Jak Perła – Browary Lubelskie S.A. zbudowała skuteczny program poleceń

Coraz więcej firm dostrzega ogromną wartość, jaką dają ustrukturyzowane polecenia pracownicze. Z jednej strony ułatwiają one pozyskanie najlepiej dopasowanych do stanowiska kandydatów. Z drugiej są formą zaangażowania pracowników w rozwój firmy i ich docenienia.

Jedną z firm, które zdecydowały się wdrożyć Moduł Poleceń Pracowniczych od eRecruiter, jest Perła – Browary Lubelskie S.A. Podzielili się z nami historią projektu, dzięki któremu na przestrzeni 9 miesięcy zatrudnili 6 nowych pracowników, w tym 5 pracowników produkcyjnych.

Polecenia pracownicze – narodziny pomysłu

Pomysł i potrzeba wprowadzenia poleceń pracowniczych wiązała się z dużą rozbudową browaru Perły przy ul. Kunickiego w Lublinie i planowanym oddaniem nowej inwestycji w pierwszej połowie 2023 r., w tym części produkcyjnej. Wraz z nią firma utworzyła nowe etaty.

„Rynek pracy był wtedy trudny, a kanały pozyskiwania kandydatów nie zaspokajały naszych potrzeb. Uznaliśmy, że w tej sytuacji warto zaangażować w procesy rekrutacyjne naszych pracowników. Dotychczas niejednokrotnie rekomendowali oni kandydatów do pracy w naszej firmie, nie oczekując za to wynagrodzenia. Zdecydowaliśmy się usystematyzować polecenia pracownicze, które zawsze były dla nas cennym źródłem kandydatów. Narzędziem, które nam to ułatwiło, był Moduł Poleceń Pracowniczych w eRecruiter. Po prezentacji dokonanej przez naszego Opiekuna zdecydowaliśmy się przetestować narzędzie. Od razu spodobały nam się jego mechanizm działania i funkcje – wszystko było proste i intuicyjne. Zarówno dla rekrutera obsługującego Moduł, jak i dla pracownika dokonującego polecenia. O to nam chodziło! Chcieliśmy pozyskać pracowników produkcyjnych, więc łatwość obsługi była dla nas kluczowa.”

Marcin Kuźma, Kierownik ds. Kadr i Płac

Przygotowania organizacyjne i komunikacyjne

Pierwszym krokiem do wprowadzenia programu poleceń było stworzenie jego regulaminu, aby jasno określić zasady jego funkcjonowania i jednocześnie zadbać o zgodność z przepisami RODO. Regulamin jest stale dostępny dla pracowników w formie linka na stronie poleceń. Następnie Dział Marketingu, we współpracy z Działem Zasobów Ludzkich i Organizacji, przygotował plakat reklamujący całą akcję. Jak wspomina Marcin Kuźma, pomysł wykorzystania plakatu – jako praktyki stosowanej z sukcesem w innych organizacjach – wypłynął od Opiekuna z eRecruiter.

Na plakacie znalazły się: informacja o możliwości dokonywania poleceń i zyskania za to nagrody oraz skrót zasad. Kluczowym elementem plakatu były kody QR – przenoszące do regulaminu oraz strony poleceń – które umożliwiały szybkie zeskanowanie i zarekomendowanie kandydata. Każdy – czy to pracownik biurowy, czy produkcyjny – ma przy sobie telefon, więc dzięki umieszczeniu kodów QR na plakatach „próg wejścia” w program poleceń pracowniczych został obniżony praktycznie do zera.

Współpraca HR i Marketingu

„Praca nad plakatem była relatywnie prosta, gdyż opierała się na bardzo klarownych wytycznych naszego Działu Zasobów Ludzkich i Organizacji. To bardzo ważne, bo dotyczyła nowatorskiego projektu w naszej organizacji, jakim jest Program Poleceń Pracowniczych. Myśląc nad koncepcją graficzną starałem się uwzględnić fakt, że materiały informacyjne będą trafiać do osób w różnych grupach wiekowych, które są u nas zatrudnione. Dlatego z jednej strony plakat przyciąga wzrok intensywną kolorystyką i czytelnymi hasłami, z drugiej stanowi prosty manual udziału w programie wykorzystujący współczesne technologie, jak dostęp do bardziej szczegółowych informacji po zeskanowaniu QR-kodów. Oczywiście całość utrzymana jest w kolorystyce silnie kojarzonej z identyfikacją wizualną naszej wiodącej marki.”

Piotr Pitura, Specjalista ds. Trade Marketingu

Plakat Programu Poleceń Pracowniczych w Perła – Browary Lubelskie S.A. (kody QR zostały rozmyte na potrzeby artykułu)

Wraz ze startem programu 1 czerwca 2022 r., plakaty pojawiły się we wszystkich lokalizacjach  firmy – w biurach, magazynach, zakładach produkcyjnych. Zarówno w Lublinie, jak i w Zwierzyńcu, gdzie Perła również produkuje piwo. Jednocześnie pracownicy otrzymali maila informującego o możliwości dokonywania poleceń i ich zasadach. W zakładach produkcyjnych, gdzie pracownicy nie mają służbowych skrzynek mailowych, komunikacja opierała się o plakaty. Ważną rolę odegrali także kierownicy, którzy przekazywali zespołom informacje o programie poleceń pracowniczych. Dodatkowo informacje na temat funkcjonowania programu znalazły się w cyklicznie wydawanej gazetce firmowej. Tak szeroki zasięg komunikacji był niewątpliwie jednym z czynników sukcesu całego przedsięwzięcia.

