Strona główna Blog Candidate Experience Podcast: Jak za pomocą SMS zredukować odwoływanie spotkań rekrutacyjnych?

Podcast: Jak za pomocą SMS zredukować odwoływanie spotkań rekrutacyjnych?

Zapraszamy do wysłuchania drugiego odcinka z serii „O rekrutacjach przy kawie”, w którym gościem jest Aleksandra Banaszek, Specjalista ds. HR w igus Sp. z o.o.

Tym razem rozmawiamy m.in. o tym, jak:

zapobiegać sytuacjom, gdy kandydaci nie pojawiają się na zaplanowanych spotkaniach?

ułożyć proces rekrutacyjny przy niszowych stanowiskach, by osiągnąć satysfakcjonujące wyniki?

kreatywnie przedstawić kandydatowi stanowisko w niszowej branży?

badania Candidate Experience pomagają w poprawie wydajności rekrutacji?

Nie przegap!

Już za 3 tygodnie kolejny odcinek „O rekrutacjach przy kawie”. Zostaw nam swój adres e-mail, by otrzymywać powiadomienia o nowych odcinkach.

Jeżeli podoba Ci się podcast, zasubskrybuj nasz kanał:

Wolisz przeczytać niż słuchać? Poniżej znajdziesz zapis rozmowy

Olu, opowiedz nam, czym się zajmujesz i przybliż specyfikę waszej branży.

Pracuję w firmie igus na stanowisku specjalisty do spraw HR. Igus zajmuje się produkcją i sprzedażą polimerowych łożysk i prowadników do przewodów. Mamy dwie osie produktowe, część mechaniczną i część elektryczną. W igus odpowiadam za kompleksową organizację procesów rekrutacyjnych, koordynację szkoleń, ale też współtworzenie i realizację badań: badania zaangażowania Candidate Experience oraz Exit Interview.

Odpowiadasz za ogromny obszar działań na co dzień. Jak duży jest Wasz dział HR?

Nasz dział składa się z trzech osób, jest Dorota Michałowska, HR manager, Monika Płusa, która zajmuje się stricte HR twardym, czyli kadry i płace, oraz ja na stanowisku specjalisty do spraw HR.

Zanim zaczęłaś pracę w igus, w jakiej branży pracowałaś wcześniej?

Wcześniej pracowałam w branży retail.

Widzisz różnicę w rekrutacjach między branżą retail, a produkcyjną?

Zdecydowanie tak, dlatego że po prostu szukamy innych kompetencji u kandydatów.

Dlaczego się zdecydowałaś na przejście z „retaila” do branży produkcyjnej? Nie przerażało cię to?

Może trochę na początku ale tak naprawdę zależało mi bardzo na nowych wyzwaniach i dlatego się na to zdecydowałam.

Jak długo pracujesz w igus?

Blisko 3 lata.

Czyli podoba ci się to co robisz?

Tak, zdecydowanie.

Przejdźmy do specyfiki rekrutacji w igus, jakbyś mogła nam opowiedzieć, jak wygląda proces rekrutacyjny: czy to jest jeden proces czy kilka procesów, w zależności od danej rekrutacji?

Wszystko zależy czy rekrutujemy do naszej części produkcyjnej, czy rekrutujemy do biura i do działu handlowego. Jeżeli chodzi o rekrutację na produkcję, skupiamy się głównie na poszukiwaniu umiejętności twardych, czyli na umiejętności majsterkowania i zdolnościach elektrycznych, i to weryfikujemy w trakcie procesu rekrutacyjnego. Jeżeli chodzi o stanowiska – na przykład inżynierów sprzedaży – to proces rekrutacyjny składa się z kilku etapów.

Na początku wstępny wywiad telefoniczny, rozmowa i weryfikacja kryteriów brzegowych. Drugi etap to są spotkania rekrutacyjne, biorę w nich udział ja i manager danego kandydata. W trakcie spotkania weryfikujemy i umiejętności stricte techniczne za pomocą pytań i za pomocą testu technicznego, który mamy wystandaryzowany, przygotowany przez naszą centralę w Niemczech. W związku z tym, że poszukujemy „combo kompetencyjnego”, czyli i kompetencji twardych i miękkich, weryfikujemy jeszcze te miękkie w trakcie spotkania.

