Zmiana systemu ATS wpływa na pracę nie tylko z nowo pozyskanymi kandydatami. Ci, których mamy już w swojej bazie, również powinni znaleźć się w nowym systemie do zarządzania rekrutacjami. W kilkunastoletniej historii eRecruiter przygotowywaliśmy wiele migracji danych, z różnych systemów i narzędzi. Dzięki tym doświadczeniom wypracowaliśmy optymalny sposób na sprawne, bezpieczne i co najważniejsze, bezbłędne migrowanie danych kandydatów do eRecruiter. Przekonaj się, jakie to proste!
Migracja danych do eRecruiter zakłada automatyczne stworzenie projektów rekrutacyjnych, wypełnienie ich danymi kandydatów oraz dołączenie stosownych dokumentów i szczegółowych informacji. Przygotowanie do importu bazy danych składa się z trzech prostych kroków.
Krok pierwszy: chcesz dokonać przeniesienia danych? Daj nam o tym znać!
Poinformuj swojego opiekuna z eRecruiter o chęci wykonania przeniesienia danych do naszego systemu. Opiekun odpowie na wszelkie pytania dotyczące migracji i przekaże Ci dostęp do dedykowanego szablonu migracji. Został on stworzony w odpowiedzi na potrzeby migrowania różnych baz danych jakimi dysponują nasi nowi klienci.
Krok drugi: uzupełnij szablon migracji
Uzupełnij otrzymany szablon danymi kandydatów i szczegółami rekrutacji, które mają pojawić się w systemie.
Szablon migracji to przygotowany przez nas plik w formacie .xlsx, podzielony na sekcje: podstawowe informacje o kandydacie, notatki, tagi, dokumenty. Każda zakładka zawiera jasne instrukcje odnośnie do rodzaju danych, które możemy przenosić i praktyczne wskazówki jak wprowadzić dane, aby efekt migracji był prawidłowy. Jakie informacje podlegają migracji?
Uzupełnij szablon w oparciu o dane udostępnione przez dotychczasowego dostawcę. Przy pobieraniu bazy z dotychczasowego narzędzia upewnij się, czy przekazane pliki zawierają wszystkie dane kandydatów. Innymi słowy, czy przygotowana paczka danych to pełny eksport bazy kandydatów, który posłuży Ci do uzupełnienia pól opisanych w szablonie migracji. Możesz zapytać o możliwość udostępnienia bazy w postaci pliku Excel lub .csv. Sprawdź też, czy przekazane dane zawierają pliki CV i inne dokumenty kandydatów.
Pamiętaj o bezpieczeństwie danych kandydatów. Uzupełniony szablon migracji danych zabezpiecz hasłem. Zalecamy, aby plik oraz hasło dostępu przesyłać do nas odrębnymi kanałami komunikacji, na przykład z wykorzystaniem wiadomości e-mail i SMS. Pliki oraz hasła udostępnij wyłącznie swojemu opiekunowi z eRecruiter.
Krok trzeci: przygotuj dokumenty kandydatów
Udziel dostępu opiekunowi z eRecruiter do wszystkich plików, które kandydaci dołączyli do swojej aplikacji. Opiekun przekaże je do naszego zespołu migracyjnego, który przystąpi do działania. Pliki zamieść w miejscu, z którego w wygodny i bezpieczny sposób je pobierzemy, na przykład wewnętrzny serwer FTP organizacji lub inny, podobny zasób. Jeśli udostępnisz dane poprzez platformę Sharepoint, dysk Google lub podobną, upewnij się, że adres e-mail opiekuna z eRecruiter otrzymał dostęp do tych plików. W tym wypadku, także ze względów bezpieczeństwa, dostęp do plików zabezpiecz hasłem. Dane dostępu prześlij innym kanałem komunikacji niż link do pliku, na przykład wykorzystując wiadomość e-mail i SMS.
Jakie dane warto przenieść do eRecruiter?
Migracja danych to dobry moment aby sprawdzić, czy na pewno potrzebujemy przenosić wszystkie szczegóły oraz wszystkich kandydatów. Sprawdź czy w Twojej bazie znajdują się kandydaci bez aktualnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeśli tak, pomiń te dane w procesie migracji.
Kiedy migracja się zakończy – damy Ci znać!
Wypełnienie szablonu migracji gwarantuje Ci bezbłędny i bezpieczny proces przeniesienia danych. Dzięki temu gwarantujemy dokonanie migracji w ciągu 14 dni roboczych.
