Jak obliczyć koszty rekrutacji pracownika i jak ten koszt optymalizować?

Jeśli szukasz odpowiedzi na pytanie, jakie są koszty rekrutacji lub ile kosztuje zatrudnienie pracownika, to wiedz, że nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Brakuje też prostej formuły na obliczenie takiej kwoty. Niektóre źródła i raporty podają, że koszt zatrudnienia waha się od 2 do kilkunastu tysięcy złotych. Jednak czy można ufać tego typu wyliczeniom? Ile czynników zostało wziętych pod uwagę, jaki horyzont czasowy, a co ze specyfiką Twojej branży, typem stanowiska?

Intuicja zapewne podpowiada Ci, że podana wyżej kwota nie jest wiarygodna. W tym momencie musisz wiedzieć, że nie trzeba być analitykiem ani finansistą, aby taki koszt wyliczyć samodzielnie. Co więcej, przy pomocy odpowiednich narzędzi, umożliwiających np. automatyzację działań i analizę źródeł pozyskiwania aplikacji możesz także samodzielnie optymalizować wydatki. Posiadając wiedzę o ponoszonych kosztach i narzędzie do rekrutacji  możesz podejmować stosowne kroki, by ograniczyć potrzebny budżet rekrutacyjny.

Z tekstu dowiesz się m.in.:

• Jakie są główne składowe całkowitego kosztu prowadzonych rekrutacji?
• Czy można obliczyć lub oszacować uniwersalny koszt procesu rekrutacji w Twojej firmie?
• Jakiej formuły użyć, by obliczyć koszt pozyskania pracownika?
• Jakie działania pomogą ograniczyć koszty rekrutacji?

Bezpośrednie i pośrednie koszty procesu rekrutacji

Nie jest niczym odkrywczym, że na koszt procesu rekrutacji składa się bardzo wiele czynników, zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich. Z tego względu coraz częściej mówi się nie o kosztach rekrutacji, a o budżecie rekrutacyjnym. Ten drugi bierze bowiem pod uwagę wszystkie czynniki, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

Ale wróćmy do kosztów. Do tych bezpośrednich zaliczamy m.in.:

• opłaty za publikację, promocję i odnawianie ogłoszeń o pracy,
• czas pracy rekruterów,
• wynagrodzenie zewnętrznych agencji rekrutacyjnych,
• opłaty za narzędzia służące weryfikowaniu kompetencji i umiejętności kandydatów.

Warto dodać, że powyższa grupa kosztów może być w prosty sposób optymalizowana, np. przy wykorzystaniu systemu ATS. Dzięki takiemu narzędziu łatwiej jest np. ocenić efektywność źródeł pozyskiwania aplikacji i na tej podstawie optymalizować koszty związane z pozyskaniem aplikacji kandydatów.

W Medicover stale monitorujemy skuteczność prowadzonych procesów rekrutacyjnych. Elementem badania ich efektywności są koszty rekrutacji, do których zaliczamy głównie koszty publikacji ogłoszeń oraz wynagrodzenie rekrutera. System eRecruiter pozwala nam monitorować źródła pozyskiwania kandydatów dzięki czemu wiemy, które z nich są efektywne i gdzie powinniśmy lokować środki w przyszłości. Posiadanie tego typu wiedzy jest szczególnie istotne w okresie planowania budżetów rekrutacyjnych. Podczas spotkań z zarządem dokładnie wiemy, jakie kwoty powinniśmy inwestować w źródła pozyskiwania kandydatów i posiadamy argumenty uzasadniające zarządzanie budżetem zgodnie z naszą rekomendacją.

Ewelina Trzaskowska – Recruitment Team Leader, Medicover Polska

Koszty pośrednie (niekiedy ukryte) to takie, które nie wynikają wprost z procesu, ale dotyczą tych poniesionych np. na employer branding, czy prowadzenie profilu w mediach społecznościowych. Zaliczamy tu także koszty przedłużających się procesów, pracy menedżera zaangażowanego w pozyskanie pracownika, jak również koszty nietrafionych decyzji dot. zatrudnienia.

Czy istnieje uniwersalny koszt rekrutacji?

