Strona główna Blog Porady HR Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem – poradnik rekrutera i menedżera

Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem – poradnik rekrutera i menedżera

jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną

Jeśli kandydat nie przygotuje się do rozmowy z potencjalnym pracodawcą ich spotkanie, może przeistoczyć się w istny koszmar. Czy taki scenariusz dotyczy tylko aplikujących? Jak czuje się początkujący menedżer przed spotkaniami z kandydatami, szczególnie podczas pierwszej rekrutacji do swojego zespołu? Czy zawsze wszystko jest jasne i oczywiste? Brak wiedzy i doświadczenia w prowadzeniu rozmów rekrutacyjnych może budzić niemałe emocje u wielu początkujących rekruterów i młodych stażem menedżerów. Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem, aby była wartościowa i satysfakcjonująca dla obu stron procesu rekrutacji?

Z artykułu dowiesz się:

  • Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej?
  • W jaki sposób technologia wspiera szybkie i efektywne przygotowanie się do rozmowy?
  • Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną?
  • Jakie etapy i elementy rozmowy powinny się pojawić podczas spotkania z kandydatem?
  • O czym pamiętać po zakończonej rozmowie kwalifikacyjnej?

Każdy rekrutujący chciałaby jak najszybciej móc spotkać się z wyselekcjonowanymi kandydatami, by zatrudnić tego najlepiej dopasowanego do profilu firmy i stanowiska. Zanim jednak do tego dojdzie, niezwykle istotne jest wybranie najlepszych aplikacji spośród wszystkich nadesłanych w odpowiedzi na ogłoszenie. Jak to zrobić, by nie tracić cennego czasu na wywiady z niedopasowanymi kandydatami?

Jak ograniczyć ryzyko nietrafionych rozmów kwalifikacyjnych?

Aby ograniczyć ryzyko nietrafionych rozmów, warto skorzystać z pomocy technologii. Wsparcie w tym zakresie zapewniają platformy rekrutacyjne, które pozwalają znacząco przyspieszyć, a nawet zautomatyzować proces wstępnej selekcji i oceny kandydatów. Jest to możliwe np. dzięki zastosowaniu odpowiednio skonstruowanych formularzy rekrutacyjnych, czy implementacji dodatkowych zintegrowanych rozwiązań, jak HR voicebot, czy testy umiejętności, znajomości języka, czy testy kompetencji. Odpowiedzi kandydatów z formularzy, wywiadów z voicebotem, czy wyniki testów są podstawą do szybkiej selekcji nawet dużej liczby aplikacji.

Czy po tym etapie już wszyscy kandydaci powinni zostać zakwalifikowani do rozmowy kwalifikacyjnej? Niekoniecznie. Choć wszystko zależy od uzgodnień między rekruterem i menedżerem, to zwykle short lista kandydatów podlega jeszcze weryfikacji biznesu. Tutaj również wparciem będzie technologia.

Aby zapewnić maksimum wygody, efektywności i bezpieczeństwa, aplikacje kandydatów powinny być przekazywane do weryfikacji kierownika w odpowiedni sposób. Można to zrobić np. za pośrednictwem interaktywnej karty kandydata, która wysyłana z systemy rekrutacyjnego, trafia na skrzynkę e-mail menedżera. Ten w prosty sposób może bez konieczności logowania do platformy ocenić aplikacje, zaakceptować kandydaturę, przekazać rekruterowi ważne informacje lub poprosić o dodatkowe działanie, jak weryfikacja znajomości języka. Wszystkie informacje od razu są udostępniane rekruterowi w systemie rekrutacyjnym.

Chcesz wiedzieć, jak usprawnić proces umawiania spotkań z kandydatami? Kliknij tutaj.

Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej?

Rozmowa z kandydatem to nie tylko jednostronny wywiad. Tu potencjalny pracodawca ocenia kandydata, a kandydat pracodawcę. Żeby wypaść dobrze, trzeba się odpowiednio przygotować.

Jak wynika z 5. edycji badania Candidate Experience przeprowadzonego przez eRecruiter, 65% specjalistów wskazało spotkanie potencjalnym z przełożonym, jako czynnik mający wpływ na podjęcie decyzji o pracy w firmie.

Przed pierwszym spotkaniem w danym procesie rekrutacji dobrze jest przygotować listę pytań, które chcemy zadać wszystkim rozmówcom. Stała lista omawianych podczas wywiadu zagadnień pozwala lepiej porównać ze sobą kandydatów. Wszystkie przygotowane pytania można podzielić na sekcje i na początku spotkania uprzedzić kandydata czego będą dotyczyć poszczególne bloki wywiadu, np. pytania:

  1. ogólne o znajomość naszej branży, preferowany sposób pracy, źródła pozyskiwania informacji/inspiracji.
  2. o doświadczenie z narzędziami, które są używane w organizacji i na stanowisku do obsadzenia.
  3. behawioralne, np. o przykłady prowadzonych projektów, z określeniem swojej roli, etapach realizacji i końcowym efektem.