Po etapie spotkań, gdzie staramy się, żeby było na nie zaproszone około 7 osób, wybieramy 2 najmocniejsze z całej rekrutacji i zapraszamy do nas, do Warszawy, na tzw. dzień kandydata. To są dwie osoby, które są zapraszane do nas na dłużej, oczywiście w oddzielnym czasie, na 3-4 godziny. Mają wtedy okazję poznać wszystkich pracowników stacjonujących w Warszawie, zobaczyć w jakich warunkach pracujemy, jaka jest kultura, energia w firmie, porozmawiać dłużej z potencjalnymi współpracownikami, z zespołem i z naszym dyrektorem zarządzającym, żeby już taka ostateczna decyzja o podjęciu współpracy była świadoma z obu stron.Ciekawe jest to, że my po takim dniu kandydata – wszystkie osoby, które były zaangażowane w rozmowę z danym kandydatem – spotykamy się i rozmawiamy, z kim chcielibyśmy pracować i kogo przyjmujemy do zespołu.

To dosyć rozbudowany proces, ale sprawdza się?

Tak.

A jak kandydaci reagują na dzień kandydata?

Bardzo pozytywnie i to właśnie jesteśmy w stanie zweryfikować w badaniu Candidate Experience, gdzie oprócz pytań zamkniętych mamy też dwa pytania otwarte: co kandydaci doceniają w naszym procesie rekrutacyjnym i co powinniśmy ewentualnie poprawić – jeżeli coś do poprawy jest. Sami z siebie często chwalą ten dzień kandydata i mówią, że to bardzo ciekawe przeżycie.

Powiedz mi, ile rekrutacji prowadzicie miesięcznie?

To jest u nas bardzo płynne, w tym momencie mam otwarte 6 projektów rekrutacyjnych, w skali roku to jest około 20-30 rekrutacji.

I ilu kandydatów zgłasza się mniej więcej na sprzedażowe rekrutacje?

U nas to wszystko zależy od regionu, dlatego że zatrudniamy na terenie całej Polski Zależy nam na tym, żeby w jednym województwie było dwóch naszych inżynierów sprzedaży, jeden zajmujący się częścią mechaniczną, drugi częścią elektryczną. Zdarzają się takie rekrutacje, gdzie na jedno stanowisko mam 60-70 CV, a mamy takie województwa, czy regiony, gdzie np. dostajemy 20 czy 30 CV.

I co wtedy, gdy masz te 20-30 aplikacji?

Niezależnie od tego, czy mam 20 czy 30 aplikacji, czy mam aplikacji 60 czy 70 staram się nawiązać relacje z kandydatami, którzy są jakościowo odpowiadający danemu stanowisku. Nawiązać z nimi relację partnerską.

Skupmy się tylko na inżynierach sprzedaży. Jakie są różnice między tą rekrutacją a innymi rekrutacjami w igus?

Tak naprawdę dużej różnicy nie ma, największą różnicą zauważalną jest konieczność weryfikacji umiejętności technicznych.

Kto to robi?

Mamy do tego test, przygotowany przez kolegów z centrali z Niemiec i to pomaga nam głównie w weryfikacji umiejętności technicznych. Oprócz tego w trakcie pierwszego etapu, czyli spotkań rekrutacyjnych o kwestie techniczne dopytują też menedżerowie danych osób, czyli bezpośredni przełożeni.

Czyli angażujecie managerów w etap, w proces rekrutacji.

Tak, dla kandydatów jest bardzo ważne, żeby już w pierwszym etapie, na pierwszym spotkaniu poznać managera i wiedzieć z kim ewentualnie dalej w przyszłości będą współpracować, muszą czuć to „flow” ze swoim przyszłym przełożonym.

A jak przygotowujesz się do rozmowy z kandydatami?

Analizuję ich dokumenty aplikacyjne, zarówno CV, jak i formularz który przesyłają nam przez system eRecruiter.

Jeżeli miałabyś udzielić rady, na co zwrócić uwagę poszukując określonego profilu kandydata, na przykład takiego inżyniera sprzedaży u Was, to co by to było?

