Spotkania online w eRecruiter – 5 rad od rekruterów dla rekruterów

Aktualizacja: marzec 2021.

W ostatnich tygodniach wielu rekruterów zadawało sobie pytanie: „Jak rekrutować bez możliwości spotkań z kandydatami?”. Na szczęście natura (a także biznes) nie lubi próżni i z pomocą przyszły nowoczesne technologie – wszelkiego rodzaju narzędzia do spotkań online. Także my w eRecruiter stanęliśmy na wysokości zadania i w ciągu tygodnia udostępniliśmy naszym klientom możliwość umawiania spotkań online bezpośrednio z poziomu systemu. To był strzał w dziesiątkę, bo użytkownicy zaczęli korzystać z nich od pierwszego dnia! Dodatkowo zintegrowaliśmy system z aplikacją do prowadzenia rozmów online – MS Teams!

Oto rady naszych klientów, którzy już przeprowadzili pierwsze rozmowy rekrutacyjne online przez eRecruiter i chcą podzielić się swoją wiedzą na ten temat.

1. Korzystaj z prostych rozwiązań

Gdy postanowiliśmy, że chcemy udostępnić naszym klientom możliwość umawiania spotkań online w eRecruiter, mieliśmy przed sobą 2 cele:

• funkcjonalność musi być prosta dla odbiorców – zarówno użytkowników systemu, jak i kandydatów. Wiedzieliśmy, że nie wszyscy uczestniczyli w jakimkolwiek spotkaniu przez Internet.
• nowość nie może zmienić dotychczasowego trybu pracy użytkowników – powinna być naturalnym procesem, do którego korzystający z eRecruiter są przyzwyczajeni

Można powiedzieć, że obydwa cele zostały spełnione, co potwierdzają rekruterzy, którzy już używali spotkań online:

Dzięki prostej formie i przyjaznemu interfejsowi program nie jest trudny w opanowaniu zarówno dla prowadzącego spotkanie, jak i dla kandydata. Dodatkowym atutem tego narzędzia jest jego integracja z platformą rekrutacyjną eRecruiter i tym samym prostota w komunikacji z kandydatem, bez zbędnej komplikacji pracy rekrutera – mówi Jakub Koselski, Specjalista ds. HR z Freightliner PL Sp. z o.o., który spotkań online w eRecruiter używa do prowadzenia rekrutacji na stanowiska biurowe.

Spotkania online w eRecruiter zostały podłączone do dobrze wszystkim użytkownikom znanego etapu „Spotkanie”. Wybranie opcji „Spotkanie online” powoduje automatyczne podłączenie do e-maila dla kandydata odnośnika do pokoju online.

Użytkownik systemu może wybrać, czy chce skorzystać z naszego domyślnego narzędzia do prowadzenia spotkań, czy woli przeprowadzić spotkanie przez swoje konto MS Teams. W takim przypadku eRecruiter automatycznie pobiera link do spotkania online bezpośrednio z MS Teams użytkownika, skracając kroki, które musiałby samodzielnie podjąć. Więcej o integracji z tą aplikacją przeczytasz tutaj.

Co więcej, oprócz wysyłki wiadomości e-mail, można również przesłać SMS z potwierdzeniem umówienia spotkania oraz odnośnikiem do pokoju online! Na 24 godziny przed spotkaniem kandydat otrzyma jeszcze automatyczne przypomnienie (również SMS) o wydarzeniu.

Ani rekruter, ani kandydat nie muszą wykonywać żadnych dodatkowych czynności, jak logowanie, czy samodzielne zakładanie pokoi. Wystarczy kliknąć w otrzymany link i rozpocząć spotkanie (nawet na smartfonie 🙂 )

2. Dowiedz się wszystkiego o spotkaniach online

Pomimo tego, że nasze spotkania online są prostym rozwiązaniem, nie można zapomnieć o ich dobrym przetestowaniu. Musisz być przewodnikiem kandydata, bo nie wiesz, czy kiedykolwiek miał już do czynienia z tego typu doświadczeniem.

