Strona główna Blog ATS Dlaczego w proces rekrutacji warto wdrożyć system ATS i jak to zrobić?

Dlaczego w proces rekrutacji warto wdrożyć system ATS i jak to zrobić?

system ats

Proces rekrutacji jest złożony. Wymaga świetnej koordynacji wielu zadań w jednym czasie oraz uważności. Dodatkowym wyzwaniem jest prowadzenie go z dbałością o candidate experience. Stała komunikacja z kandydatami, z biznesem w firmie a także z kolegami z zespołu rekrutacyjnego – wszystko to codzienność rekrutera. Do tego dochodzi raportowanie swojej efektywności oraz skuteczności procesu. Jak sobie z tym radzić i znajdywać czas na spotkania z kandydatami, czy inne zadania dnia codziennego? Nie czekaj, zatrudnij Asystenta Rekrutacji – wybierz swój najlepszy system ATS.  

Wszystko pięknie, tylko powstaje pytanie, jakie narzędzia rekrutacji wykorzystać, aby proces rekrutacji i selekcji pracowników był skuteczny i efektywny? Czy system ATS pomoże osiągnąć zamierzone cele rekrutacyjne?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czym jest ATS?
  • Jak w praktyce rekruterzy oceniają wsparcie systemu rekrutacyjnego w codziennej pracy?
  • Czy warto wdrożyć narzędzie do rekrutacji w swojej firmie?
  • Jak wybrać system ATS dopasowany do potrzeb Twojej organizacji?

Szybkie przypomnienie: czym jest system ATS?

ATS to skrót od angielskiej nazwy Applicant Tracking System. W ten sposób określa się system elektronicznego wspomagania rekrutacji. Możesz też spotkać się z takimi określeniami jak platforma rekrutacyjna, platforma do zarządzania rekrutacjami, system do zatrudniania kandydatów, w tym angielskie zwroty jak np. Talent Acquisition Platform.

System ATS może mieć wiele różnych funkcjonalności, ale ich główne zadanie sprowadza się do jednego – w prosty i logiczny sposób porządkują proces zarządzania rekrutacjami oraz bazą kandydatów w firmie. Do takich systemów HR należy eRecruiter, jedno z najpopularniejszych (obok globalnych rozwiązań) narzędzi technologicznych tego typu w Polsce.

Wybierając platformę z rodzaju Applicant Tracking System można (a może nawet trzeba) podejść do tego jak do rekrutacji na stanowisko Asystenta Rekrutacji. Osobistego Asystenta każdego z członków zespołu HR oraz Hiring Managerów w Twojej firmie. Zatem zaczynamy!

Rekrutacja przez system ATS w praktyce. Twarde dane

Z danych pochodzących z raportu „Efektywność rekrutacji” wynika, że:

  • 90% badanych rekruterów korzysta z systemów typu ATS, w celu poprawienia efektywności prowadzonych procesów rekrutacyjnych.
  • Co więcej, 84% ankietowanych zadeklarowało, że utrata dostępu do programu ATS byłaby dla nich dotkliwą stratą.

Wkład technologicznych narzędzi w proces rekrutacyjny jest nieoceniony. Rekrutacja przez system pomaga zarówno w tym, by ogłoszenie rekrutacyjne docierały do najatrakcyjniejszych adresatów, jak i w obsłudze całego procesu doboru kandydatów.

Załóżmy, że w odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie rekruter otrzymuje 300 aplikacji. W systemie ATS szybko wyłoni 10 najlepszych kandydatów, których zaprosi na spotkanie. Czas poświęcony na to zadanie to 20 sekund mówi Jakub Kiszkowski, Product Manager w eRecruiter.

Jedną z głównych zalet systemu ATS jest możliwość samodzielnego układania pytań selekcyjnych do kandydatów, a następnie filtrowania przysłanych aplikacji przez kryterium odpowiedzi, jakich udzielili. Jeszcze niedawno posiadanie systemu do prowadzenia rekrutacji traktowane było jako luksus. Dziś to niezbędne narzędzie w procesie skutecznej rekrutacji.

4 praktyczne powody, dla których warto wdrożyć system ATS w proces rekrutacji w firmie

1. Uporządkowana baza kandydatów

Dzięki narzędziom do zarządzania procesem rekrutacji każde CV ląduje w jednej, spójnej bazie kandydatów. Życiorysy są posegregowane, można je sprawnie przeszukiwać według przyjętych kryteriów. Umożliwiając proste zarządzanie aplikacjami.

2. Prostsza selekcja dzięki formularzom

System ATS to koniec przedzierania się przez mnogość stylów, w jakich kandydaci piszą swoje dossier i przez różnorodność szablonów, którymi się posługują. System wprowadza standardowe, jednolite formularze rekrutacyjne, dzięki którym selekcja kandydatów skróci się o minimum połowę.

