Według najnowszej edycji raportu Candidate Experience w Polsce, tylko 16% pracodawców przeprowadza badania opinii kandydatów z udziału w rekrutacjach. Wśród organizacji, które regularnie weryfikują opinie kandydatów jest Promedica24. Rekruterzy z tej firmy podzielili się z nami swoim doświadczeniem i wnioskami wynikającymi z badań candidate experience. Działania te mogą być inspiracją do przeprowadzenia własnego badania. Jak pokazuje praktyka rekruterów z Promedica24, jest to bardzo skutecznie działanie!
Z artykułu dowiesz się:
- jak przeprowadzić badanie candidate experience wykorzystując do tego system eRecruiter,
- jakie są przykładowe pytania, które warto zadać,
- jakiej responsywności w badaniu można się spodziewać,
- co daje wprowadzenie badania doświadczeń kandydatów.
Z kim porozmawiamy – nasi eksperci:
Magdalena Łobodzińska i Maciej Kucharski – rekruterzy w firmie Promedica24 – lidera rynku usług opiekuńczych aktywnie działającego w Niemczech, Wielkiej Brytanii, Bułgarii, Rumunii oraz Polsce. Magda i Maciek od kilku lat aktywnie uczestniczą w procesach rekrutacyjnych zarówno do oddziałów jak i centrali Promedica24. Jednocześnie podejmują działania związane z onboardingiem oraz budowaniem zaangażowania pracowników.
Trochę statystyk: Jak rekrutuje Promedica24?
Rekrutacje w Promedica24 można podzielić na trzy grupy: wymagające bardzo dobrej znajomości języka niemieckiego lub angielskiego, pozostałe stanowiska specjalistyczne oraz rekrutacje niestandardowe. W codziennej pracy czteroosobowy zespół rekrutacji zajmuje się całością procesu rekrutacyjnego – od stworzenia i dodania ogłoszeń, przez selekcję aplikacji, spotkania rekrutacyjne, ciągły kontakt z kandydatami, aż do zatrudnienia nowego pracownika. Ze względu na bardzo rozproszoną strukturę rekrutacja w Promedica24 jest dużym wyzwaniem. Mimo tego rocznie udaje się zatrudnić około 200 nowych pracowników.
Jak przygotować się do przeprowadzenia badania candidate experience?
Rekruterzy z Promedica24 przed rozpoczęciem badań opinii kandydatów, postawili przed sobą trzy cele, które chcieli osiągnąć dzięki zbieraniu informacji zwrotnej od aplikujących:
- Weryfikacja czy proces rekrutacyjny jest przyjazny dla kandydatów.
- Budowa relacji z kandydatami – poprzez wysyłkę badania Zespół Rekrutacji chciał pokazać, że Promedica24 jest pracodawcą godnym uwagi i zaufania, któremu zależy na każdym kandydacie. Takie działanie w przyszłości może zaowocować jego ponowną aplikacją.
- Sprawdzenie jakości procesów rekrutacji oraz znalezienie skutecznego sposobu na wyszukiwanie sytuacji odbiegających od przyjętych zasad.
W przypadku firmy Promedica24, ankieta kierowana jest do kandydatów, którzy zostali zakwalifikowani do etapu spotkań rekrutacyjnych. Dzięki temu mogą oni wyrazić opinię o każdym elemencie procesu. Informacje zbierane są zarówno od osób odrzuconych po etapie spotkań, jak i zatrudnionych.
Zależało nam, żeby badani mogli ocenić wszystkie etapy rekrutacji, od ogłoszenia do spotkania rekrutacyjnego. Po wprowadzeniu badania candidate experience w Promedica24, ankietę wysyłaliśmy do kandydatów raz w miesiącu. Obecnie zwiększyliśmy tę częstotliwość i kontaktujemy się z kandydatami co dwa tygodnie. Dzięki temu mamy pewność, że będą jeszcze lepiej pamiętać nasz proces rekrutacyjny i w odpowiedzi otrzymamy więcej szczegółowych informacji – mówi Maciej Kucharski.
