Strona główna Blog ATS System ATS w małej firmie – co ma znaczenie?

System ATS w małej firmie – co ma znaczenie?

wybor systemu ats dla malej firmy

Małe firmy często nie mają dużych korporacyjnych budżetów, rozbudowanych działów HR czy biur w szklanych wieżowcach. To jednak nie jest barierą w zbudowaniu procesów rekrutacyjnych na najwyższym poziomie. W wielu przypadkach są to lokalne, zaangażowane biznesy, które przykładają dużą wagę do jakości oferowanych produktów czy usług, wizualnej komunikacji i obsługi klienta. Podobnie jest z obszarem rekrutacji. Jaka jest specyfika rekrutacji w organizacjach z sektora MŚP i jaką rolę odgrywa system ATS w małej firmie? Zapraszam do lektury!

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Jakie aspekty rekrutacji są ważne dla firm, które prowadzą od kilku do kilkunastu rekrutacji rocznie?
  • Kiedy i dlaczego system ATS w małej firmie to dobry pomysł?
  • Jak zarządzać rekrutacjami w małych firmach, tak aby były szybkie i skutkowały zatrudnieniem najlepszych kandydatów?

Koszt nieudanej rekrutacji jest wysoki dla każdej firmy – bez względu na jej rozmiar. Dodatkowo, w małych przedsiębiorstwach, gdzie zespoły są niewielkie i często panuje tam rodzinna atmosfera, pracodawca chciałby się związać z nowozatrudnionym pracownikiem na dłużej. Dlatego proces rekrutacyjny powinien być traktowany w kategorii wizytówki firmy. Wtedy organizacja zwiększa prawdopodobieństwo, że przyciągnie do siebie najlepszych kandydatów.

Jaka jest specyfika procesu rekrutacyjnego w przedsiębiorstwie liczącym 20-50 pracowników i na co warto zwracać uwagę, aby zwiększyć jego skuteczność?

Jednoosobowe działy HR

Rozbudowane struktury HR-owe, gdzie są całe zespoły odpowiedzialne za miękki HR i twardy HR to przede wszystkim rzeczywistość większych firm. W segmencie MŚP często wygląda to inaczej.

Działy HR są jednoosobowe lub w ogóle nie ma dedykowanego specjalisty do spraw personalnych, a obowiązki są rozdysponowane pomiędzy administrację czy księgowość. Bardzo często rola rekruterów spoczywa na barkach menedżerów działów, w których jest zapotrzebowanie na pracownika. A rekrutacja jest bardzo angażującym procesem!

Wystarczy spojrzeć na poniższą listę:

  • zdefiniowanie potrzeb i stworzenie ogłoszenia rekrutacyjnego;
  • dobór źródeł i publikacja ogłoszenia;
  • zarządzanie spływającymi aplikacjami w taki sposób, aby nie wdarł się chaos oraz były one zabezpieczone zgodnie z przepisami RODO;
  • screening i selekcja CV;
  • umawianie spotkań z kandydatami, ocena i komunikacja z kandydatami na każdym etapie rekrutacji.

Tym wszystkim musi zarządzać osoba, która przy okazji wykonuje wiele innych zadań i projektów.

Dlatego z punktu widzenia małych firm ważne jest zapewnienie sobie sprawnie działającego „rekrutacyjnego centrum dowodzenia”.  Może to być procedura operacyjna lub system. Ważne, abyśmy dzięki temu rozwiązaniu nie musieli przeskakiwać pomiędzy rozproszoną w różnych kanałach korespondencją czy narzędziami, drukować grubych teczek CV i zastanawiać się, czy dany kandydat otrzymał już od nas maila z zaproszeniem na spotkanie. 

Takim centrum dowodzenia w małej firmie może być system ATS, gdzie:

  • z jednego miejsca opublikujesz ogłoszenie w wielu źródłach (portalach pracy, stronie kariery, mediach społecznościowych itd.);
  • zbierzesz wszystkie spływające aplikacje;
  • poprowadzisz spersonalizowaną komunikację z kandydatami na każdym etapie rekrutacji (wspierając się m. in. szablonami wiadomości i automatyzacją);
  • umówisz rozmowy rekrutacyjne online;
  • będziesz mieć wgląd w dane o skuteczności rekrutacji.

Chcesz poznać, w jaki sposób eRecruiter odpowiada na potrzeby małych organizacji? Obejrzyj wideo z cyklu „Obalamy mity o eRecruiter”.