3. Kontrola budżetu i efektywności ogłoszeń

Program do rekrutacji pozwala skutecznie mierzyć efektywność poszczególnych źródeł aplikacji, czy portali z ofertami pracy, serwisów społecznościowych, biur karier bądź firmowej strony internetowej. Mimo to, że formularze będą zunifikowane, system rozpozna skąd wpłynęła taka aplikacja.

4. Bezpieczne, jedno narzędzie pracy dla wszystkich członków zespołu

Rekrutacja przez system pozwala na odciążenie skrzynek e-mail w firmie. System do zarządzania aplikacjami to koniec blokowania poczty elektronicznej życiorysami przesłanymi tradycyjnie, na skrzynkę e-mail. To także dbałość o bezpieczne przetwarzanie danych kandydatów zgodnie z RODO.

Jak wybrać najlepszy system ATS?

Każda firma ma swoje DNA. Firmy definiują, co rozumieją pod tym pojęciem, ustalają, jakie wartości je charakteryzują i szukają pracowników, którzy najbardziej będą do nich pasować. Pomocne w tych dążeniach są właśnie systemy ATS, które umożliwiają precyzyjne dotarcie do najwłaściwszych kandydatów. Jaki system ATS wybrać? Jak przygotować się do wyboru i efektywnego wdrożenia systemu rekrutacyjnego na miarę potrzeb organizacji? Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji?

Po pierwsze: oceń sytuację wyjściową i potrzeby

Trzeba zacząć od podstaw, czyli od odpowiedzi na pytania: czemu służyć ma zakup systemu ATS i dla kogo chcemy go wdrożyć? Odpowiedzi są niby oczywiste, ale czy na pewno? Z pewnością taki system ma ułatwić codzienną pracę rekruterów, dlatego istotne jest by spełniał przede wszystkim ich potrzeby. Pamiętajmy jednak, że beneficjentem takiego wdrożenia będzie cała organizacja, dlatego warto w proces wyboru, a następnie wdrożenia zaangażować  m.in. współpracowników z takich działów, jak: Employer Branding, IT, Komunikacji Wewnętrznej czy Działu Zakupów. Czasem wystarczy zapytać ich o zdanie lub zakomunikować fakt wdrożenia systemu, by ten potem skutecznie funkcjonował w firmie.

Gdy już wiemy czemu i komu służyć ma system rekrutacyjny, jakie są potrzeby firmy w zakresie rekrutacji, ustalmy plan działania i zbierzmy odpowiedzi na poniższe pytania:

  1. Czy proces rekrutacji jest jeden, standardowy, czy przebiega różnie, w zależności od działu?
  2. Kto będzie klientem wewnętrznym i użytkownikami narzędzia?
  3. Jakie funkcjonalności systemu są dla nas kluczowe?
  4. Czy potrzebujemy go tylko w Polsce czy może w innych krajach, w których działa nasza organizacja?
  5. Które wewnętrzne i zewnętrzne zasoby są nam potrzebne?
  6. Jakie dane, mierniki dot. rekrutacji są nam potrzebne do analizy? Jakich danych oczekujemy po wdrożeniu oraz jak chcemy mierzyć rezultaty?
  7. Jakiego doświadczenia potrzebujemy od dostawcy rozwiązania? Na przykład: Czy istotne jest dla nas, że tego typu system wdrażał u konkurencji?
  8. Kto będzie w zespole projektowym wdrażającym aplikację?
  9. Na kiedy i na jak długo planujemy wdrożenie systemu? (bo może potrzebujemy go tylko na okres przejściowy, w oczekiwaniu na pełną integrację z system obowiązującym globalnie naszą firmę?)

Po drugie: określ wymagania w stosunku do systemu ATS

Zacznij od przeanalizowania różnych systemów ATS dostępnych na rynku. W ten sposób rozeznasz się, jakie funkcjonalności występują w poszczególnych platformach rekrutacyjnych. Na tej podstawie stwórz listę funkcjonalności, które powinien posiadać Twój system ATS w podziale na kilka grup:

  • funkcjonalności, które są Ci absolutnie niezbędne,
  • funkcje, które bardzo dobrze byłoby mieć,
  • funkcjonalności, które będą stanowiły miły dodatek do systemu rekrutacji elektronicznej w Twojej firmie.

W ten sposób uzyskasz idealny profil systemu ATS niczym profil osobistego Asystenta Rekrutacji, który spełnia ściśle określone wymagania.

Po trzecie: spotkaj się, testuj ATS i negocjuj

Gdy już wiesz, jakie są Twoje oczekiwania względem systemu ATS, złóż zapytanie ofertowe firmom, które Twoim zdaniem mają kompetencję by sprostać Twoim potrzebom.

