Automatyzacja rekrutacji masowej z voicebotem w Weegree. 7 wyzwań i ich rozwiązania.

Rekrutacja masowa wiąże się ze specyficznymi wyzwaniami, związanymi między innymi z dużą skalą, ograniczonym czasem oraz wysokimi kosztami. Jednocześnie jej efekty bezpośrednio przekładają się na rozwój firmy, a czasem nawet decydują o jej przetrwaniu.

Wyzwania rekrutacji masowej

Na początek jednak rozwińmy temat typowych wyzwań i potrzeb w procesach rekrutacji masowej. To przede wszystkim:

1. Ograniczony czas – w przypadku rekrutacji masowej liczy się czas: zespół rekruterów ma do przejrzenia tysiące CV w terminie ograniczonym celami biznesowymi oraz wielkością zespołu HR.
2. Dostępność kandydatów – dostęp do dużej liczby odpowiednich kandydatów jest ograniczony, a co więcej, szybko znikają oni z rynku, dlatego trzeba zadbać o pilny kontakt i dobre doświadczenia.
3. Kondycja firmy – rekrutacja masowa często wiąże się z dynamicznym rozwojem firmy (także na nowych rynkach) lub zaspokojeniem sezonowego zapotrzebowania na większą liczbę pracowników.
4. Eliminacja błędów – przy tak dużej skali działania nietrudno o błędy, które mogą mieć znaczący wpływ na powodzenie procesu (np. podanie błędnych informacji o stanowisku i wynagrodzeniu, niezadanie istotnego pytania części kandydatów).
5. Standardowa selekcja – pytania i kryteria selekcji są w przypadku rekrutacji masowej dość standardowe, dlatego automatyzacja tego procesu jest stosunkowo prosta.
6. Odciążenie rekruterów – powtarzalność wstępnych wywiadów z kandydatami sprawia, że wykonywanie tych zadań bezpośrednio przez rekruterów wiąże się z frustracją i ryzykiem wypalenia oraz rotacji.
7. Ograniczenie kosztów – selekcja tysięcy CV bez automatyzacji wiąże się z dużymi kosztami pracy zespołu rekruterów (i też koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób).

Jak stawić czoła tym wyzwaniom?

Automatyzacja z voicebotem rekrutacyjnym

Odpowiedź wydaje się dość naturalna: jest nią automatyzacja. Ale jaka?

Jednym z najskuteczniejszych narzędzi automatyzacyjnych dla rekrutacji masowej jest voicebot, który jest w stanie zautomatyzować znaczną część zadań rekrutera bez straty dla jakości – przejmuje te obowiązki, które są powtarzalne oraz zajmują najwięcej czasu.

Voicebot rekrutacyjny to inteligentny asystent głosowy oparty na sztucznej inteligencji – dzięki technologii NLP (przetwarzania języka naturalnego) może swobodnie rozmawiać z kandydatami, przekazując im komplet informacji o firmie i stanowisku oraz zadając zestaw wybranych przez rekrutera pytań selekcyjnych (np. na temat konkretnych kwalifikacji, oczekiwań finansowych, lat doświadczenia czy motywacji). Voicebot przetwarza aż 5000 rozmów na minutę i mówi w ponad 150 językach.

Jak wspomnieliśmy, jest to asystent nie tylko automatyczny, ale także inteligentny – rozumie człowieka niezależnie od tego, jakimi słowami ten wyrazi swoją intencję. Co więcej, posługuje się naturalnym i przyjemnym głosem, który brzmi bardzo podobnie do ludzkiego.

Voicebot rekrutacyjny – działanie krok po kroku

Co potrafi zrobić voicebot w rekrutacji masowej? Zadań, które automatyzuje, jest sporo:

• Dzwoni do każdego kandydata, który złoży CV, w kilka minut po zgłoszeniu
• Odfiltrowuje kandydatów, którzy nie odbierają mimo wielu prób lub podali fikcyjne dane
• Prowadzi wstępne wywiady, przekazując informacje o firmie i stanowisku oraz zadając pytania zaplanowane przez rekrutera
• Wstępnie kwalifikuje kandydatów i przenosi ich do kolejnych etapów rekrutacji (tę klasyfikację rekruter może zmienić ręcznie)
• Umawia i przekłada terminy spotkań, korzystając bezpośrednio z kalendarza rekrutera
• Przekazuje automatycznie wiadomość zwrotną każdemu kandydatowi, który wziął udział w rekrutacji
• Automatycznie aktualizuje system CRM/HRM, uzupełniając go o informacje o przebiegu rozmowy i statusie kandydatów
• Efektem pracy voicebota jest baza wstępnie wyselekcjonowanych kandydatów – do dyspozycji rekrutera

A oto cały proces przedstawiony w formie schematu:

Voicebot rekrutacyjny to rozwiązanie z powodzeniem zastosowane przez Apifonica dla kilkudziesięciu klientów. Spójrzmy zatem na konkretną historię z portfolio firmy!

Voicebot w rekrutacji masowej – przypadek Weegree

Dobrym przykładem, jak wykorzystać voicebota HR w rekrutacji masowej, jest historia Weegree – polskiej agencji pośrednictwa pracy, która zajmuje się pozyskiwaniem pracowników fizycznych, głównie dla klientów z Polski, Niemiec, Holandii i Belgii.

Do agencji spływają więc nieustannie i regularnie tysiące nowych CV, które należy przetworzyć i odpowiednio zakwalifikować – odpowiednio szybko, by pracownicy mogli we właściwym czasie rozpocząć pracę na projekcie klienta oraz by nie zniknęli z rynku na rzecz innego pracodawcy.

Weegree zdecydowała się na wykorzystanie voicebota kwalifikującego wstępnie potencjalnych kandydatów do kolejnych etapów rekrutacji (a także potencjalnych klientów, ale to dodatkowy temat) – został on bezpośrednio połączony z formularzem do zbierania zgłoszeń, dostępnym na Facebooku.

Wdrożenie voicebota rozpoczęło się od okresu testów, po którym firma podjęła decyzję o przedłużeniu współpracy. Następnie Apifonica w pełni zintegrowała voicebota z systemami używanymi w Weegree. Voicebot stał się ważnym krokiem do automatyzacji procesów w agencji zatrudnienia.

Dla klienta ważna była jednak nie tylko automatyzacja procesów bez konieczności angażowania w tę pracę ludzi, ale także opieka ze strony Apifonica w postaci pełnego wsparcia wdrożeniowego oraz dedykowanego opiekuna technicznego i sprzedażowego.

Efekty działania voicebota w Weegree

Jakie były efekty tych działań? Od razu zauważalnym rezultatem była większa skuteczność dotarcia do kandydatów, co pozwala pozostać o krok przed konkurencją.

Oczekiwaliśmy tego, że voicebot poprawi procent odbieralności telefonów. Trudno nam było przewidzieć, jaki to będzie efekt. Zauważyliśmy przy testach, że to jest około 80%, tak że oszczędność dla firmy jest tutaj bardzo duża

– powiedział Mikołaj Chmielak, Senior Marketing Officer w Weegree.

Podkreślił również, że dzięki temu firma jest o krok przed konkurencją, bo każdy kandydat otrzymuje odpowiedź w ciągu trzech minut, a to wpływa także na dobry wizerunek agencji.

W dłuższej perspektywie nastąpiło usprawnienie całego procesu oraz ostatecznie spore oszczędności.

Jeśli by zabrano voicebota z naszego procesu, to kwalifikacja leadów byłaby na pewno dłuższa, bo pytania które zadaje na początku, pomagają nam później w szybszej i bardziej efektywnej pracy i na pewno wyróżniają nas na tle innych firm

– wyjaśnia Mikołaj Chmielak, podkreślając także oszczędności finansowe.

