W zeszłym tygodniu opublikowaliśmy podcast z jednym z naszych klientów – Martą Sokołowską, Specjalistą ds. HR z Renault Retail Group Warszawa, która odpowiada wszystkim kandydatom na każdym etapie rekrutacji. Jak to robi, że jest w stanie utrzymać stały kontakt z setkami kandydatów miesięcznie?
Wysłuchaj rozmowy z Martą Sokołowską i dowiedz się, jaki jest jej przepis na sukces, a następnie przeczytaj, jak w prowadzeniu rekrutacji wspiera ją system eRecruiter.
Jeśli podoba Ci się wysłuchany podcast, zasubskrybuj nasz kanał:
Dobre zaplanowanie procesu to podstawa
W swojej pracy Marta Sokołowska na co dzień kieruje się zasadą, wedle której traktuje kandydatów tak, jak sama chciałaby być traktowana przez rekruterów. To, co obieca kandydatowi, musi się po prostu wydarzyć. Nie dopuszcza do siebie sytuacji, w której kandydaci nie otrzymaliby informacji zwrotnej.
Jednocześnie Marta przyznaje, że realizacja takiego zadania to proces, który się nie kończy – należy ciągle nad nim pracować i dostosowywać się do oczekiwań aplikujących. Bez wsparcia nowoczesnych technologii, takich jak eRecruiter, ustalony proces byłby o wiele trudniejszy do wykonania. Przekonaj się dlaczego.
Odpowiednie etapy rekrutacji
Zapytaliśmy Martę, jak w natłoku obowiązków udaje jej się utrzymywać komunikację z kandydatami na tak wysokim poziomie – bo poprzeczkę postawiła sobie bardzo wysoko. Marta przyznała, że dużym wsparciem jest dla niej praca w systemie rekrutacyjnym eRecruiter.
Najważniejszą funkcją systemu, która pomaga Marcie szybciej i sprawniej komunikować się z aplikującymi, są etapy rekrutacji. Etapy odwzorowują poszczególne „szczeble” rekrutacji, na których znajduje się kandydat – od momentu otrzymania CV aż po zatrudnienie. W eRecruiter można dodać dowolną liczbę etapów.
Gdy aplikacja kandydata przechodzi z jednego etapu na drugi, za pomocą dwóch kliknięć można zmienić jej status w systemie. Etapy można zmieniać pojedynczo – dla każdego kandydata indywidualnie, lub masowo – dla wielu aplikacji jednocześnie. Na liście aplikacji od razu widać, kto z kandydatów znajduje się na jakim etapie.
Jeżeli chcemy wykonać akcję dotyczącą kandydatów znajdujących się na konkretnym etapie, np. wysłać wiadomość do kandydatów po spotkaniu rekrutacyjnym – wystarczy użyć filtrów, które spośród wszystkich aplikacji, wyselekcjonują dokładnie te, na których nam zależy. Następnie bez konieczności „przeklikiwania” się przez pozostałe aplikacje, możemy wykonać działanie, np. wysłać tym kandydatom wiadomość, jak np. informacja zwrotna po spotkaniu rekrutacyjnym. Więcej o etapach rekrutacji przeczytasz tutaj.
Jak szablony wiadomości pomagają w komunikacji z kandydatem?
Same etapy to jednak nie wszystko – w końcu kandydat ma dowiedzieć się, na jakim etapie się znajduje. Tu pomocne są szablony wiadomości, które można połączyć z konkretnym etapem rekrutacji. Oznacza to, że np. przy zmianie etapu z Analizy CV na kolejny, pojawia się okno wysyłania bezpośredniej wiadomości do kandydata.
W procesie rekrutacyjnym spotykasz się kilka razy z kandydatami na różnych etapach? Assesment center, rozmowa wstępna a później z spotkanie z managerem? Możesz dokładnie odwzorować swój proces rekrutacyjny w systemie i do każdego punktu dodać własne szablony wiadomości lub skorzystać z gotowych wiadomości umieszczonych w systemie.
Chcesz szybko informować wielu kandydatów o różnych powodach odrzucenia? Żaden problem. Dodaj w systemie odpowiednie szablony wiadomości i połącz je z konkretnymi etapami typu „Odrzucenie”. W systemie możesz zdefiniować dowolne szablony i „podpiąć” je pod własny etap. Co ważne, dzięki dostępnym w szablonach polom inteligentnym, część informacji zostanie wpisana automatycznie, bez konieczności kopiowania ich, czy wpisywania ręcznie przez Ciebie. Wszystko po to, by Twoja komunikacja z kandydatami była z jednej strony zautomatyzowana, a z drugiej zindywidualizowana, szybsza i prostsza. Przeczytaj więcej o zautomatyzowaniu wiadomości.
