Strona główna Blog Porady HR Komunikacja w rekrutacji – 3 praktyczne rozwiązania praktyków HR

Komunikacja w rekrutacji – 3 praktyczne rozwiązania praktyków HR

Na dobrą rekrutację składa się wiele czynników. Jednym z kluczowych jest odpowiednia komunikacja. Myślisz, że chodzi o skuteczny kontakt z kandydatem? I tak, i nie. 😊 Zanim zaczniesz kontaktować się z aplikującymi, należy ułożyć zasady komunikacji we własnej organizacji. Tak przygotowana podstawa pozwoli odnieść rekrutacyjny sukces.

Wyróżniłem 3 problemy dotyczące rekrutacji, na które możesz natrafić podczas weryfikacji tematu. Są to:
1. wymiana informacji w dziale HR,
2. wymiana informacji między działem HR, a biznesem,
3. spójność komunikacyjna w kontakcie z kandydatem.
Przyjrzyjmy się, jak można je rozwiązać.

Rozwiązanie pierwsze – usprawnienie wymiany informacji w dziale HR

Ile razy zdarzało Ci się przeszukiwać w nieskończoność skrzynki pocztowe w poszukiwaniu konkretnej informacji o kandydacie? Wiesz, że gdzieś „dzwoni”, ale nie kojarzysz miejsca. W międzyczasie wpadło tyle innych e-maili, że odnalezienie szczegółów dotyczących konkretnego aplikującego w konkretnej rekrutacji stało się bardzo trudnym zadaniem.

A co w przypadku urlopu? Osoba, która Cię zastępuje sama najczęściej ma na głowie swoje rekrutacje. Przekazanie jej informacji, co ważnego działo się w każdej rekrutacji, czego może się spodziewać od kandydatów i komu odpisać, jest działaniem karkołomnym.

W celu lepszej organizacji pracy i oddzielenia informacji stricte związanych z rekrutacją od ogromu innych obowiązków, dobrze jest wykorzystać rozwiązanie, które daje eRecruiter – przeniesienie całej komunikacji z kandydatami bezpośrednio do systemu. Jakie są korzyści wykorzystania tej funkcji?

  • Skracasz czas swojej pracy – będąc w kontakcie z kandydatem przez system, cały czas masz dostęp do jego dokumentów, notatek, czy historii aplikacji. Nie musisz przeszukiwać skrzynki pocztowej, by znaleźć ważne informacje, czy przełączać się z systemu na e-mail i z powrotem.
  • Zmniejszasz liczbę kanałów kontaktu – pracodawcy często prowadzą rekrutację, kierując ruch na różne skrzynki pocztowe, w zależności od danej rekrutacji. Gdy korzystasz z systemu, nie musisz więc przełączać się pomiędzy różnymi kontami pocztowymi.
  • Gromadzisz informacje w jednym miejscu – dzięki czemu zarówno Ty, jak i inne osoby z działu jesteście na bieżąco. Nie musicie wymieniać się informacjami o aplikujących poza systemem. wystarczy, że otworzysz kartę danej rekrutacji, a już masz dostęp do danych i rozmów z kandydatami Twojego kolegi/koleżanki. Możesz bez przeszkód kontynuować proces rekrutacyjny, bo każda wiadomość, na którą kandydat odpowie, trafi bezpośrednio do systemu eRecruiter. To przydatne rozwiązanie np. w czasie zastępowania innej osoby – urlopowicz po powrocie bez problemu odnajdzie się w swoich projektach 😉

Myślisz, że to nie dla Ciebie? Przeczytaj, co o przejściu na korespondencję przez system uważa Joanna Stanach, HR Specialist w firmie Fideltronik:

Funkcja komunikacji z kandydatami przez eRecruiter przyjęła się u mnie całkiem naturalnie. Codziennie rano loguję się do systemu, żeby zobaczyć, jak wygląda spływ aplikacji na nasze bieżące rekrutacje – to jedno z podstawowych zadań, które wykonuję. Kiedy już jestem zalogowana do „Eryka”, to sprawdzenie korespondencji od kandydatów jest jak samopodpowiadające się zadanie. Ikona koperty informującej o e-mailach ma podświetloną liczbę nowych wiadomości, dzięki temu jestem w stanie oszacować, czy mam teraz czas na przeglądnięcie tej korespondencji, czy może wrócę do zadania później. Co zwykle znajduję w tej skrzynce? Są to prośby o zmiany terminów spotkań, potwierdzenia przyjęcia oferty pracy (takie wiadomości my rekruterzy lubimy najbardziej 😊), czasem tylko krótkie podziękowanie za zaproszenie i potwierdzenie przybycia, a czasem odwołanie spotkania itp.

