O raportowaniu na naszym blogu wspominaliśmy już kilkukrotnie. Raportowanie jest coraz popularniejsze i na pewno szybko nie wyjdzie z mody. Człowieka nie można zamienić na cyferki, ale cyferki skutecznie mogą wspomóc pracę ludzi. Rośnie nowe pokolenie rekruterów, świadomych, że raportowanie nie jest złem koniecznym, a bezcenną kopalnią wiedzy, która pozwala systematycznie optymalizować pracę Zespołu Rekrutacji.
Raportowanie ma wiele zalet, m.in:
- Pozwala optymalizować procesy;
- Umożliwia świadome i efektywne alokowanie budżetu (np. na ogłoszenia);
- Wykrywa „wąskie gardła”;
- Wskazuje, jak równomiernie rozłożyć pracę pomiędzy rekruterów;
- Pozwala na bieżąco monitorować jednolitość standardów pracy, np. udzielania informacji zwrotnej kandydatom czy pisania notatek po spotkaniach;
- Jest rzetelną podstawą do oceny okresowej rekrutera.
Nieprawidłowo prowadzone raportowanie ma również wady:
- Pochłania ogromną ilość czasu, jeśli firma nie wdrożyła systemu do rekrutacji;
- Bywa nazbyt rozbudowane – często raportuje się „wszystko co się da” generując dane, których nikt potem nie analizuje;
- Brak w nim spójności z celami i planem dnia rekrutera – wykonuje się je w wolnej chwil”, która, jak wiemy, nigdy nie nadchodzi;
- Wykonywane jest „ad hoc” – zwykle „na zarząd”, a powinno być ciągłym procesem, ukierunkowanym na optymalizację pracy i podnoszenie efektywności rekruterów.
Co raportować w Zespole Rekrutacji?
Każdy Dział HR powinien wybrać samodzielnie swoje KPI (Key Performance Indicators), czyli w wyniku dyskusji ustalić, jakie wskaźniki warto monitorować. Przy każdym wskaźniku powinniśmy się zastanowić: Co z niego wynika? Czy pozwala wprowadzać optymalizację? Czy jest naprawdę potrzebny, czy tylko ładnie wygląda? Pamiętajmy, że często lepiej jest monitorować 5 KPI zamiast 15.
Skąd brać dane do raportów?
Skuteczne raportowanie ułatwiają systemy do rekrutacji, takie jak eRecruiter. Pozwala on zbierać dane i umożliwia ich przetwarzanie. Są też narzędzia, które generują gotowe raporty zawierające wykresy, nie jest to jednak kluczowa funkcjonalność, ponieważ każdy z nas ma indywidualne preferencje względem zakresu i kształtów wykresów. Wystarczy więc, jeśli system rekrutacyjny potrafi wygenerować dane do MS Excel.
Na pewno znajdą się przeciwnicy raportowania postrzegający je jako niemiłą konieczność, z której nic nie wynika. Dlatego należy uświadamiać pracownikom działu HR, że raportowanie jest praktyką, która finalnie wszystkim przynosi korzyści: oszczędza czas, odciąża najbardziej zapracowane osoby oraz generuje oszczędności.
Edyta Kopczyńska
Product Manager
eRecruitment Solutions
