wiadomość powitalną, w której nawiążesz do pracownika bezpośrednio.
- Stwórz możliwość wyboru i zamówienia sprzętu lub odzieży roboczej.
- Personalizuj welcome packi – niech z puli dostępnych opcji pracownik sam wybierze, co chce otrzymać.
7. Opomiaruj proces
Nie ma skutecznego onboardingu bez elementu ewaluacji. Niestety, z raportu Pracuj Ventures i pracuj.pl “Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” wynika że jedynie 8% organizacji przeprowadza cyklicznie badania satysfakcji pracowników. Onboarding nie jest tu wyjątkiem. A rezygnując z analityki w tym obszarze, tracisz kontrolę nie tylko nad konkretnym wdrożeniem, ale i nad całym procesem onboardingowym w swojej oragnizacji.
Jak to zmienić?
Badać, badać i jeszcze raz badać. Co?
- Poziom satysfakcji pracownika – poprzez badania pulse-check.
- Poziom adopcji wiedzy – poprzez krótkie quizy i testy.
- Praktyczne działania pracownika – poprzez analizę performance.
Na koniec przekażemy Ci refleksję, która towarzyszy nam w Gamfi na co dzień: z onboardingiem jest jak z pogodą. Istnieje zawsze, nawet jeśli się o niego nie troszczymy. Puszczony samopas nowicjusz będzie zestresowany i zagubiony, ale prawdopodobnie jakoś wydepta sobie drogę do końca okresu próbnego. Pytanie tylko, czy naprawdę chcesz, by wdrożenie w Twojej organizacji było kwestią przetrwania, a nie rozwoju i realnego wspierania zespołu.
Jako Gamfi dostarczamy firmom gotowe narzędzie automatyzujące w proces wdrożenia. Zdejmujemy z głów menedżerów, pracowników HR i innych członków procesu żmudne i powtarzalne zadania. Dzięki integracji aplikacji Gamfi Onboarding z systemem eRecruiter onboarding pracowników możesz zacząć już w momencie zakończenia rekrutacji, prowadząc ich po kolei przez wszystkie jego fazy: od pre-onboardingu przez powitanie i wdrożenie do organizacji aż po wdrożenie stanowiskowe.
Warto wprowadzać standardy onboardingu w nowym miejscu pracy
Aby proces onboardingu spełniał swoje zadanie, musi zostać odpowiednio przeprowadzony. Podstawowym elementem udanego procesu jest jego standaryzacja. Dane Society for Human Resources Management pokazują, że firmy, które wprowadzają ujednolicony program wdrożenia, mogą zauważyć wyższą o 50% efektywność pracy nowozatrudnionych. Pracownicy, którzy przeszli przez taki onboarding, mają o 58% większe szanse na pozostanie w firmie dłużej niż 3 lata.
Jak pokazuje Raport Candidate Experience, firmy są świadome wartości dobrze zaplanowanych procesów wdrożeniowych. Aż 82% z nich przeprowadza onboarding pracowników według określonego wcześniej standardu.
Standaryzacja onboardingu zapewnia spójne i skoordynowane wprowadzenie nowych pracowników do firmy. Dzięki temu organizacja nie pomija kluczowych etapów i gwarantuje, że wszyscy zatrudnieni otrzymają te same informacje i szkolenia. Struktura onboardingu ułatwia zarządzanie procesem, oszczędzając czas i minimalizując błędy. Umożliwia także monitorowanie skuteczności wdrożenia i dostosowywanie go do potrzeb firmy oraz pracowników – mówi Dorota Sokołowska, Customer Success Team Leader w eRecruiter.
W 76% firm etapy tego procesu wytycza dział HR, a w 53% organizacji ostatnie zdanie w kwestii onboardingu należy do przełożonego nowego pracownika.
Onboarding pracowników skrojony na miarę
Nie ma jednego, uniwersalnego modelu onboardingu. Proces powinien być dopasowany zarówno do specyfiki firmy, jak i do grup pracowników, którzy będą w nim uczestniczyć. Aby standardy wdrożenia faktycznie odpowiadały na potrzeby zatrudnionych, kluczowe jest systematyczne zbieranie informacji zwrotnych.
Raport Candidate Experience pokazuje, że 79% specjalistów i 68% pracowników fizycznych chciałoby podzielić się swoimi doświadczeniami z rekrutacji i onboardingu. Warto pytać zarówno nowo zatrudnione osoby, jak i tych, którzy po pierwszych miesiącach zrezygnowali z pracy. To cenne źródło wiedzy na temat efektywności procesu i obszarów do poprawy.
Test spójności wewnętrznej
Etap wdrożenia to moment, w którym nowy pracownik weryfikuje, czy wszystko, co usłyszał podczas rekrutacji, jest zgodne z rzeczywistością. To pierwsze wrażenie wpływa na jego decyzję o pozostaniu w firmie dłużej.
– W pracy konsultanta ds. komunikacji często spotykam się z sytuacjami, kiedy kandydaci zachęceni świetnie zredagowanym ogłoszeniem i profesjonalną rozmową z działem HR, po spotkaniu z menedżerem nie decydują się na podjęcie pracy ze względu na niespójność opinii o stanowisku, jego efektywności, zadaniach czy kulturze organizacyjnej. Aby skutecznie zachęcać właściwe osoby, by z nami zostały, bezwzględnie musimy współpracować – mówi Magdalena Kieferling, trenerka komunikacji i zarządzania.
Koniecznym elementem udanego onboardingu jest współpraca pomiędzy wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces: działem HR, przełożonym, zespołem oraz osobami odpowiadającymi za jego stanowisko pracy. Aby usprawnić tę współpracę, warto korzystać z nowoczesnych narzędzi technologicznych.
Technologie w onboardingu
Nowoczesne rozwiązania wspierają onboarding, usprawniając komunikację i automatyzując wiele administracyjnych obowiązków.
Jednym z takich narzędzi jest Moduł Onboardingu – nowa funkcja w eRecruiter. Rekruterzy mogą projektować tzw. ścieżki onboardingowe, które zawierają listy zadań dla osoby rekrutującej, nowozatrudnionego oraz jego przyszłego przełożonego. Celem tego rozwiązania jest zapewnienie spójnego procesu, bez względu na to, kto prowadzi przeprowadzony onboarding.
Nowoczesne narzędzia są szczególnie przydatne w przypadku onboardingu zdalnego i hybrydowego. Jak pokazują dane eRecruiter, prawie połowa pracowników oczekuje, aby przynajmniej część procesu wdrożenia odbywała się online. Platformy szkoleniowe i e-learningowe umożliwiają przeprowadzanie szkoleń w dogodnym czasie, zwiększając elastyczność i dostępność materiałów.
Dobrze zaplanowany onboarding to wieloetapowy proces, który angażuje różne osoby w organizacji. Warto poświęcić mu uwagę – to on w dużej mierze przesądza o sukcesie rekrutacji i pomaga nowemu pracownikowi lepiej odnaleźć się w strukturze organizacyjnej oraz rynku pracy.
Korzystasz już z systemu eRecruiter? Kliknij >tutaj< aby dowiedzieć się więcej o rozwiązaniu Gamfi Onboarding, dostępnym na platformie eRecruiter HR Marketplace.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!