Dlaczego te dwie funkcje – etapy i szablony wiadomości – są tak ważne w codziennej pracy Marty? Bo jest zwolenniczką przekazywania kandydatom informacji zwrotnej na każdym etapie, bez względu na to, czy będzie ona dla nich pozytywna czy nie. Marta Sokołowska przekonuje, że warto przekazywać informację zwrotną do kandydatów, nawet jeżeli jest ona negatywna. W podcaście podkreśla wagę konstruktywnego feedbacku. Dzięki niemu w zespole RRG Warszawa są obecnie pracownicy, którzy zostali odrzuceni w innych procesach rekrutacyjnych, a jednak nie zniechęciło ich to do dalszego aplikowania do tej firmy.
Historia korespondencji w jednym miejscu
Zdarza się, że kandydat odpowiada na wiadomość dotyczącą tego, na jakim etapie się znajduje. Taka odpowiedź trafia do systemu eRecruiter, na jego profil. Dzięki temu każdy rekruter korzystający z systemu może szybko zapoznać się z historią korespondencji z danym kandydatem, bez konieczności wyszukiwania wiadomości na skrzynce pocztowej.
Gdy kandydat zdecyduje się zaaplikować ponownie na inną rekrutację, widzimy na jego profilu zarówno nową, jak i historyczne wiadomości, a także poprzednią ścieżkę aplikacji. To znacznie ułatwia komunikację pomiędzy aplikującymi a działem HR.
Współpraca z managerami zaangażowanymi w rekrutacje
Komunikacja z kandydatami jest skuteczna wtedy, kiedy ułożone są procesy wewnątrzfirmowe. Marta Sokołowska wspominała o zaangażowaniu w proces rekrutacyjny managerów poszczególnych działów, do których poszukiwani są pracownicy. Dzięki sprawnej wymianie wiedzy o kandydatach na linii rekruter-biznes, Marta jest w stanie wrócić do aplikujących z informacją zwrotną w obiecanym terminie.
Rekruterka RRG Warszawa korzysta z Interaktywnej Karty Kandydata – specjalnej wiadomości wysyłanej bezpośrednio z systemu eRecruiter do managerów, zawierającej linki do aplikacji kandydatów. Odbiorcy mogą, po kliknięciu w link, zapoznać się z dokumentami kandydatów, odpowiedziami z formularza aplikacyjnego, ocenić ich oraz dodać informację zwrotną dla rekrutera. Dostęp do krat jest blokowany po 14 dniach od dnia wysłania wiadomości, co ma poza ochroną danych, motywować kierowników do szybszej odpowiedzi.
Rekrutacja po rekrutacji
Można zadać sobie pytanie, czy przeglądanie wszystkich aplikacji to poświęcenie warte swojej ceny, skoro może powodować spowolnienie procesu rekrutacji. Prawdą jest, że jest ono pracochłonne, jednak wynikiem pogłębionej analizy jest możliwość dopasowania aplikacji do innych procesów rekrutacyjnych, które dzieją się równolegle, lub będą dziać się w przyszłości. To kolejny z „sekretów” Marty Sokołowskiej.
W eRecruiter od razu widać, czy kandydat zezwolił na przetwarzanie jego danych w przyszłych procesach rekrutacyjnych. Taką aplikację można odpowiednio opisać, np. dodając tag – słowo kluczowe, po którym później można łatwo wyszukać danego kandydata w całej bazie.
System daje nam opcję przypisania aplikacji do innego procesu rekrutacyjnego. Jeżeli się na to zdecydujesz – eRecruiter utworzy kopię informacji o kandydacie w innej rekrutacji, co pozwoli Ci wziąć go pod uwagę w danym procesie.
Biorąc pod uwagę, że obecnie spotykamy się w rekrutacji z rynkiem kandydata, , dobrze jest mieć rękę na pulsie i wykorzystywać każdą okazję, by zdobyć kolejne aplikacje. Wykorzystanie aplikacji już pozyskanych, jest tego najlepszym przykładem.
Komunikacja z kandydatami w Renault Retail Group Warszawa jest dobrze przemyślana i zaplanowana przez Martę Sokołowską. Rekruterka włożyła dużo pracy w odpowiednie zaprojektowanie procesu, który będzie dla niej najbardziej efektywny. System eRecruiter wspiera ją na każdym kroku rekrutacji. Wymiana wiedzy z biznesem i informacji z kandydatami jest skuteczna i pozwala na zaoszczędzenie czasu np. na większą liczbę spotkań z kandydatami. A wiadomo, że osobista interakcja pomiędzy rekrutem a kandydatem to prawdziwa istota rzeczy rekrutacji 😊