Jakie efekty daje badanie candidate experiecne?
W przypadku firmy Promedica24, udaje się realizować postawione założenia.
Z perspektywy czasu możemy powiedzieć, że wyniki przerosły nasze oczekiwania – mówi Maciej Kucharski. – Kandydaci w swoich ankietach przekazali nam bardzo cenne informacje zwrotne. Na tej podstawie zmieniliśmy proces rekrutacji, dopasowując go do zmieniającego się rynku pracy i oczekiwań aplikujących. Przez swoje działania pokazujemy, że jesteśmy pracodawcą, który słucha i jest otwarty. Kandydaci to doceniają i często aplikują do nas ponownie, bo zależy im na pracy w Promedica24. Regularne badania opinii kandydatów dały nam również możliwość bieżącego monitorowania jakości procesów rekrutacyjnych i reagowania na nieprawidłowości.
Myślę, że otwartość na informację zwrotną oraz elastyczność daje nam gwarancję, że ankiety candidate experience będą dla nas narzędziem w dążeniu do dalszego ulepszania procesu rekrutacyjnego – dodaje Magdalena Łobodzińska. – Wprowadzenie badań candidate experience wpłynęło zarówno na wrażenia kandydatów jak i na skuteczność procesu. Również wewnątrz organizacji otrzymujemy bardzo pozytywne informacje zwrotne o wprowadzonych zmianach.
Dzięki badaniom candidate experience Promedica24 ustandaryzowała działania rekrutacyjne, przez co rekruterzy mają kontrolę nad jakością procesu rekrutacji. Co zostało wprowadzone w organizacji po feedbacku zebranym od kandydatów?
Przykład pierwszy: zespół Rekrutacji przygotował zestawy zadań rekrutacyjnych dopasowanych do konkretnych stanowisk i sprawdzających określone kompetencje. Obecnie takie same zadania stosowane są w całej Polsce.
Przykład drugi: przygotowane zostały materiały wspierające managerów w procesie rekrutacyjnym. Ich celem jest ułatwienie przeprowadzenia zadań oraz interpretację wyników kandydatów. Utworzony został również poradnik rekrutacyjny zawierający m.in. pytania, które warto zadać.
Przykład trzeci: podczas spotkania ustalany jest dokładny termin, do którego kandydat otrzyma informację zwrotną. Zgodnie z wprowadzonymi zmianami wiadomości przekazywane są niezwłocznie po podjęciu decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata. Rekruterzy Promedica24 starają się maksymalnie skracać czas od spotkania do informacji o wyniku rekrutacji 😊
Wskazówka!
Warto sprawdzać, czy cele, które określane są przed rozpoczęciem badań, rzeczywiście udaje się realizować, czy należy wykonać poprawki w założeniach. Jeśli po przeprowadzeniu kilku edycji badania widać, że założenia są spełniane – brawo, jest już na czym pracować! Jeżeli cel nie został wykonany, to także lekcja, z której można wyciągnąć wnioski. Oznacza to, że albo został źle określony, albo coś w procesie rekrutacji nie działa poprawnie i należy to czym prędzej zweryfikować.
Jakie pytania zadać?
W ankiecie uwzględniliśmy pytania oceniające każdy etap rekrutacji, łącznie jest ich 9. Tworząc pytania do ankiety zależało nam na pozyskaniu od kandydatów jak największej ilości informacji, przy jednoczesnym zachowaniu krótkiej i przejrzystej formy – tłumaczy Maciej Kucharski.
Przykłady pytań, które zadaje Promedica24:
- Czy ogłoszenie zawierało wszystkie potrzebne informacje?* (Odpowiedzi: TAK/NIE)
- Jeśli nie, co powinno zostać dodane? (pytanie otwarte)
- Jak Pan/Pani ocenia spotkanie rekrutacyjne w skali od 1 do 6 (gdzie 1 to bardzo źle, a 6 bardzo dobrze)?* (ocena w skali)
- Co wpłynęło na Pana/Pani ocenę spotkania rekrutacyjnego?* (pytanie otwarte)
- Czy coś by Pan/Pani zmienił/-a w procesie rekrutacji? (pytanie otwarte)
Na jaki spływ odpowiedzi z badania candidate experience można liczyć?
W Promedica24 spływ odpowiedzi utrzymuje się na poziomie około 13 – 14%. To dobry wynik! W naszym podcaście dotyczącym badania Candidate Experience, Marta Pawlak-Dobrzańska, ekspert zajmujący się badaniami kandydatów, podkreśla, że należy spodziewać się ok. 10% spływu odpowiedzi.
Jak wykonać badanie candidate experience za pomocą systemu eRecruiter?
Istnieje przekonanie, że aby wykonać badanie opinii kandydatów, trzeba mieć dodatkowy budżet, mnóstwo czasu oraz najlepiej kolejną osobę, która poprowadziłaby cały projekt. To nieprawda! Proste badanie candidate experience można wykonać samodzielnie, a system eRecruiter znacząco może w tym pomóc.
W Promedica24 cały proces odbywa się wyłącznie w systemie eRecruiter. Ankieta candidate experience to po prostu kolejny stworzony formularz z pytaniami, do wypełnienia którego zapraszani są wszyscy kandydaci, którzy wzięli udział w spotkaniach rekrutacyjnych.
W wysyłce wiadomości e-mail kandydatom pomaga szablon wiadomości, który został wcześniej utworzony przez rekruterów Promedica24 i zapisany na stałe w systemie. Dzięki temu nie trzeba za każdym razem pisać wszystkich informacji od nowa. Cała wiadomość jest gotowa i czeka na wysyłkę do kolejnych kandydatów. W szablonie wiadomości zaszyty jest na stałe również link do ankiety candidate experience.
Ankieta nie jest anonimowa, ponieważ w przypadku pojawienia się zastrzeżeń ze strony kandydatów, rekruterzy podejmują z nimi kontakt celem wyjaśnienia sprawy. Następnie sytuacja omawiana jest z osobą odpowiadającą za dany etap procesu.
Niezależnie od spływu odpowiedzi, rekruterzy otrzymują bardzo cenną wiedzę na temat procesów rekrutacyjnych. Nie trzeba już zastanawiać się, co należy zmienić, lub jak to zrobić – kandydaci sami o tym opowiedzą! Badania opinii kandydatów przekazują działom HR twarde dane, które można przedstawić np. managerom zaangażowanym w proces rekrutacyjny, by pokazać, jak ważne jest ich zaangażowanie. Mogą też realnie pokazać, w jakich obszarach należy poczynić zmiany, czy nawet inwestycje. Warto więc zastanowić się nad ich wprowadzeniem, rozpoczynając chociażby od wybranych procesów rekrutacyjnych. Przykład firmy Promedica24 pokazuje, że jest to skuteczne działanie, a wykorzystanie do niego systemu eRecruiter dodatkowo pozwala na prostą i szybką wysyłkę informacji do kandydatów.
Chcesz dowiedzieć się więcej o badaniach candidate experience?
Zapraszam do wysłuchania czwartego podcastu z cyklu „O rekrutacjach przy kawie”, w którym rozmawiamy o przeprowadzaniu badania candidate experience na przykładzie firmy mBank S.A. Moimi gośćmi są: Agnieszka Szostek, Starszy Specjalista ds. Rekrutacji i Mobilności Wewnętrznej z mBank S.A. oraz Marta Pawlak-Dobrzańska z Great Digital.
Usłyszysz odpowiedzi m.in. na poniższe pytania:
- jak przygotować się do badania?
- czy każda firma może pozwolić sobie na przeprowadzenie badania?
- jakie, ile i komu zadaje pytania mBank?
- jak badanie wpłynęło na zmiany w procesie rekrutacji?
