Kandydaci na rynku pracy w coraz większym stopniu oczekują partnerskich relacji w trakcie poszukiwania pracy. Wyniki raportu „Candidate Experience w Polsce 2023/2024” wyraźnie pokazują, że zarówno specjaliści, jak i pracownicy fizyczni mają oczekiwania wobec jakości procesów rekrutacyjnych. Przyjazna rekrutacja w branży przemysłowej zyskuje zatem na znaczeniu.
Aplikujący chcą otrzymywać informację o powodach odrzucenia od najwcześniejszych etapów, tj. nawet po złożeniu CV. Wykazują wysoką skłonność do dzielenia się opinią nt. rekrutacji. Dodatkowo, badanie pracuj.pl wykazało, że aż 84% zatrudnionych mogłoby zmienić pracę, gdyby pojawiła się atrakcyjna oferta na horyzoncie*.
Taki krajobraz rekrutacyjny sprawia, że zwiększa się ilość pracodawców, dla których „przyjazna rekrutacja” nie jest pustym hasłem:
Źródło: raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”.
Taką organizacją jest PROPOINT, firma z robotyki i automatyki przemysłowej, która realizuje projekty na całym świecie i pracuje z najważniejszymi markami automotive. Projektuje, buduje i wdraża zrobotyzowane stanowiska i linie produkcyjne oraz posiada własny park maszynowy.
Potrzeba budowania przyjaznych procesów rekrutacyjnych pojawiła się w odpowiedzi na zmieniające się oczekiwania kandydatów, ale także ze względu na aspekt technologiczny. Firma chciała dostosować do rynkowych trendów narzędzia wspierające rekrutacje, czyli m. in. zakładkę Kariera i system ATS.
Jak wygląda przyjazna rekrutacja w branży przemysłowej wg PROPOINT? Poznaj 6 najważniejszych zasad
Zapewnienie kandydatom procesów rekrutacyjnych, w których nie zabraknie feedbacku i poczucia bezpieczeństwa, to nadrzędny cel PROPOINT.
Każdy z nas był kiedyś kandydatem, dlatego doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne jest by proces rekrutacji był po prostu przyjazny. Chcemy, by wszystkie osoby aplikujące do naszej firmy wiedziały, że mogą spodziewać się od nas pełnego profesjonalizmu i partnerskiego podejścia – mówi Alicja Strzębała, Kierownik Działu HR, PROPOINT S.A.
W jaki sposób ten cel był realizowany? Oto najważniejsze zasady przyjaznych rekrutacji wg PROPOINT:
1. Dbaj o budowanie świadomości menedżerów odnośnie procesu rekrutacji, kontaktu z kandydatami i dobrych praktyk, które wprowadza dział HR
Bez dobrej współpracy między HR-em a hiring managerami, nawet najlepszym rekruterom nie uda się sprostać oczekiwaniom kandydatów. Dane z raportu „Candidate Experience w Polsce 2023/2024” pokazują, że dla aplikujących ważne są takie aspekty jak:
- szczere i rzetelne przedstawienie warunków pracy w firmie i na stanowisku,
- rozmowa rekrutacyjna, w której uczestniczy przyszły przełożony,
- proces, który będzie trwał maks. 2 tygodnie, a jego zwieńczeniem będzie merytoryczny feedback.
Pracownicy HR nie będą w stanie tego zapewnić bez zaufania i zaangażowania ze strony menedżerów zatrudniających. A to nie jest „chleb powszedni”. Jak pokazał cytowany już raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”, największym wyzwaniem HR-owców we współpracy z menedżerami jest nieznajomość realnych oczekiwań kandydatów wobec rekrutacji.
Źródło: raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”
Zespół HR w PROPOINT dba o relacje z kadrą menedżerską przede wszystkim w oparciu o komunikację. Na każdym etapie procesu rekrutacyjnego odbywają się konsultacje z hiring menedżerami. Omawia się wtedy kandydatury i kolejne działania. Jeżeli jest taka konieczność, ustala się także niezbędne zmiany i modyfikacje w rekrutacji na dane stanowisko. Ponadto zespół HR pełni rolę portu komunikacyjnego na linii kandydat-HR-hiring manager. To on zbiera wszystkie informacje i zarządza ich obiegiem.
2. Rozwijaj swoją wiedzę w zakresie standardów rekrutacyjnych, narzędzi, oczekiwań kandydatów i aktualnych nastrojów na rynku pracy.
