Spotkania online w eRecruiter – 5 rad od rekruterów dla rekruterów

W ostatnich tygodniach wielu rekruterów zadawało sobie pytanie: „Jak rekrutować bez możliwości spotkań z kandydatami?”. Na szczęście natura (a także biznes) nie lubi próżni i z pomocą przyszły nowoczesne technologie – wszelkiego rodzaju narzędzia do spotkań online. Także my w eRecruiter stanęliśmy na wysokości zadania i w ciągu tygodnia udostępniliśmy naszym klientom możliwość umawiania spotkań online bezpośrednio z poziomu systemu. To był strzał w dziesiątkę, bo użytkownicy zaczęli korzystać z nich od pierwszego dnia!

Oto rady naszych klientów, którzy już przeprowadzili pierwsze rozmowy rekrutacyjne online przez eRecruiter i chcą podzielić się swoją wiedzą na ten temat.

1. Korzystaj z prostych rozwiązań

Gdy postanowiliśmy, że chcemy udostępnić naszym klientom możliwość umawiania spotkań online w eRecruiter, mieliśmy przed sobą 2 cele:

• funkcjonalność musi być prosta dla odbiorców – zarówno użytkowników systemu, jak i kandydatów. Wiedzieliśmy, że nie wszyscy uczestniczyli w jakimkolwiek spotkaniu przez Internet.
• nowość nie może zmienić dotychczasowego trybu pracy użytkowników – powinna być naturalnym procesem, do którego korzystający z eRecruiter są przyzwyczajeni

Można powiedzieć, że obydwa cele zostały spełnione, co potwierdzają rekruterzy, którzy już używali spotkań online:

Dzięki prostej formie i przyjaznemu interfejsowi program nie jest trudny w opanowaniu zarówno dla prowadzącego spotkanie, jak i dla kandydata. Dodatkowym atutem tego narzędzia jest jego integracja z platformą rekrutacyjną eRecruiter i tym samym prostota w komunikacji z kandydatem, bez zbędnej komplikacji pracy rekrutera – mówi Jakub Koselski, Specjalista ds. HR z Freightliner PL Sp. z o.o., który spotkań online w eRecruiter używa do prowadzenia rekrutacji na stanowiska biurowe.

Spotkania online w eRecruiter zostały podłączone do dobrze wszystkim użytkownikom znanego etapu „Spotkanie”. Wybranie opcji „Spotkanie online” powoduje automatyczne podłączenie do e-maila dla kandydata odnośnika do pokoju online.

Co więcej, oprócz wysyłki wiadomości e-mail, można również przesłać SMS z potwierdzeniem umówienia spotkania oraz odnośnikiem do pokoju online! Na 24 godziny przed spotkaniem kandydat otrzyma jeszcze automatyczne przypomnienie (również SMS) o wydarzeniu.

Ani rekruter, ani kandydat nie muszą wykonywać żadnych dodatkowych czynności, jak logowanie, czy samodzielne zakładanie pokoi. Wystarczy kliknąć w otrzymany link i rozpocząć spotkanie (nawet na smartfonie 🙂 )

2. Dowiedz się wszystkiego o spotkaniach online

Pomimo tego, że nasze spotkania online są prostym rozwiązaniem, nie można zapomnieć o ich dobrym przetestowaniu. Musisz być przewodnikiem kandydata, bo nie wiesz, czy kiedykolwiek miał już do czynienia z tego typu doświadczeniem.

Anna Siembida, Ekspert ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Departamencie HR Banku Gospodarstwa Krajowego szczególnie mocno podkreśla aspekt testowania. Rekruterzy z BGK wykorzystują spotkania online we wszystkich aktualnych procesach rekrutacyjnych: od młodszych specjalistów, przez stanowiska programistyczne, eksperckie po stanowiska dyrektorskie

W naszym przypadku sprawdziło się bardzo dokładne przetestowanie narzędzia na fikcyjnym kandydacie w postaci jednego z naszych rekruterów. Testowaliśmy zarówno połączenie za pośrednictwem komputera jak i telefonu. Sprawdzaliśmy wszystkie dostępne funkcjonalności, żeby nic nas nie zaskoczyło podczas właściwej rozmowy rekrutacyjnej.

Spotkania online w eRecruiter oferują dodatkowe opcje oprócz standardowej rozmowy przez kamerę i mikrofon. Można udostępniać pulpit lub wybrane pliki, przekazywać załączniki, korzystać z fikcyjnej tablicy do pisania, a nawet przesyłać filmy, czy przygotowywać ankiety. Dla naszych użytkowników przygotowaliśmy odpowiednie przewodniki, dzięki którym łatwo mogą poznać najważniejsze funkcjonalności programu.

3. Wprowadź kandydata w nową sytuację

Skoro jesteśmy już przy kandydatach, to komunikacja do nich również powinna być odpowiednio przygotowana. To zupełnie zrozumiałe, bo aplikujący muszą odnaleźć się w nowej sytuacji. Podkreślają to nasi rozmówcy:

Proces umawiania kandydatów zaczyna się od telefonu do kandydata z informacją, że rozmowa przeprowadzona będzie za pośrednictwem narzędzia online – mówi Anna Siembida. – Informujemy jaka przeglądarka internetowa będzie potrzebna, prosimy o przetestowanie co najmniej 15 minut przed spotkaniem mikrofonu, głośników czy słuchawek oraz łącza internetowego. Następnie wysyłamy wiadomość mailową ze wskazówkami.

