Strona główna Blog HRTech Natrętny i irytujący czy inteligentny asystent? Prawda czy fałsz? 9 faktów o voicebocie w rekrutacji.

Natrętny i irytujący czy inteligentny asystent? Prawda czy fałsz? 9 faktów o voicebocie w rekrutacji.

Natrętny i irytujący, psujący relacje? Czy inteligentny asystent, który poprawia doświadczenie kandydatów i odciąża rekruterów w codziennych zadaniach? „Voicebot w rekrutacji” – to hasło wywołuje sprzeczne opinie. Które z nich są prawdziwe, a które fałszywe?

Razem z ekspertem z firmy Apifonica postanowiliśmy to wyjaśnić – opierając się na faktach, danych i doświadczeniach naszych Klientów, którzy korzystają już z voicebotów w rekrutacjach.

Fakt 1: Voicebot w rekrutacji obniża koszty zatrudnienia.

Prawda.

Początkowe etapy procesu rekrutacji wymagają od rekrutera wielu rutynowych czynności: przeglądania CV, prowadzenia wstępnych rozmów kwalifikacyjnych i selekcji potencjalnych kandydatów. Jak policzyła Apifonica, rozpatrzenie jednego podania o pracę może zająć nawet 14 minut. Firmom, do których spływają setki CV miesięcznie, te minuty sumują się w godziny, dni i tygodnie pracy. Zdarza się, że wstępna selekcja kandydatów może pochłaniać nawet 60-70% czasu pracy rekrutera.

W przeciwieństwie do człowieka, voicebot może przetwarzać tysiące podań o pracę jednocześnie. Kontaktuje się z każdym kandydatem bezpośrednio po złożeniu przez niego CV, przeprowadza z nim rozmowę telefoniczną i uzupełnia wszystkie istotne informacje na jego profilu w systemie eRecruiter.

Jedna z firm, która „zatrudniła” voicebota w rekrutacjach obliczyła, że dzięki jego pracy, w ciągu 30 dni, podczas przetwarzania 625 CV zaoszczędzono 145 godzin i aż 6800 zł.*

Fakt 2: Voicebot irytuje kandydatów. Kandydaci nie lubią z nim rozmawiać.

Fałsz.

Choć irytujące voiceboty niestety istnieją (i często do nas dzwonią), to na szczęście nie wszystkie są takie 😊 „Irytujące” to te, które wybierają przypadkowe numery i próbują sprzedawać towary lub usługi osobom, które nigdy nie prosiły o rozmowę. Voiceboty rekrutacyjne działają zupełnie inaczej – automatyzują komunikację, gdy ludzie faktycznie chcą rozmawiać. Kandydat starający się o pracę oczekuje, że potencjalny pracodawca skontaktuje się z nim możliwie szybko. Voicebot może niemal natychmiast skontaktować się z tysiącami kandydatów. Najlepszym potwierdzeniem pozytywnych reakcji są słowa pracodawców i pracowników:  

Odzew, jaki otrzymaliśmy od kandydatów tylko utwierdził nas w przekonaniu, że nowe technologie rekrutacyjne, które pojawiają się na rynku są warte wypróbowania. Najczęstszą reakcją było pozytywne zaskoczenie tak szybką odpowiedzią. Od niektórych kandydatów usłyszeliśmy: „Brałem udział w wielu rekrutacjach, ale żadna z firm nie skontaktowała się ze mną tak szybko po złożeniu aplikacji.”

Anna Dzienis, Lider Budowania Marki Pracodawcy i Rekrutacji w Decathlon Polska

Jako kandydat odebrałem to bardzo pozytywnie. Pierwszy raz rozmawiałem z voicebotem. Zadzwonił do mnie naprawdę szybko, 

Karol Dumalski, Konsultant ds. Sprzedaży w Wakacje.pl

Fakt 3: Voiceboty zwiększają współczynnik konwersji w rekrutacjach masowych.

Prawda.

Voicebot świetnie nadaje się do wykonywania wstępnych połączeń kwalifikacyjnych, aby zidentyfikować kandydatów, którzy spełniają niezbędne kryteria. Voicebot rekrutacyjny może przetworzyć praktycznie nieograniczoną liczbę aplikacji w zaledwie kilka minut, kontaktując się z każdym kandydatem zaraz po jego zgłoszeniu. W efekcie do lejka rekrutacyjnego trafia więcej kandydatów, zwiększając współczynnik konwersji. Korzystając z raportów voicebota, rekruterzy mogą jednym kliknięciem odfiltrować kandydatów nie spełniających wymagań i rozmawiać tylko z tymi, którzy mają potencjał.

