„Nie kupuj Pan cegły”, czyli dla kogo platforma do rekrutacji

System wspierający zarządzanie rekrutacjami nie jest obowiązkowym narzędziem w pracy działu czy zespołu rekrutacyjnego w firmie. Jak sama nazwa mówi, pełni on rolę wspierającego, czyli potencjalnie ułatwiającego pracę rekruterów, nie jest natomiast systemem niezbędnym, bezwzględnie koniecznym. To w założeniu niezwykle użyteczne narzędzie w pewnych firmach przyda się bardziej, w innych mniej. Niektórzy rekruterzy nie będą się mogli obejść bez platformy do rekrutacji, dla innych – choć docenią jej wsparcie – nie będzie ono niezbędne. Można bowiem sobie bez niego JAKOŚ poradzić.

W tekście tym skupię się na tych pierwszych rekruterach. Dzielą się oni generalnie na dwie grupy.:

• Pierwsza to ci, którzy już korzystają z takiego systemu HR i trudno im sobie wyobrazić rekruterskie funkcjonowanie bez niego.
• Druga to ci, którzy jeszcze nie korzystali z platformy rekrutacyjnej i dopiero w momencie rozpoczęcia użytkowania odkrywają, jak ułatwia im pracę.

Kim więc są rekruterzy, który nie mogą obejść się bez takiej platformy do rekrutacji lub jeszcze nie wiedzą, że nie mogą się bez niej obejść? W jakich pracują firmach? Dla kogo będzie najlepsza platforma rekrutacyjna?

1. Platforma do zarządzania procesami rekrutacyjnymi dla tych, którzy mają wielu aplikantów

Rekrutując w sektorze IT, mam nieszczęście nie należeć do tej kategorii. Jeśli jednak pracowałbym w branży, gdzie kandydatów dziennie aplikuje min. dziesięciu (w skali miesiąca kilkudziesięciu, a roku – kilkuset), z pewnością doceniłbym posiadanie narzędzia HR. Dzięki niemu w kilku kliknięciach spośród owych kilkuset kandydatów wybrałbym tych, których zakwalifikowałem do dalszego etapu. Wszystko to bez poświęcania czasu na wnikliwe analizowanie wszystkich aplikacji. Podobno rekruter spędza średnio 6 sekund na lekturę pojedynczego CV. Może to sugerować, że aplikantów w firmach na ogół jest więcej niż kilku dziennie, a system wspierający rekrutacje zdałby tu egzamin.

2. Platforma rekrutacyjna dla tych, którzy angażują w rekrutację więcej niż jedną osobę

Są firmy – zwykle nieduże – gdzie za rekrutację odpowiada jedna, maksymalnie dwie osoby. Jako że są to firmy małe, tych rekrutacji pewnie zresztą nie ma wiele (poza wyjątkiem firm rekrutacyjnych). Są jednak i takie organizacje, gdzie w proces rekrutacji angażowane są różne osoby, często z różnych działów. Tam system do zarządzania rekrutacją powinien się bardzo przydać. Jeśli jest dobrze zaprojektowany, znacząco ułatwi i usprawni wymianę informacji pomiędzy HR i hiring managerami. Z pewnością usprawni też komunikację pomiędzy rekrutującymi a kandydatami.

3. System HR dla tych, którzy mają wieloetapowy proces rekrutacji

Są firmy, gdzie rekrutacja składa się z jednego etapu. Jest nim w większości przypadków spotkanie rekrutacyjne, po którym następuje decyzja o zatrudnieniu lub “pozostawieniu do siebie kontaktu na przyszłość”. Co jednak, jeśli etapów rekrutacji jest więcej niż pięć i to urozmaiconych, obejmujących np. szczegółową analizę dokumentów aplikacyjnych (nie tylko CV), wstępny screening telefoniczny, więcej niż jedno spotkanie, różnego typu testy i kwestionariusze, a na końcu sprawdzanie referencji? Jeden z bardziej rozbudowanych procesów rekrutacji, o jakim czytałem ostatnio, ma miejsce przy naborze do straży pożarnej w Los Angeles. I co jeśli, mając np. 50 kandydatów, ktoś z firmy chciałby szybko dowiedzieć się, ilu spośród nich na jakich jest etapach? Zrobić to bez systemu wspierającego rekrutację? Będzie to wykonalne, ale zabierze sporo czasu, a tego w rekrutacji rzadko jest w nadmiarze. Platforma do rekrutacji pomoże i w kilka sekund pokaże kandydatów na wybranym przez nas etapie.

4. Platforma rekrutacyjna dla tych, którzy lubią wiedzieć, skąd pochodzą ich kandydaci

Jeśli są takie firmy (są?), które wakaty zapełniają zawsze bez problemów, niezależnie od tego, na co przeznaczają rekrutacyjny budżet, które zawsze, niezależnie od wydanej sumy, mają wystarczająco dużo kandydatów – one nie muszą wiedzieć, które źródło było dla nich rekrutacyjnie skuteczne, które przyniosło im odpowiednią liczbę wartościowych kandydatów.

Większość firm jednak, rekrutując, boryka się z niedoborem kandydatów i większą lub mniejszą nieskutecznością części kanałów rekrutacyjnych. Warto dodać, że za niektóre czasem słono płacą. Te chcą (a przynajmniej powinny chcieć) znać statystyki dotyczące tego, skąd, ilu i jakich mają kandydatów. System wspierający procesy rekrutacyjne może to zapewnić poprzez stały i szybki dostęp do dashboardów i raportów.