Skrzynka w systemie eRecruiter ma tę zaletę, że wszystkie wiadomości od kandydatów znajdują się w jednym miejscu i nie muszę przekopywać wiadomości w Outlooku, przechodzić przez dziesiątki e-maili w różnych tematach, żeby wyłuskać te kilka wiadomości dotyczących rekrutacji pracowników.

Jak widzisz, odbieranie wiadomości od kandydatów w systemie eRecruiter może pomóc działom HR w lepszej komunikacji zarówno pomiędzy sobą wzajemnie, jak i z aplikującymi.

Centrum notyfikacji w eRecruiter działa trochę tak, jak dodatkowa skrzynka e-mail w tak modnej dziś „Chmurze”, czy jak osobny folder w Outlooku, który automatycznie wyłuska tylko to, co dotyczy rekrutacji. Praktyczna funkcjonalność, która prosi się o otwarcie i korzystanie – dodaje Joanna Stanach.

Rozwiązanie drugie – utworzenie zasad przekazywania informacji między działem HR a biznesem

Przypominasz sobie, ile czasu zajęło ostatnio managerowi wrócenie do Ciebie z informacją zwrotną? A może w ogóle Ci nie odpowiedział i znowu trzeba było go „łapać”, by dał znać, czy już skontaktował się z kandydatem? Wdrożenie biznesu do cyklu rekrutacyjnego potrafi być nie lada wyzwaniem, do którego trzeba się bardzo dobrze przygotować.

I tu znowu z pomocą przychodzą narzędzia do rekrutacji. Jeżeli zdecydujesz się na wykorzystanie systemu do współpracy z biznesem, odniesiesz realne korzyści. Dzięki takiemu rozwiązaniu osoby zaangażowane w rekrutację m.in.:

  • mają wgląd do informacji o wszystkich kandydatach, którzy aplikowali do prowadzonej przez nich rekrutacji,
  • widzą na jakim etapie dany kandydat znajduje się w konkretnym procesie oraz jak została oceniona jego aplikacja,
  • znają bieżące ustalenia z kandydatem
  • mają dostęp do historii korespondencji z każdym z kandydatów od momentu zaaplikowania. Jest to gwarancja, że żadna wiadomość (zarówno e-mail jak i SMS) wysłana do kandydata, czy otrzymana od niego nie zostanie przypadkowo pominięta czy usunięta,
  • a dodatkowo Ty masz wgląd do wszystkich działań managerów na bieżąco.

O korzyściach, jakie daje wykorzystanie systemu eRecruiter do współpracy z biznesem mówi Joanna Urbańska, HR Business Partner z firmy Fabryka Formy:

W Fabryce Formy wszystkie osoby zaangażowane w proces rekrutacyjny, korzystają z opcji komunikacji z kandydatami na każdym etapie rekrutacji za pośrednictwem systemu eRecruiter. To zdecydowanie ułatwia zarządzanie wysyłanymi wiadomościami, ponieważ nie jest konieczne korzystanie z własnej skrzynki e-mail oraz nie ma potrzeby kopiowania adresów e-mail, czy treści wiadomości. To duże ułatwienie dla managerów, którym na skrzynkach pocztowych nie zalegają żadne wiadomości związane z rekrutacjami. Wszystko mamy w jednym miejscu i co ważne w rozproszonej strukturze – niezależnie kto wysyłał wcześniej e-mail, jest on widoczny również dla pozostałych użytkowników, co wyklucza przypadki powielenia wysłania danej wiadomości, czy wykluczających się informacji.

Chcesz poznać przepis na podniesienie zaangażowania biznesu w rekrutacjach? Joanna Urbańska dzieli się swoimi sprawdzonymi sposobami w naszym e-booku: „Skuteczna komunikacja drogą do sukcesu rekrutacji”. W materiale praktycy HR dzielą się swoimi rozwiązaniami wyzwań, z którymi spotykają się rekruterzy w codziennej pracy. Aby pobrać ten naładowany merytoryczną treścią e-book, kliknij tutaj.