Największą wartością dodaną do procesu rekrutacji jest szybsza selekcja CV. Nasi rekruterzy kontaktują się tylko z tymi kandydatami, którzy akceptują nasze podstawowe warunki zatrudnienia i pasują do profilu.

Anna Dzienis, Lider Budowania Marki Pracodawcy i Rekrutacji w Decathlon Polska

Fakt 4: Voiceboty są od odbierania jak największej ilości połączeń przychodzących w biurach obsługi klienta.

Fałsz.

Voiceboty świetnie sprawdzają się o obsłudze klienta, jednak już połowa wszystkich przypadków ich wykorzystywania przypada na działy HR! Badania Oracle i Future Workplac (>klik<), przeprowadzone wśród 8 370 globalnych liderów HR, pracowników i menedżerów z 10 krajów wykazały, że 3 z 6 najbardziej powszechnych sposobów wykorzystania AI i botów w miejscu pracy są związane z HR. Obejmują one zbieranie danych o pracownikach i klientach (31%), przetwarzanie podań o pracę (17%) oraz przewidywanie skuteczności zatrudniania i utrzymania pracowników (21%).

Od przeprowadzania regularnych badań satysfakcji z pracy, po zbieranie informacji zwrotnych podczas rozmów końcowych – voiceboty mogą zaoszczędzić tygodnie pracy HR-owcom!

Fakt 5: Voicebot poprawia doświadczenia kandydatów.

Prawda.

Jednym z najważniejszych czynników bezpośrednio wpływających na doświadczenie kandydata jest czas trwania procesu rekrutacji. Wg opracowanego przez eRecruiter raportu Candidate Experience w Polsce 2021 (pobierz >tutaj<), 57% specjalistów oczekuje, że proces rekrutacji będzie trwał mniej niż miesiąc. Procesu krótszego niż tydzień oczekuje zaś 41% pracowników fizycznych. Tylko, odpowiednio, 32% i 21% kandydatów uważa, że firmy spełniają te oczekiwania. Voicebot w rekrutacji może przyspieszyć jej początkowe etapy od 5 do 8 razy – szybszy proces rekrutacji to lepsze doświadczenie kandydata!

Z tego samego raportu wynika, że aż 74% specjalistów oraz 51% pracowników fizycznych oczekuje, że firma powiadomi ich, jeśli nie zostaną zakwalifikowani do kolejnego etapu. Tylko, odpowiednio, 14% i 10% kandydatów potwierdziło, że pracodawcy rzeczywiście to robią. Brak informacji zwrotnej to bardzo częsta sytuacja, która negatywnie wpływa na doświadczenia kandydatów. Voiceboty mogą znacząco usprawnić ten proces, przekazując informację zwrotną każdemu kandydatowi oraz pytając o opinię na temat zakończonego procesu. Oto, co o tej funkcjonalności mówią firmy, które z niej korzystały:

Voicebot wspiera nasz zespół w zakresie doświadczenia kandydata. Każda osoba, która wysyła do nas aplikację, może liczyć na kontakt z voicebotem, nawet jeśli informacja zwrotna jest negatywna. Chcemy, aby 100% kandydatów aplikujących o pracę w naszej firmie otrzymało informację zwrotną – a voicebot nam to ułatwia.

Anna Dzienis, Lider Budowania Marki Pracodawcy i Rekrutacji w Decathlon Polska

Jak zawsze powtarzamy, w HR liczy się przede wszystkim człowiek. Z informacji zwrotnych, jakie otrzymujemy, wynika, że kandydaci doceniają doświadczenie zapewniane przez voicebota. Szczególnie podoba im się szybka reakcja na aplikację: voicebot kontaktuje się z każdym kandydatem kilka minut po złożeniu przez niego aplikacji.

Piotr Piankowski, wakacje.pl

Kluczowe jest doświadczenie kandydata: czy czuje się komfortowo, czekając na odpowiedź i informacje o pożądanym stanowisku. Voicebot pomaga zadbać również o to, czyniąc proces rekrutacji bardziej przyjaznym.

Paulina Zdunek, Kierownik ds. rekrutacji w enel-med

Fakt 6: Voicebot wesprze Cię w zatrudnianiu w sytuacji dużej konkurencji na rynku.