Wyobraź sobie ponownie, że zatrudniasz właśnie Asystenta, z którym będziesz współpracować przez długi czas. Zadbaj więc o to, żebyście się polubili i rozumieli bez słów. Funkcjonalności to jedno, ważne jest także sprawne wdrożenie i komfort codziennego użytkowania, czyli porozumienie 😊. Rozważ więc spotkanie z konsultantami dostawcy i dopytaj o szczegóły. Pomoże Ci to ocenić na jaki serwis w trakcie trwania umowy możemy liczyć, z jakimi ludźmi po stronie dostawcy przyjdzie nam pracować.

Dobry konsultant powinien nie tylko zrobić prezentację i odpowiedzieć na wszystkie pytania, ale również zaproponować możliwość przetestowania aplikacji i pomoc w trakcie jego trwania. Podejmij się wyzwania i zatrudnij Asystenta na okres próbny – przetestuj dokładnie system, daj się oprowadzić przez wdrożeniowców jeżeli jest taka możliwość i przeprowadź próbną rekrutację. W ten sposób lepiej doprecyzujesz swoje potrzeby i wyłonisz rozwiązania, które najlepiej pasują do Twojego procesu rekrutacji i selekcji pracowników.

Zatem pytania na tym etapie mogą wyglądać następująco:

  1. Na ile oferta dopasowana jest do naszych potrzeb (w tym cena)?
  2. Czy narzędzie jest proste i intuicyjne w obsłudze?
  3. Jakie wsparcie i serwis dostępne są w trakcie użytkowania z systemu?

Po czwarte: sprawdź, co w trawie piszczy

Internet daje nam duże możliwości jeżeli chodzi o sprawdzenie informacji – warto również w ten sposób zweryfikować oprogramowanie do rekrutacji, które rozważamy. Do podstawowych aspektów na jakie powinniśmy zwrócić uwagę to na pewno doświadczenie firmy na rynku, informacje o klientach, informacje co mówią poszczególni klienci o danej firmie.

Warto poznać także opinie rynku, a przede wszystkim obecnych lub byłych klientów systemu, którego zakup planujemy. Ważne tu są nie tylko referencje przekazane przez dostawcę. Będąc rekruterem na pewno spotykasz innych specjalistów HR – zapytaj ich o opinie i o to, co oni myślą o zaimplementowanych u nich systemach ATS.

Co jeszcze może pomóc w podjęciu decyzji? Odpowiedzi na kolejne pytania:

  1. Jakie zdanie o systemie mają jego klienci?
  2. Z jakiego narzędzia korzysta nasza konkurencja?
  3. Czy nasz dostawca jest wiarygodny i może pochwalić się wystarczającym doświadczeniem?

Przy wyborze systemu ATS trzeba zadać sobie bardzo ważne pytanie: po co go wprowadzamy? Priorytetem jest to, że system automatyzując niektóre procesy zwyczajnie przekłada się na jakość prowadzonych przez nas rekrutacji – tłumaczy Martyna Klimczak, P.O. Manager ds. Rekrutacji w Bricoman Polska Sp. z o.o. – Zdecydowanie takim narzędziem dla mnie jest eRecruiter. Najważniejsze jest dla mnie jednak to, że system eRecruiter zbiera pochlebne opinie wśród użytkowników biznesu, którzy cenią sobie jego intuicyjność, prostotę działania i przejrzystość. 

Mamy to!

Podsumujmy. Do wyboru systemu warto podejść poważnie – niczym do zatrudnienia Asystenta. Decyzja o wyborze systemu do rekrutacji będzie prostsza, jeśli:

  1. Przygotujesz plan działania, z uwzględnieniem potrzeb całej organizacji.
  2. Zaprosisz kluczowe osoby do projektu (minimum – to ich poinformowanie).
  3. Zweryfikujesz dostawców usług.
  4. Przetestujesz system.

A co podczas testu? Na co zwracać uwagę podczas użytkowania systemu ATS, by wiedzieć, czy nasz wybór idzie w dobrą stronę? O tym, możesz przeczytać w naszym materiale, w którym opisujemy, jakie cechy powinien posiadać najlepszy system rekrutacyjny.

Jeżeli poszukiwania systemu ATS wynikają z chęcią zmiany obecnie wykorzystywanego w firmie programu do rekrutacji, zerknij na nasz poradnik o tym, jak łagodnie przejść przez zmianę obecnego systemu rekrutacyjnego.

Przeczytaj także:

Na koniec serdecznie zapraszam Cię do przetestowania naszego systemu ATS – eRecruiter. Kliknij i dowiedz się więcej o darmowym teście.

Magdalena Derlukiewicz

Magdalena Derlukiewicz