Anna Siembida, Ekspert ds. Rekrutacji i Employer Brandingu w Departamencie HR Banku Gospodarstwa Krajowego szczególnie mocno podkreśla aspekt testowania. Rekruterzy z BGK wykorzystują spotkania online we wszystkich aktualnych procesach rekrutacyjnych: od młodszych specjalistów, przez stanowiska programistyczne, eksperckie po stanowiska dyrektorskie

W naszym przypadku sprawdziło się bardzo dokładne przetestowanie narzędzia na fikcyjnym kandydacie w postaci jednego z naszych rekruterów. Testowaliśmy zarówno połączenie za pośrednictwem komputera jak i telefonu. Sprawdzaliśmy wszystkie dostępne funkcjonalności, żeby nic nas nie zaskoczyło podczas właściwej rozmowy rekrutacyjnej.

Spotkania online w eRecruiter oferują dodatkowe opcje oprócz standardowej rozmowy przez kamerę i mikrofon. Można udostępniać pulpit lub wybrane pliki, przekazywać załączniki, korzystać z fikcyjnej tablicy do pisania, a nawet przesyłać filmy, czy przygotowywać ankiety. Dla naszych użytkowników przygotowaliśmy odpowiednie przewodniki, dzięki którym łatwo mogą poznać najważniejsze funkcjonalności programu.

Jeżeli decydujesz się na prowadzenie spotkań poprzez MS Teams, to sprawa jest łatwiejsza, bo prawdopodobnie dobrze znasz to narzędzie 🙂

3. Wprowadź kandydata w nową sytuację

Skoro jesteśmy już przy kandydatach, to komunikacja do nich również powinna być odpowiednio przygotowana. To zupełnie zrozumiałe, bo aplikujący muszą odnaleźć się w nowej sytuacji. Podkreślają to nasi rozmówcy:

Proces umawiania kandydatów zaczyna się od telefonu do kandydata z informacją, że rozmowa przeprowadzona będzie za pośrednictwem narzędzia online – mówi Anna Siembida. – Informujemy jaka przeglądarka internetowa będzie potrzebna, prosimy o przetestowanie co najmniej 15 minut przed spotkaniem mikrofonu, głośników czy słuchawek oraz łącza internetowego. Następnie wysyłamy wiadomość mailową ze wskazówkami.

Jakub Koselski dodaje: Zazwyczaj staram się zminimalizować stres kandydata przed spotkaniem i informuję go w jakiej formie oraz z jakich elementów będzie składać się spotkanie. W odniesieniu do rekrutacji online przekazuję, że kandydat może wcześniej kliknąć w podany link i sprawdzić jak się prezentuje w kamerce oraz czy wszystkie elementy techniczne są dla niego zrozumiałe i funkcjonują prawidłowo.

Jak już podkreślałem, nie każdy kandydat brał udział w spotkaniu online. Dobrą praktyką jest więc dodanie mu do zaproszenia krótkiego opisu narzędzia, z którego będzie korzystać. Możesz przygotować je samodzielnie, lub skorzystać z naszego przewodnika dla kandydatów. To ułatwienie dla Twojej pracy 😊

4. Przedstaw spotkania online innym członkom zespołu

Znasz już nową usługę, kandydat też otrzymał pomoc w zrozumieniu zasad działania. Pozostała trzecia strona: osoby spoza działu HR, które będą brać udział w spotkaniu, np. menedżerowie działów.

Należy pamiętać, by „biznesowi” również wytłumaczyć, na czym polega prowadzenie tego typu spotkania i zapoznać ich z narzędziem, szczególnie gdy rozmowa rekrutacyjna odbywać będzie się bez żadnego rekrutera.

Osoby z biznesu, które będą uczestniczyć w spotkaniu rekrutacyjnym online, otrzymują takie samo wsparcie, jak kandydaci – podkreśla Anna Siembida. – Informujemy ich o wymaganiach technicznych, wykonujemy test i wysyłamy dodatkowe wskazówki.

