Współpraca z biznesem w eRecruiterze

Współpraca z managerami przy ocenie kandydatów bywa wąskim gardłem procesu rekrutacyjnego. Zanim zaczniesz rozmowę z managerami w Twojej firmie o tym, jak mogą oceniać aplikacje prościej z eRecruiter, warto uporządkować argumenty – po co im to, co zyskują i jak wygląda to w praktyce. Ten materiał możesz wykorzystać jako bazę do takiej rozmowy lub komunikacji wewnętrznej: mailem, na spotkaniu zespołu albo jako krótki poradnik wysyłany razem z pierwszym zaproszeniem do oceny.

Punkt wyjścia: mailowa wymiana CV i czasochłonna komunikacja

Część managerów wciąż ocenia kandydatów w sposób, który dobrze znasz: rekruter kompletuje CV wybranych osób i wysyła je mailem – często jako spakowaną paczkę załączników – a manager musi kolejno otwierać każdy plik, samodzielnie notować swoje wrażenia i odsyłać decyzję zwrotnym mailem. Przy kilku równoległych rekrutacjach szybko robi się z tego bałagan: trudno się połapać, które CV dotyczy którego stanowiska, a informacja zwrotna ginie w wątkach mailowych.

Jeśli w Twojej firmie tak to właśnie wygląda, masz alternatywę, którą warto managerom pokazać.

Konto Biznes: wszystkie operacje w jednym miejscu

Konto Biznes to dedykowana przestrzeń w eRecruiter, w której manager widzi wszystkie przesłane mu do oceny aplikacje, uporządkowane według projektów rekrutacyjnych – bez dziesiątek załączników (co swoją drogą nie jest zbyt bezpieczne), chaosu w wątkach mailowych i otwierania dokumentów jeden po drugim.

Zamiast paczki plików, manager dostaje powiadomienie mailowe, a zaledwie jedno kliknięcie dzieli go od rozpoczęcia oceniania na dedykowanej platformie. Widzi tam m.in.:

• podstawowe dane kandydata, jego CV i inne załączone dokumenty
• etap rekrutacji ustawiony przez zespół HR,
• ocenę wystawioną przez rekrutera na skali od 1 do 5
• swoją własną decyzję, jeśli już ją wystawił.

Jeśli manager bierze udział w kilku rekrutacjach jednocześnie, wszystkie widzi w jednym miejscu i łatwo się między nimi przełącza.

Co konkretnie zyskuje manager?

• Jedno logowanie, jedna przestrzeń. Zamiast szukać maila z paczką CV, manager wchodzi na stały link do Konta Biznes i ma tam wszystko, co potrzebne do oceny – dokumenty kandydata (CV, portfolio, załączniki), odpowiedzi z formularza aplikacyjnego oraz szczegóły procesu (m.in.: etap, na którym znajduje się kandydat, czy ocenę rekrutera).
• Ocena bez zbędnych kroków. Wystarczy kliknąć „Pozytywna decyzja” lub „Negatywna decyzja” – informacja trafia od razu do zespołu HR. Decyzję można też później zmienić, jeśli manager dojdzie do innych wniosków.
• Notatki widoczne dla całego zespołu. Manager może dodać własną notatkę do kandydata, widoczną dla wszystkich osób zaangażowanych w proces – bez konieczności pisania osobnego maila do rekrutera.
• Statystyki własnego zaangażowania. Przy każdej rekrutacji manager widzi procent ocenionych przez siebie aplikacji oraz liczbę zaplanowanych i odbytych spotkań – to ułatwia trzymanie ręki na pulsie, zwłaszcza gdy w grze jest kilka projektów naraz.
• Powiadomienia zamiast pilnowania skrzynki. System sam informuje managera mailem o nowych aplikacjach do oceny, nowych notatkach od rekrutera oraz – raz w tygodniu – przypomina o kandydatach, których jeszcze nie ocenił.
• Jedno konto do więcej niż oceny CV. Jeśli firma korzysta z Modułu Wakatu lub Modułu Onboardingu, to samo konto pozwala managerowi zgłosić zapotrzebowanie na nowego pracownika oraz śledzić zadania związane z wdrażaniem nowo zatrudnionych osób. Wszystko w jednym miejscu dla spójności całego procesu.

