Strona główna Blog ATS Dobre narzędzia pracy rekrutera – jak je dobrać, aby były realnym wsparciem dla działów HR?

Dobre narzędzia pracy rekrutera – jak je dobrać, aby były realnym wsparciem dla działów HR?

W ostatnich miesiącach firmowa rzeczywistość wielu z nas zmieniła się o 180 stopni. Zespoły, które dotychczas spotykały się w biurze, przeszły na pracę zdalną i stały się zespołami rozproszonymi, a świat VUCA cechujący się zmiennością, niepewnością, złożonością i niejednoznacznością (z ang. VUCA – volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) na dobre zadomowił się w firmach.

Również działy HR musiały przejść przyspieszony kurs cyfryzacji. Od HR-owców oczekuje się, by z jednej strony byli przewodnikami po narzędziach wykorzystywanych w procesach rekrutacyjnych, a z drugiej, by dbali o jakość tych procesów – ich sprawny przebieg i efektywność. Dlatego tak ważny jest odpowiedni dobór narzędzi, które realnie odciążą HR z licznych obowiązków. 

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Na jakie aspekty zwracać uwagę przy wyborze narzędzi pracy rekrutera;
  • Czy różne narzędzia można łączyć w zintegrowane ekosystemy;
  • Czym się charakteryzuje przyjazny ekosystem rekrutacyjny;
  • Jakie nowe rozwiązania i integracje, ułatwiające pracę rekruterom, pojawiły się w ostatnim czasie w eRecruiter.

Cechy dobrego narzędzia pracy rekrutera

Każdy rekruter ma z pewnością swój własny ulubiony sposób pracy – zarówno jeśli chodzi o źródła pozyskiwania kandydatów, schemat rozmowy rekrutacyjnej czy sposób raportowania. Nie ulega jednak wątpliwości, że cechy dobrego narzędzia, wspomagającego pracę rekrutera, będą dla wielu uniwersalne.

Optymalizacja i automatyzacja

Dobre narzędzie powinno przede wszystkim optymalizować pracę, czyli automatyzować żmudne, czasochłonne czynności i tym samym przyspieszać proces rekrutacji. 

Takie działania jak prowadzenie korespondencji z kandydatami na każdym etapie rekrutacji, wysyłanie przypomnień o terminach rozmów czy generowanie linków do spotkań online można wykonywać “ręcznie”, z poziomu własnej skrzynki mailowej i kilku innych narzędzi usprawniających komunikację. Jednak pochłania to bardzo dużo cennego czasu.

Lwia część tej pracy może zostać z powodzeniem zautomatyzowana, dzięki wsparciu systemu ATS. Z raportu „Efektywność Rekrutacji” eRecruiter wynika, że czynnikiem, który korzystnie wpływa na skuteczność prowadzonych procesów rekrutacji jest właśnie taki system. Z kolei aż 80% osób prowadzących rekrutacje zgodziło się ze stwierdzeniem, że stosowanie go przynosi korzyści całej organizacji*.

Możliwość dostosowania do potrzeb organizacji i rekrutera

Kolejna cecha szczególnie ważna, to możliwość personalizacji, czyli dostosowania do potrzeb organizacji, specyfiki procesów rekrutacji, czy oczekiwań kandydatów. Ten aspekt zyskał na znaczeniu właśnie w czasach VUCA, kiedy zmiany w otoczeniu biznesowym i rekrutacyjnym bywają bardzo dynamiczne.

Szybkie dopasowanie systemu – i jego poszczególnych elementów – do aktualnych potrzeb, może decydować o powodzeniu prowadzonych rekrutacji. Np. jeśli z poziomu swojego konta w systemie możesz szybko ustawić własne etapy rekrutacji, przygotować personalizowane szablony wiadomości dostosowane do etapów i włączyć automatyczne powiadomienia SMS, zyskujesz przewagę nad konkurencją na rynku pracy. Jeśli umawiając spotkania rekrutacyjne możesz w jednym miejscu wygenerować linki do wirtualnych pokoi, podejrzeć kalendarze uczestników rekrutacji i zarezerwować najlepszy termin na rozmowę z kandydatem, to jesteś w stanie działać szybko i precyzyjnie, czym zyskasz w oczach kandydatów i pracowników Twojej organizacji.