Oczywiście można obliczyć, a raczej oszacować uśredniony koszt rekrutacji nowego pracownika. Ale czy taka informacja będzie wartościowa? Nawet w ramach jednej organizacji różnorodność prowadzonych procesów rekrutacyjnych bywa zadziwiająca. Różne poziomy stanowisk, korzystanie z wielu źródeł pozyskiwania aplikacji, zaangażowanie zewnętrznych podmiotów, wpływają na różne koszty tych procesów. Dlatego warto na wstępie określić podział rekrutacji np. ze względu na typ stanowiska i dla każdej grupy przeprowadzić osobne wyliczenia.

Koszty rekrutacji pracownika – od czego zacząć obliczenia?

Szacowanie budżetu dla konkretnego procesu rekrutacji warto zacząć od wyliczenia czasu, który poświęcają poszczególne osoby zaangażowane w rekrutację. Wyobraźmy sobie, że liczba projektów prowadzonych w jednym czasie przez rekrutera wynosi 4. Koszt pracy nad jednym projektem wyniesie 25% wynagrodzenia rekrutera.

Jakie czynności pochłaniają w tym czasie rekrutera? Będą to z pewnością godziny poświęcone na: przygotowanie projektu, zebranie informacji od menedżera zespołu, sformułowanie ogłoszenia, zbieranie i selekcję aplikacji, spotkania z kandydatami. To także czas, jaki zajmują wewnętrzne rozmowy o zatrudnieniu, przedstawienie finalnej oferty i negocjacje z wybranym kandydatem.

Jeśli rekruter z pomocą funkcji oprogramowania do zarządzania rekrutacjami będzie na bieżąco pracował nad optymalizacją czasu trwania poszczególnych etapów rekrutacji, koszt rekrutacji może zostać zmniejszony nawet o kilka procent.

Przejdźmy do obliczeń – formuła na koszt pozyskania pracownika

Formuła na całkowity koszt procesu rekrutacji prezentuje się następująco:

Łączny koszt pracy = (wynagrodzenie specjalisty HR 1/ lb prowadzonych projektów) + (wynagrodzenie specjalisty HR 2/ lb prowadzonych projektów) + ( … ).

+

Wydatki związane z publikacją ogłoszenia = (koszt publikacji na portalu 1 + koszt publikacji na portalu 2 + …+ koszt publikacji na portalu X)

A ponadto wszelkie koszty związane z dodatkami do ogłoszenia jak np. grafiki, odświeżenia, wyróżnienia i promocje ofert.

+

Koszt narzędzi wykorzystywanych do oceny kandydatów w danym procesie rekrutacyjnym (testy umiejętności, testy kompetencji, assessment center) = koszt narzędzia 1 + koszt narzędzia 2 + … + koszt narzędzia X.

+

Wynagrodzenie zewnętrznych podmiotów (agencji zatrudnienia i/lub np. koszt premii dla pracownika za polecenie kandydata w wewnętrznym systemie poleceń pracowniczych).

+

[ewentualnie inne koszty] = dodatkowe koszty specyficzne dla Twojej organizacji* / liczbę procesów, których te działania dotyczyły.

* wydatki poniesione na prowadzenie kampanii rekrutacyjnej, przygotowanie szczególnych etapów rekrutacji związanych z warsztatami, spotkaniami z kandydatami, grywalizacją, dniami otwartymi dla kandydatów, działania employer brandingowe.

Czy to już wszystkie koszty procesu rekrutacji?

Niestety to nie wszystkie koszty, które ponosi pracodawca chcący zatrudnić nowego pracownika. Jeśli decyzja o zatrudnieniu kandydata w krótkim czasie okaże się nietrafiona, koszty te mogą się pomnożyć. W ekstremalnych przypadkach mogą sięgnąć kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych. Wszystko za sprawą pieniędzy, jakie należy przeznaczyć na jego wynagrodzenie, wdrożenie, wyposażenie w narzędzia pracy, szkolenia i wiele innych.

Dobra wiadomość jest jednak taka, że przy odpowiednim prowadzeniu procesów rekrutacyjnych można znacząco ograniczyć koszty rekrutacji. Pomoże to jednocześnie zmniejszyć prawdopodobieństwo niedopasowania pracownika do organizacji.

