Strona główna Blog Candidate Experience 6 wskazówek: Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu z procesu rekrutacji?

6 wskazówek: Jak przekazać kandydatowi informację o odrzuceniu z procesu rekrutacji?

kandydat odrzucony

Złożenie oferty pracy wybranemu kandydatowi jest oczywiście o wiele łatwiejsze (i przyjemniejsze) niż informowanie o negatywnej decyzji tych, którym się nie udało. Mimo to, nie warto uciekać przed konfrontacją z kandydatami odrzuconymi.

Udzielanie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom, również tym, którzy nie przeszli kolejnych etapów rekrutacji, wymaga poświęcenia czasu i zaangażowania. Zajęci nowo zatrudnionymi pracownikami, w ferworze obowiązków, często nie znajdujemy czasu na kontakt z osobami, które w wyniku rekrutacji, nie dołączyły do organizacji. Czasem obawiamy się, że taki feedback może zostać potraktowany jako atak personalny, a często po prostu nie wiemy, jak i o czym dokładnie rozmawiać z kandydatem odrzuconym. Dlatego też, często decydujemy się milczeć. Kandydaci mają jednak nieco inne oczekiwania. Jak pokazują wyniki badania Candidate Experience 2019 w Polsce, aż 57% badanych z tej grupy oczekuje, że otrzymają uzasadnienie odrzucenia ich aplikacji niezależnie od tego, w którym momencie procesu rekrutacji zostaną wykluczeni. Dlatego warto podjąć wysiłek uzasadnienia słowa „Nie”, które kierujemy do starających się o pracę w naszej firmie. Skorzystają na tym wszyscy – zarówno kandydaci, jak i pracodawca.

Jak udzielać informacji zwrotnych?

1. Delikatnie i taktownie

Komunikowanie drugiej stronie jej niedoskonałości czy popełnionych błędów jest zawsze sprawą bardzo delikatną, wymagającą delikatności. Należy to robić umiejętnie i z wyczuciem. Zwłaszcza, jeżeli sytuacja dotyczy rozmowy rekrutacyjnej, kiedy musimy przekazać kandydatowi  informację zwrotną o odrzuceniu z procesu – mówi Magdalena Derlukiewicz, Senior Marketing Specialist, w eRecruiter.

Trzeba pamiętać, że już sama decyzja o nieprzyjęciu kandydata jest mało przyjemna dla tej osoby, z kolei nieumiejętne wskazanie powodów, dla których tak się stało, może odbić się negatywnie na wizerunku firmy jako pracodawcy. Dlatego warto poświęcić chwilę na przygotowanie odpowiedniego komunikatu, w którym znajdzie się podziękowanie za poświęcony czas i np.: zaproszenie do kolejnej rekrutacji.

2. Szczerze i konkretnie

Należy zachować empatię i szacunek wobec odczuć kandydata, który może odbierać brak zatrudnienia jako porażkę. Jednocześnie jednak powinniśmy rozmawiać z nim szczerze. W wiadomości informującej o niepowodzeniu, powinny znaleźć się konkretne powody odrzucenia kandydatury. Jeśli przykładowo znajomość języka obcego kandydata wymaga „doszlifowania”, to należy mu o tym powiedzieć wprost i wskazać, jakiego poziomu znajomości języka firma oczekuje. Lepiej mówić konkretnie niż unikać odpowiedzi, posługując się ogólnikowymi, niezrozumiałymi dla odbiorcy hasłami. Taka wskazówka będzie bowiem dla kandydata pomocna przy kolejnych procesach.

O wyborze kandydata w procesie rekrutacji decydują różne kwestie, m.in. doświadczenie, umiejętności, a także kompetencje. Przede wszystkim należy postawić na partnerską relację z kandydatem – mówi Konstancja Zyzik, menedżer ds. pozyskiwania talentów i rozwoju umiejętności w Grupie Pracuj – Przygotowując proces rekrutacji warto doprecyzować, które kryteria są kluczowe przy wyborze kandydata. Podejmując finalną decyzję o zatrudnieniu kandydata, szczególną uwagę należy zwrócić na aspekt komunikacji i przekazywania informacji o odrzuceniu.