Ważne dla nas jest wykształcenie techniczne, czyli musimy brać pod uwagę kandydatów z Politechnik. To połączenie kompetencyjne, czyli to musi być osoba „techniczna” po Politechnice, interesująca się nowymi technologiami. Musi być bardzo komunikatywna, otwarta i mieć łatwość w nawiązywaniu relacji. Nie bać się ludzi i ich lubić.

No tak, w końcu ma być handlowcem.

Tak.

Macie motyw przewodni Waszych handlowców, spajającą ich myśl przewodnią?

My jesteśmy firmą „klientocentryczną” i naszą główną myślą przewodnią, zarówno naszych inżynierów sprzedaży jak i pozostałych pracowników, w igus jest klient. Zależy nam na tym, żebyśmy to co robimy robili z finalną korzyścią dla klienta.

Rozmawiając za kulisami, zdradziłaś mi wcześniej, że często spotykałaś się z sytuacjami, gdy kandydaci nie przychodzili na spotkania, nie informując Cię o tym. Jak sobie z tym poradziłaś?

Bardzo pomaga mi w tym system eRecruiter, który wprowadził możliwość odwoływania spotkań za pomocą SMS-ów. Kandydaci z tego korzystają, co bardzo ułatwia, i pomaga mi w codziennej pracy, dlatego że nie muszę poświęcać tego czasu na analizę dokumentów aplikacyjnych danego kandydata i przygotowywania się do spotkania. Jeżeli wiem z wyprzedzeniem, że kandydat nie przyjdzie, to mogę na przykład więcej czasu poświęcić innym kandydatom, dając im bardziej rozbudowaną informację zwrotną.

Pomaga mi też to, że w momencie kiedy zapraszam kandydatów na spotkania telefonicznie, proszę ich, żeby potwierdzili mi obecność na spotkaniu i zależy mi na tym, żeby w trakcie tej rozmowy telefonicznej oni się zadeklarowali, że na przykład do środy, potwierdzi swoją obecność. Albo jeżeli coś się stanie i nie będzie mógł wziąć udziału w tym spotkaniu, to też o tym poinformuje. Zauważyłam, że jeżeli kandydaci zobowiązują się do takiego poinformowania, do przekazania informacji zwrotnej, to częściej ją faktycznie przekazują.

Czyli widzisz różnicę, gdy masz tę możliwość, żeby kandydaci odwoływali spotkanie, a gdy jej nie było?

Zdecydowanie tak.

A czy Twoim zdaniem istnieją jeszcze jakieś inne czynniki, które miałyby szansę zredukować tę liczbę nieodbytych spotkań?

To jest tak naprawdę bardzo trudne pytanie. Tak jak już powiedziałam wcześniej, staram się prowadzić tak rozmowy, żeby kandydaci deklarowali chęć potwierdzenia albo niepotwierdzenia udziału w rozmowie rekrutacyjnej. System eRecruiter sprawia, że 24 godziny przed spotkaniem każdy kandydat dostaje SMS-a z przypominajką o tym, że następnego dnia jest takie spotkanie. Jeżeli coś w jego życiu się wydarzyło i pojawić się nie może, albo po prostu nie chcę się pojawić na tym spotkaniu, bezboleśnie może wysłać krótkiego zwrotnego SMS-a o treści „nie” i my od razu mamy tę informację. Możemy inaczej zagospodarować i rozdysponować swój czas.

A komunikujecie się z kandydatem ponownie, takim który odwołał spotkanie?

Zależy. Teraz system eRecruiter umożliwia przekazanie w SMS-ie zwrotnym nie tylko informacji „nie”, ale jakieś też innej rozbudowanej informacji, jakiegoś dłuższego SMS-a. Jeżeli kandydat pisze, po prostu „Nie”, to raczej się z nim nie kontaktujemy ponownie bo widocznie nie chciał tego kontaktu z nami dalej utrzymywać. Jeżeli napisze coś bardziej rozbudowanego – „Nie, bo nie mogę ze względu na coś”, to jak najbardziej się kontaktujemy.

Tak cię słucham i sobie myślę, że masz dużą pasje w sobie do zawodu rekrutera. Skąd ją bierzesz, gdzie ona w Tobie siedzi? Co Ciebie prowadzi do przodu?

