Strona główna Blog Porady HR Kalendarz i feedback w rekrutacji – duet doskonały

Kalendarz i feedback w rekrutacji – duet doskonały

Kalendarz to niezbędny element każdego procesu rekrutacyjnego – bez względu na branżę czy firmowe zaplecze technologiczne. Porządkuje działania, minimalizuje ryzyko pomyłek, ale przede wszystkim pozwala na zarządzanie komunikacją i procesem udzielania informacji zwrotnej. 

Rekruter – prócz swojego kalendarza – musi uwzględniać dostępność kandydatów, ale także pozostałych członków zespołu i menedżerów. Dlatego dużym udogodnieniem jest system ATS, który można zintegrować z firmowymi kalendarzami

Dostępna w eRecruiter integracja z kalendarzami Outlook i Google to większy komfort pracy rekrutera, który ma pod ręką intuicyjne narzędzie pozwalające na szybkie sprawdzanie dostępności i rezerwowanie dogodnych terminów

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Dlaczego integracja z kalendarzami to udogodnienie, które pokochają wszyscy rekruterzy?
  • Jak systemowe korzystanie z kalendarza przekłada się na budowanie pozytywnego doświadczenia kandydata?
  • Dlaczego uważne zarządzanie procesem feedbacku jest tak ważne?

Budowanie pozytywnego doświadczenia zaczyna się już podczas pierwszego styku kandydata z marką pracodawcy. 

Zalety integracji systemu rekrutacyjnego z kalendarzem

Dlaczego integracja z kalendarzami to udogodnienie, które pokochają wszyscy rekruterzy? Powodów jest wiele.

Dzięki integracji z kalendarzem:

  • oszczędzisz czas,
  • szybciej zatrudnisz kandydatów,
  • współpraca z biznesem będzie bardziej efektywna,
  • z łatwością stworzysz raporty z rekrutacji,
  • zadbasz o employer branding.

Komfort pracy

Nawet jeśli masz pod ręką system ATS i program pocztowy z kalendarzem, to kontrola nad wszystkimi datami i ustaleniami może być wyzwaniem. Trzeba bowiem pamiętać, że uczestnikami procesu są nie tylko kandydaci i rekruterzy, ale także hiring menedżerowie, czyli osoby dedykowane do weryfikacji określonych kompetencji.

Dostępna w eRecruiter integracja z kalendarzami Outlook i Google Calendar to większy komfort pracy rekrutera i znaczna oszczędność czasu. W jednym intuicyjnym systemie w kilkanaście sekund sprawdzisz dostępności swoją, biznesu i salek. Szybko i wygodnie zarezerwujesz dogodne dla wszystkich terminy. A dodatkowa integracja z MS Teams i Google Meet ułatwi umówienie spotkania online. Zrobisz to bez przelogowania się między systemami, dzięki czemu unikniesz pomyłek i kilkukrotnie skrócisz procedurę umawiania spotkań. To wszystko wpłynie na efektywniejszą współpracę z biznesem. A szybsze zgranie terminów wszystkich zaangażowanych w proces rekrutacyjny przyczyni się do optymalizacji procesów rekrutacyjnych i szybszego zatrudnienia pracownika.

Raportowanie w kilka sekund

Spotkania to ważny element monitorowania przebiegu rekrutacji. Dzięki integracji kalendarza z systemem ATS wszystkie dane o zrealizowanych i odwołanych spotkaniach są w systemie. Nie musisz przeszukiwać skrzynki mailowej, czy kalendarza w celu uzupełnienia raportów.

Za pomocą kilku kliknięć, zyskasz dostęp do wiarygodnych danych m.in.:

  • o ilości zrealizowanych spotkań,
  • o etapach, na których są kandydaci, którzy byli zaproszeni na spotkanie,
  • czy wygenerujesz listę osób, które będą przychodzić do siedziby Twojej firmy.

Dbałość do employer branding

Zaproszenie na spotkanie, to ważny punkt na Candidate Journey Map. To, w jaki sposób zapraszamy na kolejne etapy rekrutacji, wpływa na doświadczenia kandydata i postrzeganie marki. Dlatego po telefonicznym umówieniu spotkania, warto wysyłać kandydatowi potwierdzenie szczegółów spotkania SMSem lub mailowo.