Tak wyglądały wyniki pierwszej kampanii rekrutacyjnej z pomocą voicebota w Weegree:

Po roku automatyzacja ta przyniosła spektakularne wyniki – liczba przetwarzanych przez voicebota leadów wzrosła czterokrotnie (do 34 185 leadów rocznie). Nowy proces pomógł również w przypadku starej bazy danych – voicebot skontaktował się z kandydatami i dokonał ich wstępnej kwalifikacji.

Warto na koniec dodać, że rozwiązanie to sprawdziło się w praktyce, bo kandydaci chętnie rozmawiali z voicebotem.

Pierwszą taką uwagą była reakcja ludzi – czy jeśli zadzwoni do nich voicebot, to będzie to coś, co ich odstraszy, czy zachęci do dalszego kontaktu. Też nie byliśmy pewni wyników, które voicebot przyniesie. Ale właśnie te wyniki były znaczące do podjęcia decyzji i kontynuowania współpracy”

– wspomina Monika Majas, HR Business Partner w Weegree.

Voicebot rekrutacyjny – odpowiedź na wyzwania rekrutacji masowej

Na początku tego artykułu przyjrzeliśmy się siedmiu wyzwaniom rekrutacji masowej – teraz po kolei spójrzmy, jakie ich rozwiązania zapewnia automatyzacja rekrutacji z voicebotem.

• Ograniczony czas – voicebot przetwarza 5000 rozmów na minutę i nie bierze wolnego, dzięki czemu rekrutacja skraca się nawet od 5 do 8 razy.
• Dostępność kandydatów – voicebot dzwoni do kandydatów natychmiast po złożeniu aplikacji i udziela informacji zwrotnej każdemu, z którym rozmawia, dzięki czemu buduje pozytywny i nowoczesny wizerunek pracodawcy.
• Kondycja firmy – rekrutacja masowa z voicebotem pozwala na  łatwe skalowanie procesów i wejście na nowe rynki (w tym zagraniczne) bez konieczności powiększania zespołu.
• Eliminacja błędów – voicebot jako maszyna nie popełnia typowo ludzkich błędów: każdemu kandydatowi przekazuje kompletną i identyczną informację.
• Standardowa selekcja – voicebot może zadać kandydatom dowolne standardowe pytania, zarówno otwarte, jak i zamknięte.
• Odciążenie rekruterów – zastosowanie voicebota pozwala uwolnić aż do  50% czasu rekruterów i zwiększyć ich satysfakcję z pracy.
• Ograniczenie kosztów – w oparciu o średnie wynagrodzenia rekruterów obliczyliśmy, że przy 1000 CV firma oszczędza aż 11 000 złotych!

Voicebot w rekrutacji masowej: podsumowanie

Podsumowując – voicebot rekrutacyjny to rozwiązanie automatyzacyjne, które szczególnie dobrze odpowie na wiele wyzwań rekrutacji masowej, a jednocześnie jest proste do wdrożenia i zastosowania. Korzyści podsumowuje poniższy obrazek:

Wypróbować voicebota rekrutacyjnego można także w ramach systemu eRecruiter, dołączając tę opcję do wszystkich lub tylko wybranych swoich ogłoszeń. W takim przypadku można stworzyć pytania, które asystent głosowy zadaje kandydatom, oraz wstępne kryteria kwalifikacji do kolejnego etapu (ocena dokonana przez voicebota musi być potwierdzona przez rekrutera). Po dokonaniu ustawień voicebot będzie automatycznie dzwonił do każdego kandydata w chwilę po złożeniu aplikacji, a wyniki jego pracy będą widoczne bezpośrednio w systemie.

Planujesz lub regularnie prowadzisz rekrutacje masowe i chcesz skorzystać ze wsparcia voicebota? Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o voicebotach rekrutacyjnych od Apifonica, dostępnych na platformie eRecruiter HR Marketplace lub umów się na bezpłatną konsultację.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!