Pracodawcy coraz częściej decydują się na dywersyfikację kanałów pozyskiwania kandydatów. Jednym ze sposobów jest wdrożenie w firmie programu poleceń rekrutacyjnych. Systemy rekomendacji potrafią przybierać różne formy np. w zależności od aktualnych potrzeb firmy, czy specyfiki branży. Bywa tak, że program wdrożony w prostej formie, z czasem ewoluuje i przekształca się w bardziej zaawansowany system, który jest efektywnym narzędziem pozyskiwania aplikacji, elementem employer brandingu oraz atrakcyjnym benefitem dla pracowników. Jakie korzyści przynosi firmie implementacja programu poleceń pracowników, jak wpisać tę metodę pozyskiwania kandydatów w istniejące procesy, jaką formę powinien przybrać taki system?
W rozmowie z Moniką Chajdys, HR Manager w Truvant Europe zadaliśmy 8 ważnych pytań o działający w firmie program rekomendacji. Odpowiedzi na wszystkie znajdują się zaledwie kilka linijek niżej. Zapraszam do lektury!
Jakie rekrutacyjne wyzwanie było powodem, dla którego Wasz zespół HR postanowił skorzystać z wdrożenia programu poleceń pracowniczych?
W naszych zakładach Truvant w Łodzi, Strykowie oraz Wrocławiu prowadzone były masowe rekrutacje związane z intensywnym wzrostem i rozwojem współpracy z naszymi klientami. Mieliśmy zapotrzebowanie na zatrudnienie nowych osób na stanowiska okołoprodukcyjne, takie jak Operator Maszyny, Lider Linii czy Magazynier. Wyzwaniem było zapewnienie szybkiego obsadzenia łącznie kilkudziesięciu wakatów w naszych lokalizacjach. Dodatkowo specyfika położenia naszego zakładu w Sosnowcu Pieńki nieopodal Strykowa wymagała dotarcia do zainteresowanych pracą osób ze społeczności okolicznych miejscowości. Często znajdują tu zatrudnienie osoby z pobliskich miejscowości, z których zapewniamy transport pracowniczy. W tej sytuacji, polecenia pracownicze były szczególnie pomocne, bo pracownicy polecają pracę w Truvant m.in. swoim znajomym, sąsiadom, członkom rodzin, którzy mieszkają w dalszym lub bliższym sąsiedztwie zakładu.
Co było decydującym czynnikiem, dzięki któremu wybraliście program poleceń oparty o wykorzystanie zewnętrznej platformy? Czy od początku byliście przekonani o skuteczności tego narzędzia?
Nasza organizacja korzystała wcześniej z programu poleceń wewnętrznych prowadzonego przez dział personalny. Pracownicy rekomendowali swoich znajomych do pracy przynosząc ich CV w formie papierowej lub wysyłając mailem. Szukaliśmy usprawnień w tym zakresie, co zbiegło się także w czasie z wprowadzeniem RODO. Na platformie zaopiekowany został m.in. bardzo dla nas ważny temat wyrażania zgód na przetwarzanie danych. Dodatkowo cała organizacja wypłat nagród dla pracowników za polecenia kandydatów przeszła na firmę zewnętrzną. System usprawnił także obsługę tych aplikacji, które pochodzą z polecenia.
Czy program poleceń jest wykorzystywany tylko przez pracowników, czy kandydatów do pracy mogą polecać również członkowie Waszej społeczności spoza firmy?
Wszystkie stanowiska, na które prowadzimy rekrutacje podlegają programowi poleceń wewnętrznych – kandydatów rekomendować mogą nasi pracownicy. Dodatkowo, na niektóre rekrutacje otwieramy także możliwość polecania przez osoby spoza naszej organizacji. W przypadku takiego procesu informacja widoczna jest w systemie. Program poleceń pracowniczych jest integralnym elementem procesów rekrutacyjnych i stanowi część ogólnofirmowej strony www.truvant.com.pl jej zakładki Kariera.
Obrazek: Oferty pracy opublikowane w ramach programu poleceń dostępne w zakładce Kariera firmy Truvant
Czy mieliście obawy przed rozpoczęciem projektu pozyskiwania aplikacji kandydatów przez program poleceń?
Ze względu na to, że wcześniej pracownicy przyzwyczajeni byli do innej formy polecania, mieliśmy obawy o to, jak długo będzie trwało nauczenie się nowego systemu. Tutaj pomogła akcja informacyjna, a także pewne elementy zachęty do rejestrowania się oraz korzystania z nowego programu poleceń. Pracownicy, którzy dokonali rejestracji w nowym systemie w pierwszym okresie jego funkcjonowania, otrzymali dodatkowe punkty w ramach naszego programu „Reward&Recognition”.
Jak przebiegało wdrożenie nowego programu i czy było to czasochłonne? Jakiego zaangażowania po Waszej stronie wymagało?
Wdrożenie programu w organizacji rozpoczęło się od akcji promocyjnej, której odbiorcami byli pracownicy. W jej skład wchodziła kampania reklamowa online oraz dystrybucja takich materiałów jak ulotki czy plakaty. Przy przygotowywaniu tej komunikacji korzystaliśmy ze wsparcia ShareHire – dostawcy naszej platformy. Dodatkowo Dział HR szkolił i wspierał pracowników w zakresie rejestracji w systemie oraz obsługi programu poleceń – w naszej organizacji głównym kanałem poleceń od samego początku były polecenia poprzez sms. Pracownicy mają obecnie możliwość wyboru kanału (sms lub polecenie online).