Zasady działania programu poleceń pracowniczych

Zasady działania programu poleceń są bardzo proste. Po wejściu na stronę (np. poprzez kod QR) i wybraniu ogłoszenia pracownik wpisuje swoje dane, by wygenerować spersonalizowany link do udostępniania kandydatom. Następnie na podany adres e-mail lub telefon dostaje informację, gdy polecona osoba zaaplikuje na stanowisko. Wszystkie dane zapisują się w systemie eRecruiter, dzięki czemu dział HR wie, kto powinien otrzymać nagrodę. Perła zdecydowała się bowiem wprowadzić finansowe nagrody za skuteczne rekomendacje. Kwota wynagrodzenia wynosi 800 zł brutto i jest wypłacana w dwóch transzach. Pierwsze 300 zł pracownik otrzymuje, gdy polecona osoba zakończy 3-miesięczny okres próbny i przedłuży umowę. Reszta wynagrodzenia jest wypłacana po kolejnych 3 miesiącach pracy tej osoby.

Decyzją firmy wszystkie wakaty pojawiają się w formie ogłoszeń na stronie poleceń pracowniczych – zarówno na stanowiska umysłowe, jak i fizyczne. Ich publikacja jest niezwykle prosta, ponieważ Perła korzysta z Modułu Poleceń Pracowniczych w eRecruiter. Wystarczy kilka kliknięć i ogłoszenie pojawia się na stronie, wraz z kwotą wynagrodzenia i opcją wygenerowania linków polecających przez pracowników.

„Jestem pierwszą osobą w firmie, która ogląda napływające aplikacje. Dzięki Modułowi Poleceń Pracowniczych mogę śledzić na bieżąco, czy pracownicy korzystają z systemu rekomendacji. Wszystkie aplikacje z tego źródła są w eRecruiter oznakowane jako „polecenie pracownicze”, dzięki czemu mogę je wygodnie filtrować i monitorować postępy w działaniu całego programu.”

Marcin Kuźma, Kierownik ds. Kadr i Płac

Odbiór programu poleceń przez pracowników

Wprowadzenie programu wywołało bardzo pozytywne reakcje pracowników Perły. Dotychczas chętnie polecali znajomych na wolne stanowiska, więc ucieszyli się, że teraz będą mogli otrzymać za to wynagrodzenie. Gdy program wszedł w życie pojawiały się wręcz komentarze typu: „żałuję, że nikt ze znajomych nie szuka pracy!”, co pokazuje, jak duża chęć do polecania była wśród pracowników. Jednocześnie koordynatorzy programu nie mieli poczucia, że to właśnie nagroda pieniężna jest głównym motywatorem. Zarówno dla firmy, jak i dla samych pracowników, najważniejsze było zaangażowanie we wspólne budowanie zespołu.

Sformalizowaniu programu rekomendacji towarzyszyły także pewne obawy. Pracownicy zadawali sobie pytanie, czy na pewno osoba polecona jest odpowiednim kandydatem? Czy pasuje do naszej firmy i sprawdzi się w swojej roli? Pokazuje to duże poczucie odpowiedzialności pracowników za „swoje polecenia”.

Efekty wprowadzenia poleceń pracowniczych

Program poleceń pracowniczych w Perle okazał się dużym sukcesem – zarówno pod kątem zaangażowania pracowników w rozwój zespołu, jak i liczb dotyczących zatrudnienia. Od 1 czerwca 2022 r. zostało poleconych 8 osób: 7 na stanowiska produkcyjne i 1 do pracy w laboratorium, gdzie wymagane było wyższe wykształcenie. Spośród nich 2 osoby zrezygnowały w czasie pierwszego półrocza pracy, a 6 osób pracuje w firmie do dziś, z czego jedna już ponad 6 miesięcy! Co najważniejsze, jakość poleceń jest bardzo wysoka – wskazują na to powyższe przykłady.

Te liczby mówią same za siebie i wskazują, że program został znakomicie przyjęty wśród pracowników i dobrze rokuje na przyszłość. System poleceń to sytuacja typu „win-win”, na której zyskują i firma, i pracownik.

Rekomendacje Perły dla innych firm

Z perspektywy działu HR pierwszych 9 miesięcy działania programu poleceń przyniosło dużo korzyści dla firmy i pracowników.

„Zdecydowanie polecam każdej organizacji wdrożenie systemu poleceń. W tym celu warto skorzystać z narzędzi dostępnych na rynku. Dla mnie niezastąpione wsparcie stanowi Moduł Poleceń Pracowniczych w eRecruiter. Jest intuicyjny i prosty w obsłudze, a jednocześnie ma wszystkie funkcje, których potrzebuję, by koordynować cały program. Widzę, którzy kandydaci są z polecenia i kto ich zarekomendował. W jednym miejscu mam wszystkie dane, co ułatwia rozliczanie skutecznych poleceń. Koszt tego Modułu w eRecruiter jest bardzo atrakcyjny. Szczególnie w porównaniu do, przykładowo, pozyskiwania kandydatów za pośrednictwem agencji zatrudnienia. Co również istotne, nasi pracownicy bez trudu korzystają z programu. Dokonanie polecenia zajmuje mało czasu i jest intuicyjne – wystarczy mieć przy sobie smartfona, by w kilka kliknięć zarekomendować kandydata do naszej firmy!”

Marcin Kuźma, Kierownik ds. Kadr i Płac