Współpraca rekruterów z menedżerami działów, dla których prowadzone są rekrutacje, może okazać się krętą ścieżką. Wielu zastanawia się, jak ją uprościć i szuka skrótów na drodze do celu, jakim jest skuteczne zrekrutowanie właściwego kandydata. Okazuje się, że wystarczą drobne usprawnienia i odpowiednie narzędzie do rekrutacji, by osiągać wymierne efekty. Poznaj 6 porad, jak efektywnie współpracować z biznesem Dominiki Sepiół z Alior Banku i Pauliny Rubajczyk z Banku BPS S.A.
Dominika Sepiół, Specjalista ds. rekrutacji, Alior Bank SA: Rekrutacja to praca zespołowa
Wbrew pozorom rekrutacja to zadanie realizowane nie tylko przez dział HR, lecz w znacznym stopniu przez każdy zespół w firmie, który w danym momencie potrzebuje nowego pracownika. Właśnie takie podejście stosują rekruterzy w Alior Banku, włączając biznes do każdego procesu rekrutacyjnego. W większości przypadków w procesie selekcji kandydatów wraz z rekruterem bierze udział kierownik zespołu. W rekrutację pracowników na wyższe stanowiska włączany jest Dyrektor Departamentu lub Dyrektor Regionu.
Rozproszenie w całej Polsce oddziałów i zespołów Alior Banku, do których poszukiwani są pracownicy, oznacza konieczność zaangażowania w rekrutację wielu osób: rekrutera, HR Biznes Partnera, menedżerów, dyrektorów. W tej sytuacji szczególnym wyzwaniem może być efektywna komunikacja, wzrasta też odpowiedzialność za wspólny efekt. Jak sobie z tym radzi dział HR w Alior Banku?
Zasada numer jeden: zaskocz biznes innowacyjnym podejściem do rekrutacji
By działać szybko i skutecznie, rekrutacja wymaga automatyzacji i ujednoliconej komunikacji zarówno z kandydatami, jak i z biznesem w ramach każdego projektu. – podkreśla Dominika Sepiół. – Korzystanie z systemu eRecruiter umożliwia usprawnienie w obu tych kwestiach.
Pracując z pomocą systemu eRecruiter, rekruterzy mają do dyspozycji Interaktywną Kartę Kandydata – narzędzie dedykowane do efektywnej współpracy z biznesem. Dzięki niej wysyłają menedżerom profile rekomendowanych kandydatów, zawierające dokumenty aplikacyjne, odpowiedzi
z formularza czy dodatkowe pliki, a nawet notatki rekrutera. Profile są interaktywne, bo umożliwiają menedżerom szybkie zarządzanie rekrutacją z każdego miejsca przy pomocy kilku klików oraz zdalną wymianę opinii z rekruterem.
Zasada numer dwa: upraszczaj proces, oszczędzając czas obu stron
Do każdego procesu podchodzimy indywidualnie, badamy potrzeby biznesu i odpowiadamy na nie, podejmując adekwatne działania rekrutacyjne. – tłumaczy Dominika Sepiół. – Nasza współpraca to nic innego jak budowanie długofalowych relacji, które oparte są na dużym zaangażowaniu obu stron, wzajemnej otwartości na negocjacje i elastyczności wobec zmieniających się celów biznesowych.
Na te potrzeby dobrze odpowiada Interaktywna Karta Kandydata, dając menedżerom mobilny (a więc łatwo dostępny) podgląd profilu kandydata. Akceptacja bądź odrzucenie kandydata jednym przyciskiem oraz opcja pozostawienia krótkiego komentarza na Karcie po spotkaniu pozwalają oszczędzić zarówno czas menedżera, jak i rekrutera, który na bieżąco jest informowany o naniesionych zmianach. Wszystkie potrzebne informacje znajdują się więc w jednym miejscu, co usprawnia pracę obu stron.
Zasada numer trzy: konsekwentnie do celu
Na czas rekrutacji składa się wiele czynników: poziom stanowiska, doświadczenie rekrutera, sytuacja w branży, poziom współpracy z biznesem i inne. Będąc niejako „agentem” każdego dobrego kandydata wobec biznesu i zarazem „agentem” biznesu w oczach kandydata, jedynie poprzez konsekwencję w działaniu rekruter doprowadzi do realizacji potrzeb i dotrzymania terminów określonych przez wszystkie strony procesu. Kluczowe jest więc sprawne zarządzanie każdym realizowanym projektem i przejrzystość informacji. Od momentu wprowadzenia Interaktywnej Karty Kandydata dział HR zauważalnie usprawnił komunikację z menedżerami.