Zaangażowanie biznesu w rekrutacje to podstawa, nad którą warto pochylić się dłużej. Poświęcenie czasu na pewno zaowocuje lepszym zrozumieniem powagi rekrutacji przez managerów, a także pozytywnie odbije się na komunikacji z kandydatami, która będzie szybsza i spójna. Co więcej, masz pewność, że informacje od aplikujących nie są przechowywane w nieodpowiednich miejscach, jak skrzynki pocztowe managerów czy dyski komputerów. Po prostu nie będzie już potrzeby zapisywania danych poza systemem eRecruiter.

Rozwiązanie trzecie – spójna komunikacja z kandydatami w procesie rekrutacji

Wspomniałem o spójnej komunikacji. Jak o nią zadbać?

W komunikacji z kandydatami ważna jest spójność nie tylko pod kątem treści, lecz także stylu wypowiedzi – podkreśla Ewa Cicharzewska z Mahle Behr Ostrów Wielkopolski. – Po pierwsze więc powinniśmy zadbać o to, by zarówno dział HR, jak i osoby zaangażowane w rekrutacje wiedziały, co zostało obiecane aplikującemu i kto jest odpowiedzialny za komunikację z nim, czyli kto przekazuje te ustalenia kandydatowi. Nie ma bowiem nic gorszego niż dwie różniące się informacje przesłane do tego samego kandydata. Po drugie wszyscy kontaktujący się z kandydatami powinni komunikować się z nimi w ten sam, spójny na każdym etapie procesu sposób. Począwszy od ogłoszenia poprzez wiadomości i spotkanie.

O spójności komunikacyjnej w rekrutacji możemy więc mówić, gdy zarówno dział HR, jak i biznes wiedzą co jak przekazywać kandydatowi:

  • osoby zaangażowane w rekrutacje wzajemnie informują siebie, o wykonanych działaniach lub chociaż w odpowiedni sposób je opisują,
  • kandydaci otrzymują jedną, ustaloną wcześniej pomiędzy HR-em, a biznesem odpowiedź (znane są przypadki, kiedy managerowie wysyłali zupełnie inne informacje, niż dział HR, co wprowadzało kandydatów co najmniej w konsternacje – tego chcemy uniknąć),
  • cała komunikacja wychodząca do kandydatów powinna zostać zweryfikowana, dostosowana do specyfiki organizacji i ujednolicona. Pozwoli to przyspieszyć rekrutacje i podniesie ich standard.

Opisane powyżej działania staną się prostsze w wykonaniu, gdy skorzystasz z pomocy nowoczesnych narzędzi do rekrutacji. Można w nich dostosować szablony wiadomości w zależności od potrzeb, sposobu komunikacji, wartości, które mają zostać przekazane itp. Każdy użytkownik ma do nich dostęp, a więc korzystając z wysyłki wiadomości przez system masz pewność, że cała komunikacja wychodząca do kandydatów jest na tak samo wysokim poziomie. W każdej chwili można sprawdzić, czy inne osoby zaangażowane w proces działają w sposób, na jaki się umówiliście i jakie są reakcje kandydatów.

W naszej organizacji bardzo mocno stawiamy na pozytywne doświadczenia kandydata z udziału w rekrutacji – dodaje Joanna Urbańska. – Aby utrzymywać zadowolenie aplikujących na wysokim poziomie, korzystamy z szablonów wiadomości, takich jak: podziękowanie za zaaplikowanie po odrzuceniu CV, zaproszenie na spotkanie, podziękowanie za udział w rekrutacji po odrzuceniu danej osoby po spotkaniu czy e-mail po zatrudnieniu. eRecruiter pozwala tak zaprojektować szablon wiadomości, aby aktywnie zmieniał się on w zależności od naszych potrzeb. Mowa o automatycznym uzupełnianiu danych, jak imię kandydata, podpis osoby wysyłającej e-mail, czy miejsce spotkania, które można wprowadzić do systemu na stałe, a każdy użytkownik może przypisać najczęściej przez siebie wykorzystywane do swojego profilu.

Jak widać na powyższych przykładach, dobra komunikacja w rekrutacji wymaga rozłożenie tego tematu na części pierwsze. Dopiero, gdy jesteśmy pewni, że współpraca wewnątrz organizacji jest ustalona w odpowiedni sposób, możemy spodziewać się sukcesu w komunikacji z kandydatami. Jeżeli chcesz przeczytać więcej na temat sposobów organizacji komunikacji takich firm jak Sephora, Renault Retail Group Warszawa, czy Fabryka Formy, pamiętaj o pobraniu naszego e-booka. Planowanie sprawnie działającej komunikacji warto rozpocząć od edukacji, a podane w materiale przykłady na pewno w tym pomogą.

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist