Stos dokumentów aplikacyjnych leżących na biurku, najbliższy tydzień w kalendarzu zapełniony kolejnymi spotkaniami rekrutacyjnymi, a w skrzynce mailowej kilkadziesiąt nieprzeczytanych wiadomości od kandydatów. Tak jeszcze niedawno wyglądał dzień pracy specjalistów ds. HR. Dodatkowo, większość z nich nie wyobrażała sobie podjęcia decyzji o zatrudnieniu pracownika bez przynajmniej jednego spotkania twarzą w twarz. Od kilku lat jesteśmy jednak świadkami ewolucji procesów rekrutacyjnych, których naturalnym sprzymierzeńcem stają się nowoczesne technologie. Te same technologie powodują też, że ilość zmiennych, które można lub trzeba brać pod uwagę w rekrutacjach wzrosły niewiarygodnie. Pozostaje pytaniem otwartym, czy ilość tych zmiennych powoduje, że mówiąc o systemach ATS możemy mówić już o tzw. Big Data?
Jaka idea stoi za systemami ATS?
Barbara Krogulska, kierownik działu personalnego w spółce KAZAR Footwear, kiedy prowadzi rekrutację na stanowisko sprzedawcy do jednego z firmowych salonów obuwia, galanterii i akcesoriów, otrzymuje nawet do 1,5 tys. aplikacji na jedno ogłoszenie. Dokładne zapoznanie się z każdym z nich i wybranie „perełek” zajęłoby kilka godzin, jeśli nie dni, dlatego przedstawicielka KAZAR nie wyobraża sobie zakończenia procesu rekrutacyjnego powodzeniem bez wsparcia narzędzia, które przyśpiesza selekcję i pozwala na zwiększenie efektywności pracy działu personalnego. Chodzi tutaj o ATS (ang. Applicant Tracking System), czyli internetowy system rekrutacji. Jego głównym zadaniem jest w prosty i logiczny sposób uporządkować proces zarządzania rekrutacjami i bazą kandydatów w firmie. Przykładem takiego systemu jest eRecruiter, jedno z najpopularniejszych narzędzi technologicznych tego typu w Polsce. Idea jest zatem prosta i mamy nadzieję, że zrozumiała dla wszystkich, ale jeśli interesuje Ciebie bliżej zagadnienie ATS’ów, zapraszamy do sekcji „Jak to działa”. Idea jednak komplikuje się, gdy pomyślimy o nadchodzących możliwościach, które nieodłącznie wiążą się z Big Data.
Czym jest Big Data?
Pod pojęciem Big Data najczęściej rozumie się ogromne ilości najróżniejszych informacji (o klientach, pracownikach itp.), które – dzięki pojawieniu się odpowiednio wydajnych komputerowych narzędzi analitycznych (tzw. algorytmów predykcyjnych) – można wykorzystać do usprawnienia biznesu. W tym przypadku – do usprawnienia procesu zatrudniania. I tak np. firma Evolv z San Francisco używa Big Data do oceny kandydatów do pracy tymczasowej (m.in. w Xeroxie, grupie marketingowej Harte-Hanks i in.). Odbywa się to tak, że najpierw kandydat wypełnia kwestionariusz z bardzo różnymi pytaniami (od tego, jak daleko mieszka od firmy, do której aplikuje, po liczbę serwisów społecznościowych, których używa). Ale klucz leży nieco głębiej. Firma Evolv zgromadziła bowiem masę danych historycznych o pracownikach z wielu lat. Zawierają one wyniki wstępnych sondaży kandydatów, a później rzeczywistą historię zatrudnienia każdego z nich – w tym informacje jak długo przepracował i jak był oceniany. Algorytm Evolv wyszukuje więc korelacje między wynikami kwestionariusza, a historią zatrudnienia, po czym przymierza te prawidłowości do wyników testów obecnych kandydatów. I przedstawia rekruterom rekomendację, jak duży potencjał ma dany aplikant.
Z danych Evolv wynika, że to działa. Firma podaje, że statystyczny pracownik call-center Harte-Hanks, wybrany za pomocą jej algorytmu, opuszcza w pierwszym półroczu swej pracy o 29 godzin mniej niż przeciętny zatrudniony tradycyjną drogą. A telefony od interesantów odbiera o 15 proc. szybciej. Menedżerowie Evolv twierdzą, że rezultaty stosowania jej narzędzi obalają wiele stereotypów – okazuje się przykładowo, że częsta zmiana pracy albo długi pobyt na bezrobociu w rzeczywistości nie mówią nic o tym, jak długo dana osoba faktycznie przepracuje na stanowisku.
Czy sercem HR będzie algorytm?
Adam Robinson, prezes Hireology, firmy z Chicago, specjalizującej się w tworzeniu oprogramowania wspierającego rekrutację, zwraca uwagę na to, że: – Jeśli spojrzymy wstecz, na ostatnie 15 lat, to zobaczymy, że pierwotne systemy ATS stanowiły głównie repozytorium aplikacji z kilkoma prostymi funkcjami i opcją tworzenia raportów. Teraz, jego zdaniem, rynek jest w połowie pięcioletniego cyklu rozwoju technologii, który przyniesie zupełnie nową generację platform do zarządzania talentami. Narzędzia te – służące do przyciągania i wyłuskiwania potencjalnie najlepszych pracowników – Robinson określa mianem smart ATS. Przewiduje wykorzystanie w nich zaawansowanych algorytmów komputerowych (uwzględniających nawet dane biometryczne), połączonych z funkcją testów on–line i opcją weryfikacji doświadczenia. Posłużą one do tego, by jak najtrafniej oszacować prawdopodobieństwo, który z kandydatów sprawdzi się na danym stanowisku, a który nie.
Technologia to nie luksus, to konieczność
Nic dziwnego, że posiadanie systemu ATS, do niedawna traktowane jako swego rodzaju luksus, jest coraz częściej postrzegane przez branżę HR jako konieczność. Szczególnie, gdy wiemy, że jesteśmy na progu technologicznej rewolucji w tej branży. Wystarczy spojrzeć na dane zza oceanu. Sondaże przeprowadzone na zlecenie firmy Bullhorn Reach wśród agencji rekrutacyjnych pokazują, że aż 87 proc. z nich uważa, iż korzystanie z takiego narzędzia miało istotny wkład w ich biznesowy sukces. I tylko 3 proc. badanych bagatelizowało znaczenie korzystania z systemu ATS.
