Dane kandydatów, jakie trafiają do firmy podczas rekrutacji, stale „krążą” w organizacji. Zwłaszcza w procesach, w których udział bierze więcej niż jeden dział. Po przeanalizowaniu dotychczasowej formy dzielenia się dokumentami rekrutacyjnymi przez rekruterów z menedżerami liniowymi oraz wieloma rozmowami z naszymi klientami, podjęliśmy decyzję o wprowadzeniu nowej roli – Użytkownik Biznes. Dzięki takiemu rozwiązaniu dział HR ma lepszą kontrolę nad tym kto i kiedy, miał lub ma dostęp do aplikacji kandydatów.
Kim jest Użytkownik Biznes?
W systemie eRecruiter pojawiła się nowa rola – Użytkownik Biznes. Jest to osoba spoza działu HR, która jest zaangażowana w proces rekrutacji i wspólnie rekruterem szuka idealnego kandydata. Menedżer nie otrzymuje loginu ani hasła, więc nie musi logować się do systemu, by dokonywać selekcji i wydawać opinie.
Jak nowa rola podnosi bezpieczeństwo danych kandydatów?
Osoby odpowiedzialne za rekrutacje powinny mieć gwarancję, że przesyłane dalej dane kandydatów są w pełni zabezpieczone i nie zostaną na skrzynce pocztowej odbiorcy, komputerze ani nie wpadną w niepowołane ręce. Dzięki możliwości nadania w systemie menedżerowi roli Użytkownika Biznes, rekruter ma kontrolę nad tym, kto i jakie dane otrzymuje.
Wrażliwe dane trafiają do menedżerów w formie Interaktywnej Karty Kandydata i to na niej odbywa się cała komunikacja między zaangażowanymi w rekrutację. Dodatkowo aplikacje kandydatów przesłane do menedżera w formie Interaktywnej Karty mają ograniczenie czasowe – dostęp wygasa po 14 dniach, gwarantując ochronę i bezpieczeństwo przesyłanych danych.
Istnieje możliwość dodatkowego zahasłowania dostępu do Interaktywnej Karty Kandydata. Menadżer w celu otworzenia karty, będzie musiał wpisać jednorazowe hasło, które otrzyma w osobnej wiadomości e-mail.
Jakie uprawnienia otrzymuje Użytkownik Biznes?
Użytkownik Biznes nie loguje się do systemu. Przekazuje rekruterowi swoją opinię o kandydatach bezpośrednio na Interaktywnej Karcie Kandydata. Za pomocą jednego z trzech przycisków ocenia rekrutujących, a jego ocena trafia bezpośrednio do systemu.
Użytkownik Biznes ma również możliwość zostawienia rekruterom krótkiej notatki np. z propozycją terminu spotkania lub swojej opinii o kandydacie. Wszystko to może zrobić również zdalnie, sprawdzając wiadomość na telefonie.
Jakie korzyści niesie dodanie nowej roli dla użytkownika systemu?
Rekruter ma w systemie pełną kontrolę nad pracą menedżera na karcie. Gdy tylko menedżer dokona oceny kandydatów, będą one widoczne w systemie, o czym rekruter zostanie poinformowany. W łatwy sposób będzie mógł zweryfikować kandydatów, którzy zostali przez menedżerów ocenieni, a którzy jeszcze na tę ocenę czekają. System automatycznie prześle rekruterowi podsumowanie tygodniowe z informacją o aplikacjach czekających nadal na ocenę menedżera.
Ostatnim krokiem jest zaproszenie na spotkanie. Wybranego kandydata oraz Użytkownika Biznes rekruter może zaprosić na spotkanie bezpośrednio z systemu. Takie zaproszenie pojawi się od razu na poczcie menedżera wraz z linkiem do Interaktywnej Karty Kandydata, aby miał pod ręką jego CV.
Dzięki rozwiązaniom w systemie eRecruiter przepływ informacji między rekruterem a menedżerem zostaje usprawniony. Zwiększa się też bezpieczeństwo danych. I szanse na to, że tak dobrze współpracujący zespół będzie w stanie szybciej zatrudniać najlepszych kandydatów.
