Nie da się ukryć, że umawianie i odbywanie spotkań rekrutacyjnych online to już dla większości rekruterów codzienna praktyka. W ciągu minionego roku nowoczesne technologie jeszcze bardziej polubiły branżę HR i stały się jej nieodłącznym elementem. Dlatego najczęściej wykorzystywany w Polsce system rekrutacyjny (tak, my 😉) postanowił zintegrować się z najpopularniejszą aplikacją do rozmów firmowych online – Microsoft Teams! Zaciekawieni? Zapraszam do lektury.
Choć rekruterzy dostosowali już sobie swoje „ścieżki” rekrutacyjne pod kątem rekrutacji online, to cały czas staramy się, by mogli je usprawniać przy użyciu najwygodniejszych dla nich narzędzi. W 2020 r. udostępniliśmy aplikację do spotkań online, o czym szeroko pisałem m.in. tutaj. Microsoft Teams to jednak na tyle powszechnie wykorzystywane przez naszych klientów rozwiązanie, że nie mogliśmy wobec niego przejść obojętnie!
Przy okazji, czy wiesz, że „Teamsy” zyskały ponad 70 milionów użytkowników w zeszłym roku? Na koniec października było ich (a w sumie nas) 115 milionów na całym świecie![1] Ta skala naprawdę robi wrażenie!
Dlaczego warto zintegrować eRecruiter z MS Teams?
Zanim opiszę, jak działa integracja z MS Teams, to jeszcze kilka słów o tym, dlaczego warto ją wdrożyć:
- po pierwsze, integracja przyspieszy i ułatwi umawianie rozmów rekrutacyjnych online – nie musisz najpierw zakładać spotkania w Teams, kopiować linku i wklejać go każdorazowo do spotkania – system zrobi to za Ciebie;
- po drugie, użytkownicy systemu pozostają w narzędziu, które znają – nie trzeba uczyć się żadnych nowych widoków, sposobów udostępniania plików, czy chociażby zapamiętywać, gdzie będzie teraz ikonka włączenia mikrofonu 😉;
- po trzecie, dzięki integracji z MS Teams zyska również kandydat! Wysyłając zaproszenie na rozmowę przez e-mail lub SMS z eRecruiter, możesz zaznaczyć, by odbiorca otrzymał automatyczne przypomnienie o wydarzeniu (24 godziny przed spotkaniem);
- po czwarte, wysyłka spotkania z eRecruiter wspiera budowanie historii działań z aplikacją kandydata. Zmiany etapów i korespondencja e-mail pozostaną w systemie. Bez konieczności przeszukiwania skrzynek pocztowych można wrócić do eRecruiter i w dowolnej chwili sprawdzić pożądane informacje;
- i po piąte: więcej danych w systemie, to lepsze raportowanie! Jeżeli użytkownicy będą wykorzystywać etap „Spotkanie”, to łatwo będzie można sprawdzać ile tego typu wydarzeń odbyło się w danym miesiącu, czy kto brał w nich udział. Etapowanie pomoże też w wypełnianiu danych w raportach podsumowujących projekt, czy całe okresy raportowe.
Jedna mała zamiana, a tyle korzyści! 😉
Jak działa integracja eRecruiter z Microsoft Teams?
Działanie jest bardzo proste. Załóżmy, że masz już włączoną integrację w eRecruiter i chcesz potwierdzić nowe spotkanie z kandydatem. Wybierasz jeden z etapów typu „Spotkanie” i zaznaczasz, że interesuje Cię spotkanie online „Microsoft Teams”. Wtedy zaczyna się działanie integracji!
System „puka” do Twojego konta firmowego Teams i prosi o odnośnik do spotkania online na wybraną przez Ciebie datę i godzinę. eRecruiter w ułamku sekundy podłącza otrzymany odnośnik do wiadomości dla kandydata. Wystarczy kliknąć „Wyślij” i gotowe.
eRecruiter automatycznie wyśle Ci (oraz innym osobom, które zostały dodane jako odbiorcy przy wysyłaniu wiadomości) zaproszenie do kalendarza. Po jego akceptacji spotkanie będzie widoczne w Outlooku, Teams i oczywiście w samym systemie.
Podkreślę tutaj, że integracja dotyczy korporacyjnej wersji MS Teams. Nie próbuj logować się kontem prywatnym – nie chcemy, byś za mocno łączył życie prywatne z pracą 😉
Jak połączyć MS Teams z eRecruiter?
Zadbaliśmy o to, by integracja z aplikacją była banalnie prosta. Wszystko, co musi zrobić użytkownik w roli Administratora eRecruiter to przesłać do swojego działu IT specjalny kod dostępny w ustawieniach systemu i zaczekać na pozytywną informację zwrotną. Dział IT ma do wykonania tylko kilka kliknięć, by stała się magia. Integracja jest gotowa do działania!
Teraz wystarczy tylko, że użytkownik zaloguje się swoimi danymi MS Teams w ustawieniach eRecruiter i już może tworzyć spotkania online z odnośnikiem do swojego własnego kalendarza. Lepiej być nie może 😊
Mam nadzieję, że integracja będzie wykorzystywana przez Wasz zespół i szybko stanie się nieodłączonym elementem „ścieżki” rekrutacyjnej! Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym użytkownikiem, a chcesz wypróbować szybkie i proste umawianie spotkań z MS Teams, zapisz się na prezentację systemu eRecruiter, klikając tutaj.
[1] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/10/28/microsoft-teams-reaches-115-million-dau-plus-a-new-daily-collaboration-minutes-metric-for-microsoft-365/
