Podczas jednego z naszych webinarów pt: „Nowe prawo UE o ochronie danych osobowych – 5 obszarów na które musi zwrócić uwagę rekruter” wielu rekruterów dopytywało nas, czy zgodnie z prawem należy rejestrować bazę kandydatów w GIODO. Postanowiliśmy rozwiać wszystkie wątpliwości rekruterów i zapytaliśmy o opinię Mirosława Gumularza – eksperta ds. ochrony danych osobowych.
Czy obowiązek rejestracji zbiorów danych kandydatów dotyczy pracodawców?
Mirosław Gumularz: Dane osobowe rekrutacyjne (kandydatów na pracowników oraz współpracowników) zwolnione są z rejestracji na podstawie art. 43 ustawy o ochronie danych osobowych.
Zgodnie z art. 43 ust. 1 punkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich oraz świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych. Zgodnie ze stanowiskiem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do takich danych należą również dane kandydatów. Odstępstwo to nie dotyczy sytuacji, gdy administratorem danych jest podmiot inny niż pracodawca, np. agencja zatrudnienia.
Co z rejestracją w GIODO baz danych kandydatów agencji zatrudnienia?
Mirosław Gumularz: Jeżeli agencja HR zbiera dane na zlecenie pracodawcy, wskazując iż szuka ona w jego imieniu kandydata to wyłączenie wskazane powyżej obowiązuje względem takiej rekrutacji. Natomiast jeżeli agencja HR buduje własną bazę danych, której staje się administratorem (tj. bez związku z konkretną rekrutacją) to wskazane wyłączenie nie obowiązuje a bazę danych (zbiór) należy zarejestrować.
Czy w związku z Rozporządzeniem Unii Europejskiej o ochronie danych osobowych planowane są zmiany w kontekście rejestracji zbiorów danych przez pracodawców lub agencje doradztwa?
Mirosław Gumularz: Ogólne rozporządzenie nie przewiduje mechanizmu rejestracji zbiorów danych. Dlatego konieczność zgłaszania zbiorów do GIODO zakończy się najpóźniej w maju 2018 r. Oznacza to, że od momentu kiedy rozporządzenie będzie bezpośrednio stosowane agencje doradztwa personalnego, które realizują projekty na rzecz swoich klientów nie będą musiały (jak to ma miejsce obecnie) rejestrować zbiorów danych.
Jeśli nurtują Cię pytania związane z ochroną danych osobowych, zapraszamy do pobrania e-booka „RODO w rekrutacji: najczęściej zadawane pytania”.
