Proces rekrutacji nie kończy się w momencie przyjęcia oferty przez kandydata. Jego integralną częścią jest wdrożenie. Pozwala ono zapoznać się z wartościami firmy i jej kulturą organizacyjną, zrozumieć swoje nowe obowiązki i oczekiwania stawiane przez pracodawcę.
Dobry i rozpoczęty odpowiednio wcześnie onboarding pracownika pomaga znacząco zmniejszyć liczbę przypadków rezygnacji z zatrudnienia już po zaakceptowaniu oferty. Jak pokazuje Raport Candidate Experience w Polsce 2023/2024 przygotowany przez eRecruiter, obecnie już 75% pracodawców rozpoczyna wdrożenie przed pierwszym dniem pracy.
Właściwie przeprowadzone wdrożenie pomaga unikać nieporozumień i błędów w pracy. To z kolei minimalizuje ryzyko frustracji pracowników i ich zniechęcenia do kontynuowania zatrudnienia. Proces ten pozwala również pracownikom szybciej osiągnąć pełną wydajność i skuteczność w wykonywaniu swoich obowiązków.
Warto postrzegać onboarding pracownika nie jako jednorazowe wprowadzenie do firmy, ale ciągły proces. Może on obejmować różne etapy i wsparcie na przestrzeni dłuższego okresu zatrudnienia.
Warto wprowadzać standardy onboardingu
Aby proces onboardingu spełniał swoje zadanie, musi zostać odpowiednio przeprowadzony. Podstawowym elementem udanego procesu jest przeprowadzanie go w ustandaryzowany sposób. Dane Society for Human Resources Management pokazują, że firmy, które wprowadzają ujednolicony program wdrożenia, mogą zauważyć wyższą o 50% produktywność nowozatrudnionych. Pracownicy, którzy przeszli przez taki onboarding mają o 58% większe szanse na pozostanie w organizacji na dłużej niż 3 lata.
Jak pokazuje Raport Candidate Experience, firmy są świadome wartości dobrze zaplanowanych procesów wdrożeniowych. Aż 82% z nich przeprowadza onboarding pracowników według określnego wcześniej standardu.
Standaryzacja procesu onboardingu jest istotna, ponieważ zapewnia spójne i skoordynowane wprowadzenie nowych pracowników do firmy. Pracodawca nie pominie ważnych kroków i ma gwarancję, że wszystkie zatrudniane osoby otrzymają te same informacje i szkolenia. Dzięki zaplanowanej strukturze firma może efektywniej zarządzać procesem wdrożenia, oszczędzając czas i zasoby, a także minimalizując błędy. Wartością standaryzacji jest także to, że ułatwia monitorowanie skuteczności onboardingu, co pozwala na ciągłe doskonalenie i dostosowywanie go do zmieniających się potrzeb firmy i pracowników – mówi Dorota Sokołowska, Customer Success Team Leader w eRecruiter.
W 76% firm etapy tego procesu wytycza dział HR. 53% deklaruje natomiast, że ostatnie zdanie w kwestii organizacji onboardingu należy do przełożonego nowego pracownika.
Źródło: Raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”
Onboarding pracowników skrojony na miarę
Oczywiście nie ma jednej, uniwersalnej recepty na udany onboarding. Proces musi być odpowiednio dopasowany zarówno do firmy, jak i do pracowników, którzy będą brać w nim udział. Aby stworzyć standardy wdrożenia, które będą faktycznie odpowiadały na potrzeby pracowników, najlepiej jest systematycznie prosić ich o informację zwrotną.
Raport Candidate Experience pokazuje, że 79% specjalistów i 68% pracowników fizycznych chciałoby podzielić się wnioskami z procesu rekrutacyjnego. Warto pytać zarówno kandydatów, jak i nowozatrudnione osoby, zaraz po okresie próbnym oraz tych, którzy po pierwszych miesiącach zrezygnowali z pracy. Informacje zebrane od kandydatów i pracowników to najlepsze źródło wiedzy o efektywności procesów.
Posłuchaj naszego podcastu o Badaniach Satysfakcji Kandydatów:
Test spójności wewnętrznej
Etap wdrożenia to moment, w którym osoba zatrudniona po raz pierwszy styka się z codziennością w danej firmie. Lepiej poznaje przełożonego i współpracowników, zapoznaje się ze szczegółowym zakres swoich obowiązków, weryfikuje czy wszystko, co usłyszała w trakcie procesu rekrutacyjnego, jest zgodne z rzeczywistością.
To wtedy okazuje się czy obietnice złożone podczas rozmów rekrutacyjnych zostaną spełnione, czy kultura organizacyjna firmy jest zgodna z opisem rekrutera. Od tego pierwszego wrażenia zależy czy osoba wchodząca do organizacji oceni ją dobrze i będzie chciała się rozgościć na dłużej, czy zdecyduje się wciąż przeglądać ogłoszenia o pracę.
W pracy konsultanta ds. komunikacji często spotykam się z sytuacjami, kiedy kandydaci zachęceni świetnie zredagowanym ogłoszeniem i profesjonalną rozmową z działem HR, po spotkaniu z menadżerem nie decydują się na podjęcie pracy ze względu na niespójność opinii o danym stanowisku, dziale, szefie, zadaniach. Jest to dla nich nie tylko konfudujące, ale też pokazuje, że w firmie coś jest nie tak. Chcąc skutecznie zachęcać właściwe osoby by z nami zostały bezwzględnie musimy współpracować – mówi Magdalena Kieferling, Trenerka komunikacji i zarządzania.
Koniecznym elementem udanego onboardingu pracownika jest współpraca pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi m.in. działem HR, przełożonym, osobami odpowiadającymi za prowadzenie biura. Aby ułatwić tę współpracę, warto korzystać z najnowszych rozwiązań technologicznych.
Jednym z takich rozwiązań jest Moduł Onboardingu, nowa funkcja w eRecruiter. Rekruterzy i rekruterki mogą projektować tzw. ścieżki onboardingowe, które będą zawierać listy zadań dla osoby rekrutującej, nowozatrudnionego pracownika oraz przyszłego przełożonego lub przełożonej. Celem tego rozwiązania jest zapewnienie spójnego procesu onboardingu dla wszystkich kandydatów, bez względu na to, który rekruter czy menedżer prowadzi dany proces – mówi Agnieszka Otręba, Senior Product Marketing Specialist w eRecruiter.
Nowoczesne narzędzia to również skuteczna pomoc w zdalnych lub hybrydowych wdrożeniach. Jak pokazują dane eRecruiter, prawie połowa pracowników chce, aby proces onboardingu, choć częściowo odbywał się na odległość.
Źródło: Raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”
Technologie mogą wspierać proces onboardingu również poprzez automatyzację i w efekcie przyspieszenie, wielu zadań administracyjnych, takich jak obieg oraz weryfikacja dokumentów czy generowanie raportów. Dodatkowo nowoczesne narzędzia e-learningowe i platformy szkoleniowe pozwalają prowadzić szkolenia online, co zwiększa elastyczność i dostępność dla nowych pracowników.
Dobry onboarding pracownika to kompleksowy proces składający się z wielu etapów i włączający szereg osób. Warto jednak poświęcać mu czas i uwagę – to on, jako ostatni krok rekrutacji bardzo często przesądza o jej powodzeniu.
