HR Biznes Partner szyty na miarę organizacji – jak HR staje się Partnerem Biznesu w Poczcie Polskiej S.A.

„Spotkanie to początek. Współpraca to postęp. Pozostanie razem to sukces.”
(Henry Ford)

Razem z biznesem zmienia się rola HR. Dzisiaj specjalista, czy manager ds. HR to nie tylko ekspert w swojej dziedzinie, ale powinien być również partnerem dla biznesu. Dobór właściwych pracowników, strategia ich rozwoju i motywacji, poparte wzajemnym zrozumieniem celów HR i biznesu mają istotne przełożenie na realizację celów przedsiębiorstw. Jaką transformację przeszła Poczta Polska S.A. by znaleźć się na drodze do sukcesu?

– Treści zaprezentowane w artykule są wynikiem naszej dotychczasowej pracy oraz doświadczeń we wdrażaniu roli HR Biznes Partnera w Spółce. Doświadczeń, za które w 2014 r. zostaliśmy uhonorowani prestiżową nagrodą „HR Najwyższej Jakości” – mówi  Marta Eromin, Koordynator HR Biznes Partnerów w Poczcie Polskiej S.A.

1 stycznia 2013 roku nastąpiła liberalizacja rynku usług pocztowych. Do tej nowej rzeczywistości biznesowej Poczta Polska S.A. przygotowywała się od kilku lat. Nie da się ukryć, że ta wpłynęła również na zmianę filozofii zarządzania kapitałem ludzkim w firmie i transformację struktur HR.

Biznes zmienia się – HR też

Do 2012 r. struktury HR-owe w firmie działały w oparciu o rozbudowany model komórek terenowych w postaci Wydziałów, Działów oraz Sekcji Zarządzania Kadrami, w ramach, których funkcjonowały stanowiska realizujące zadania w obszarze obsługi rekrutacyjnej, szkoleniowej, kadrowej, socjalnej i płacowej. W 2012 r. rozpoczęto przebudowę modelu funkcjonowania HR w Spółce w kierunku takich rozwiązań, które byłby nie tylko zgodne z pojawiającymi się trendami rynkowymi, ale przede wszystkim zapewniały efekt synergii z działaniami realizowanymi w obszarach biznesowych Poczty Polskiej S.A.

W pierwszej kolejności dokonano zmian w architekturze komórek terenowych HR, których liczba i rozmieszczenie od tej pory pokrywały się z regionalnymi strukturami pionu zarządzającego siecią placówek pocztowych w Spółce. Równolegle zdecydowano o przeprojektowaniu struktury stanowisk występujących w HR, czego rezultatem było wdrożenie w firmie funkcji Biznes Partnera.

Pierwsze ogłoszenia o naborze na stanowisko HR Biznes Partnera w Poczcie Polskiej S.A. pojawiły na ogólnopolskich portalach rekrutacyjnych w czerwcu 2012 r. Głównym obszarem działania nowych Biznes Partnerów miała być bieżąca współpraca z managerami i pracownikami Spółki (których od tej pory zaczęto określać jako Klientów Wewnętrznych), rozpoznawanie ich potrzeb oraz rozwiązywanie problemów Biznesu w obszarze HR.

Etap wdrożenia nowej funkcji w organizacji pokazał, że dynamika potrzeb Biznesu dotyczących współpracy z HR w tamtym okresie odzwierciedlała klasyczny model HR Biznes Partneringu opracowany przez D. Ulricha. Biznes Partnerzy w Poczcie Polskiej w pierwszej kolejności postrzegani byli, jako eksperci administracyjni, agenci zmian oraz przedstawiciele pracowników. Tym samym, głównymi obszarami ich działań było doradztwo z zakresu rozwiązań i interpretacji przepisów prawa pracy, wsparcie w realizacji procesów rekrutacji i szkoleń, badanie kompetencji, mediacje w sytuacjach konfliktu, uczestnictwo w procesie komunikacji zmian organizacyjnych, prowadzenie szkoleń i warsztatów.