Ja lubię ludzi, lubię nawiązywać z nimi relacje. Ta codzienna możliwość rozmów z ludźmi, spotykania się z nimi, poznawania ich, bo ja wychodzę z założenia, że w każdym człowieku drzemie coś ciekawego.

Mówiłaś o budowaniu relacji z kandydatami. Jak ty to robisz? Jakbyś mogła dać wskazówki, na czym polegać przy budowie relacji z kandydatami?

Rozmowa i dawanie informacji zwrotnej po każdym etapie. Nie tylko jeżeli kandydat potrzebuje i wymaga tej informacji zwrotnej, bo czasami kandydaci sami się upominają o to, żeby otrzymać feedback, na przykład po spotkaniu rekrutacyjnym. Sama z siebie staram się wychodzić z tą informacją zwrotną, przekazywać ją i dawać wskazówki na przyszłość. Budować taką relację, bo nawet jeżeli w danym momencie nie jesteśmy w stanie zatrudnić tej osoby na dane stanowisko, bo zdecydowaliśmy się na innego kandydata, to może w tej osobie drzemie jakiś potencjał i fajnie jest zachować dobry kontakt na później. Firma się rozwija i być może pojawią się nowe stanowiska, na które właśnie tych kompetencji i takiej osoby będziemy potrzebowali.

A jest coś w procesie komunikacji co się u Was nie sprawdziło, testowaliście to a nie weszło w końcu do procesu?

Tak. Na początku, jakieś półtora, może 2 lata temu, chcieliśmy żeby informację zwrotną po drugim etapie spotkań rekrutacyjnych, czyli po dniu kandydata, przekazywał bezpośredni przełożony, czyli manager danej osoby. Nie do końca to się sprawdziło, jeżeli chodzi o odrzucenie tych kandydatów. Często managerowie nie czuli się komfortowo, przekazując taki feedback potencjalnym pracownikom, czyli kandydatom. Często odwlekali to, nie robiliśmy tego terminowo, dlatego finalnie już robimy to my jako dział HR.

Mówiłaś też o badaniach Candidate Experience, który prowadzicie. Czy jest coś co już wdrożyliście po opiniach kandydatów?

Cały czas wdrażamy, analizujemy wyniki tego badania i realizujemy ja na bieżąco. Takim naszym sztandarowym przykładem jest salka konferencyjna. Tak jak powiedziałam wcześniej, nasi kandydaci piszą testy – to są testy techniczne, i piszą je indywidualnie w salce. U nas iqus wygląda to tak, że salki konferencyjne są przeszklone. Poza salką toczy się życie firmy, a w salce pisze test kandydat, który jest pewnie dość mocno zestresowany. W badaniu Candidate Experience kandydaci zwrócili nam uwagę na to, że poza szybą jest ruch, który ich rozprasza i zdecydowaliśmy się zamontować rolety w salach konferencyjnych.

I ostatnie pytanie, które chciałem Ci zadać w naszym podcaście. Jeżeli miałabyś podsumować tę naszą rozmowę, to jaką jedną rzecz powinien wynieść ktoś, kto nas słucha i zaraz wraca do biurka?

Wydaje mi się, że najważniejsze jest tworzenie i budowanie komunikacji z kandydatami i budowanie takich partnerskich relacji. Musimy kandydatów traktować mocno wyjątkowo, bo jak wszyscy wiemy, mamy teraz rynek pracownika. Każdą osobę, każdego kandydata musimy bardzo mocno szanować, bo jeżeli teraz nie jesteśmy w stanie zatrudnić go w danym procesie rekrutacyjnym na dane stanowisko, to musimy umieć odkrywać potencjał w kandydatach na przyszłe stanowiska.

Pięknie powiedziane. Dziękuję Ci Olu za naszą dzisiejszą rozmowę. Myślę, że Ty i Wasz zespół jesteś świetnym przykładem na to, jak poukładać sobie proces rekrutacyjny przy dosyć specyficznych procesach rekrutacyjnych. Jak znaleźć czas na inne rzeczy, gdy kandydaci nam odwołują spotkania. Czyli, że da się to robić i można sobie wdrożyć cały proces. Mam nadzieję, że nasi słuchacze wiele wyciągną z tej rozmowy.

Dziękuję bardzo.