Prawda.

Wyobraźmy sobie, że Twoja firma otwiera nowy oddział i musisz zatrudnić „na już” nowych pracowników. Czy na rynku jest wystarczająco dużo osób o pożądanych kwalifikacjach? Co jeśli Twoja konkurencja również zatrudnia w tym samym momencie?

Polska znajduje się wśród trzech krajów z najniższym bezrobociem w Unii Europejskiej. Dlatego wyścig o najlepszych kandydatów jest zacięty, a każdy szczegół ma znaczenie. Nawet parę godzin opóźnienia w odpowiedzi na aplikacje podczas masowego zatrudniania może mieć kluczowe znaczenie dla współczynnika konwersji. Voicebot może być odpowiedzią na takie wyzwanie – jak wspominaliśmy wyżej, może skontaktować się z kandydatem już parę chwil po aplikacji. Ty, jako rekruter, zyskujesz dostęp do szerszej puli kandydatów  i szybciej zamykasz rekrutację, podczas gdy konkurencja nadal prowadzi selekcję CV.

Kluczową zaletą tego rozwiązania jest szybki kontakt z kandydatami. W obecnej sytuacji na rynku pracy szybkie reagowanie na kandydatów ma kluczowe znaczenie. Dzięki voicebotowi udało nam się to osiągnąć.

Piotr Piankowski, wakacje.pl

Fakt 7: Voicebot może popełniać błędy i odrzucać dobrych kandydatów.

Fałsz.

W rzeczywistości voiceboty mają mniejsze szanse na pominięcie odpowiedniego kandydata niż ludzie, ponieważ… cóż, są algorytmami, wolnymi od ludzkich uprzedzeń 😊 Np. voicebot rekrutacyjny Apifonica sam nie wybiera, ani nie odrzuca kandydatów. Porównuje odpowiedzi kandydatów z wymaganiami stanowiska i dostarcza HR-owcom czytelny raport. Następnie dba o kandydatów, którzy nie zostali wybrani: informuje o decyzji, przekazuje informację zwrotną i mierzy satysfakcję z procesu rekrutacyjnego.

Prawdą jest jednak, że voicebot jest tak dobry jak skrypt, który wykonuje. Dlatego właśnie tworzenie skryptów jest niezwykle ważne. Co ważne, zaawansowane funkcjonalnie voiceboty mają możliwość automatycznego dostosowywania swoich skryptów. Jeśli zmienią się wymagania dotyczące stanowiska, pobierają dane bezpośrednio z wewnętrznych systemów informatycznych firmy (np. gdy zmienia się oferowane wynagrodzenie).

Zdarza się, że ludzie aplikują, nawet jeśli nie spełniają wymagań. A niektórzy kandydaci nie przechodzą dalej po rozmowie telefonicznej, ponieważ dowiadują się, że praca nie jest tym, o czym myśleli. Voicebot rozwiązuje te problemy, oszczędzając nam wiele czasu.

Anna Dzienis, Lider Budowania Marki Pracodawcy i Rekrutacji w Decathlon Polska

Na podstawie informacji z wywiadu przeprowadzonego przez voicebota, rekruterzy wybierają kandydatów, z którymi chcą się spotkać i natychmiast zapraszają ich na spotkanie.

Paulina Zdunek, Kierownik ds. rekrutacji w enel-med

Fakt 8: Voicebot może zaszkodzić marce pracodawcy

Fałsz.

Firmy korzystające z voicebotów potwierdzają, że natychmiastowa reakcja i gwarantowana informacja zwrotna dla każdego kandydata, a tym samym szybszy proces rekrutacji to kluczowe czynniki wpływające na pozytywne postrzeganie marki pracodawcy.

W Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) voicebot Apifonica stał się częścią ogólnopolskiej kampanii promującej letnie staże. Po zaaplikowaniu na staż, dowolnym kanałem, voicebot automatycznie kontaktował się z kandydatami. Wyjaśniał warunki stażu i w razie potrzeby zbierał dodatkowe informacje.

W kampanii zebrano ponad 5000 zgłoszeń. Dzięki voicebotowi, BGK odpowiedział na każde z nich w ciągu zaledwie kilku minut. Dzięki temu wzmocnił swój wizerunek nowoczesnego i przyjaznego pracodawcy, który troszczy się o kandydata i pracownika:

Voicebot pomaga nam budować nowoczesny wizerunek BGK jako pracodawcy, jako organizacji która wdraża nowoczesne i przyjazne użytkownikowi rozwiązania. Dzięki temu narzędziu jeszcze skuteczniej docieramy do kandydatów jeszcze skuteczniej, dając im możliwość sprawnego i szybkiego aplikacji.