Dobrą praktyką jest również przedstawienie im podstawowych zasad, o których trzeba pamiętać, przygotowując się do spotkania online. Pisaliśmy o nich we wpisie poniżej:

10 rzeczy, o których musisz pamiętać w rozmowach rekrutacyjnych online

5. Znajdź rozwiązanie do spotkań online, które pasuje Twoim potrzebom

Pamiętaj, by zweryfikować, czy narzędzie, którym chcesz przeprowadzić zdalną rozmowę rekrutacyjną, jest na pewno zgodne z tym, czego oczekujesz. Nie wahaj się sprawdzać wielu rozwiązań, zanim się na coś zdecydujesz. Lepiej poświęcić więcej czasu przed wdrożeniem reszty zespołu w nową funkcjonalność, niż poszukiwać lepszych rozwiązań po fakcie.

W obecnej sytuacji możliwość korzystania z narzędzia do spotkań online w eRecruiter pozwala na utrzymanie procesów rekrutacji w toku – podkreśla Jakub Koselski.

Spotkania online w eRecruiter są narzędziem, które spełnia wymagania stawiane przed tego typu rozwiązaniami. Sprawdzi się w rozmowach kwalifikacyjnych praktycznie przy każdego typu rekrutacji, nawet tak szczególnych, jak rekrutacje programistyczne:

Przetestowaliśmy w ostatnim czasie wiele narzędzi i tylko narzędzie dostępne przez eRecruiter spełniło w pełni nasze oczekiwania – mówi Anna Siembida. – W przypadku rekrutacji na stanowiska programistów, zależało nam na możliwości współdzielenia ekranu zarówno po stronie organizatora spotkania jak i kandydata. Kandydaci w trakcie rozmowy są proszeni o przygotowanie próbki kodu. Funkcjonalność narzędzia sprawdziła się: była bardzo przyjazna i intuicyjna dla obu stron rozmowy.

Jeżeli korzystasz na co dzień z rozwiązania Microsoftu do komunikacji wewnątrz organizacji oraz spotkań z kandydatami, to naprawdę polecam Ci zintegrować MS Teams z eRecruiter. Dzięki temu rozwiązaniu Twoja praca będzie po prostu szybsza, a zamiast pracy w dwóch miejsach jednocześnie, wszystko zorganizujesz poprzez nasz system!

Rada od eRecruiter – działaj z głową 🙂

Pamiętaj, że jakość przeprowadzanej rozmowy zależy od przepustowości łącza internetowego. Może się zdarzyć, że właśnie w momencie, gdy rozpoczniecie rozmowę Internet przestanie działać u Ciebie, lub u rozmówcy. Zachowaj wtedy zimną krew i nie panikuj.

Rozmowę będzie można prowadzić dalej, gdy tylko łącze wróci do normy. Pokój online, w którym rozmawiacie, nie wygasa w przypadku jakichkolwiek awarii. Zarówno Ty, jak i kandydat możecie dołączyć ponownie do rozmowy, klikając w odnośnik do spotkania otrzymany w wiadomości e-mail.

Spotkania online to dla rekruterów nadal nowość, z którą musieli się błyskawicznie zapoznać i dostosować. Mam nadzieję, że zebrane przez nas rady, pozwolą Ci się lepiej przygotować i spowodują, że bez oporów sięgniesz po to rozwiązanie w swojej organizacji. Powodzenia!

Aha, jeszcze jedna, chyba najważniejsza rada od mojego rozmówcy z firmy Freightliner PL:

Pamiętaj o włączeniu mikrofonu i kamery na swoim urządzeniu! 😉

Chcesz przetestować nasz system, by wypróbować powyższe rady podczas spotkań online z kandydatami? Możesz to zrobić bezpłatnie. Więcej informacji znajdziesz tutaj.