Lepsza komunikacja

Ponadto narzędzie powinno usprawniać komunikację – zarówno z kandydatami, jak i z biznesem. Na proces rekrutacji składa się mnóstwo rozmów czy wymiana wielowątkowej korespondencji. Chaos komunikacyjny może wybić z rytmu pracy i sprawić, że jakaś ważna kwestia zostanie pominięta czy też błędnie zrozumiana. Dlatego warto uspójnić działania i np. ograniczyć liczbę kanałów komunikacji do tych niezbędnych.

Najlepiej wybrać jeden kanał, w którym będą przekazywane wszystkie informacje. W ten sposób znacznie łatwiej jest powrócić do korespondencji, by odnaleźć istotne informacje czy ustalenia. Dobrym rozwiązaniem jest też przygotowanie szablonów różnego rodzaju komunikatów do kandydatów, które później można wykorzystać i jedynie w razie potrzeby dostosować do konkretnego przypadku.

Dbałość o doświadczenia uczestników procesu

Czy możliwość ustrukturyzowania i zebrania w jednym miejscu korespondencji to wszystkie zalety? Uporządkowana komunikacja przekłada się na budowanie pozytywnego candidate experience, ponieważ rekrutacja przebiega sprawnie, a wymiana informacji jest płynna i przejrzysta. Kandydat czuje się zaopiekowany, gdyż jest na bieżąco informowany o statusie swojej aplikacji na wszystkich etapach procesu. 

Dobre narzędzie to też takie, które ułatwia zarządzanie całym procesem i pozwala oszczędzić czas – także wtedy, gdy uczestnicy są rozproszeni. System do rekrutacji pozwala połączyć działania i informacje płynące od wielu osób w jednym bezpiecznym miejscu, bez względu na to, gdzie te osoby się znajdują.

Publikowanie ogłoszeń, prowadzenie spersonalizowanej komunikacji, planowanie i organizacja spotkań, monitoring wskaźników rekrutacyjnych zgromadzone w jednym systemie to ogromne ułatwienie dla rekrutera, który te wszystkie działania musi skoordynować, ale też dla rekrutujących menedżerów aktywnie uczestniczących w poszukiwaniu pracowników do swoich zespołów.

Wiele narzędzi w jednym miejscu

Czy wyobrażamy sobie dzisiaj pracę marketingowca lub analityka danych, który nie korzysta z pomocy technologii? Nie. Nie inaczej jest w pracy HRowca. Jednak z jak wielu narzędzi jesteśmy w stanie korzystać każdego dnia, bez utraty skupienia na najważniejszych zadaniach? Rozwiązaniem są przyjazne użytkownikom narzędziowe ekosystemy.

Przyjazny ekosystem rekrutacyjny to taki, który spełnia wszystkie wyżej wymienione cechy, czyli:

  • sprzyja wzrostowi efektywności,
  • automatyzuje powtarzalne czynności,
  • usprawnia współpracę wszystkich uczestników procesów,
  • umożliwia personalizację na wielu płaszczyznach.

To jednak nie wszystko, czym powinien charakteryzować się ekosystem skrojony na miarę.

Dużym wsparciem dla HR-u jest możliwość pracy w narzędziu, które jest zintegrowane z innymi, na co dzień używanymi aplikacjami. Jeśli jednocześnie są to narzędzia sprawdzone, bezpieczne i dobrze znane rekrutującym menedżerom, wówczas korzyści odnosi cała organizacja.

Integracja z Microsoft Teams i Google Meet

W eRecruiter dbamy o to, aby prowadzenie procesów rekrutacyjnych nie tylko odpowiadało na bieżące potrzeby działów HR, ale także zachęcało do wprowadzania dalszych usprawnień i optymalizacji. W tę strategię doskonale wpisują się dostępne w systemie integracje z platformami Microsoft Teams i Google Meet. Dzięki nim użytkownicy nie muszą logować się do zewnętrznych narzędzi i przełączać się między systemami. To nie tylko oszczędza czas i wspiera wzrost efektywności pracy, ale także ułatwia np. raportowanie. Rekruterzy w jednym miejscu mają dostęp do statystyk, korespondencji, informacji o kandydatach czy przebiegu rekrutacji. 