Jakub Koselski dodaje: Zazwyczaj staram się zminimalizować stres kandydata przed spotkaniem i informuję go w jakiej formie oraz z jakich elementów będzie składać się spotkanie. W odniesieniu do rekrutacji online przekazuję, że kandydat może wcześniej kliknąć w podany link i sprawdzić jak się prezentuje w kamerce oraz czy wszystkie elementy techniczne są dla niego zrozumiałe i funkcjonują prawidłowo.

Jak już podkreślałem, nie każdy kandydat brał udział w spotkaniu online. Dobrą praktyką jest więc dodanie mu do zaproszenia krótkiego opisu narzędzia, z którego będzie korzystać. Możesz przygotować je samodzielnie, lub skorzystać z naszego przewodnika dla kandydatów. To ułatwienie dla Twojej pracy 😊

4. Przedstaw spotkania online innym członkom zespołu

Znasz już nową usługę, kandydat też otrzymał pomoc w zrozumieniu zasad działania. Pozostała trzecia strona: osoby spoza działu HR, które będą brać udział w spotkaniu, np. menedżerowie działów.

Należy pamiętać, by „biznesowi” również wytłumaczyć, na czym polega prowadzenie tego typu spotkania i zapoznać ich z narzędziem, szczególnie gdy rozmowa rekrutacyjna odbywać będzie się bez żadnego rekrutera.

Osoby z biznesu, które będą uczestniczyć w spotkaniu rekrutacyjnym online, otrzymują takie samo wsparcie, jak kandydaci – podkreśla Anna Siembida. – Informujemy ich o wymaganiach technicznych, wykonujemy test i wysyłamy dodatkowe wskazówki.

Dobrą praktyką jest również przedstawienie im podstawowych zasad, o których trzeba pamiętać, przygotowując się do spotkania online. Pisaliśmy o nich we wpisie poniżej:

10 rzeczy, o których musisz pamiętać w rozmowach rekrutacyjnych online

5. Znajdź rozwiązanie do spotkań online, które pasuje Twoim potrzebom

Pamiętaj, by zweryfikować, czy narzędzie, którym chcesz przeprowadzić zdalną rozmowę rekrutacyjną, jest na pewno zgodne z tym, czego oczekujesz. Nie wahaj się sprawdzać wielu rozwiązań, zanim się na coś zdecydujesz. Lepiej poświęcić więcej czasu przed wdrożeniem reszty zespołu w nową funkcjonalność, niż poszukiwać lepszych rozwiązań po fakcie.

W obecnej sytuacji możliwość korzystania z narzędzia do spotkań online w eRecruiter pozwala na utrzymanie procesów rekrutacji w toku – podkreśla Jakub Koselski.

Spotkania online w eRecruiter są narzędziem, które spełnia wymagania stawiane przed tego typu rozwiązaniami. Sprawdzi się w rozmowach kwalifikacyjnych praktycznie przy każdego typu rekrutacji, nawet tak szczególnych, jak rekrutacje programistyczne:

Przetestowaliśmy w ostatnim czasie wiele narzędzi i tylko narzędzie dostępne przez eRecruiter spełniło w pełni nasze oczekiwania – mówi Anna Siembida. – W przypadku rekrutacji na stanowiska programistów, zależało nam na możliwości współdzielenia ekranu zarówno po stronie organizatora spotkania jak i kandydata. Kandydaci w trakcie rozmowy są proszeni o przygotowanie próbki kodu. Funkcjonalność narzędzia sprawdziła się: była bardzo przyjazna i intuicyjna dla obu stron rozmowy.

Rada od eRecruiter – działaj z głową 🙂

Pamiętaj, że jakość przeprowadzanej rozmowy zależy od przepustowości łącza internetowego. Może się zdarzyć, że właśnie w momencie, gdy rozpoczniecie rozmowę Internet przestanie działać u Ciebie, lub u rozmówcy. Zachowaj wtedy zimną krew i nie panikuj.

Rozmowę będzie można prowadzić dalej, gdy tylko łącze wróci do normy. Pokój online, w którym rozmawiacie, nie wygasa w przypadku jakichkolwiek awarii. Zarówno Ty, jak i kandydat możecie dołączyć ponownie do rozmowy, klikając w odnośnik do spotkania otrzymany w wiadomości e-mail.

Spotkania online to dla rekruterów nadal nowość, z którą musieli się błyskawicznie zapoznać i dostosować. Mam nadzieję, że zebrane przez nas rady, pozwolą Ci się lepiej przygotować i spowodują, że bez oporów sięgniesz po to rozwiązanie w swojej organizacji. Powodzenia!

Aha, jeszcze jedna, chyba najważniejsza rada od mojego rozmówcy z firmy Freightliner PL:

Pamiętaj o włączeniu mikrofonu i kamery na swoim urządzeniu! 😉

Chcesz przetestować nasz system, by wypróbować powyższe rady podczas spotkań online z kandydatami? Możesz to zrobić bezpłatnie. Więcej informacji znajdziesz tutaj.