Bycie „na bieżąco” pozwala elastycznie reagować na koniunkturę. Wg cytowanego wcześniej badania pracuj.pl, aż 84% pracowników deklaruje, że byłoby skłonnych zmienić pracę, gdyby pojawiła się atrakcyjna propozycja. Z jednej strony jest to dobra wiadomość, bo może być łatwiej pozyskać talenty, z drugiej – Twoja konkurencja może pomyśleć tak samo.
Korzystaj z bogatej oferty webinarów, szkoleń, konferencji czy publikacji z dziedziny HR (m. in. „Candidate Experience. Jeszcze kandydat czy już klient?” autorstwa Mai Gojtowskiej).
Dział HR w PROPOINT, po każdej takiej serii działań edukacyjnych, analizuje swoje procesy i tworzy listę rzeczy w obszarze candidate experience, które można zmienić lub usprawnić. Dotyczy to m. in. skuteczności zakładki Kariera, szablonów odpowiedzi do kandydatów w systemie ATS, treści wiadomości z zaproszeniem na spotkanie czy preboardingu.
Jednym z takich usprawnień było rozbudowanie wiadomości do kandydatów o dodatkowe informacje. Zaproszenie na rozmowę rekrutacyjną zawiera już nie tylko adres i termin spotkania, ale także informację o tym, kto będzie obecny czy odwołanie do oferty pracy, na którą aplikował kandydat. W przypadku spotkań stacjonarnych, informacja przekazywana jest również do sekretariatów. Dzięki temu kandydat, przychodząc na rozmowę, nie czuje się zagubiony. Wręcz przeciwnie – czuje, że jest oczekiwany. To już na samym początku buduje poczucie bezpieczeństwa.
3. Daj się poznać z dobrej strony – wygląd i zawartość firmowej strony Kariera
Jeżeli jakiś kandydat wchodzi na zakładkę Kariera Waszej firmy, to znaczy, że (hipotetycznie bądź praktycznie) jest zainteresowany pracą u Was. Sprawdza, kim jesteście, jakie rekrutacje aktualnie prowadzicie, co mówią opinie pracowników. Warto pokazać się tam z dobrej, autentycznej strony. Czytaj więcej w naszym wpisie „Atrakcyjna i wartościowa Strona Kariera, czyli jaka?”.
PROPOINT stawia na:
- bieżąco aktualizowaną listę ogłoszeń,
- możliwość aplikacji spontanicznej,
- przejrzystą zakładkę podzieloną na segmenty (aby kandydaci łatwo odnajdywali interesujące ich informacje),
- opis procesu rekrutacji,
- kontakt do zespołu rekruterskiego wraz ze zdjęciami (są to dokładnie te osoby, które uczestniczą w rozmowach rekrutacyjnych).
Źródło: www.propoint.pl/kariera
Zakładka jest przejrzysta i łatwa w nawigacji, dzięki czemu zachęca odwiedzających do eksplorowania. Uporządkowanie tej przestrzeni przełożyło się m.in. na usprawnienie dwóch procesów:
- aplikacje na konkretne stanowiska od razu trafiają do konkretnych projektów rekrutacyjnych w systemie ATS,
- kandydaci w łatwiejszy sposób mogą się kontaktować z zespołem rekruterskim.
4. Bądź w kontakcie z kandydatami i udzielaj feedbacku
Komunikacja jest tą sekcją rekrutacji, z której PROPOINT jest szczególnie dumny. Dział HR postawił sobie za cel zapewnianie kandydatom jasnych i rzetelnych informacji nt. procesu rekrutacji, włączając w to etapy, terminy i oczekiwania. Co konkretnie się za tym kryje?
- Regularne aktualizacje
Kandydaci są na bieżąco informowani o tym, jak postępuje proces rekrutacji. Nawet jeżeli z jakiegoś powodu nie ma jeszcze decyzji, to taka wiadomość jest przekazywana zainteresowanym. Pomaga to uniknąć niepewności i frustracji. Kandydat zawsze jest informowany o tym, ile rekrutacja będzie miała etapów. Jeżeli w ramach danego etapu jest przewidziane zadanie lub test, to kandydat jest o tym informowany już w momencie zaproszenia na spotkanie. Wszystko po to, aby osoby ubiegające się o pracę czuły się otoczone opieką i nie były niepotrzebnie zaskakiwane.
- Dostępność rekruterów dla kandydatów
Aplikujący wiedzą, że mogą odezwać się do zespołu rekruterskiego, gdy mają pytania lub potrzebują wsparcia. Dział HR zapewnia różne ścieżki komunikacji takie jak kontakt mailowy, telefoniczny, smsowy czy przez Linked In. W zależności od stanowiska, kandydaci korzystają z różnych form, jednak najchętniej wybierają kontakt telefoniczny i mailowy. Podkreśleniem otwartości i zaproszenia do kontaktu jest także zapewnienie odpowiedniej „widoczności” zespołu rekruterskiego.