5. System do zarządzania rekrutacjami dla firm, które dbają o jakość swojego procesu rekrutacji

Konkretniej, chodzi tu o doświadczenia, jakie ma kandydat uczestniczący w procesie rekrutacji do danej firmy. Dla przykładu, jedną z największych bolączek kandydatów zapraszanych do udziału w rekrutacjach jest to, że nie otrzymują oni od firm informacji o wyniku spotkania rekrutacyjnego. Nie zawsze jest to wynikiem złej woli rekruterów. Czasem, przy dużej liczbie spotkań i kilkunastu prowadzonych jednocześnie rekrutacjach, nawet dobrze zorganizowany rekruter może zapomnieć dać znać kandydatowi o wyniku (bynajmniej nie znaczy to, że powinno się to powtarzać). Może to skutkować irytacją kandydata, którą ten może wyrazić, publikując w Internecie negatywne opinie o firmie, szkodząc w ten sposób jej wizerunkowi. System do zarządzania rekrutacjami mógłby tu wesprzeć rekrutera, automatycznie przypominając mu o konieczności poinformowania kandydata o wyniku lub wręcz proponując zrobienie tego.

6. System do zarządzania rekrutacjami dla firm, które chcą, by ich rekruterzy zajmowali się rekrutowaniem, a nie administracją

Mało kto lubi wypełnianie formularzy. Ta monotonna i nie przynosząca splendoru praca w przypadku rekruterów oznacza konieczność uzupełniania wielu pól w profilach kandydatów, dotyczących np. danych kontaktowych. Posiadanie dobrego systemu do zarządzania rekrutacją, mającego np. funkcję parsowania (czyli w uproszczeniu: analizowania tekstu ze “zrozumieniem” jego struktury) zawartości dokumentów aplikacyjnych może uwolnić rekruterów od monotonnych czynności administracyjnych, dając im więcej czasu na rzeczywistą rekrutację.

7. System do zarządzania rekrutacjami dla firm, które rekrutują w terenie i rekrutują mobilnie, czyli z rozproszoną strukturą

Firmy o rozproszonej strukturze terytorialnej borykają się czasem z problemem koordynacji rekrutacji odbywających się w oddziałach firmy, poza jej centralą. Mobilny dostęp do danych (u rekruterów najważniejsze dane to te o kandydatach, łącznie z ich CV) wbrew wszechobecności Internetu nie zawsze jest sprawą łatwą. Bywa, że rekruter, jadąc na serię spotkań rekrutacyjnych do innego miasta, musi sobie CV drukować wcześniej, bądź zgrywać na nośniki zewnętrzne. Zdarza się też, że – będąc już w tym innym mieście – by sprawdzić status jakiegoś kandydata, musi dzwonić do kolegów z centrali. W wyzwaniach tego typu system zarządzający rekrutacją także powinien poradzić sobie bardzo dobrze. I to nie tylko dzięki dostępowi do danych przez przeglądarkę internetową w komputerze, ale także dzięki aplikacji mobilnej.

8. System do zarządzania rekrutacjami dla firm, które publikują dużo ogłoszeń rekrutacyjnych

Tym bardziej, jeśli publikują je w wielu miejscach i jeśli publikowanie to zajmuje sporo czasu. System do zarządzania rekrutacjami można często zintegrować z zewnętrznymi portalami rekrutacji, tak by stworzenie ogłoszenia we własnym systemie umożliwiało jednoczesne (czasem wręcz jednym kliknięciem) opublikowanie go w kilku miejscach, gdzie wcześniej trzeba było publikować w każdym z tych miejsc z osobna. Również modyfikacja treści już opublikowanego ogłoszenia, kiedyś oznaczając kilkukrotne logowanie się do zewnętrznych systemów i kilkukrotną tam modyfikację, z systemem do zarządzania rekrutacją może być czynnością jednokrotną. Co więcej system do rekrutacji, który identyfikuje źródła pochodzenia aplikacji kandydatów, pozwala też na śledzenie efektywności tych źródeł jeszcze lepiej alokowanie rekrutacyjnego budżetu w przyszłości.

Wskazówka: Dla kogo jeszcze jest system do zarządzania rekrutacjami?

System do zarządzania rekrutacjami to tak naprawdę narzędzie dla każdego. Zarówno firma mała, duża, z rozproszona strukturą i wieloma oddziałami, prowadząca wiele rekrutacji lub poszukująca pracowników od czasu do czasu, dostrzeże korzyści z posiadania systemu. Narzędzie to umożliwia nie tylko szybką selekcję aplikacji kandydatów, ale daje szerokie możliwości pracy i współpracy w zespole rekrutacyjnym. Jedna baza dla wszystkich, bezpieczeństwo, zgodność z prawem, niezawodność i możliwość pracy zdalnej, dzięki posiadaniu systemu są nie do przecenienia dla każdego typu organizacji.

Czy znasz już odpowiedź na pytanie, jaka platforma rekrutacyjna będzie najlepsza dla Ciebie? Sprawdź, jak eRecruiter odpowie na Twoje potrzeby rekrutacyjne!