Po dwóch latach pandemicznego zamieszania rzeczywistość prawie wróciła do normalnego trybu. Słowo "prawie" jest tu kluczowe, bo w wielu dziedzinach naszego życia zaszły zmiany, których nie da się odwrócić. Na szczęście w wielu przypadkach te zmiany są jak najbardziej pozytywne – świadczą o postępie, tak technologicznym, jak i społecznym.
Jedną z takich zmian jest to, że wszyscy uświadomiliśmy sobie, że praca wyłącznie w biurze nie jest wcale koniecznością. Większość pracowników biurowych w ciągu ostatnich dwóch lat doświadczyło pracy z domu. Z perspektywy czasu wyraźnie widzimy, że i pracownicy, i pracodawcy uważają home office za świetnie sprawdzające się rozwiązanie, w którym widzą przyszłość. Zatem spokojnie możemy to powiedzieć: praca w 100% w biurze nie wróci – czas przejść na model hybrydowy!
Mimo tego, że praca zdalna doskonale się sprawdziła, w pewnych aspektach mając nawet przewagę nad stacjonarną, to nie może jej zastąpić. Sprawne działanie firmy wymaga dobrej komunikacji, dlatego bezpośredni kontakt współpracowników i przełożonych bywa konieczny. To samo dotyczy kultury firmy, budowania przywiązania pracowników, tworzenia relacji między ludźmi. Do tego dochodzą sprawy techniczne – dostęp do szybkiego Internetu, organizacja miejsca, w którym można wygodnie pracować.
Obecność w biurze ma swoje zalety, szczególnie jeśli chodzi o zespoły kreatywne, które często potrzebują kontaktu na żywo. Ten kontakt jest też ważny ze względu na komfort psychiczny – spotkania on-line na dłuższą metę powodują zmęczenie (tzw. zoom fatigue), dlatego dobrze jest, by pracownicy mieli możliwość bezpośredniej komunikacji.
Dla wielu pracodawców przejście na pracę hybrydową to spora zmiana. Wyżej wspomniane kwestie oczywiście rodzą wyzwania, z których trzeba zdawać sobie sprawę i znaleźć sposoby na przezwyciężenie ewentualnych problemów. Jak w takim razie przygotować się na pracę hybrydową?
Pierwszą sprawą, którą należy sobie uświadomić jest zmiana roli, jaką będzie pełnić biuro. Przestało ono być centralnym miejscem, w którym skupia się cała aktywność pracowników. Oddzielenie pracy od miejsca jej wykonywania sprawiło, że w oczach ludzi biuro stało się miejscem służącym głównie wymianie myśli. Poza tym, niektórzy pracownicy na pewno będą traktowali biuro jako miejsce, w którym mogą znaleźć skupienie.
Co to oznacza dla pracodawców? Oczywiście w wielu przypadkach będą zmuszeni wprowadzić szereg zmian organizacyjnych i architektonicznych. Na szczęście istnieje spora szansa, że niektóre z nich na dłuższą metę okażą się korzystne ekonomicznie.
W wielu przypadkach okaże się, że utrzymywanie dużej powierzchni biurowej po prostu nie jest potrzebne. Jeśli na raz w firmie obecna będzie tylko część załogi, wystarczy, że zapewnimy tyle miejsc do pracy, ile będzie konieczne. Ponoszenie kosztów utrzymania nieużywanej części powierzchni będzie mijać się z celem. Niepotrzebne zatem mogą okazać się biurka przyporządkowane konkretnym pracownikom. Dużo lepszym wyjściem będą współdzielone stanowiska pracy, z których korzystać będą ci pracownicy, którzy akurat zjawią się w firmie.
Może być też tak, że od biur zlokalizowanych w jednym budynku dużo lepsze będzie kilka mniejszych przestrzeni coworkingowych, rozproszonych w różnych miejscach miasta. Takie rozwiązanie ma ogromną zaletę – skraca czas dojazdu do pracy. Właśnie ta kwestia najczęściej jest podnoszona w dyskusjach o wadach pracy biurowej.
Wygląda na to, że w przypadku pracy hybrydowej biuro będzie służyć głównie dwóm celom: spotkaniom i pracy w skupieniu. Dlatego warto zastanowić się, jakie przyjąć rozwiązania, jeśli chodzi o organizację przestrzeni. Z jednej strony potrzeba więc przestrzeni wspólnej lub konferencyjnej, a z drugiej cichych, wydzielonych stanowisk. Zapewnienie jednego i drugiego w przypadku mniejszych przestrzeni może okazać się sporym wyzwaniem, dlatego konieczne może okazać się sięgnięcie po usługi specjalistów w dziedzinie funkcjonalnej aranżacji wnętrz.
Przejście na mieszany tryb pracy to szereg zmian nie tylko w organizacji biura. Praca hybrydowa stwarza nowe okoliczności również, jeśli chodzi o bezpieczeństwo i higienę pracy. To właśnie obszar BHP skupia w sobie większość utrudnień związanych z home office.
W pierwszej kolejności – ergonomia. Pomimo oczywistych zalet wskazywanych przez pracowników, jak dostęp do własnej lodówki i przyjazne otoczenie, dla niektórych osób praca zdalna może na dłuższą metę stanowić kłopot, jeśli chodzi o urządzenie wygodnej przestrzeni. Tutaj przynajmniej w kwestii sprzętu do pracy – komputera, dodatkowego monitora, skanera i drukarki, czy wygodnego krzesła – zapewnienie odpowiednich warunków powinno leżeć po stronie pracodawcy.