Paulina Rubajczyk, HR Specialist, Bank BPS S.A.: Zaangażowanie to wyzwanie
W Banku BPS rekrutacje z biznesem to HR-owa codzienność. Menedżerowie liniowi są włączani w proces rekrutacyjny zawsze. W przypadku rekrutacji na stanowiska wyższej kadry menadżerskiej bierze udział Zarząd Banku.
Menedżerowie są angażowani w proces rekrutacji od momentu powstania potrzeby rekrutacyjnej. Uczestniczą w przygotowaniu ogłoszenia rekrutacyjnego, zatwierdzają metody pozyskiwania kandydatów, biorą udział w przygotowaniu zadań rekrutacyjnych, spotkaniach i wyborze kandydata. Czy w takich warunkach konieczne są usprawniania współpracy HR z biznesem?
Po pierwsze: używaj efektywnych narzędzi do obsługi całego procesu
Nasze rekrutacje mogłyby wyglądać tak: aplikacje kandydatów wpływają na specjalnie do tego dedykowaną skrzynkę mailową. Menadżerowie otrzymują mail z aplikacjami po naszej selekcji kandydatów. Cały proces odbywa się za pomocą skrzynki e-mail, telefonu czy spotkań w biegu. Każda nowa informacja musi być w ten sposób konsultowana. Zabiera nam to dużo czasu i jest uciążliwe dla każdej ze stron – tłumaczy Paulina Rubajczyk. – I do momentu wdrożenia systemu eRecruiter w naszej firmie rzeczywiście tak było.
Pracując z pomocą narzędzia do rekrutacji eRecruiter, menedżerowie otrzymują komplet informacji o kandydacie w postaci Interaktywnej Karty Kandydata, a cały proces decyzyjny dotyczący m.in. zakwalifikowania kandydata do kolejnego etapu odbywa się online. Usprawnia to proces wymiany informacji na linii menedżer-rekruter i przyspiesza kolejne etapy rekrutacji. Przydatną funkcją jest również możliwość zapoznawania się menedżerów z notatkami o kandydatach.
Po drugie: komunikuj się bez przeszkód
Wiele rekrutacji w naszym Banku prowadzonych jest poza Centralą Banku, dlatego prawidłowa i efektywna komunikacja z biznesem jest wyjątkowo ważna – podkreśla Paulina Rubajczyk. – Aplikacje kandydatów przesyłane są bezpośrednio poprzez system eRecruiter, dzięki czemu nie obciążamy skrzynki e-mail i prowadzimy ewidencję dotyczącą projektów rekrutacyjnych w jednym miejscu.
Można śmiało stwierdzić, że to wszystko działa – menedżerowie liniowi po wprowadzeniu przez dział HR Interaktywnej Karty Kandydata, mogą pracować szybciej, bez uszczerbku na codziennych obowiązkach. Ich proces komunikacji z działem HR skrócił się niemal o połowę.
Po trzecie: wzajemne zaufanie jest najważniejsze
Wyzwaniem działu HR w Banku BPS jest dbanie o jakość współpracy i stosowanie najlepszych praktyk w zakresie pozyskiwania kandydatów. Nastawienie na wysoką jakość dostarczanych usług rekrutacyjnych wpływa pozytywnie na budowanie zaufania między rekruterami a menedżerami.
Śmiało można stwierdzić, że menedżerowie wiedzą jak istotny jest ich wkład w rekrutację, doceniają pracę rekrutera i angażują się w proces wyboru najbardziej kompetentnego kandydata. Dobierają kandydatów świadomie, bo posiadają komplet informacji, kierując się najbardziej obiektywnymi metodami oceny – podsumowuje Paulina Rubajczyk.
Nie pozostaje mi nic innego, jak szczerze pogratulować działom HR obu banków za prowadzenie tak efektywnej współpracy na linii rekruterzy-biznes. Mam nadzieję, że te dwie historie będą inspirować do usprawnień. Osiągnięcia obu firm cieszą tym bardziej, gdyż intensywnie i bardzo wnikliwie pracowaliśmy nad wdrożeniem Interaktywnej Karty Kandydata. Teraz wiemy, że było warto. Sukces rekruterów to nasza nagroda.