Oprócz tych standardowych warto przewidzieć miejsce na pytania dedykowane konkretnej osobie, by móc dopytać o jej doświadczenie, prowadzone projekty i inne rzeczy, które wzbudziły naszą ciekawość lub wątpliwości podczas przeglądania CV. W tym miejscu jeszcze raz przydadzą się profil aplikującego w systemie do rekrutacji, czy interaktywna karta kandydata, gdzie oprócz CV, można podejrzeć m.in. odpowiedzi z formularza. Przy okazji analizy doświadczenia kandydata warto zapoznać się ze specyfiką branży i firmy, w której ten obecnie pracuje.

Co rekruter i menedżer powinni uzgodnić przed spotkaniami z kandydatami?

Przed rozpoczęciem cyklu spotkań rekruter i hiring menedżer powinni odbyć rozmowę, aby ustalić scenariusz spotkania oraz wzajemne oczekiwania.

Do ustalenia pozostaje np. to, kto:

  • rozpoczyna i kończy spotkanie,
  • poprowadzi poszczególne etapy wywiadu z kandydatem,
  • prezentuje ofertę firmy,
  • ile czasu przeznaczamy na spotkanie.

Doprecyzowanie tych kwestii zagwarantuje płynny przebieg spotkania, a kandydatowi zapewni lepsze wrażenia, bo ład i porządek po stronie pracodawcy dadzą rozmówcy większy komfort. To szczególnie ważne w sytuacji, kiedy wywiad jest dla drugiej strony zauważalnie stresujący.

Pobierz checklistę „Perfekcyjnie przygotowane rozmowy rekrutacyjne”

Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem?

Nadszedł wyczekiwany etap spotkań z kandydatami. Jeśli dobrze się do niego przygotowaliśmy, szansa na wybranie najlepiej dopasowanego kandydata znacząco rośnie. Jakie elementy powinna zawierać rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem?

Poniżej znajdziesz przykładowy scenariusz pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem. Kolejność elementów wywiadu nie musi być zawsze taka sama. Tutaj dużo zależy od indywidualnych ustaleń między rekruterem i menedżerem, a także specyfiki stanowiska, na które poszukujemy pracownika.

SCENARIUSZ ROZMOWY Z KANDYDATEM

  • Powitanie i wprowadzenie
  • Wywiad z kandydatem
    • biograficzny
    • motywacyjny
    • kompetencyjny/behawioralny
  • Weryfikacja oczekiwań finansowych i dyspozycyjności kandydata
  • Prezentacja oferty pracy
  • Pytania ze strony kandydata
  • Zakończenie rozmowy

1. Powitanie i wprowadzenie

Rozmowę rekrutacyjną zaczynamy oczywiście od powitania kandydata. To ważny moment, kiedy budujemy wzajemne zaufanie i wprowadzamy przyjemną atmosferę. Przedstawiamy osoby, które wezmą udział w rozmowie od strony pracodawcy oraz pokrótce opowiadamy o agendzie spotkania.

Przedstawienie agendy jest ważne dla kandydata, ponieważ zapozna go zarówno z zakresem, jak i kolejnością zagadnień poruszanych na spotkaniu. Będzie czuł się pewniej i bardziej komfortowo. Po potwierdzeniu, że wszystko jest zrozumiałe, możemy zacząć rozmowę rekrutacyjną.

Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj

2. Wywiad z kandydatem

Zazwyczaj wywiad rozpoczyna rekruter, który porusza kwestie określane mianem „miękkich”, tutaj powinny padać pytania o:

  • motywację do zmiany pracy,
  • oczekiwania dotyczące nowego miejsca pracy tzn. obowiązków na stanowisku, czy atmosfery pracy,
  • doświadczenia w obszarze związanym ze stanowiskiem, na jakie zaaplikował kandydat.

Ten etap służy poznaniu motywacji oraz doświadczenia kandydata, ale też wybadaniu tego, co jest dla tej osoby ważne, jakimi wartościami się kieruje i w jakim kierunku chce się rozwijać.

W tym miejscu warto poruszyć temat oczekiwań finansowych kandydata oraz jego dyspozycyjności. Nawet jeśli w formularzu rekrutacyjnym było zawarte pytanie o preferowane widełki wynagrodzenia i możliwy czas rozpoczęcia pracy, to jest czas na doprecyzowanie i potwierdzenie z kandydatem jego stanowiska. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych komplikacji, kiedy na ostatnim etapie rekrutacji okazuje się, że oczekiwania kandydata są poza budżetem menedżera, a czas oczekiwania na rozpoczęcie pracy jest dłuższy niż sądzono.

Po tym etapie do pytań przechodzi zazwyczaj hiring menedżer, którego rolą jest zadanie bardziej szczegółowych pytania związane z doświadczeniem w danym obszarze, znajomością narzędzi i systemów. O tych pytaniach pisałam w sekcji dotyczącej przygotowania do spotkania z kandydatem.

