Kiedy myślimy o procesach rekrutacyjnych i osobach w nie zaangażowanych w pierwszej kolejności na myśl przychodzi nam para „rekruter – specjalista ds. rekrutacji i kandydat – aplikujący do pracy w firmie”. Zupełnie zapominamy o innych osobach, których obecność i wpływ na przebieg rekrutacji są niezwykle istotne. Mowa tu o kierownikach liniowych i managerach, którzy jako przedstawiciele biznesu są w rzeczywistości jednym z filarów każdego procesu rekrutacyjnego.
O tym, dlaczego warto przekazywać kierownikom wiedzę nt. zasad przyjaznej rekrutacji, a także o tym, w jaki sposób to robić, opowiedział nam w rozmowie Przemysław Grzegorowski, Specjalista ds. Rekrutacji w Capital Service. W trosce o zapewnienie najwyższych standardów rekrutacji pracodawca i jednocześnie członek Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji zdecydował się na przeprowadzenie szkoleń rekrutacyjnych dla biznesu w całej Polsce.
Dlaczego edukowanie wszystkich uczestników procesu rekrutacji po stronie firmy jest istotne?
Jest kilka powodów. Pierwszy z nich to dbałość o wizerunek firmy – każdy kandydat wychodzi ze spotkania mając już wyrobioną opinię nt. firmy. Idealnie byłoby, gdyby nawet odrzuceni kandydaci po uzyskaniu informacji pomyśleli – „fajna firma, szkoda, że się nie udało”. Bo to, że dziś np. kandydat nie spełniał naszych oczekiwań – nie oznacza, że w przyszłości nie rozwinie swoich kompetencji w kierunku, którego akurat wtedy będziemy poszukiwać. Byłoby wysoce nierozsądne, gdybyśmy stracili tego kandydata tylko ze względu na jego przykre doświadczenia rekrutacyjne w naszej firmie.
Kolejny powód to skuteczność procesu rekrutacji. Jak podkreśla Kazimierz Dziełak, Prezes i założyciel firmy
Chcę zatrudniać ludzi zaangażowanych, odpowiedzialnych, o wysokich standardach etycznych. Ufam swoim pracownikom i powierzam im odpowiedzialne funkcje.
Liczymy na to, że jeśli każdy uczestnik procesu rekrutacji po stronie firmy będzie posiadał odpowiednią wiedzę konieczną do znalezienia właściwego pracownika, ograniczy to w znacznym stopniu możliwość popełnienia błędu rekrutacyjnego.
Nie mniej istotny jest czas – problem szczególnie dotkliwy w przypadku nagłej fluktuacji. Jeśli człowiek nie wie jak zabrać się do przeprowadzenia rekrutacji – będzie odwlekał jej rozpoczęcie. Również obawa przed podjęciem trafnej decyzji może spowodować kolejne opóźnienia.
Co skłoniło Państwa do przeprowadzenia projektu szkolenia przedstawicieli biznesu?
Ponieważ pracujemy w oparciu o rozproszoną sieć sprzedaży chcemy mieć pewność , że standardy rekrutacyjne są takie same zarówno w Suwałkach jak i w Jeleniej Górze. Że kandydat ze Szczecina wyjdzie z rozmowy tak samo zadowolony jak kandydatka z Rzeszowa. Chcemy być pewni, że każdy menadżer posiada taką samą wiedzę nt. standardów rekrutacji obowiązujących w naszej spółce. Współpracujemy z 25 menadżerami na terenie całej Polski. Każdy z nich przyszedł do firmy z inną wiedzą, z innymi doświadczeniami rekrutacyjnymi. Teraz mamy pewność, że każdy z nich w ten sam profesjonalny sposób przeprowadzi kandydata przez proces rekrutacji.
Dlaczego skupili się Państwo akurat na sieci sprzedaży?
Spółka w tym roku bardzo intensywnie rozwija sieć nowych placówek w zachodniej części Polski, gdzie do tej pory nie prowadziliśmy biznesu. W 2015 roku powstaje 45 nowych placówek (prawie 40 z nich już działa). Jak w każdej firmie występuje również fluktuacja – a ponieważ mamy rozproszoną sieć sprzedaży – nie możemy osobiście odpowiadać za każdą rekrutację. W sieci pracuje 21 Regionalnych Kierowników Sprzedaży oraz 4 Dyrektorów Stref. Bardzo ważną kwestią jest w tym departamencie efektywność procesu rekrutacji – przecież to sieć sprzedaży przynosi firmie zyski. Cykl szkoleń obejmował jednak nie tylko sieć sprzedaży, ale również menadżerów z centrali Spółki.
Co jest przedmiotem takiego szkolenia, jakie elementy zawiera?
