Rekruterzy i specjaliści HR napotykają wiele wyzwań podczas poszukiwania i zatrudniania nowych pracowników. Od ogromnej liczby aplikacji, przez brak czasu na wstępną selekcję, aż po komunikację z kandydatami i dostarczanie informacji zwrotnych – proces rekrutacji może być czasochłonny, kosztowny i skomplikowany. Historia Wakacje.pl pokazuje jednak, że wdrożenie voicebota może ułatwić pracę rekruterom, przyspieszyć proces zatrudnienia i zapewnić pozytywne wrażenia samym kandydującym.
W pogoni za kandydatem
Branża rekrutacyjna szybko się rozwija, a praca rekruterów jeszcze nigdy nie była tak wymagająca. Nieoczekiwane zmiany na rynku, spowodowane m.in. pandemią COVID, a także pojawienie się nowego pokolenia o zupełnie innym podejściu do pracy, jeszcze bardziej komplikują sytuację. Zapotrzebowanie na talenty rośnie, tak samo rosną wymagania wobec specjalistów rekrutacji. Mierzą się oni z coraz to większymi oczekiwaniami, takimi jak wyśrubowane wymagania pracodawców, presja czasowa czy ograniczone budżety rekrutacyjne. Same procesy rekrutacji również nastręczają wiele trudności.
Największe wyzwania rekruterów to m.in. presja na znalezienie odpowiedniego kandydata w krótkim czasie, czasochłonny proces selekcji aplikacji i ograniczone możliwości kontaktu z kandydatami. Jak łatwo dostrzec, wszystkie te trudności wiążą się z brakiem czasu. Rekruterzy poświęcają coraz więcej czasu na poszukiwanie spełniających wymagania kandydatów i walkę z konkurencją o wykwalifikowanych pracowników. Procesy rekrutacji trwają coraz dłużej ze względu na przytłaczającą liczbę aplikacji, jakie rekruterzy muszą zweryfikować i ocenić. Dużym wyzwaniem dla nich również umawianie rozmów, które odrywają od innych, ważnych zadań i muszą być zsynchronizowane z dostępnością przełożonych, którzy biorą udział w procesie.
Konwersacyjna AI w rekrutacji
Obciążeni żmudnymi, powtarzalnymi zadaniami, w ciągłym niedoczasie, rekruterzy nie mogą poświęcać dostatecznie dużo czasu i uwagi na to, co najważniejsze – budowanie zaangażowania kandydata czy należytą ocenę jego dopasowania do stanowiska i kultury organizacji. I tutaj z pomocą przychodzi inteligentna automatyzacja procesów rekrutacji. Rekruterzy mogą korzystać z wielu systemów wspierających ich pracę, ale konwersacyjna sztuczna inteligencja wnosi do nich nową jakość.
Konwersacyjna AI to rodzaj sztucznej inteligencji, który umożliwia interakcję między ludźmi a maszynami poprzez naturalny język. W obszarze HR konwersacyjna AI jest wykorzystywana pod postacią chatbotów i voicebotów, czyli wirtualnych asystentów, do automatyzacji komunikacji z kandydatami i pracownikami (odpowiedzi na pytania, informowaniu o statusie aplikacji, pomocy w onboardingu i offboardingu).
Takim wsparciem dla rekruterów jest HR Voicebot firmy Apifonica, czyli głosowy asystent. HR Voicebot potrafi dokonać selekcji CV, umówić i przeprowadzić wstępne rozmowy kwalifikacyjne w dogodnym dla aplikujących momencie, udzielić odpowiedzi na najczęstsze pytania oraz wprowadzić wszystkie uzyskane dane do systemu eRecruiter. Dzięki automatyzacji tych kroków, rekruter kontaktuje się już tylko z najlepiej dopasowanymi osobami (które może wyfiltrować dzięki tagom) i może poświęcić im więcej czasu. Najlepiej jednak zobaczyć, jak działa taki bot w praktyce:
Case study Wakacje.pl
Przykładem udanego wykorzystania voicebota w procesie rekrutacji jest case study serwisu Wakacje.pl. Firma, która na co dzień korzysta z systemu eRecruiter, wdrożyła voicebota Apifonica, aby zautomatyzować proces wstępnej kwalifikacji kandydatów na stanowisko konsultanta ds. sprzedaży, oszczędzając czas rekruterów i obniżając koszty rekrutacji.