Cały nasz zespół HR posiada swoje profile na portalu LinkedIn w szacie graficznej, która jest spójna z barwami firmowymi. W zakładce Kariera są dane kontaktowe wraz ze zdjęciami, stopki mailowe są „kompletne” i zaprojektowane wg naszego standardu korporacyjnego. W wiadomościach z zaproszeniem na spotkanie, kandydat otrzymuje pełen pakiet informacji o tym, kto będzie brał udział w rozmowie. Aby było wygodniej, jeżeli kandydat preferuje komunikację sms, to w takiej formie również wysyłamy informacje o spotkaniu.
- Udzielenie informacji zwrotnej ponad wszystko
Feedback dla kandydatów to rekrutacyjny święty Graal i pięta Achillesowa w jednym. Jak pokazuje raport „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”, jest kilka pozytywnych symptomów.
Więcej pracodawców udziela informacji zwrotnej wszystkim aplikującym (51 %, czyli o 12 pp. więcej niż w 2021 r.). Zwiększył się też procent firm, które udzielają feedbacku kandydatom, którzy przeszli do etapu rozmowy rekrutacyjnej. Wciąż jednak potrzeba feedbacku nie jest zaspokojona, bo niemalże 60% aplikujących chciałoby otrzymać wiadomość o powodach odrzucenia już po złożeniu CV.
Dlatego PROPOINT mocno stawia na informację dla kandydatów na każdym etapie ścieżki rekrutacyjnej – począwszy od potwierdzenia otrzymania aplikacji, kończąc na złożeniu oferty lub podziękowaniu za udział w rekrutacji.
Korzystamy z ułatwień, jakie daje system ATS. Mamy zaszyte nasze indywidualne szablony wiadomości, które wysyłamy do kandydatów. Wysyłka wiadomości „wyzwala się” po zmienieniu etapu w systemie. Każdy kandydat otrzymuje od nas osobisty feedback po wywiadach telefonicznych i po spotkaniach. Na każdym etapie procesu utrzymujemy kontakt z kandydatem. W trakcie spotkania zawsze informujemy, kiedy kandydat otrzyma odpowiedź zwrotną. W 99% trzymamy się tego terminu. 1% to oczywiście sytuacje losowe, na które nie mamy wpływu. Wtedy zawsze kandydat otrzymuje informację o powodzie przedłużenia decyzji i nowym terminie, którego wtedy już dotrzymujemy na pewno. – mówi Alicja Strzębała, Kierownik Działu HR, PROPOINT S.A.
5. Nie bagatelizuj spraw oczywistych, czyli bezpieczeństwo danych i przyjazna atmosfera
PROPOINT zdaje sobie sprawę, że doświadczenia kandydatów powstają również poza tym, co się dzieje w bezpośrednim kontakcie na linii aplikujący – pracodawca. Komfort tworzą takie elementy jak bezpieczeństwo danych i przyjazna atmosfera.
W kwestii bezpieczeństwa danych, firma korzysta z systemu ATS. Zapewnia on przechowywanie informacji o kandydatach zgodnie z przepisami RODO.
Na tym jednak nie koniec. Specjaliści HR szkolą się z zakresu RODO w rekrutacji oraz edukują menedżerów w tym temacie. Przypominają im o prawach kandydatów, bezpieczeństwie informacji w rekrutacji oraz o dobrych praktykach, które firma stosuje.
Tak samo istotna jest atmosfera podczas spotkań. Pomimo czasami trudnych zadań technicznych, które są elementem rekrutacji w PROPOINT, zespół HR dba o to, aby kandydat czuł się swobodnie.
Staramy się nie wprowadzać niepotrzebnie dodatkowej stresującej atmosfery, można z nami żartować i zawsze proponujemy pyszną kawę – podsumowuje Alicja Strzębała.
Dobre doświadczenia kandydata w procesie rekrutacji przekładają się na jakość i wyniki pracy rekruterów, ale to nie koniec listy zalet. Pozytywne candidate experience to korzyść w postaci lepszego wizerunku firmy, większej dostępności talentów oraz lojalności kandydatów. W następnym kroku mogą oni zostać zaangażowanymi pracownikami i ambasadorami firmy.
* Źródło: badanie Pracuj.pl, Mobilność zawodowa Polaków, marzec 2023