3. Merytorycznie

Udzielając feedbacku (czy to w formie elektronicznej czy telefonicznej) należy zadbać, aby był on wyłącznie merytoryczny.  Jeżeli dany kandydat nie odpowiada naszemu profilowi ze względów merytorycznych, należy wytłumaczyć, w jakich zadaniach popełnił błąd albo w których obszarach jego doświadczenie jest niewystarczające

Wówczas ma jasną informację, czego zabrakło i co zadecydowało o nieprzyjęciu go do pracy. Jednocześnie powinniśmy wskazać mu obszary, w których naszym zdaniem, powinien podnieść swoje kompetencje lub nad którymi powinien jeszcze popracować.  Dotyczy to zarówno umiejętności merytorycznych jak i kompetencji miękkich. Dobrze też podkreślić mocne strony danego kandydata tak, aby pokazać, że są sfery, w których radzi sobie dobrze i stanowią one jego atut. Dzięki temu kandydat zostaje z poczuciem, że ktoś rzeczywiście przeanalizował jego profil, ocenił rzetelnie umiejętności oraz dał mu wskazówki na przyszłość.

4. Bazując na faktach, a nie przypuszczeniach

W rekrutacjach ma zastosowanie ta sama zasada, o której dużo mówi się w psychologii – odnosimy się do zachowania osoby, a nie mówimy o osobie. Na przykład mówimy: „podczas naszej rozmowy mówiłeś chaotycznie, było mi ciężko zrozumieć temat, który przedstawiałeś”, a nie „jesteś chaotyczny, nie umiesz się komunikować” – mówi Monika Sławińska – Sławecka, Menedżer ds. Rozwoju Talentów i Organizacji, Polska i Kraje Bałtyckie w Philip Morris International w Polsce. – Rozmowa z rekruterem może być stresująca dla kandydata i to, że zachował się w jakiś sposób w tej sytuacji, nie znaczy, że zawsze się tak zachowuje. Nad kompetencjami zawsze można natomiast pracować i warto o tym powiedzieć kandydatom, bo informacja zwrotna może być dobrym punktem wyjścia do pracy nad sobą.

5. Indywidualnie

Informacja przekazywana kandydatowi powinna być możliwie maksymalnie spersonalizowana – mówi Konstancja Zyzik – W naszych procesach staramy się być z kandydatem w bieżącym kontakcie e-mailowym czy telefonicznym i odpowiadać na pytania, które pojawiają się w trakcie rekrutacji. Podczas każdego spotkania rekrutacyjnego przekazujemy też wizytówki, dzięki którym kandydaci mogą kontaktować się bezpośrednio z rekruterami, jeśli pojawi się taka potrzeba – opowiada przedstawicielka Grupy Pracuj.

Indywidualne podejście? Nic strasznego! Przeczytaj raport i poznaj sposoby naszych ekspertów, na efektywne i przyjazne procesy rekrutacyjne.  

6. Profesjonalnie

Nie każdy lubi słuchać o swoich słabościach. Zdarza się, że taka informacja – w połączeniu z żalem, że nie udało nam się osiągnąć tego, co planowaliśmy – może wywołać złość i bunt. Nawet, jeśli spotykamy się z nieuprzejmymi reakcjami ze strony rozgoryczonych kandydatów, powinniśmy zachować dystans oraz spokój i nie wdawać się w słowne utarczki czy wymianę komentarzy.

Bycie posłańcem złych wieści nigdy nie jest wdzięcznym zadaniem, ale w rekrutacji mamy z taką sytuacją do czynienia na co dzień, dlatego warto wiedzieć jak dzięki przyjaznej rekrutacji minimalizować ryzyko nadszarpnięcia reputacji firmy.

Komunikacja z kandydatem w procesie rekrutacji jest bardzo wymagającym i czasochłonnym zadaniem. W systemie eRecruiter można tworzyć własne szablony wiadomości, dzięki którym przekazywanie informacji na każdym etapie procesu rekrutacyjnego, jest o wiele łatwiejsze. Jeśli chcesz sprawdzić jak to działa w praktyce, wystarczy kliknąć tutaj.

Monika Różycka

Monika Różycka

Marketing Specialist w eRecruiter