Dlaczego warto?

To nie tylko wygoda po stronie managera – to też mniej pracy administracyjnej po stronie zespołu HR, o czym warto wspomnieć w rozmowie:

• nie trzeba już ręcznie kompletować i wysyłać paczek CV mailem,
• decyzje managerów spływają w jednym, uporządkowanym miejscu, powiązane z konkretnym kandydatem i etapem procesu,
• łatwiej egzekwować terminowość ocen – widać wprost, ile aplikacji manager już ocenił, a ile jeszcze czeka,
• dostęp managera do aplikacji można ograniczyć czasowo, co porządkuje kwestię przechowywania danych kandydatów.

Jak manager loguje się do Konta Biznes?

1. Gdy rekruter po raz pierwszy wyśle managerowi aplikacje do oceny, manager otrzymuje e-mail z linkiem aktywacyjnym i ustawia hasło.
2. Kolejne logowania odbywają się przez link system.erecruiter.pl/business – warto zapisać go w zakładkach przeglądarki.
3. Każde powiadomienie o nowych aplikacjach zawiera przycisk „Oceń aplikacje”, który prowadzi bezpośrednio do logowania i widoku danej rekrutacji.
4. Jeśli firma ma włączone logowanie domenowe, manager może logować się tymi samymi danymi, co do poczty służbowej – warto zapytać o to administratora systemu.

💡 Pomysły dla HR: jak skutecznie zakomunikować managerom pracę na Koncie Biznes

Samo udostępnienie dostępu do Konta Biznes to nie wszystko – równie ważne jest to, jak o nim opowiesz. Poniżej znajdziesz kilka pomysłów, które mogą Ci w tym pomóc:

Wybierz odpowiedni kanał do pierwszego kontaktu. Krótki e-mail z opisem narzędzia, jego zaletami i zasadami działania to dobry punkt wyjścia – zwłaszcza gdy towarzyszy pierwszemu zaproszeniu do oceny aplikacji kandydatów.

Pokaż, jak to działa, zamiast tylko o tym pisać. Krótkie spotkanie lub nagranie wideo, na którym przechodzisz przez logowanie i ocenę przykładowej aplikacji, rozwieje pierwsze wątpliwości.

Wykorzystaj kanały, które managerowie już znają. Komunikat w intranecie o dostępnym narzędziu do oceny kandydatów dotrze do osób, które mogłyby przeoczyć pojedynczego maila.

Znajdź ambasadora wśród managerów. Osoba, która już korzysta z Konta Biznes i dobrze się w nim odnajduje, może naturalnie odpowiadać na pytania kolegów i koleżanek oraz odciążyć Cię w bieżącym wsparciu.

Zaplanuj wdrożenie razem ze swoim opiekunem. Warto wspólnie ustalić harmonogram wdrożenia, a przy większej grupie managerów – rozważyć szkolenie poprowadzone przez eRecruiter lub przygotowane samodzielnie.

Mów językiem korzyści, nie językiem narzędzia. Zamiast przedstawiać Konto Biznes jako „kolejny system do obsłużenia”, pokazuj je jako realne usprawnienie – mniej czasu spędzonego na mailach, więcej na rozmowie o kandydacie.

Zapytaj o opinię po pierwszych tygodniach. Krótka ankieta wśród managerów, którzy zaczęli korzystać z Konta Biznes, pomoże wychwycić trudności, zanim staną się powodem do powrotu na mailową wymianę CV.

Dopasuj komunikację do kultury organizacyjnej i specyfiki pracy managerów w Twojej firmie!

Konto Biznes porządkuje współpracę między zespołem HR a managerami: aplikacje są pogrupowane według projektów rekrutacyjnych, decyzje wystawia się jednym kliknięciem, a cała komunikacja i historia oceny są widoczne w jednym miejscu. To też naturalny punkt wyjścia do szerszej współpracy z biznesem w eRecruiter, bo to samo konto może służyć również do zgłaszania wakatów i pracy w module onboardingu.

Więcej o funkcjach Konta Biznes można przeczytać w bazie wiedzy eRecruiter: Czym jest Konto Biznes? oraz Ocena Aplikacji w Koncie Biznes z perspektywy Użytkownika Biznes.