Jednocześnie, HR Biznes Partnerzy konsekwentnie podejmowali działania na rzecz budowy takiej współpracy z Biznesem, która obejmowałaby przede wszystkim procesy sprzedaży. Rezultatem systematycznie osiąganych efektów wspólnej pracy przedstawicieli HR i Biznesu oraz wzrostu wzajemnego zaufania było wyodrębnienie potrzeb Biznesu w obszarze partneringu strategicznego.

Zamieszczenie ogłoszeń było zatem początkiem szeregu działań, ukierunkowanych na zmianę dotychczasowego modelu obsługi HR w Spółce i skierowanych na promowanie postawy zaangażowania pracowników HR w zadania realizowane na rzecz Biznesu. Wraz z wprowadzeniem nowych stanowisk do organizacji, HR w Poczcie Polskiej S.A. postawił swoje pierwsze kroki w kierunku zmiany dotychczasowego podejścia z działania dla Biznesu na działanie z Biznesem.

Biznes zza biurka wygląda inaczej

Kluczowym aspektem procesu przemiany była zmiana perspektywy HR z orientacji na zadanie na orientację na Klienta Wewnętrznego i jego potrzeby. Było to zadanie niełatwe, bowiem wymagało nie tylko zrozumienia Biznesu, ale również określenia właściwych oczekiwań względem nowej roli w organizacji oraz realizowanych procesów HR.

Aby ułatwić HR Biznes Partnerom zrozumienie powyższych aspektów i odnalezienie się w nowej rzeczywistości zostali zaangażowani do uczestnictwa w stażach zorganizowanych w placówkach pocztowych największej linii biznesowej Spółki, programie rozwojowym „Akademia Partnerów Biznesu” oraz regularnych spotkaniach, których celem był benchmarking najlepszych praktyk do rozpowszechniania w całej organizacji.

Doświadczenia HR Biznes Partnerów pokazały, że Klienci Wewnętrzni szybko dostrzegli korzyści z zaproponowanej nowej formy „uczenia się wzajemnego rozumienia siebie w działaniu”, nawet pomimo początkowych trudności w porozumiewaniu się tym samym językiem.

Wyrazem zachodzących zmian była wzajemna gotowość przedstawicieli HR i Biznesu do poszukiwania najbardziej optymalnych form współpracy. HR Biznes Partnerzy zostali włączeni m.in. w działania Biznesu na rzecz budowy standardów obsługi klienta, rozwiązań w obszarze motywowania pracowników sprzedaży do osiągania zakładanych wyników itp. Wartością dodaną dla Klienta Wewnętrznego ze współpracy z HR Biznes Partnerem jest zasada jednego kontaktu do przedstawiciela HR w Spółce, który nie tylko wraz z Klientem definiuje zapotrzebowanie na konkretną usługę, ale przede wszystkim czuwa nad wypracowaniem i dostarczeniem Klientowi takiego rozwiązania, które nie tylko jest zgodne z obowiązującą polityką i architekturą procesów HR, ale przede wszystkim ma przełożenie na konkretne rezultaty biznesowe. Można, zatem powiedzieć, że HR Biznes Partner w Poczcie Polskiej występuje w podwójnie kluczowej roli – przedstawiciela Biznesu w HR i przedstawiciela HR w Biznesie, przy czym każda z tych ról jest tak samo ważna w procesie budowania rozwiązań wspierających cele biznesowe Spółki.

W procesie przemian nie można zapomnieć o stałym pomiarze realizacji celów. Efekty działań podjętych na rzecz wdrożenia roli HR Biznes Partnera w organizacji były na bieżąco monitorowane. Aby uzyskać niezbędne informacje przeprowadzone zostały badania opinii Klientów Wewnętrznych oraz ankiety prowadzone podczas warsztatów z Biznesem.

Odpowiedzią na aktywność i zróżnicowane potrzeby Biznesu było powołanie w 2014 r. funkcji HR Biznes Partnera Strategicznego.