Co powinno znaleźć się w potwierdzeniu spotkania?

  • Termin i godzina,
  • Miejsce spotkania (dokładny adres lub link do spotkania online),
  • Informacje, z kim będzie spotkanie oraz ile czasu zarezerwować na rozmowę.

Korzystając z integracji z kalendarzem i umawiając spotkania bezpośrednio z systemu eRecruiter z łatwością stworzysz gotowe szablony wiadomości i ustandaryzujesz komunikację z kandydatami w całej organizacji. Nie ma ryzyka, że sposób komunikacji zmieni się, w zależności od tego, kto wysyła zaproszenie na spotkanie.

Informacja zwrotna dobrze zaplanowana

Według „Raportu Candidate Experience w Polsce” niemal połowa kandydatów bierze pod uwagę jakość kontaktu z rekruterem zanim podejmie decyzję zatrudnieniu. Niebagatelny wpływ na jakość rekrutacji ma także feedback, czyli informacja zwrotna udzielana kandydatom. Oczekuje go aż 9 na 10 respondentów. 

Na jakim etapie warto wracać z feedbackiem? Odpowiedź jest banalnie prosta: na każdym!

  1. Po spłynięciu CV – by podziękować kandydatowi za przesłanie aplikacji i dołączenie do procesu.
  2. Na etapie selekcji CV – by przekazać zaproszenie do kolejnego etapu lub podziękować za udział w procesie (ze wskazaniem powodu!).
  3. Po każdym etapie procesu rekrutacji – by wrócić z informacją o ewentualnych zmianach w procesie i na bieżąco dzielić się konstruktywną opinią. 

System ATS, który pozwala koordynować każdy etap rekrutacji, w tym również planowanie i umawianie spotkań oraz zbiera całą historię korespondencji z kandydatem w jednym miejscu, to narzędzie dzięki któremu znacznie łatwiej jest zaplanować i prowadzić proces udzielania informacji zwrotnej.

Ważne jest, aby nie tylko przekazać informację zwrotną, ale także zrobić to w odpowiednim czasie i w odpowiedniej formie. W systemie eRecruiter z łatwością ustawisz dowolne przypomnienia w systemowym kalendarzu, również te o ustalonym terminie udzielenia feedbacku.

Na co warto zwrócić uwagę udzielając informacji zwrotnej?

Nie jest tajemnicą, że negatywny feedback może być wyzwaniem. Jak to robić, by nie urazić kandydata i nie narazić się na jego późniejszą negatywną ocenę procesu?

Oto kilka wskazówek:

  1. Wracając z komentarzem do uczestnika procesu opieraj się na faktach;
  2. Przedstaw powód odrzucenia kandydatury – to ważny element rozwojowy;
  3. Dla przeciwwagi, wskaż również pozytywne aspekty rozmowy;
  4. Nie krytykuj i skupiaj się na „obszarach do poprawy”.

Udzielenie informacji zwrotnej wszystkim kandydatom, to nie łatwe zadanie. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak możesz zautomatyzować ten proces, możesz o tym przeczytać: tutaj.

W eRecruiter kochamy automatyzację i skracanie czasu, potrzebnego na realizację żmudnych zadań. Dlatego wspieramy rekruterów, na każdym etapie pracy. Nie zapominamy o małych, codziennych czynnościach, które mogą zrobić wielką różnicę, jak umówienie spotkań i znalezienie odpowiedniego terminu, który pasuje wszystkim, czy automatyzacji wysyłki wiadomości do kandydatów.

Chcesz sprawdzić, jak przeprowadzić dobrze zaplanowaną rekrutację z eRecruiter? Zapisz się na darmową prezentację systemu. Chętnie pokażemy Ci wszystkie funkcje, które nasi Klienci cenią sobie najbardziej.

#RekrutacjaDobrzeZaplanowana 

Martyna Wojciechowska

Martyna Wojciechowska

Brand & Communication Marketing Specialist