Dane bezpieczne jak w sejfie

Kary za naruszenie przepisów RODO wszystkich traktują po równo i nie omijają mniejszych biznesów.  Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych, nie ma mowy o tym, aby kandydaci przesyłali swoje CV na skrzynki mailowe. W związku z tym firmy muszą zadbać o odpowiednią infrastrukturę do obsługi spływających aplikacji.

Przede wszystkim aplikacje powinny być:

  • przechowywane w bezpiecznym miejscu, które maksymalnie ogranicza ryzyko przedostania się danych w niepowołane ręce;
  • usuwane zgodnie z wyznaczonymi w rozporządzeniu terminami.

Jest na to kilka rozwiązań. Część przedsiębiorstw wspiera się wewnętrznymi systemami archiwizacji, część wybiera ATSy, które opiekują temat RODO.

Przy wyborze tych drugich, warto upewnić się, że jesteśmy w stanie zbierać w nim aplikacje ze wszystkich źródeł (portale pracy, programy poleceń pracowniczych) oraz sprawdzić, jakie zabezpieczenia są stosowane:

Dokładamy wielkich starań i nakładów by przechowywane dane w systemie eRecruiter były bezpieczne. W tym celu wykorzystujemy rozwiązania klasy enterprise takie jak Web Application Firewall czy ochronę przeciwko rozproszonym atakom typu „Denial of service” firmy Cloudflare.

Przechowujemy dane w postaci zaszyfrowanej na redundantnej infrastrukturze, by w przypadku awarii serwera lub aplikacji, były one cały czas dostępne dla użytkowników.  Regularnie przeprowadzamy testy penetracyjne naszego rozwiązania przez jednego z liderów polskiego IT Security.

Krzysztof Piotrowski, Starszy Menedżer Działu Rozwoju Produktu w eRecruiter

Niektóre systemy ATS mają możliwość wysyłania automatycznych powiadomień o zbliżającym się terminie przechowywania danych. Nawet jeżeli zapomniesz w porę skasować aplikacje to nie musisz się obawiać – system automatycznie usunie je za Ciebie.

Intuicyjność – najważniejsza cecha systemów rekrutacyjnych

Technologia mocno weszła do świata HR i już w nim pozostanie. Nie zmienia to jednak faktu, że w procesie rekrutacyjnym najważniejsi są ludzie – zarówno Ci, który reprezentują pracodawcę, jak i kandydaci.

Narzędzia rekrutacyjne mogą być innowacyjnym dodatkiem, który uszczelnia jakąś lukę w procesie (np. voicebot, testy kompetencji), ale także elementem, który staje się nieodzowną częścią rekrutacji, jak aplikacje do wideorozmów, czy systemy ATS.

Mniejsze przedsiębiorstwa często nie posiadają rozbudowanych działów IT. Dlatego ważne jest, aby te dodatkowe rozwiązania były realnym wsparciem, a nie kolejnym problemem, z którym co chwile trzeba dzwonić do informatyka. Dużym ułatwieniem jest wspieranie się narzędziami, które są dobrze znane zarówno w firmie, jak i wśród kandydatów. A jeżeli firma rozważa zakup systemu rekrutacyjnego to warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak:

  • proces instalacji i wdrożenia;
  • prostotę i intuicyjność obsługi;
  • możliwość dostosowania systemu ATS do potrzeb organizacji i dostępność funkcji, które faktycznie będą przydatne dla przedsiębiorstwa o danej skali biznesu.

Podsumowanie

To, że prowadzisz mniej rekrutacji w skali roku nie oznacza, że proces jest mniej czasochłonny albo mniej profesjonalny. W końcu każdej firmie – dużej czy małej – zależy na tym samym: zatrudnieniu najlepszego kandydata. Dlatego małe firmy dbają (a przynajmniej powinny) o wysoki poziom rekrutacji.

W tym wszystkim jest obecna technologia, więc warto ją mądrze zaadaptować. Z jednej strony trzeba mieć na uwadze chęć zbudowania skutecznych rekrutacyjnych procedur i wizerunku profesjonalnego pracodawcy. Z drugiej: rozwiązania technologiczne powinny być odpowiedzią na faktyczne potrzeby organizacji, która czasami może być małą rodzinną firmą i potrzebuje intuicyjnych, przyjaznych w obsłudze narzędzi i systemów ATS dostosowanych do indywidualnych potrzeb.

Te wyzwania brzmią znajomo? Sprawdź, w jaki sposób eRecruiter pomoże Ci nimi zarządzać i umów się na prezentację systemu.

Martyna Wasilewska

Martyna Wasilewska

Brand & Communication Marketing Specialist