Dzięki wyżej opisanym praktykom obecnie HR Biznes Partnerzy mogą pełnić swoją rolę w sposób bardziej autentyczny, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Klientów Wewnętrznych i tworząc rozwiązania szyte na miarę na każdym poziomie zarządzania w organizacji i co ważne – dbając o spójną komunikację na temat wdrażanych rozwiązań w każdym ob
szarze Spółki.

Biznes w centrum uwagi

Przyjęta w Poczcie Polskiej nowa strategia świadczenia usług HR realizowana jest konsekwentnie od 2012 r. Zakłada ona pełne skoncentrowanie uwagi HR na Biznesie oraz tworzenie takiej architektury i standardu realizacji procesów HR, które w każdym kroku procesowym maksymalizują wartość dostarczaną Klientowi Wewnętrznemu.

Powyższe działanie jest także tożsame z misją całego Pionu Kapitału Ludzkiego. Misja ta zorientowana jest na cztery perspektywy:

• Klienta,
• Rozwoju,
• Finansów,
• Procesów Wewnętrznych.

Od nowoczesnego HR oczekuje się szerszego spojrzenia na działalność firmy i zachodzące w niej procesy biznesowe. Działania realizowane w tym obszarze powinny odzwierciedlać zmieniające się priorytety i potrzeby firmy. Wdrożenie optymalnego modelu biznesowego HR w Poczcie Polskiej obejmuje dłuższą perspektywę czasową. Zależy nam, by dla dobra celów strategicznych Biznesu, partnering w Poczcie Polskiej rozwijał się na drodze ewolucji, a nie rewolucyjnych zmian. Partnerska współpraca HR z Biznesem w Poczcie Polskiej zorientowana jest na jego rozwój zgodny ze strategią Spółki, na stymulowanie i zaspokajanie potrzeb w obszarach, które mają decydujący wpływ na wynik finansowy – tłumaczy Elżbieta Adamowicz, Zastępca Dyrektora Zarządzającego PKL ds. Strategii HR w Poczcie Polskiej S.A.

HR w procesie zmiany – kluczowe czynniki sukcesu

Bazując na naszym doświadczeniu na drodze do przemiany wymienić możemy kilka punków, których zastosowanie ma kluczowe znaczenie w kreowaniu nowej roli HR dla Biznesu:

1. Przejrzysta architektura procesów HR, zdefiniowanie ról i kluczowych wskaźników efektywności w procesach po stronie HR i Biznesu.
2. Zasada jednego kontaktu i dostępności HR Biznes Partnerów dla Biznesu.
3. Aktywne słuchanie zdania Biznesu na temat inicjatyw HR, których beneficjentem ma być Biznes.
4. Położenie akcentu na rezultat, a nie na liczbę podejmowanych działań oraz przejawianie zainteresowania poziomem satysfakcji Biznesu z proponowanych rozwiązań.
5. Tworzenie warunków wzmacniających zaangażowanie wszystkich Pracowników HR i sprzyjających realizacji zakładanych celów.
6. Nieustanne zgłębianie wiedzy z zakresu najnowszych rozwiązań z dziedziny HRM, ale równolegle z adaptowaniem ich do aktualnych potrzeb menadżerów i Spółki oraz przekształcanie ewentualnych zastrzeżeń w konstruktywne rozwiązania.

Kierowanie się zasadami przedstawionymi powyżej stanowi w naszej ocenie podstawowy warunek budowania relacji z Biznesem. Relacji, która oparta jest na wzajemnym zaufaniu i poczuciu pewności, że ze strony HR występuje pełna gotowość do współpracy ukierunkowanej na wsparcie kluczowych obszarów rozwoju firmy oraz realizowanie celów Spółki.

PS Czy wiesz, że eRecruiter wspiera pracę HR Biznes Partnerów w Poczcie Polskiej? Zobacz, jak może pomóc również Tobie.

Autorzy:

Anna Albin

HR Biznes Partner, Region PKL w Bydgoszczy

Katarzyna Więcek-Jakubek

Strategiczny HR Biznes Partner, Zespół Strategicznych HR Biznes Partnerów