Jaka była reakcja pracowników na wdrożenie programu poleceń pracowniczych z ShareHire? Czy chętnie korzystają z możliwości polecania kandydatów do pracy za pośrednictwem platformy?
Pracownicy dość szybko rozpoczęli korzystanie z tego systemu i chętnie korzystają z możliwości polecenia pracy swoim znajomym i bliskim. Przejście na system ShareHire stanowiło duże usprawnienie pierwotnego programu poleceń. Nasi pracownicy wiedzą, że w razie pytań czy wątpliwości mogą zawsze zaczerpnąć informacji na temat działania systemu w Dziale HR lub skontaktować się z help deskiem ShareHire.
Dodatkowo platforma jest zintegrowana z systemem eRecruiter, co jest bardzo pomocne dla rekruterów prowadzących rekrutacje. Dzięki integracji aplikacje obsługiwane są na jednej platformie, co zapewnia m.in. spójność w zarządzaniu wszystkimi aplikacjami i procesami rekrutacji.
Obrazek: Fragment instrukcji dla pracowników polecających pracę w Truvant
Co jest dla Was największą wartością z funkcjonowania w firmie systemu poleceń?
Największą wartością jest zaangażowanie pracowników Truvant w budowanie naszej organizacji, a także zwiększenie puli kandydatów dostępnych w procesach rekrutacyjnych. W naszej komunikacji rekrutacyjnej kierujemy się hasłem: „Pomagaj znajomym w znalezieniu pracy, buduj zespół w którym chcesz pracować!”.
Co byście poradzili rekruterom, którzy podobnie jak Wy, stoją przed podjęciem decyzji o wdrożeniu programy poleceń pracowniczych, a wahają się, czy ShareHire to dobre rozwiązanie dla nich?
Proces pozyskiwania aplikacji z poleceń pracowniczych ma dużo zalet. Otrzymujemy kandydatów rekomendowanych przez naszych pracowników, co daje większe prawdopodobieństwo sukcesu rekrutacyjnego. Osoba polecająca, zazwyczaj przybliży lub przedstawi firmę kandydatowi, co ułatwia także jej wdrożenie. Ponadto przeniesienie poleceń na zewnętrzną platformę usprawnia obsługę procesu i wypłacania nagród – zdejmuje część pracy z Działu HR. Dzięki temu zapewniona jest także większa przejrzystość poleceń oraz możliwość ich weryfikacji.
Program poleceń rekrutacyjnych w Truvant okiem dostawcy
Z naszej perspektywy program poleceń w Truvant jest przykładem kompleksowego rozwiązania uwzględniającego potrzeby rekrutacyjne i warunki organizacyjne firmy.
1. Różnorodność obsadzanych stanowisk white i blue collar wymagająca udostępniania form polecania przyjaznych dla pracowników z grup różniących się warunkami pracy choćby w zakresie łatwości dostępu do komputera/internetu (stąd koncepcja poleceń z wykorzystaniem SMS).
2. Integrację ze stroną kariera – program poleceń w Truvant stanowi jednocześnie serwis ogłoszeniowy dla witryny firmy z możliwością angażowania w polecenia osób odwiedzających stronę firmową
3. Obsługę wypłat nagród dla pracowników i nie-pracowników – zaproponowane rozwiązanie prawne i operacyjne pozwala na weryfikację nagród i ich wypłatę przy możliwe małym zaangażowaniu pracodawcy.
4. Integrację z posiadanym już ATS – eRecruiter
5. Wsparcie w przygotowaniu materiałów komunikacyjnych dla pracowników.
Skala zatrudnionych kandydatów z poleceń, a w ślad za tym wolumen wypłacanych nagród i ponad 3 letni okres współpracy wskazują, że przyjęte rozwiązanie przynosi firmie Truvant wymierne efekty i stało się ważnym elementem nie tylko strategii rekrutacji, ale też polityki nagradzania pracowników za dodatkowe zaangażowanie.
Łukasz Małecki, Cofounder/CEO, ShareHire
Program poleceń pracowniczych w firmie Truvant to sprawdzony i efektywny sposób pozyskiwania aplikacji. Na przestrzeni lat ewoluował od prostego systemu wewnętrznych rekomendacji do wdrożenia platformy dedykowanej obsłudze poleceń pracowników i obsłudze nagród dla polecających.
Jak wspomina w Monika Chajdys, HR Manager w Truvant Europe, program rekomendacji w obecnej formie:
- stanowi źródło wartościowych aplikacji,
- umożliwia szybki dostęp do określonych grup kandydatów o sprecyzowanych profilach (stanowiska okołoprodukcyjne),
- jest atrakcyjnym benefitem dla pracowników,
- to czynnik dający członkom organizacji poczucie wpływu na kształt firmy i wspólne budowanie jej pozycji na rynku,
- jest dopełnieniem działań employer brandingowych.
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem w swojej organizacji programu poleceń pracowniczych lub chcesz zmienić kształt już funkcjonującego systemu, więcej informacji znajdziesz w artykule Program poleceń pracowniczych już na wyciągnięcie ręki w eRecruiter! Poznaj ShareHire