Gdzie i jak szukać oszczędności kosztów rekrutacji?

Bywa tak, że oszczędności, które narzuca organizacja w pierwszej kolejności uderzają w budżety HR. Czy można się przed tym obronić? Z pewnością warto próbować, udowadniając, że wykorzystanie środków jest efektywne, przemyślane i przynosi korzyści biznesowe. Jak to zrobić? Rozwiązaniem jest automatyzacja procesów oraz weryfikacja kanałów pozyskiwania kandydatów w zależności od stanowiska.

Choć wykorzystanie narzędzia do zarządzania rekrutacjami jest jedną ze składowych kosztów rekrutacji to może ono pomóc w wyraźnym ograniczeniu całkowitych wydatków rekrutacyjnych. Bezpieczne i funkcjonalne narzędzie do rekrutacji zapewni Ci szereg korzyści.

• Analizowanie źródeł pozyskiwania aplikacji, co pozwoli wybierać w przyszłości tylko te kanały, które skutkują pozyskaniem największej liczby najlepiej dopasowanych kandydatów.
• Skrócenie czasu analizy i selekcji aplikacji.

80% respondentów badania „Efektywność rekrutacji” zadeklarowało, że korzystanie z systemu ATS przynosi pożytek całej organizacji, a 70% uważa, że ułatwia komunikację z menedżerami.

Eksperci HR cytowani w raporcie „Efektywność rekrutacji” podkreślają, że systemy ATS są istotną pomocą na każdym etapie rekrutacji. Zdejmują z barków rekrutera kwestie związane z wysyłką i publikacją ogłoszeń, a także pozwalają zredukować czas selekcji aplikacji. W czasach, gdy praca zdalna jest dominującą formą aktywności zawodowej, wsparcie pracy rekrutera przez system ATS jest najlepszym rozwiązaniem, które gwarantuje przyspieszenie procesu rekrutacji i osiągnięcie wyższej efektywności.

• Usprawnienie komunikacji z biznesem, co zaprocentuje lepszym dopasowaniem kandydatów do oczekiwań i szybszym podejmowaniem decyzji o zatrudnieniu.

• Ograniczenie czasu potrzebnego na komunikację z kandydatami (poprzez automatyzację komunikacji e-mail oraz SMS).
• Uniknięcie straty czasu na spotkania z kandydatami, którzy nie stawili się rozmowę rekrutacyjną (dzięki możliwości umawiania spotkań online i automatycznym przypomnieniom SMS wysyłanym do kandydatów przez terminem spotkania).

Dzięki temu narzędziu możesz zaoszczędzić nawet 145 godzin podczas selekcji kandydatów! Sprawdź co to takiego tutaj!

Ile czasu zaoszczędzisz dzięki ATSowi?

To ile czasu uda się zaoszczędzić dzięki pracy z systemem do rekrutacji, zależy w dużej mierze od nas samych. Jeśli dzięki ATSowi będzie można zrezygnować z części miejsc publikacji ogłoszeń, albo wręcz zatrudnić kandydata pozyskanego z własnej bazy, to z budżetu projektu rekrutacyjnego można odjąć kilkaset złotych. Obliczając kwotę tego budżetu i planując oszczędności pamiętaj, jednak że wydatki te to nie są tylko koszty, ale także inwestycja w rozwój biznesu.

To w jaki sposób środki są alokowane powinno, przynosić organizacji spodziewany zwrot z inwestycji. Innymi słowy ta inwestycja musi się opłacać. Ograniczaj zatem czas prowadzonych procesów, wybieraj do pracy skuteczne i sprawdzone narzędzia. Postaw na systemy HR, które pozwolą Ci wybierać najlepszych kandydatów z najlepszych źródeł, przynosząc wszystkim zainteresowanym maksimum satysfakcji.

Jeżeli zainteresowało Cię, jak optymalizować koszty rekrutacji pracowników przy wsparciu systemu ATS i chcesz pogłębić swoją wiedzę na ten temat – zgłoś się na demo eRecruiter i porozmawiaj z naszym ekspertem.