Kolejną, być może ważniejsza na dłuższą metę jest kwestia psychologiczna. Do tej pory w naszych życiach w większości przypadków istniał wyraźny podział na czas w pracy i czas poza pracą. Pokonywanie drogi między domem a pracą, które z jednej strony jest uciążliwe, dawało wszak chwilę wytchnienia i pozwalało “przestawić” się psychicznie z jednego trybu na drugi. W codziennym funkcjonowaniu takie drobne elementy mogą mieć na dłuższą metę spore znaczenie. Kiedy pracujemy z domu ten podział jest oczywiście zaburzony. Prosto z łóżka siadamy przed komputerem, a kiedy od niego wstajemy od razu zajmujemy się domowymi i rodzinnymi obowiązkami. Dla wielu osób pomimo oszczędności czasu, może to powodować zaburzenia work-life balance. Dodatkowo, rozmycie granicy między końcem pracy, a życiem prywatnym może prowadzić do pracy ponad normę czasową lub zapominanie o przerwach.
W jaki sposób pracodawcy powinni zadbać o higienę psychiczną osób pracujących zdalnie? Najlepszym wyjściem będą szkolenia. Home office wymaga od ludzi pewnych kompetencji. Po pierwsze, z zasady pracodawcy powinni być wyczuleni na wyzwania zdrowotne i psychologiczne. Ponadto kompleksowe szkolenie może pozwolić pracownikom na rozwinięcie niezbędnych kompetencji i dostosowanie się do nowego środowiska pracy. Okazuje się, że niezwykle istotne są kompetencje miękkie, szczególnie z zakresu zarządzania własnym czasem i pracą. To obszar, który w żadnym razie nie może zostać pominięty w szkoleniach. Od niego zależy nie tylko wydajność pracy, ale też – może nawet przede wszystkim – kondycja psychiczna i zadowolenie pracowników. W dłuższej perspektywie zadbanie o te aspekty na pewno przyniesie korzyści i dla pracowników i dla pracodawcy.
Wiemy już, że wybór pracy hybrydowej dla większości firm oferujących pracę biurową będzie konieczny. Wyraźne zaznaczenie preferencji co do miejsca pracy to element ewolucji, której właśnie jesteśmy świadkami. Cały szereg zmian w postrzeganiu pracy, które właśnie obserwujemy przekłada się wprost na atrakcyjność pracodawców w oczach kandydatów.
Poza zadbaniem o kwestie, które omówiliśmy wyżej, pracodawcy staną przed jeszcze jednym, być może najbardziej kluczowym pytaniem: przez ile dni w tygodniu pracownicy powinni być firmie, a ile na home office?
Kiedy spojrzymy na rozwiązania przyjmowane w firmach, na pewno znajdziemy wiele przypadków, w których zastosowano sztywny podział – na przykład dwa dni w domu, trzy w biurze lub na odwrót. To dosyć popularne wyjście, za którym opowiada się około jednej trzeciej pracowników i specjalistów HR. Ma w sobie cechy kompromisu i w wielu przypadkach dobrze się sprawdzi. Czy jednak jest najlepsze?
Podobnie jak w wielu innych dziedzinach, tak i tutaj okazuje się, że najlepsze jest elastyczne rozwiązanie. Tego zdania jest też większość specjalistów HR i kandydatów. Pamiętajmy, że argumenty za pracą w domu lub w biurze opierają się na potrzebach. Zatem idealna sytuacja będzie miała wtedy, kiedy proporcje między pracą na miejscu i home office będą wynikały z aktualnych potrzeb firmy i pracowników.
W tym miejscu niektórym prawdopodobnie zapali się lampka ostrzegawcza, bo przecież trudno przystać jest na absolutną dowolność i nie chcemy, aby biuro było miejscem, w którym pracownicy zjawiają się całkowicie nieprzewidywalnie. Dlatego przy okazji konieczne będzie ustalenie pewnych zasad organizacyjnych. Kluczowe będzie uniknięcie na przykład sytuacji, w których do biura przychodzi tylko jedna osoba z danego zespołu, podczas gdy reszta pracuje z domu. W końcu biuro ma być miejscem komunikacji i wymiany myśli.
Rzeczywistość wyraźnie pokazuje preferencje pracowników i pracodawców: w przytłaczającej większości ludzie chcą pracy hybrydowej. W ocenie specjalistów to dobra zmiana. Z pewnością wpływa na wydajność i jakość pracy, poprawia zadowolenie pracowników, a dla pracodawców może oznaczać niższe koszty i brak konieczności utrzymywania dużych powierzchni biurowych. Poszerza też terytorium, na którym możemy poszukiwać pracowników.
Wyzwania, które wynikają z przejścia na pracę hybrydową w bardziej szczegółowej skali będą różne w różnych firmach. Kwestie, które omówiliśmy w tym artykule należy traktować jako ogólne drogowskazy, wskazujące obszary, którymi należy się zająć przed wdrożeniem nowego modelu pracy. Kiedy właściwie zadbamy o reorganizację biura, wyposażenie pracowników w niezbędne technologie, odpowiednie szkolenia i przede wszystkim w mądry podział między pracą stacjonarną i home office, możemy być pewni, że praca hybrydowa okaże się idealnym rozwiązaniem.
Podziel się
Podziel się wrażeniami!