Wakacje.pl to dynamicznie rozwijający się serwis turystyczny, który w okresie letnim zwiększa zatrudnienie nawet o 100-150%. Napływ aplikacji stanowił duże wyzwanie dla rekruterów. Dlatego firma postanowiła skorzystać z wsparcia voicebota.Dzięki temu narzędziu udało się przetworzyć aż 1800 aplikacji, zaoszczędzając przy tym 1,5 miesiąca pracy rekrutera. Voicebot Apifonica kontaktował się z kandydatami w ciągu 3-5 minut od złożenia aplikacji i przeprowadzał wstępną kwalifikację. Bot zadawał cztery pytania, które zwykle zadaje rekruter na tym etapie: o doświadczenie, wymagania finansowe, system pracy i dostępność, zbierając potrzebne informacje i zapewniając skuteczną selekcję. Dzięki temu rekruter kontaktuje się z kandydatami spełniającymi wymagania.
Korzyścią z wprowadzenia voicebota jest przede wszystkim szybki kontakt z kandydatami. Przy obecnym trudnym rynku pracy ekspresowy kontakt zwrotny jest na wagę złota
– podsumowuje Piotr Piankowski, EB & Event Manager. Warto zauważyć, że wdrożenie wersji testowej zajęło zaledwie 14 dni, więc implementacja rozwiązania jest procesem szybkim i prostym w realizacji.
Formularz aplikacyjny versus voicebot
Firma Wakacje.pl przywiązuje ogromną wagę do komunikacji i stawia człowieka na pierwszym miejscu, dlatego też zapytała kandydatów o odbiór voicebota i był on bardzo pozytywny.
Często na początku rozmów z rekruterami pojawia się obawa, czy kandydaci będą chcieli rozmawiać z botem. Nasze doświadczenia z ponad 50 wdrożeń voicebota potwierdzają, że ludzie nie mają z tym żadnego problemu, doceniają zwłaszcza szybką informację zwrotną
Finka Heynemann,
Conversational UI Designer w Apifonica
Przykład naszego innego klienta dowodzi, że voicebot może nawet zwiększyć liczbę kandydatów do pracy. Firma ta postanowiła przetestować dwa ogłoszenia: w jednym kandydaci mieli wysłać tradycyjną aplikację poprzez formularz, w drugim mieli możliwość rozmowy z voicebotem. Tradycyjną aplikację wysłało tylko 3 kandydatów, a rozmowę z botem wybrały aż 63 osoby, z których 18 zakwalifikowano pozytywnie – dodaje Finka Heynemann.
Wnioski są jasne – wykorzystanie voicebota z AI w procesie rekrutacji może przynieść wiele korzyści. Odciąża rekruterów od rutynowych zadań, umożliwia efektywną prekwalifikację kandydatów oraz usprawnia komunikację z nimi. Przykład serwisu Wakacje.pl pokazuje, że taka automatyzacja może przynieść oszczędności czasu i kosztów, a jednocześnie poprawić jakość rekrutacji. Dlatego warto rozważyć wdrożenie voicebota z AI w swojej firmie i skorzystać z jego potencjału w procesie pozyskiwania nowych pracowników.
Chcesz sprawdzić, czy voicebot może pomóc skrócić czas i obniżyć koszty rekrutacji w Twojej organizacji? Jeśli korzystasz już z systemu eRecruiter, kliknij >tutaj< aby dowiedzieć się więcej o tym narzędziu, dostępnym na platformie eRecruiter HR Marketplace. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!
O autorze: Biorąc pod uwagę studia inżynierskie związane z elektroniką i telekomunikacją, zainteresowanie automatyzacją i sztuczną inteligencją przyszło Bartoszowi bardzo naturalnie. Jako ekspert automatyzacji w branży HR, często zabiera głos na konferencjach branżowych organizowanych przez Puls Biznesu, m.in. o „Inteligentnej automatyzacji i robotyzacji procesów branży HR”. Był również gościem wydarzeń HR Tech Talks organizowanych przez eRecruiter. Misją Bartosza jest pomoc w rozwijaniu firm za pomocą mądrej automatyzacji, a także budowa ekosystemu Voicebota poprzez integracje z dostawcami systemów ATS z całej Europy.