W procesach rekrutacji specjalistów dobrze sprawdzają się pytania behawioralne. Te pytania pozwalają poznać schemat zachowań kandydata w określonych sytuacjach w przeszłości, jego rolę w przytaczanych projektach, reakcji na pojawiające się wyzwania, czy sposobów rozwiązywania problemów. Pytania te powinny dotyczyć sytuacji istotnych dla osiągania dobrych efektów na stanowisku, które planujemy obsadzić.

Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj

Więcej na temat takich pytań można przeczytać w artykule 17 pytań behawioralnych, które pomogą Ci wybrać właściwego kandydata.

3. Oferta firmy i specyfika pracy na stanowisku.

Po wywiadzie przychodzi czas na przybliżenie kandydatowi oferty firmy, opowiedzenie o dziale, zespole i stanowisku, na jakie zaaplikował. Rekruter i hiring menedżer wcielają się w role marketerów. Wizja, którą budują pozwala sprzedać ofertę pracy kandydatowi. Nie należy jednak koloryzować ani zatajać informacji o wymaganiach czy wyzwaniach na danym stanowisku. To element, o który pozwala potencjalnemu pracownikowi lepiej poczuć specyfikę pracy i zorientować się, jakie są oczekiwania wobec osoby na tym stanowisku. Na tym etapie warto też wspomnieć o ofercie benefitów i pakiecie świadczeń dla pracowników. Ten element spotkania zwiększa nasze szanse na zatrudnienie najlepiej dopasowanego pracownika, który świadomie podejmie decyzję o wyborze naszej firmy.

4. Pytania ze strony kandydata

Teraz przyszedł czas na pytania kandydata do rekrutera i hiring menedżera, które nasunęły mu się po zapoznaniu z ofertą. Pytania, które zadaje kandydat, mogą dużo powiedzieć o sposobie jego myślenia i o tym, co dla niego jest ważne. Z tego względu warto zachować czujność również w tym miejscu.

5. Zakończenie rozmowy

Spotkanie z kandydatem warto zakończyć informacją o kolejnych etapach procesu oraz czasie, w którym ten może się spodziewać kontaktu zwrotnego. Pozytywne wrażenia z procesu zapewni dodatkowo informacja ze strony rekrutera, że jest do dyspozycji, gdyby pojawiły się jakiekolwiek pytania po zakończonym spotkaniu.

Jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną online?

Spotkanie w salce konferencyjnej niewiele różni się od tego prowadzonego zdalnie, jeśli chodzi o sam przebieg spotkania. Rozmowa online zawiera jednak w sobie dodatkowy aspekt technologiczny, zatem na prowadzących wywiad nakłada dodatkową rolę przewodnika po narzędziu do wideo rozmowy. Więcej o prowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych online można przeczytać w artykułach:

Wideorozmowy rekrutacyjne online – Twój przewodnik od eRecruiter

Spotkania online w eRecruiter – 5 rad od rekruterów dla rekruterów

O czym pamiętać po zakończonej rozmowie?

Tuż po odbytej rozmowie rekruter i menedżer powinni krótko porozmawiać o swoich odczuciach. Jeśli kandydat nie będzie rozważany dalej w procesie, rekruter powinien o tym wiedzieć i możliwie szybko poinformować go o decyzji. Będąc świeżo po rozmowie menedżer, będzie mógł też bardziej precyzyjnie podać najważniejsze przyczyny odrzucenia kandydata – to podstawa dobrze skonstruowanej informacji zwrotnej.

Jeśli kandydat wypadł dobrze, a nawet bardzo dobrze, taka informacja też z pewnością będzie cenna, bo rekruter już wie, że może spodziewać się prośby o zaproszenie tej osoby do kolejnego etapu lub przekazanie informacji z propozycją pracy w firmie.

Po zakończonej rozmowie należy pamiętać o przestrzeganiu obietnicy danej kandydatowi odnośnie czasu na powrócenie z informacją zwrotną. Czas ten nie powinien się wydłużyć bez wcześniejszego poinformowania o tym kandydata. Ważną kwestią jest również konstruktywny feedback i informacja zwrotna do kandydata, w której poinformujemy go, co zaważyło na naszej decyzji. Informacja zwrotna jest bardzo cenną wiedzą dla kandydata i powinna stanowić standard dla każdej firmy.

Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj

Spotkanie rekrutacyjne nie musi być koszmarem dla żadnej ze stron procesu rekrutacji. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie przygotowanie i wiedza, jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem. To konieczne, by uzyskać ważne informacje i zapewnić pozytywne wrażenia z procesu, niezależnie od decyzji o zatrudnieniu lub niezatrudnieniu danej osoby.

Przekonaj się, jak eRecruiter wspiera proces selekcji i wyboru najlepiej dopasowanych kandydatów, a także jak usprawnia współpracę rekruterów i menedżerów w procesie rekrutacji. Daj nam znać, a z przyjemnością opowiemy Ci więcej!

Katarzyna Trzaska

Katarzyna Trzaska

Marketing Team Leader