Anna Krawczyk, Ekspert ds. rekrutacji i budowania wizerunku pracodawcy w BGK

Fakt 9: Rola voicebotów w HR jest ograniczona do pozyskiwania pracowników.

Fałsz.

Powyżej opisaliśmy wiele korzyści, jakie może przynieść automatyzacja pozyskiwania kandydatów. Jednak tu nie kończą się możliwości voicebotów, które mogą wesprzeć pracodawców również w utrzymywaniu talentów.  

Utrzymanie pracowników jest ważnym wyzwaniem. Wg Bridge Group zmieniamy pracę średnio co 1,8 roku. Zastąpienie pracownika kosztuje aż 33% jego rocznego wynagrodzenia (wg Work Institute). Nic dziwnego, że coraz więcej organizacji wykorzystuje voiceboty, aby zmniejszyć rotację pracowników.  

Jak dokładnie voiceboty pomagają w utrzymaniu pracowników? Przyjrzyjmy się rozwiązaniu Apifonica – voicebotowi dedykowanemu do utrzymywania talentów. Jak wspiera pracodawców?

  • Pomaga lepiej zrozumieć potrzeby pracowników.
    Voicebot automatycznie przeprowadza wywiady z każdym pracownikiem i wprowadza te dane do systemu HRM/CRM, dając jasny obraz tego, dlaczego pracownicy odchodzą i jak ich zatrzymać.
  • Zwiększa efektywność przyjmowania i rozstawania się z pracownikiem.
    Voicebot wspiera pracownika w procesie wdrażania oraz opuszczania stanowiska. Przeprowadza ankietę wśród pracowników na temat ich doświadczeń, dostarczając cennych danych do optymalizacji procesów.
  • Ułatwia proces oceny pracowniczej.
    Voicebot zbiera informacje zwrotne w metodzie 360, zbierając oceny od wszystkich osób biorących udział w ankiecie oraz dostarcza je, w ujednoliconym formacie, do odpowiedniego narzędzia.
  • Usprawnia proces szkoleń i rozwoju.
    Voicebot wspiera pracowników podczas szkolenia, przypomina im o zbliżających się zadaniach i terminach. Umożliwia również zautomatyzowanie zbierania informacji zwrotnych w celu dalszej optymalizacji procesu szkoleniowego.
  • Automatyzowanie pomiaru satysfakcji i raportowania.
    Voicebot przeprowadza regularne badania satysfakcji pracowników i automatycznie wprowadza dane do Twojego systemu HRM/CRM, dzięki czemu w czasie rzeczywistym możesz przyglądać się poziomowi satysfakcji oraz, w razie potrzeby, szybko reagować.

Podsumowanie:

Nie wszystkie voiceboty są takie same. Nie sugerujmy się dzwoniącymi do nas irytującymi voicebotami sprzedażowymi, pamiętając, że w innej formie mogą przynieść wiele korzyści kandydatom, pracownikom i pracodawcom. „Dobre” voiceboty sprawiają, że kandydaci i pracownicy czują się zaopiekowania. Dzwonią tylko do osób, które tego oczekują – w odpowiedzi na ich podanie o pracę, w procesie wdrożeniowym, podczas szkolenia czy oceny pracowniczej. Te voiceboty niczego nie sprzedają, a ich celem jest usprawnienie i ułatwienie codziennej pracy kandydatom, pracownikom i działom HR poprzez inteligentną automatyzację rutynowych czynności.

*Jak to policzyliśmy? Średnie wynagrodzenie rekrutera to 6500 zł brutto, zaś całkowite koszty pracodawcy to 7 839.65 zł. Przy średnio 168 godzinach pracy miesięcznie, godzina pracy specjalisty ds. rekrutacji kosztuje pracodawcę około 47 zł. Źródło: >klik< i >klik<.

Czujesz, ze voicebot w rekrutacji to rozwiązanie dla Twojej organizacji? Jeśli korzystasz już z systemu eRecruiter, kliknij >tutaj< aby dowiedzieć się więcej o tym narzędziu. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie kandydatów – napisz do nas!