Integracja z kalendarzami Outlook i Google

To nie jedyna zmiana, jaką wprowadziliśmy w ostatnim czasie. By wyjść naprzeciw potrzebom rekruterów zintegrowaliśmy nasz system także z kalendarzami Google i Outlook. Z naszych rozmów z klientami wiemy, że logistyczna obsługa nawet prostych acz czasochłonnych czynności potrafi być niemałym utrapieniem. Jednym z takich zadań jest umawianie spotkań z kandydatami, które wymaga nie tylko odnalezienia odpowiedniego czasu w swoim kalendarzu, ale również dostosowania się do dostępności innych uczestników.

Kolejnym, nie mniej ważnym a uciążliwym, krokiem jest znalezienie i zarezerwowanie salki konferencyjnej. Od teraz w eRecruiter, dzięki integracji z zewnętrznymi kalendarzami, można w jednym miejscu zarządzać swoim kalendarzem, mieć wgląd do kalendarzy innych uczestników, a także do systemu rezerwacji sal. Można więc szybko i kompleksowo zaplanować spotkanie tak, by jego termin i miejsce były dogodne dla wszystkich uczestników. 

Wprowadzone funkcjonalności przynoszą użytkownikom realne korzyści. Integracja z innymi narzędziami przyspiesza cały proces, ponieważ nie wymaga już przeklikiwania się pomiędzy systemami. Zapewnia też bardziej przejrzystą, ustrukturyzowaną i zautomatyzowaną komunikację z kandydatami, którzy czują się dzięki temu zaopiekowani. Jednocześnie usprawnia również komunikację wewnętrzną z menedżerami.

Rekrutacja oparta na danych

Dobre narzędzie to dobra jakość pracy, tej wykonywanej i tej odczuwanej. Ale jak tę jakość zmierzyć? Czy istnieje sposób na uzyskanie szybkich odpowiedzi na pytania o wyniki, jakość, efektywność pracy? Odpowiedź brzmi – Tak.

Dobrze dobrane narzędzia i przyjazne ekosystemy pozwalają na:

  • zbieranie wszystkich statystyk w jednym miejscu, 
  • bieżącą obserwację postępów procesu, jego optymalizację 
  • prowadzenie działań zgodnie z teorią evidence based HR, gdzie proces rekrutacji opiera się na rzetelnych danych.

Więcej informacji na temat powyższych integracji można znaleźć w tekście  Jak usprawnić umawianie spotkań online z kandydatami i zarządzać kalendarzem na miarę mistrza planowania? Nowe integracje eRecruiter.

Dobrze dobrane narzędzie = szereg korzyści

Na proces rekrutacyjny składa się mnóstwo działań – od stworzenia persony kandydata i skonstruowania oferty, przez komunikację z kandydatami i menedżerami i liczne spotkania, po analitykę, raportowanie i optymalizację. W gąszczu tych wszystkich czynności można zapomnieć o najważniejszym – o człowieku. Dlatego dobrze dobrane narzędzia to takie, które realnie odciążają rekruterów i pomagają im zadbać o pozytywne doświadczenia wszystkich uczestników procesu.

Wprowadzone w eRecruiter integracje mają na celu właśnie pomoc działom HR w tym, by jak najszybciej przystosowały się do dynamicznych zmian technologicznych i społecznych oraz mogły pracować jeszcze efektywniej i skupić się przede wszystkim na tym, co w rekrutacji kluczowe – na człowieku. 

Chcesz wznieść rekrutację w swojej firmie na jeszcze wyższy poziom i przekonać się, że dobre narzędzie do pracy to dobra jakość pracy? Zapisz się na darmową prezentację eRecruiter. Chętnie opowiemy Ci więcej o wszystkich naszych funkcjonalnościach. 

Chcesz sprawdzić, jak wyglądają rekrutacje online z eRecruiter? Zapisz się na darmową prezentację systemu. Chętnie pokażemy Ci wszystkie funkcje, które nasi Klienci cenią sobie najbardziej.

* Badanie „Efektywność rekrutacji” przeprowadzone przez eRecruiter techniką CAWI, polegającą na samodzielnym wypełnieniu ankiety internetowej przez respondentów (N=250) w dniach 3-16.03.2020 r

Martyna Wasilewska

Martyna Wasilewska

Brand & Communication Marketing Specialist