Szkolenie obejmuje kompleksowo wszystkie etapy rekrutacji – od tworzenia profilu kandydata, aż po proces adaptacji pracownika na stanowisku pracy. Zawiera również prawne aspekty zwalniania i zatrudniania pracowników. W trakcie zajęć symulowane są rozmowy rekrutacyjne oraz sesje AC. Bardzo dużo miejsca poświęcamy informacjom – jak konkretne zachowania osoby rekrutującej mają przełożenie na postrzeganie firmy jako potencjalnego pracodawcy. Jakie działania w tym zakresie są pożądane, a jakich kategorycznie należy się wystrzegać. Zatem to nie tylko instrukcja poprawnego przejścia przez proces rekrutacji, ale również proces zaszczepiania „wyższej kultury rekrutacji”.
Czy wykorzystali lub przygotowali Państwo jakieś szczególne materiały?
W oparciu o materiał wypracowany podczas warsztatów oraz podczas praktycznej części szkolenia – powstał „podręcznik” – Standardy Rekrutacji w Capital Service. Zawiera on szczegółowy opis przebiegu rekrutacji – od podjęcia decyzji o rekrutacji, poprzez stworzenie profilu kandydata, realizację rekrutacji, zatrudnienie aż po proces adaptacji stanowiskowej. Oprócz opisu procesu zawiera również rady i wskazówki oraz konkretne przykłady dotyczące zachowań budujących pozytywną atmosferę podczas rekrutacji przy zachowaniu w pełni profesjonalnego podejścia. Jest w nim również zawarty element dotyczący prawnych aspektów rekrutacji. Wartością dodaną tego podręcznika na pewno są stworzone formularze pomocne w prowadzeniu rekrutacji jak np. kroki rozmowy rekrutacyjnej czy karta oceny kandydata. To materiały wspomagające dla osób, które na co dzień nie zajmują się rekrutacją.
W jakiej formie przygotowany podręcznik jest dostępny dla zainteresowanych osób?
Do dyspozycji mamy papierową i elektroniczną wersję „podręcznika” do rekrutacji. Każdy zainteresowany może się z nim zapoznać i odświeżyć wiedzę z zakresu rekrutacji. W całości lub tylko konieczne fragmenty.
Jak szkolenia wpłynęły na wzrost świadomości i poprawę standardów?
Szkolenia zakończyły się niedawno, ale już widać pierwsze efekty. Większa samodzielność w podejmowaniu decyzji, lepsza organizacja procesu, bardziej dopasowani kandydaci, krótszy proces znalezienia pracownika – to tylko niektóre z korzyści, jakie wracają do nas po szkoleniu. Również informacje zwrotne od nowo zatrudnionych osób nt. procesu rekrutacji pokazują zmiany na lepsze.
Czy planują Państwo w przyszłości podobne działania w tym zakresie?
Oczywiście, szczególnie, że nasza firma na kolejny rok ma dalsze plany związane z ekspansją placówek. Co za tym idzie przybędzie też menadżerów w sieci. Z pewnością będziemy powtarzać te warsztaty. Zostały one włączone jako obowiązkowy element procesu szkoleniowego dla nowych Menadżerów.
Czy napotkali Państwo jakieś trudności podczas szkolenia?
Jak to zazwyczaj bywa przy szkoleniu osób ze sporym bagażem doświadczeń – pojawiały się trudności związane ze zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń. „Po co zmieniać to, co działa?” – pytali. Część praktyczna uzmysłowiła wielu menadżerom, że proponowane przez nas rozwiązania zdecydowanie wpłyną na poprawę jakości rekrutacji, a jednocześnie wcale nie zwiększą im liczby obowiązków. To, co ważne to informacje zwrotne od uczestników szkoleń na temat problemów z jakimi się spotykali w przeszłości – pozwoliły nam jeszcze lepiej dopracować ostateczny standard rekrutacji. To ostatecznie przekonało ich do proponowanych rozwiązań.
Jak wynika z powyższej rozmowy, przyjazna rekrutacja się opłaca – co do tego nie ma wątpliwości. Firmy dążące do poprawy standardów rekrutacyjnych, oprócz wysiłków wkładanych w rozwój rekruterów, powinny też zadbać o to, by każdy kierownik liniowy został „certyfikowany z rekrutacji”, czyli zadbać o odpowiednią komunikację i edukację przedstawicieli biznesu. Często jest to zadanie niełatwe, które wymaga wysiłku, dobrego przygotowania i odpowiednich argumentów. Jednak w dłuższej perspektywie przynosi bardzo pozytywne rezultaty. Korzystnie wpływa na wzajemne zrozumienie potrzeb między HR i biznesem, poprawia komunikację, strukturyzuje i przyspiesza procesy i finalnie pozytywnie oddziałuje na wrażenia kandydatów.
PS. Kierownicy liniowi mogą być sprzymierzeńcami przyjaznej i skutecznej rekrutacji. Sprawdź, jak eRecruiter pomaga angażować ich w procesy rekrutacyjne. Zobacz Interaktywną Kartę Kandydata!
